Про затвердження Регламенту Міністерства аграрної політики та продовольства України

список осіб, які запрошені для участі в обговоренні питань порядку денного наради з окремих питань діяльності Мінагрополітики, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, займаних посад;

пропозиції до вступного та заключного слова;

тези основної доповіді та виступів, які забезпечуються мультимедійною презентацією.

Збір, узагальнення інформації, формування порядку денного, списків учасників, проектів рішень, реєстрацію учасників, ведення протоколу тощо здійснює структурний підрозділ, визначений відповідальним за підготовку питань.

Оперативні наради

3 метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень Міністерства, Міністр, заступники Міністра, керівник державної служби проводять оперативні наради.

Порядок денний та матеріали до нього подаються учасникам оперативної наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - у день її проведення.

Рішення, прийняті на оперативній нараді, оформлюються у дводенний строк протоколом.

Протокол наради підписує головуючий.

Організація проведення оперативної наради покладається на структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

Відеоконференції та селекторні наради

З метою оперативного вирішення окремих питань діяльності Міністерства, що належать до повноважень Міністерства, Міністр або заступники Міністра проводять відеоконференції та селекторні наради.

Відеоконференції та селекторні наради проводяться в кімнатах № 408 та № 308 адміністративної будівлі Міністерства, вул. Хрещатик, 24.

Міжвідомчі наради

Для вирішення питань міжвідомчого характеру у Міністерстві можуть проводитися міжвідомчі наради із залученням представників інших центральних органів виконавчої влади.

Порядок денний та матеріали до нього надсилаються учасникам міжвідомчої наради за два дні до початку її проведення.

Організація міжвідомчих нарад покладається на заступника Міністра та структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

Контроль за виконанням доручень, наданих на нарадах, здійснює відповідний структурний підрозділ.

Підготовка усіх матеріалів здійснюється відповідно до встановленого порядку.

Організація і проведення нарад з окремих питань діяльності Міністерства, оперативних, селекторних та міжвідомчих нарад покладається на заступника Міністра та структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

Затверджене рішення наради реєструється у встановленому порядку Департаментом.

Після реєстрації структурний підрозділ, відповідальний за підготовку матеріалів до наради, тиражує необхідну кількість примірників і забезпечує розсилання рішення наради.

Контроль за виконанням заходів, передбачених рішеннями нарад, покладається на структурні підрозділи, які здійснювали їх підготовку.

5.1. Колегія Міністерства

Колегія Міністерства (далі - колегія) діє відповідно до Закону України "Про центральні органи виконавчої влади" , постанови Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. № 1569 "Про затвердження Типового положення про колегію міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади і місцевої державної адміністрації", Положення про колегію Міністерства аграрної політики та продовольства України, затвердженого наказом Міністерства від 07 липня 2011 року № 322.

У своїй роботі колегія керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства, наказами Міністерства, а також дорученнями Президента України, Прем'єр-міністра України, Міністра, іншими нормативно-правовими актами.

Колегія є консультативно-дорадчим органом і утворюється для підготовки рекомендацій щодо виконання Міністерством своїх завдань, вирішення питань, що належать до його компетенції, та для колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів його діяльності.

До складу колегії входять Міністр (голова колегії), перший заступник Міністра, заступник Міністра, заступник Міністра з питань європейської інтеграції, керівник державної служби, а також можуть входити: керівники самостійних структурних підрозділів Міністерства, керівники ЦОВВ, а також за згодою представники інших державних органів, Адміністрації Президента України, органів виконавчої влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій і установ, громадських об'єднань, всеукраїнських профспілок, їх об'єднань, всеукраїнських об'єднань організацій роботодавців, інші особи.

Кількісний та персональний склад колегії затверджує Міністр.

Організаційною формою роботи колегії є засідання. Планові засідання колегії проводяться один раз на місяць, позапланові - у разі потреби. Голова колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань колегії.

У разі потреби можуть проводитися розширені, виїзні та підсумкові засідання колегії, а також спільні засідання з колегіями інших центральних органів виконавчої влади.

5.2. Громадська рада при Міністерстві

Громадська рада при Міністерстві (далі - Громадська рада) є постійно діючим колегіальним виборним громадським консультативно-дорадчим органом, утвореним для забезпечення участі громадян в управлінні державними справами, ефективної взаємодії Міністерства з інститутами громадянського суспільства, здійснення громадського контролю за діяльністю Міністерства, врахування громадської думки при формуванні та реалізації державної аграрної політики у сферах сільського господарства та з питань продовольчої безпеки держави.

