О Регламенте работы Совета министров Автономной Республики Крым

2.7. Управление делами во время осуществления оперативных связей с учреждениями, организациями и отдельными гражданами может направлять информационные и инструктивные письма.

Как правило, письма готовятся, если невозможно осуществить бездокументальный обмен информацией, дать устные разъяснения, указания (личные или по телефону), провести инструктажи и т.д.

2.8. Если служебный документ требует немедленного исполнения, передача текста может осуществляться по телефону, факсу, с использованием электронной почты.

3.1. Прием документов

3.1.1. Документы, поступающие в Управление делами, в том числе и полученные по электронной почте, принимаются централизованно в отделе документального обеспечения управления по делопроизводству (далее отдел).

В случае поступления документов в нерабочее время, они принимаются специалистами управления Службы Председателя Совета министров.

3.1.2. В отделе вскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись "лично".

В случае повреждения конверта, делается отметка в почтовом реестре.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа, или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

3.1.3. Неправильно оформленные (неподписанные, неутвержденные) поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю либо пересылаются адресату.

3.2. Предварительное рассмотрение документов

3.2.1. Документы, поступившие в Управление делами, подлежат обязательному предварительному рассмотрению.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется заместителем начальника управления - заведующим отделом, а в его отсутствие - заместителем заведующего отделом.

3.2.2. Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения Председателем Совета министров или его Первым заместителем, заместителями в соответствии с функциональными обязанностями, определение необходимости регистрации документов, а также установление сроков исполнения документов, которые передаются структурным подразделениям Управления делами или непосредственным исполнителям.

3.2.3. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в случае поступления их в нерабочее время. Поручения вышестоящих органов, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

Документы, поступающие в отдел документального обеспечения после 17.00, регистрируются следующим днем.

3.2.4. Во время предварительного рассмотрения документов необходимо руководствоваться Положением об Управлении делами Совета министров и его структурных подразделений, должностными инструкциями, Номенклатурой дел, распределением функциональных обязанностей между Председателем Совета министров Автономной Республики Крым, Первым заместителем Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, заместителями Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, Министром Совета министров Автономной Республики Крым.

3.2.5. После фиксирования факта и времени поступления все документы передаются заместителю начальника управления - заведующему отделом документального обеспечения управления по делопроизводству.

3.2.6. Председателю Совета министров сразу после регистрации передаются акты и поручения Президента Украины, поручения Премьер-министра Украины, запросы и обращения народных депутатов Украины в папке с грифом "Срочно".

Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной Республики Крым, нормативно-правовые акты органов исполнительной власти, решения органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, которые содержат информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в решении руководства, рассматриваются в первую очередь.

Другие документы передаются Первому заместителю Председателя Совета министров, заместителям Председателя Совета министров, Министру Совета министров, в структурных подразделениях Управления делами.

Вся корреспонденция Председателю Совета министров и его Первому заместителю, заместителям передается через помощников.

3.2.7. Для обеспечения ритмичности работы отдела по согласованию с руководителями Совета министров и структурных подразделений разрабатываются графики доставки корреспонденции руководству и структурным подразделениям.

В Управлении делами Совета министров утвержден следующий график доставки корреспонденции:

с 11.00 до 11.30; с 17.00 до 17.30.

3.3. Регистрация документов

3.3.1. Регистрация документов - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документе информации.

Примерный перечень документов, которые не подлежат регистрации приведен в приложении 1.

3.3.2. Регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские финансовые и т.д.), создаются и используются в Управлении делами, поступают иных органов власти, организаций, учреждений, предприятий и от граждан.

Регистрации подлежат как любые традиционные машинописные, рукописные документы, так и созданные с помощью ПК.

3.3.3. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, созданные - в день подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется.

3.3.4. Документы регистрируются в рамках групп в зависимости от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, приказы Управления делами по основной деятельности: о принятии, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; о предоставлении отпусков; о наложении взысканий на работника; командировках работников; по административно-хозяйственным вопросам; решения Совета министров, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские документы, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.

3.3.5. Во время регистрации документа проставляется дата, присваивается условное обозначение - регистрационный индекс, который складывается из порядкового номера в рамках группы документов, которые регистрируются и дополняются индексами по Номенклатуре дел, вопросами деятельности, корреспондентами и т.д. Во время регистрации документов, содержащих информацию о фактах коррупции, на документе в правом верхнем углу проставляется знак "КД".

3.3.6. Для регистрации всех документов используется единая регистрационно-контрольная карточка (приложение 2).

3.3.7. Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, акты и поручения Президента Украины, решения Кабинета Министров Украины, поручения Премьер-министра Украины, а также другие документы регистрируются в автоматизированном режиме путем ввода обязательных реквизитов в регистрационную карточку: наименование вида документа, автор (корреспондент); дата поступления и присвоенный индекс поступившего документа, дата и индекс корреспондента; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения), автор резолюции, дата; ответственный исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении (краткое содержание решения вопроса), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа.

Автоматизированные регистрационные банки данных обеспечивают работников информацией обо всех документах и месте их нахождения при помощи выведения информации на дисплей и изготовления машинограмм.

Как правило, поиск информации проводится централизованно в отделе. Пользователь должен иметь возможность получать информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес места нахождения документа на данный момент.

3.4. Получение и отправка корреспонденции в системе специальной информационно-телекоммуникационной сети (СИТС).

3.4.1. Получением и отправкой корреспонденции в системе СИТС занимается структурное подразделение Управления делами по делопроизводству и отдел программного и компьютерного обеспечения.

