Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

У разі надходження разом із супровідним листом зброшурованих документів відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає службі діловодства Міністерства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-автору, штрих-код не проставляється, а лише робиться відмітка про одержання документа із зазначенням дати, часу одержання, підпису особи, що одержала документ.

93. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах Міністерства, включених Міністерством юстиції України в установленому законодавством порядку до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

На першій сторінці наказу та документа, затвердженого цим наказом (положення, правил, змін тощо), для проставлення відмітки про державну реєстрацію залишається вільне місце (60 х 100 мм) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

94. На державну реєстрацію до Міністерства юстиції України наказ подається структурним підрозділом, що готував документ. Необхідність подання наказу на державну реєстрацію визначається виконавцем та юридичним департаментом, керівник якого проставляє під час візування проекту наказу штамп "Підлягає державній реєстрації".

Після реєстрації наказу в Міністерстві його оригінал та три копії, засвідчені в установленому порядку службою діловодства (підписи на копіях документа, крім аркуша внутрішнього погодження, закриваються), видаються під розписку (додаток 14) працівникові, що готував наказ, для подальшого подання на державну реєстрацію.

На державну реєстрацію наказ подається не пізніше п'ятиденного строку з дня його реєстрації у Міністерстві. У службі діловодства до повернення наказу з державної реєстрації зберігається розписка працівника, що готував наказ, та засвідчена копія наказу. Зареєстрований в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" наказ, що подається на державну реєстрацію, не містить сканованого електронного образу.

95. Оригінал наказу після державної реєстрації повертається виконавцем до служби діловодства для подальшого зберігання, сканування та доведення його копій у разі необхідності до структурних підрозділів центрального апарату Міністерства.

96. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності Міністерства, адміністративно-господарських питань та з особового складу.

Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва Міністерства чи з власної ініціативи.

Проекти наказів з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готуються департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

97. Наказ оформляється на бланку для наказів (додаток 3). Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

98. Текст наказу з основної діяльності Міністерства та адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

99. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ" (без лапок), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від межі лівого поля, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або посадові особи), конкретні завдання і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "Директорам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів".

Написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо, не рекомендується.

100. Якщо в результаті прийняття наказу втрачає чинність попередній документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

101. Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням назви виду документа, дати, номера, заголовка наказу, до якого вносяться зміни, та посилання у разі необхідності на реєстраційний номер документа в Єдиному державному реєстрі нормативно-правових актів. Такі накази можуть не мати констатуючої частини. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу Мінекономрозвитку України від ... № ...".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до наказу, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до наказу оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті його розпорядчої частини зазначається:

"1. Внести зміни до наказу Мінекономрозвитку України від ... № ... (додаються)".

102. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу. Накази про внесення змін такого пункту не містять.

103. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома...". Структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у списку розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу і передає до служби діловодства після його підписання.

104. Накази з особового складу оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

У тексті наказів з особового складу, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади Міністра та його заступників згідно з актом Президента України. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, заголовок (назва).

Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива (без лапок): "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються в алфавітному порядку.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з особового складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У кожному пункті наказу з особового складу зазначається підстава його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

105. Під час ознайомлення з наказом згадані в ньому особи на першому його примірнику проставляють власноручні підписи із зазначенням дати ознайомлення.

106. Спільний наказ Міністерства та установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс наказу - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

107. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з особового складу мають окрему порядкову нумерацію.

108. Копії наказів засвідчуються номерними печатками "Для наказів" і надсилаються керівництву Міністерства, а структурним підрозділам - реєстраційна картка наказу з основної діяльності чи адміністративно-господарських питань для подальшої роботи зі сканованим електронним його образом, розміщеним в автоматизованій системі "Діловодство та КВД".

Самостійному структурному підрозділу копія наказу надається в разі необхідності надсилання її заінтересованим підприємствам, установам, організаціям.

109. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в Міністерстві рішень колегією, комісіями, іншими дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів і тез доповідей та виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Протоколи можуть складатися в повній (додаток 15) або скороченій (додаток 16) формі. У протоколах, складених у скороченій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

110. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

111. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, громадської ради тощо. У реквізиті "Місце засідання" зазначається назва населеного пункту, у якому відбулося засідання.

112. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад і в разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний зазначається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються по центру, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формулювання питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

114. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і розміщуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається від третьої особи однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається".

Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

115. У разі коли на засіданні приймається рішення про схвалення документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні і факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

116. Протокол підписується головою або головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

117. Деякі протоколи засідань (наприклад, експертних комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

118. Витяги з протоколів (додаток 17) підписуються секретарем відповідного колегіального органу і надсилаються посадовим особам та структурним підрозділам Міністерства, щодо яких прийнято рішення. Список розсилки складає і підписує секретар.

119. Членам колегіального органу надсилаються копії протоколів.

120. Оригінал протоколу та матеріали колегії, нарад тощо зберігаються у справі відділу організації роботи колегії та проведення нарад.

121. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між Міністерством та іншими установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб держави та членів Уряду;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень Кабінету Міністрів України;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

122. Службовий лист оформляється на бланку для листів (додатки 2, 18).

123. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його реєстрації в службі діловодства.

Заголовок до тексту листа має відповідати на запитання "про що?" і розміщуватися перед реквізитом "Текст" без відступу від межі лівого поля. Заголовок дозволяється друкувати курсивом (шрифт Times New Roman розміром 12 друкарських пунктів).

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з трьох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. У другій частині характеризується стан справ з в питання. Третя частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини: "Мінекономрозвитку України інформує...", "Мінекономрозвитку України вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку урядового уповноваженого, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

124. Службові листи підписуються відповідно до наказів про розподіл обов'язків та надання директорам департаментів права підпису окремих видів документів.

Урядові уповноважені мають право підписувати листи тільки на відповідних бланках і з питань у межах наданих їм повноважень.

125. Службовий лист візують працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, у якому його створено (завідувач сектору, начальник відділу, управління, директор департаменту), у разі потреби - керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, а також заступник Міністра відповідно до функціональних обов'язків, якщо лист буде підписувати Міністр.

126. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

127. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про колегію.

Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та в разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання на засіданні колегії, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається її секретарем з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав унесення питання на розгляд колегії.

Затверджений Міністром план роботи колегії доводиться до відома членів колегії і керівників структурних підрозділів Міністерства. Додаткові питання можуть бути включені до затвердженого плану роботи колегії за рішенням її голови. Секретар колегії інформує всіх її членів та виконавців про внесені до плану зміни.

Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, у якій ґрунтовно викладаються питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а в разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами Міністерства та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

128. Документи, підготовлені для розгляду колегією, а також один примірник їх копій зберігаються в секретаря окремо з кожного засідання.

129. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

130. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства.

131. Секретар колегії здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документа, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

132. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 109 - 120 цієї Інструкції.

133. Рішення колегії Міністерства реалізуються шляхом видання, як правило, наказів Міністерства, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися витяги з протоколів. Витяги з протоколів оформлюються згідно з додатком 17 і підписуються секретарем колегії.

134. Документообіг Міністерства - це проходження документів у Міністерстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Рух документів у Міністерстві здійснюється за схемою згідно з додатком 19.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

135. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у Міністерстві найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

136. Обсяг документообігу Міністерства - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (місяць, квартал, рік).

Підрахування кількості документів здійснюється службою діловодства згідно з базою даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД". За одиницю обліку береться документ.

Результати обліку документів щомісяця узагальнюються службою діловодства. Відповідна інформація про обсяг документообігу за формою згідно з додатком 20 подається заступникові Міністра - керівнику апарату для вжиття у разі необхідності заходів з метою вдосконалення роботи з документами.

137. Доставка документів до Міністерства здійснюється через відділення поштового зв'язку № 8 у м. Києві, кур'єрською, фельд'єгерською службами, факсом та електронною поштою без використання електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

138. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано службою діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі передання кореспонденції з нарочним на вимогу представника організації - автора документа на другому примірнику документа, що передається, чи його копії працівником, який прийняв документ, проставляється відмітка про час і дату одержання документа, підпис та його розшифрування.

У разі коли поштовий конверт надійшов пошкодженим, робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим Міністерства, який наступного робочого дня о 9:00 передає документи на реєстрацію до служби діловодства. У разі надходження документів, що потребують негайного виконання, черговий працівник інформує про це керівництво Міністерства та структурного підрозділу, до компетенції якого належать порушені в документі питання.

139. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

Конверти із зазначеним написом реєструються в журналі обліку пакетів і через реєстр передаються на розгляд посадовій особі, якій вони адресовані. У разі прийняття посадовою особою рішення про необхідність реєстрації вкладень, що містяться у конверті, документи передаються службі діловодства на реєстрацію. До журналу обліку пакетів уносяться реєстраційні дані документів.

140. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті. Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів додаються до документів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит. У разі неусунення протягом 10 днів з дати повідомлення виявлених недоліків документ повертається відправникові без розгляду.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, паковання, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт згідно з додатком 21 у двох примірниках. Один примірник акта разом з документом надсилається відправникові, інший зберігається у службі діловодства.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без розгляду.

141. У разі надходження через поштову скриньку Міністерства, розміщену на 6-му під'їзді Будинку Уряду, документа з розбіжністю в даті реєстрації і надходження понад тиждень працівником служби діловодства робиться відмітка про фактичну дату і час надходження, наприклад:

Одержано через поштову скриньку о 12:00 12.01.2012 Іванова І.І.

142. Електронні носії інформації приймаються обов'язково із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

143. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформується відправник.

144. Усі документи, що надходять до Міністерства, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства чи структурних підрозділів.

На розгляд Міністрові передаються:

акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб;

запити та звернення народних депутатів України;

листи-запити місцевих органів державної влади та органів місцевого самоврядування за підписами їх перших осіб;

звернення громадян, що мають найвищі державні нагороди;

найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Міністерства і потребують вирішення безпосередньо Міністром.

На розгляд заступникам Міністра передаються згідно з розподілом обов'язків:

кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

проекти нормативно-правових актів, що надходять до Міністерства на погодження;

листи-запити інших центральних органів виконавчої влади за підписом керівництва.

Інші документи передаються відповідно до функціональних обов'язків самостійним структурним підрозділам, керівники яких у разі потреби мають право за попередньою згодою керівника іншого самостійного структурного підрозділу залучати до виконання завдань як співвиконавців підпорядковані цьому керівникові структурні підрозділи.

Якщо вирішення питання, порушеного в документі, що передається самостійному структурному підрозділу, виходить за межі повноважень його керівника, то такий документ передається в день його надходження або не пізніше наступного робочого дня через службу діловодства керівництву Міністерства відповідно до розподілу обов'язків на розгляд.

145. Попередній розгляд документів здійснюється в день надходження або наступного робочого дня в разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та інші неробочі дні (далі - неробочий час). Доручення вищих посадових осіб держави, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

146. Під час попереднього розгляду документів ураховуються повноваження Міністерства, визначені в Положенні про Міністерство , повноваження структурних підрозділів, визначені у відповідних положеннях, наказ про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, зведена номенклатура справ Міністерства, схема проходження документів.

На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства. Примірний перелік таких документів наведено в додатку 22.

147. Реєстрація документів - це фіксація факту створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з унесенням необхідних відомостей про документ в автоматизовану систему "Діловодство та КВД". Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на ньому не проставляється.

148. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та внутрішні документи Міністерства. Реєстрація всіх вхідних та вихідних документів, наказів Міністерства з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, окремих доручень керівництва Міністерства здійснюється централізовано службою діловодства в автоматизованій системі "Діловодство та КВД". Працювати з документами, не зареєстрованими в Міністерстві, заборонено.

Реєстрація вхідних актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб держави, Кабінету Міністрів України, запитів, звернень народних депутатів, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України здійснюється в окремому журналі "Документи державних органів влади" автоматизованої системи "Діловодство та КВД".

Уся інша вхідна кореспонденція реєструється в журналі "Відомча кореспонденція" автоматизованої системи "Діловодство та КВД" згідно з індексами кореспондентів у день її надходження або не пізніше наступного робочого дня. Індекси кореспондентів наведено в додатку 23.

Окремі доручення керівництва Міністерства реєструються службою діловодства в журналі "Внутрішня кореспонденція" автоматизованої системи "Діловодство та КВД".

Накази Міністерства з основної діяльності та адміністративно-господарських питань реєструються в журналі "Накази" автоматизованої системи "Діловодство та КВД" у день їх підписання.

Накази Міністерства з особового складу та довідки з кадрових питань реєструються в департаменті кадрового забезпечення та проходження державної служби у відповідному журналі.

Фінансові документи, у тому числі договори, довідки фінансового характеру тощо, реєструються у відповідних журналах департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності.

Протоколи апаратних нарад, засідань колегії реєструються в департаменті забезпечення роботи Міністра.

Службові записки та листи самостійних структурних підрозділів на адресу інших самостійних структурних підрозділів Міністерства чи його посадових осіб реєструються у відповідних журналах обліку вихідних документів самостійних структурних підрозділів.

Усі сторінки журналів обліку документів нумеруються, прошиваються і опечатуються печаткою "Для пакетів".

Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) та документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються у відповідних журналах вхідної кореспонденції автоматизованої системи "Діловодство та КВД" з приміткою "Факсограма", "Електронна пошта". Оригінали зазначених документів, що надійшли пізніше, реєструються за тими ж номерами, що і факсограма чи електронний документ, а в реєстраційній картці робиться запис про отримання оригіналу із зазначенням дати. Оригінал документа надсилається безпосередньо структурному підрозділу, який є головним виконавцем, для заміни факсограми чи електронного документа. Факсограма чи електронний документ після надходження його оригіналу знищується.

149. У Міністерстві застосовується автоматизована реєстрація всієї вхідної, вихідної та частково внутрішньої кореспонденції. У процесі реєстрації документів формується автоматизована база даних про документи, що дає можливість установити місце знаходження документа, бачити його сканований образ (крім прошитих документів), здійснювати пошук за різними реквізитами. Під час реєстрації всіх категорій документів оформлюється електронна реєстраційно-контрольна картка (додаток 24) із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 25).

150. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства визначає графік передання кореспонденції керівництву Міністерства та структурним підрозділам.

На розгляд керівництва Міністерства кореспонденція передається через відповідні служби, що забезпечують його роботу.

151. Зареєстровані документи передаються керівництву Міністерства на розгляд у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня.

Графік передання кореспонденції:

10:00, 12:00, 15:00 та 17:00 - з понеділка до четверга;

10:00, 12:00, 14:00 та 16:00 - у п'ятницю та передсвяткові дні.

Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Одразу після реєстрації керівництву Міністерства передаються у теці "Невідкладно" акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб держави, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.

Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, повертаються з відповідною резолюцією до служби діловодства, яка здійснює їх передання структурним підрозділам для виконання. Структурні підрозділи, не чекаючи на надходження документа в паперовому вигляді, опрацьовують його, використовуючи сканований в автоматизовану систему "Діловодство та КВД" електронний образ документа. Із цією метою працівник, визначений керівництвом структурного підрозділу як відповідальний за діловодство, чотири рази на день (через кожні дві години) перевіряє базу даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД" щодо надходження документів на розгляд.

152. Оригінал документа, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається головному виконавцеві (визначеному в резолюції першим), а співвиконавці працюють з документом в автоматизованій системі, користуючись його сканованим електронним образом.

153. Факт передання документа фіксується у відповідному реєстрі самостійного структурного підрозділу. Передання документів здійснюється під розписку працівникові, відповідальному за діловодство в самостійному структурному підрозділі (працівник визначається керівником самостійного структурного підрозділу шляхом надання відповідного письмового доручення на одержання кореспонденції). Право одержувати кореспонденцію самостійного структурного підрозділу також мають керівник та його заступники. На титульному аркуші відповідного реєстру працівник, уповноважений одержувати кореспонденцію, залишає зразок власноручного підпису. Передання кореспонденції структурному підрозділу через будь-якого працівника цього підрозділу забороняється.

154. Зміна виконавців доручень керівництва Міністерства здійснюється лише керівником, що дав це доручення, за умови надання обґрунтованого пояснення виконавця та письмової згоди (підпису) керівника самостійного структурного підрозділу, якого пропонується визначити головним виконавцем доручення. Така зміна виконавця можлива протягом трьох днів, а термінового доручення - протягом трьох годин з часу його одержання. Зазначені документи після зміни резолюції керівництва передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки через службу діловодства з унесенням відповідних змін в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

155. Передання документа в межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство, з відміткою у відповідному реєстрі.

Передання документа на виконання спеціалістам здійснюється після унесення відповідальною за діловодство особою резолюції керівника підрозділу в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

Після виконання документа до електронної реєстраційно-контрольної картки вносяться відомості про номер справи, до якої підшито документ.

156. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені у резолюції.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання пропозицій головному виконавцеві.

Свої пропозиції та зауваження співвиконавці зобов'язані подати головному виконавцю в першій половині строку виконання доручення, а у разі відсутності пропозицій чи зауважень - у телефонному режимі поінформувати про це головного виконавця. У разі несвоєчасного подання співвиконавцями пропозицій головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

157. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) керівництву Міністерства, а в деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресатові.

158. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документи із стислими строками виконання подаються на підпис керівництву в теці "ТЕРМІНОВЕ". Документи на виконання доручень вищих органів влади та перших осіб держави в теці розміщуються першими.

Передання документів на підпис керівництву здійснюється через відповідні його служби із зазначенням у журналі (додаток 26) виду документа, дати, часу подання на підпис і одержання документа з підпису.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

Приймаючи документ на підпис, відповідні служби керівництва перевіряють правильність їх оформлення та наявність необхідних віз.