У своїй діяльності Громадська рада керується Конституцію України та законами України, указами Президента України і постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції України та законів України, актами Кабінету Міністрів України, а також Положенням про Громадську раду.

До складу Громадської ради можуть бути обрані представники громадських, релігійних, благодійних організацій, професійних спілок та їх об'єднань, творчих спілок, асоціацій, організацій роботодавців, недержавних засобів масової інформації та інших непідприємницьких товариств і установ, легалізованих відповідно до законодавства України.

Міністерство наказом затверджує склад Громадської ради на підставі протоколу установчих зборів.

Громадську раду очолює голова, який обирається з числа членів Громадської ради на її першому засіданні шляхом рейтингового голосування.

Громадська рада провадить свою діяльність відповідно до затверджених нею регламенту, планів і напрямів роботи.

Рішення Громадської ради мають рекомендаційний характер і є обов'язковими для розгляду Міністерством. Відповідні рішення оформлюються протоколом і направляються до Міністерства разом із супровідним листом.

Громадська рада інформує Міністерство та громадськість про свою діяльність, установчі документи, плани роботи, керівний склад, склад постійних і тимчасових робочих органів, протоколи засідань, щорічні звіти, прийняті рішення та стан їх виконання тощо.

Створення умов для роботи Громадської ради та проведення її засідань здійснює Міністерство.

6.1. Взаємодія Міністерства з Верховною Радою України та її органами, іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування

Під час здійснення своїх повноважень Міністерство взаємодіє з Верховною Радою України, Президентом України та його Адміністрацією, Кабінетом Міністрів України та його Секретаріатом, центральними і місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

Посадова особа, відповідальна за виконання функцій із забезпечення взаємодії Міністерства з Верховною Радою України та її органами, визначається наказом Міністерства.

Міністерство, взаємодіючи з Верховною Радою України, забезпечує:

належний супровід та представлення законопроектів на пленарних засіданнях Верховної Ради України, а також під час їх розгляду в комітетах Верховної Ради України;

супровід та представлення позиції Міністерства з питань, винесених на парламентські та комітетські слухання у Верховній Раді України;

підготовку та подання Міністерством вмотивованих висновків Комітету Верховної Ради України з питань аграрної політики та земельних відносин до законопроектів, внесених народними депутатами України, з розгляду яких комітет визначений головним, а також надання пропозицій до законопроектів, прийнятих Верховною Радою України у першому та наступних читаннях;

формування пропозицій щодо визначення позиції Міністерства стосовно законопроектів, внесених народними депутатами України, і подання їх Кабінету Міністрів України не пізніше четверга тижня, який передує тижню пленарних засідань, на яких будуть розглядатися законопроекти з питань, що належать до компетенції Міністерства;

підготовку пропозицій до рішень Верховної Ради України про відхилення, доопрацювання законопроектів, головним розробником яких є Міністерство, врахування їх положень в альтернативних проектах.

Міністерство взаємодіє із Секретаріатом Кабінету Міністрів України з питань, що виникають у відносинах з Верховною Радою України, проводить консультації стосовно процедури підготовки проектів актів законодавства та інших документів, які подаються на розгляд Кабінету Міністрів України, організації контролю за виконанням рішень Кабінету Міністрів України, а також з інших питань.

Взаємодія з ЦОВВ здійснюється відповідно до статті 18 Закону України "Про центральні органи виконавчої влади" та наказу Міністерства від 27 лютого 2012 року № 86 "Про затвердження Порядку взаємодії Міністерства аграрної політики та продовольства України з центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України" (із змінами).

Міністерство забезпечує постійну та ефективну співпрацю з іншими органами виконавчої влади.

Міністерство розглядає звернення, пропозиції, інші матеріали та документи, що надходять від центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, забезпечує своєчасне узгодження проектів нормативно-правових актів, що подаються на розгляд Кабінету Міністрів України.

6.2. Взаємодія із засобами масової інформації

З метою висвітлення діяльності Міністерства Прес-служба забезпечує:

підготовку та розміщення у засобах масової інформації інформаційних матеріалів з питань, що належать до компетенції Міністерства, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства (інтерв'ю, статті, коментарі, прес-релізи тощо);

організацію зустрічей керівництва Міністерства з представниками засобів масової інформації (прес-конференції, брифінги, круглі столи, громадські слухання, гарячі лінії тощо).

