Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

Присутні-*: (прізвища та ініціали)

Запрошені-**: ...

Голова: (прізвище та ініціали)

Секретар: (прізвище та ініціали)

Порядок денний:

1. Питання, яке винесене на розгляд засідання (у називному відмінку).

2. ...

3. ...

1. СЛУХАЛИ:

(Зазначаються посада, прізвище та ініціали доповідача в називному відмінку, після чого ставиться тире і викладається зміст доповіді від третьої особи однини. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою "Текст доповіді додається".)

ВИСТУПИЛИ:

(Зазначаються посада, прізвище та ініціали промовця в називному відмінку, після чого ставиться тире і викладається зміст виступу від третьої особи однини.)

УХВАЛИЛИ:

(Фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.)

2. СЛУХАЛИ: ...

ВИСТУПИЛИ: ...

УХВАЛИЛИ: ...

Примітки:

1. Протоколи комісій, крім голови та секретаря, обов'язково підписуються всіма членами комісії.

2. Протоколи експертних комісій структурних підрозділів та Міністерства затверджуються керівниками самостійних структурних підрозділів та Міністром відповідно.

Присутні-*: (прізвища та ініціали)

Запрошені-**: ...

Голова: (прізвище та ініціали)

Секретар: (прізвище та ініціали)

Порядок денний:

1. Питання, яке винесено на розгляд засідання (у називному відмінку).

2. ...

СЛУХАЛИ:

(Зазначаються питання, прізвище та ініціали промовця в називному відмінку.)

УХВАЛИЛИ:

(Фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.)

Примітки:

1. Протоколи комісій, крім голови та секретаря, обов'язково підписуються всіма членами комісії.

2. Протоколи експертних комісій структурних підрозділів та Міністерства затверджуються керівниками самостійних структурних підрозділів та Міністром відповідно.

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України стосовно доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в Міністерстві (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Погодження Міністерством надісланих іншими установами проектів актів Кабінету Міністрів України - у строк, установлений їх головними розробниками.

7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи (далі - запитувачі) та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, заступником Міністра - керівником апарату встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити Секретаріату Кабінету Міністрів України - до зазначеного в них строку.

11. Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства в самостійному структурному підрозділі, виконує такі функції:

одержує у службі діловодства згідно з графіком кореспонденцію, у тому числі таку, що містить службову інформацію, веде її облік, передає на розгляд керівництву;

веде облік вихідної кореспонденції, адресованої іншим самостійним структурним підрозділам Міністерства;

надає методичну допомогу працівникам в оформленні документів;

перевіряє кожні 2 години автоматизовану систему "Діловодство та КВД" щодо надходження на розгляд кореспонденції, підтверджує її надходження та негайно передає кореспонденцію зі стислими строками виконання на розгляд керівництву;

забезпечує внесення резолюцій (включно до спеціалістів - безпосередніх виконавців) до автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та відповідного журналу обліку документів, що містять службову інформацію;

забезпечує документообіг у самостійному структурному підрозділі;

контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, закриття їх в автоматизованій системі "Діловодство та КВД";

контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, що містять службову інформацію, зняття їх з контролю;

забезпечує належні умови зберігання документів, що містять службову інформацію;

складає щороку в жовтні проект номенклатури справ на наступний рік, подає її на розгляд ЕК, погодження та затвердження в установленому порядку;

складає щороку в лютому підсумковий запис у номенклатурі справ за попередній рік;

контролює правильність формування справ працівниками;

приймає справи від працівників, визначених відповідальними за їх формування, звіряє наявність в них документів, оформляє титульні сторінки;

бере участь в експертизі цінності документів, у тому числі тих, що містять службову інформацію, складає за пропозиціями начальників відділів (завідувачів секторів) проекти актів про виділення документів до знищення та описів справ, подає їх на розгляд ЕК та затвердження в установленому порядку;

знищує шляхом подрібнення документи, відібрані до знищення;

передає справи до архіву Міністерства;

забезпечує працівників пронумерованими бланками для листів, веде облік таких бланків, складає щомісяця звіти про їх використання;

подає щомісяця до 5 числа наступного періоду інформацію щодо номерів телефонів працівників;

ознайомлює працівників з наказами, окремими дорученнями керівництва Міністерства та іншими інформаційними документами;

веде облік робочого часу працівників, складає графік їх відпусток;

надає довідки щодо проходження та стану виконання документів;

забезпечує працівників витратними матеріалами та канцтоварами.