159. Якщо документ надсилається до кількох установ, виконавець після його реєстрації забезпечує виготовлення необхідної кількості копій.

160. Працівник, відповідальний за виконання документа, зобов'язаний у разі відпустки, відрядження, звільнення передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником всі невиконані документи.

161. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю.

Документи, що надійшли до Міністерства до відома, для врахування в роботі (документи інформаційного характеру), на контроль не беруться, а в графі "Рівень контролю" автоматизованої системи "Діловодство та КВД" проставляється позначка "Без контролю".

Обов'язково контролюється:

виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

надання відповідей на запити на інформацію, звернення громадян;

виконання наказів, доручень керівництва Міністерства, рішень колегії, протокольних рішень апаратних нарад.

162. Організацію контролю у Міністерстві здійснює заступник Міністра - керівник апарату, а безпосередньо в структурних підрозділах - керівник підрозділу.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю за виконанням доручень органів державної влади.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство.

163. Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, наказі або резолюції керівництва Міністерства. Строки виконання документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати реєстрації.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

164. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 27.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Міністерства (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

165. Документи, у яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документа в Міністерстві.

166. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання (з позначкою "терміново" - до 7-ми календарних днів, "негайно", "невідкладно" - до 3-х календарних днів).

167. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

168. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а стосовно документа, у якому не зазначено строк, - до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації.

169. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

170. У разі зміни строків виконання визначається новий строк. Такі зміни вносяться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД" відповідним структурним підрозділом.

171. Взяття документа на контроль та визначення його рівня здійснюється на підставі резолюції керівництва Міністерства.

Рівень контролю буває трьох видів:

особливий контроль;

контроль керівництва;

низький.

До документів з рівнем контролю "Особливий контроль" належать документи, що містять завдання, у виконанні яких Міністерство є головним виконавцем у системі центральних органів виконавчої влади і строки виконання яких визначено законодавством.

Рівень контролю "Контроль керівництва" мають документи, що містять завдання, виконання яких контролюється керівництвом. До зазначених документів належать доручення Кабінету Міністрів України, у виконанні яких Міністерство не є головним виконавцем, супровідні листи до проектів нормативно-правових актів, що надходять до Міністерства на погодження, інші документи, рішення щодо контролю виконання яких приймається особисто керівництвом.

Низький рівень контролю мають документи, строки виконання яких не визначено законодавчими актами і не встановлено керівництвом Міністерства. Завдання таких документів виконуються протягом 30 днів з дати реєстрації в Міністерстві.

172. Контроль за виконанням документів включає:

взяття документів на контроль;

визначення форм і методів контролю;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

контроль за строком та станом виконання;

зняття документів з контролю;

направлення виконаного документа до справи;

облік, узагальнення та аналізування результатів виконання документів;

інформування керівництва про хід і результати виконання.

173. Контроль за виконанням документів здійснюється через автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

174. Перевірка стану виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання.

175. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа, що поставила його на контроль, або керівник вищого рівня. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

176. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається заступникові Міністра - керівнику апарату у вигляді зведень про виконання документів.

177. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням бази даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД".

Пошук документа в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер, автор тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

178. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються фельд'єгерською службою.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку .

Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Документи, що надійшли до служби діловодства до 15:00, опрацьовуються і передаються до поштового відділення зв'язку № 8 у той самий день, а документи, що надійшли після 15:00, - наступного робочого дня.

Телеграми, цінні листи, адресовані судовим органам, опрацьовуються і відправляються в день надходження до служби діловодства.

Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації у службі діловодства. Реєстрація всієї вихідної кореспонденції здійснюється службою діловодства централізовано в автоматизованій системі "Діловодство та КВД". Документи на реєстрацію передаються виконавцем. До передання документа на реєстрацію виконавець зобов'язаний перевірити наявність усіх обов'язкових реквізитів, засвідчити другий його примірник, розшифрувати візи, перевірити комплектність документа і правильність оформлення адреси. Документ передається на реєстрацію разом з підписаним конвертом.

179. Під час приймання вихідних документів працівник служби діловодства перевіряє:

комплектність документів;

правильність оформлення документа (наявність і розміщення реквізитів);

правильність зазначення адреси на конверті (адреса обов'язково повинна містити індекс поштового відділення);

наявність розшифрованих віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справі відділу;

відповідність кількості примірників і кількості адресатів;