6.3. Проведення консультацій з громадськістю

Консультації з громадськістю проводяться з метою залучення громадян до участі в управлінні державними справами, надання можливості для їх вільного доступу до інформації про діяльність органів виконавчої влади, а також забезпечення гласності, відкритості та прозорості діяльності зазначених органів.

Міністерство щороку складає орієнтовний план проведення консультацій з громадськістю (далі - орієнтовний план) з урахуванням основних завдань, визначених Програмою діяльності Кабінету Міністрів України, Державною програмою економічного і соціального розвитку України, планом законопроектних робіт та іншими документами, а також результатів проведення попередніх консультацій з громадськістю.

Орієнтовний план складається з урахуванням пропозицій Громадської ради, затверджується наказом Міністерства та до початку року оприлюднюється на офіційному веб-сайті Міністерства або в інший прийнятний спосіб.

Структурні підрозділи Міністерства здійснюють щомісячне планування проведення консультацій з громадськістю та до початку місяця надають відповідну інформацію структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з громадськістю, для узагальнення та оприлюднення її на офіційному веб-сайті Міністерства.

В обов'язковому порядку проводяться консультації з громадськістю щодо:

проектів нормативно-правових актів, що мають важливе суспільне значення і стосуються конституційних прав, свобод та інтересів громадян, а також актів, якими передбачається надання пільг чи встановлення обмежень для суб'єктів господарювання та інститутів громадянського суспільства, здійснення повноважень місцевого самоврядування, делегованих органам виконавчої влади відповідними радами;

проектів регуляторних актів;

проектів державних і регіональних програм економічного, соціального і культурного розвитку, рішень стосовно стану їх виконання;

звітів головних розпорядників бюджетних коштів про їх витрачання за минулий рік.

Консультації з громадськістю передбачають організацію і проведення конференцій, форумів, громадських слухань, засідань за круглим столом, зборів, зустрічей з громадськістю, теле- або радіодебатів, Інтернет-конференцій, електронних консультацій.

Публічне громадське обговорення організовується і проводиться із залученням Громадської ради.

Структурні підрозділи Міністерства в обов'язковому порядку подають структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з громадськістю, інформацію про проведення публічного громадського обговорення та його результатів для оприлюднення на офіційному веб-сайті Міністерства або в інший прийнятний спосіб.

Структурний підрозділ, відповідальний за взаємодію з громадськістю, для проведення електронних консультацій з громадськістю розміщує на урядовому веб-сайті "Громадянське суспільство і влада" та на офіційному веб-сайті Міністерства наступну інформацію, надану структурними підрозділами Міністерства:

інформаційне повідомлення про проведення публічного громадського обговорення;

текст проекту акта, винесеного на обговорення;

електронну адресу для надсилання пропозицій та зауважень і номер телефону, за яким надаються консультації з питання, що винесено на публічне громадське обговорення;

звіт про проведене публічне громадське обговорення.

Тексти проектів регуляторних актів оприлюднюються відповідно до Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності" .

У разі необхідності структурними підрозділами Міністерства може здійснюватися вивчення громадської думки шляхом проведення соціологічних досліджень та спостережень (опитування, анкетування, контент-аналіз інформаційних матеріалів, фокус-групи тощо), створення телефонних "гарячих ліній", проведення моніторингу коментарів, відгуків, інтерв'ю, інших матеріалів у друкованих та електронних засобах масової інформації для визначення позиції різних соціальних груп населення та заінтересованих сторін, опрацювання та узагальнення висловлених у зверненнях громадян пропозицій та зауважень з питання, що потребує вивчення громадської думки.

Координація роботи структурних підрозділів Міністерства щодо проведення консультацій з громадськістю здійснюється структурним підрозділом, відповідальним за взаємодію з громадськістю.

7.1. Організація роботи з документами

Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Міністерстві, затвердженої наказом Міністра та розробленої відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242.

До основних видів роботи з документами належать:

реєстрація вхідної кореспонденції;

робота з документами у структурних підрозділах;

підготовка документів для доповіді керівництву;

підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;

організація виконання рішень Кабінету Міністрів України;

підготовка та оформлення документів до засідань колегії;

оформлення копій та додатків до документів;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

організація та здійснення контролю за виконанням документів;

складення номенклатури та формування справ;

підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

ведення обліку та зберігання печаток і штампів Міністерства.

Уся документація, що надходить до Міністерства, приймається централізовано та реєструється у відділі опрацювання кореспонденції Департаменту.

Працівникам Міністерства незалежно від їх службового положення забороняється приймати кореспонденцію на розгляд безпосередньо від представників інших установ без її реєстрації у встановленому порядку.

Керівники всіх рівнів Міністерства зобов'язані терміново розглядати документи, які поступили до них, і невідкладно передавати їх з відповідними резолюціями виконавцям.

Резолюції на документах повинні бути чіткими із зазначенням конкретних виконавців та дій щодо виконання документів, строків виконання тощо.

Обов'язковій реєстрації вхідної кореспонденції підлягають:

закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, акти Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України, кореспонденція Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України;

кореспонденція від міністерств та інших органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства;

звернення, пропозиції, скарги громадян;

запити на інформацію;

документи з грифом "Для службового користування";

телеграми і факси, що надходять до Міністерства.

Вхідна кореспонденція, що надійшла до Міністерства, реєструється за допомогою автоматизованої системи.

7.2. Організація діловодства зі спеціальних видів документів

Вхідні документи, які мають гриф "Для службового користування", реєструються відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, приймаються і розкриваються централізовано співробітником, який веде облік несекретної документації. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання - за кількістю примірників.

Облік документів та видань таких документів ведеться у спеціальних журналах та картках в паперовому та електронному вигляді окремо від обліку іншої несекретної документації. Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються.

Документи з грифом "Для службового користування" після виконання формуються у справи окремо від інших несекретних документів. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У Міністерстві утворюється експертна комісія з перегляду грифів "Для службового користування" матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, з метою можливого зняття цього грифу.

Секретне діловодство здійснюється Оперативно-режимним управлінням Міністерства відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 жовтня 2003 року № 1561-12.

7.3. Порядок розгляду депутатських звернень і запитів

Депутатські запити і звернення розглядаються в порядку, встановленому Законом України "Про статус народного депутата України" .

Підготовку проекту відповіді на депутатський запит в день його надходження Міністр доручає першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра з питань європейської інтеграції, керівнику державної служби (відповідно до розподілу функціональних повноважень), керівникам структурних підрозділів Міністерства, керівникам ЦОВВ, установ, організацій і підприємств, що належать до сфери управління Міністерства, до компетенції яких належить вирішення порушеного в запиті питання.

Відповідь на депутатський запит, внесений народним депутатом, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату, який його вніс. Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату, підпис якого під запитом значиться першим, Голові комітету Верховної Ради України.

Відповідь надається в обов'язковому порядку.

Відповідь на депутатський запит надається не пізніше ніж у 15-денний строк з дня його надходження, а відповідь на депутатське звернення - у 10-денний строк.

Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату України не пізніше як на другий день після розгляду звернення.

Відповіді на депутатські запити і звернення підписуються Міністром або особою, яка виконує його обов'язки, заступниками Міністра, керівником державної служби відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Якщо відповідь на депутатський запит чи звернення з об'єктивних причин не може бути підготовлена у визначений строк, структурний підрозділ Міністерства, якому доручено її підготовку, повинен підготувати проект звернення до Голови Верховної Ради України та народному депутату України за підписом заступника Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень із обґрунтованою пропозицією щодо продовження строку розгляду. При цьому строк розгляду депутатського запиту чи звернення не повинен перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

У випадку, коли доручення розглянути депутатський запит чи звернення надійшло з Кабінету Міністрів України, відповідь надається структурним підрозділом Міністерства, відповідальним за його розгляд, за підписом Міністра, а у разі його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки, чи заступником Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень, у строк, встановлений Секретаріатом Кабінету Міністрів України.

Якщо народний депутат України, який вніс запит чи звернення, виявив бажання бути присутнім під час їх розгляду, посадова особа, відповідальна за розгляд запиту чи звернення народного депутата України, зобов'язана завчасно попередити народного депутата України про час і місце розгляду запиту чи звернення у порядку і строки, що встановлені законодавством України.

7.4. Порядок розгляду звернень депутатських фракцій, комітетів, тимчасових комісій Верховної Ради України і груп народних депутатів України

Звернення депутатських фракцій, комітетів, тимчасових комісій Верховної Ради України і груп народних депутатів України з питань, що належать до їх компетенції, до Міністерства розглядаються у порядку, передбаченому для розгляду депутатських звернень.

7.5. Порядок розгляду звернень громадян

Розгляд звернень громадян, організація особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та інших актів законодавства.

Організація роботи зі зверненнями громадян покладається на спеціально утворений структурний підрозділ, який забезпечує кваліфікований, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян, що надійшли на адресу Міністерства та одержані під час особистого прийому громадян, а саме:

забезпечення діловодства та контролю за зверненнями громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348;

відділ публічної інформації, взаємодії з Кабінетом Міністрів України та розгляду звернень громадян після здійснення попереднього розгляду звернень громадян, що надійшли на адресу Міністерства та одержані під час особистого прийому громадян, надсилає їх в установленому порядку за належністю центральним та місцевим органом виконавчої влади, органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам і організаціям відповідно до їх компетенції;

здійснення контролю за дотриманням визначених актами законодавства та дорученнями Кабінету Міністрів України порядку і строків розгляду та вирішення питань, порушених у зверненнях громадян;

здійснення систематичного аналізу та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх породжують, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, які потребують негайного розв'язання, інформування про це в установленому порядку керівництво Секретаріату Кабінету Міністрів України та Адміністрацію Президента України;

внесення керівництву Міністерства пропозицій про удосконалення організації роботи із зверненнями громадян, вирішення порушених у них питань та вдосконалення законодавства у відповідній сфері.

Керівники самостійних структурних підрозділів міністерства згідно з компетенцією підрозділів є уповноваженими на розгляд та надання відповідей на звернення громадян інформаційного характеру відповідно до частини першої статті 15 Закону України "Про звернення громадян" .

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

Особистий прийом громадян регулярно проводять Міністр, його заступники, керівник державної служби, керівники самостійних структурних підрозділів та інші посадові особи Міністерства згідно з графіком, затвердженим Міністром, який доводиться до відома громадян.

У разі відсутності посадової особи, яка проводить особистий прийом громадян згідно із затвердженим графіком, прийом здійснює посадова особа на яку покладено виконання її обов'язків.

7.6. Порядок розгляду інших документів та доручень

Звіти бухгалтерські і баланси річні розглядаються, затверджуються і повідомляється про прийняте рішення у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, розглядаються в строк не більше 2 днів з дня надходження, решта -10 днів.

Заяви, звернення і скарги громадян розглядаються в строк до 30 днів з дня надходження, якщо вищими органами законодавчої та виконавчої влади України, які переслали заяву, не встановлено інший строк розгляду. У разі відсутності необхідності додаткової перевірки і вивчення звернення громадян розглядаються невідкладно, але не пізніше 15 днів.

Листи-доручення і листи-запити, що надійшли від Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розглядаються до зазначеного в них строку.

Зовнішнє погодження проектів документів проводиться установами, якими проекти надіслано для розгляду у строк, визначений їх розробниками.

У разі, коли строк виконання не зазначено, відповідальна за виконання установа (головний виконавець) самостійно визначає строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляє співвиконавцям.

У разі, коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівник установи, відповідальної за виконання, визначає можливий певний строк, про що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування орган чи посадову особу, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавців.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в Міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого Главі Адміністрації Президента України, за п'ять календарних днів до закінчення встановленого строку.

7.7. Порядок підписання документів

Посадові особи Міністерства підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про Міністерство, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з моменту подання їх на підпис.

Звернення та подання до Президента України, Голови Верховної Ради України, депутатських фракцій, комітетів, тимчасових комісій Верховної Ради України, груп народних депутатів України, народних депутатів України, Прем'єр-міністра України, голів Конституційного та Верховного судів України, керівників центральних органів виконавчої влади, в тому числі ЦОВВ, від імені Міністерства підписує Міністр, а у разі його відсутності - особа, яка виконує його обов'язки, чи заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень та керівник державної служби.

Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра та заступників Міністра, керівника державної служби визначається наказом Міністерства.

У Міністерстві право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися окремим наказом Міністерства керівникам самостійних структурних підрозділів.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром або його заступниками, керівником державної служби відповідно до розподілу функціональних повноважень чи керівниками самостійних структурних підрозділів відповідно до їх повноважень та наданих їм доручень.

7.8. Порядок відправлення вихідної кореспонденції

Прийом та реєстрація вихідної кореспонденції від структурних підрозділів Міністерства проводиться службою діловодства систематично протягом робочого часу.

Відправлення вихідної кореспонденції Міністерства здійснюється за потреби, але не менш ніж два рази на тиждень.

Відправлення кореспонденції, що надсилається до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України та термінової кореспонденції здійснюється щоденно.

Відправлення або передача працівниками Міністерства вихідної кореспонденції без її реєстрації не допускається.

7.9. Організація контролю

Контроль за виконанням документів у апараті Міністерства здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Міністерстві.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи).

Обов'язковому контролю підлягає хід і строки виконання зареєстрованих у Міністерстві документів, а саме: законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, рішень колегій та наказів, інших розпорядчих документів Міністерства та документів, що стосуються діяльності аграрної галузі, в яких зазначено строки їх виконання.

Безпосередній контроль за виконанням контрольних документів у апараті Міністерства здійснює відділ контролю.

Контроль за виконанням доручень підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Міністерства, здійснюється керівниками структурних підрозділів Міністерства відповідно до компетенції.

У структурних підрозділах Міністерства безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють працівники, на яких покладено обов'язки з організації роботи з документами та забезпечення документообігу.

Узагальнена інформація щодо стану виконанням законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень і запитів народних депутатів України, а також доручень Міністра щотижнево подається відділом контролю керівнику державної служби і доводиться до керівників структурних підрозділів.

8.1. Особистий прийом громадян

Міністр особисто приймає громадян у Кабінеті Міністрів України відповідно до Порядку організації та проведення особистого прийому громадян у Кабінеті Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2010 року № 924.

Організація та проведення особистого прийому громадян Міністром у Міністерстві здійснюється відповідно до затвердженого порядку та графіка.

8.2. Задоволення запиту на отримання публічної інформації

Задоволення запиту на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство, здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та наказу Міністерства від 25 липня 2012 року № 463 "Про затвердження Порядку складання та подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Міністерство аграрної політики та продовольства України", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 10 серпня 2012 року за № 1359/21671.

8.3. Розміщення інформації на офіційному веб-сайті Міністерства

Розміщення інформації на офіційному веб-сайті Міністерства здійснюється відповідно до Порядку інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Міністерства аграрної політики та продовольства України, затвердженого наказом Міністерства від 03 серпня 2015 року № 309.

8.4. Інші питання роботи Міністерства

Табелювання виходу на роботу працівників Міністерства здійснюється відповідно до наказу Міністерства від 21 жовтня 2016 року № 393 "Про затвердження форм обліку робочого часу працівників Міністерства аграрної політики та продовольства України".

Порядок входу і виходу відвідувачів, дотримання працівниками правил внутрішнього службового розпорядку, охорони і збереження матеріальних цінностей здійснюється відповідно до Інструкції з пропускного режиму в Міністерстві. Для посилення трудової дисципліни, здійснення дієвого контролю за раціональним використанням робочого часу працівниками Міністерства впроваджена електронна пропускна система. Вхід/вихід працівників Міністерства до адміністративного будинку (за адресою: м. Київ, вул. Хрещатик, 24) здійснюється лише за електронними картками пропускної системи.

Протипожежний стан у Міністерстві забезпечується відповідно до Кодексу цивільного захисту України, прийнятого Верховною Радою України від 02 жовтня 2012 року № 5403-VI (із змінами), та Правил пожежної безпеки в Україні, затверджених наказом Міністерства внутрішніх справ України від 30 грудня 2014 року № 1417 "Про затвердження Правил пожежної безпеки в Україні", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України від 05 березня 2015 року за № 252/26697.

8.5. Запобігання і протидія корупції в апараті Міністерства

Організація роботи щодо запобігання і протидії корупції здійснюється відповідно до Конституції України, Закону України "Про запобігання корупції" , постанови Кабінету Міністрів України від 08 грудня 2009 року № 1422 "Питання запобігання та виявлення корупції в органах виконавчої влади", а також прийнятими на їх виконання іншими нормативно-правовими актами.

Міністерство в межах компетенції забезпечує здійснення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх здійсненням в апараті Міністерства.

Основними заходами щодо запобігання і протидії корупції є:

підготовка, забезпечення та контроль за здійсненням заходів щодо запобігання корупції в Міністерстві;

надання методичної та консультаційної допомоги з питань дотримання антикорупційного законодавства;

проведення організаційної та роз'яснювальної роботи щодо запобігання, виявлення та протидії корупції.