3.4.2. Поступившие через систему СИТС документы после их регистрации незамедлительно передаются Председателю Совета министров.

3.4.3. Исходящая корреспонденция во исполнение указанных документов передается в структурное подразделение Управления делами Совета министров по делопроизводству для последующей отправки, о чем делается отметка на втором экземпляре ответа, с указанием даты и времени и подписи ответственного за отправку указанной документации лица.

4.1. Составление документов

4.1.1. Для составления документов в Управлении делами должна использоваться бумага форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Составление документов на бумаге произвольного формата запрещается.

4.1.2. Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках Совета министров, Управления делами Совета министров. Бланки изготавливаются в соответствии с государственными стандартами и Инструкцией по делопроизводству с обязательным соблюдением таких правил:

- устанавливаются два вида бланков: бланк для письма и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов (приложения 3-12). Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество за год превышает 200 единиц;

- бланки каждого вида должны изготавливаться на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрованным (начало и конец каждого ряда реквизита одинаково удалены от границ площади) или флатовым (каждый ряд реквизита начинается от левой границы площади) способом;

- бланки должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками яркого цвета;

- бланки документов должны иметь такие поля:

левое - 20 миллиметров;

верхнее - не менее 10 миллиметров;

правое и нижнее - не менее 8 миллиметров.

Отдельные внутренние документы (заявления сотрудников, также некоторые служебные справки, планы, отчеты) и документы, созданные от имени нескольких или более организаций, оформляются не на бланках.

Исходящая корреспонденция за подписью Председателя Совета министров, Первого заместителя Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета министров отправляется на бланке Совета министров, указанном в приложении 3.

Исходящая корреспонденция за подписью Министра Совета министров, Первого заместителя Министра Совета министров - начальника Главного управления правовой политики отправляется на бланке, указанном в приложении 5

4.1.3. Порядок выдачи и хранения бланков.

Бланки выдаются министерствам, республиканским комитетам, иным органам исполнительной власти Автономной Республики Крым, структурным подразделениям Управления делами. В случае подготовки по поручению Совета министров документов другими органами исполнительной власти бланки могут быть выданы ответственному лицу, определенному этими органами. Ответственность за обеспечение, учет, хранение и правильное использование бланков несут руководители министерств, республиканских комитетов, иных органов власти Автономной Республики Крым, структурных подразделений Управления делами и других органов исполнительной власти.

В министерствах, республиканских комитетах, иных органах власти Автономной Республики Крым, структурных подразделениях Управления делами и других органах исполнительной власти ведется журнал учета получения и расходования бланков, полученных в Управлении делами.

Бланки получают ответственные лица, назначенные распорядительным актом министерства, республиканского комитета, иного органа власти Автономной Республики Крым, структурных подразделениях Управления делами и других органах исполнительной власти. Список этих лиц представляется заведующему отделом.

При получении бланков указанные лица должны предъявлять журнал учета и расходования бланков, а также письменную просьбу за подписью руководителя с указанием количества бланков.

В министерствах, республиканских комитетах, иных органах власти Автономной Республики Крым, структурных подразделениях Управления делами и других органах исполнительной власти бланки хранятся в сейфах или несгораемых шкафах и выдаются исполнителям под расписку в журнале.

Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственному лицу и уничтожаются, о чем в журнале делается соответствующая отметка.

4.1.4. Документы составляются, как правило, по одному вопросу. Текст документа должен иметь достаточно аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Содержание документа должно быть связано с содержанием ранее изданных по данному вопросу документов.

4.1.5. Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединением этих форм.

Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и используется во время составления правил, положений, писем, распорядительных документов.

Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой обозначается причина или обоснование для составления документа, в другой - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Форма анкеты используется при составлении цифровой или словесной информации об одном объекте с точностью до знака. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, в финансовых документах. Форма таблиц используется при составлении (передаче) цифровой или словесно-цифровой информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.

Таблицы и анкеты, предназначенные для обработки ПК, объекты, признаки и их показатели в случае необходимости кодируются.

4.1.6. Исходящая корреспонденция в адрес Президента Украины, руководителя Администрации Президента Украины, Председателя Верховной Рады Украины, Премьер-министра Украины, Первого вице-премьер министра Украины и вице-премьер министров Украины, народных депутатов Украины, Председателя Верховной Рады Автономной Республики Крым, Генерального прокурора Украины, Прокурора Автономной Республики Крым, начальников Главного управления МВД Украины в Автономной Республике Крым, Главного управления Службы безопасности Украины в Автономной Республике Крым, председателей Государственной налоговой администрации Украины и Государственной налоговой администрации Украины в Автономной Республике Крым, начальников Контрольно-ревизионного управления Украины и Контрольно-ревизионного управления Украины в Автономной Республике Крым, председателей Конституционного Суда Украины, Верховного Суда Украины, высших специализированных судов, апелляционных судов, местных судов, Героев Советского Союза, Героев Социалистического труда, инвалидов Великой Отечественной войны, органов других государств, их регионов, международных организаций направляется исключительно за подписью Председателя Совета министров, а в случае его отсутствия - лица, исполняющего его обязанности, ели иное не указано в резолюции Председателя Совета министров Автономной Республики Крым.

Исходящая корреспонденция в адрес Администрации Президента Украины, Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, центральных органов исполнительной власти Украины и их территориальных подразделений, Верховной Рады Автономной Республики Крым, местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, органов прокуратуры, государственной налоговой службы, внутренних дел, службы безопасности, контрольно-ревизионной службы объединений граждан, предприятий, учреждений, организаций других государств - за подписью Первого заместителя Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, если иное не указано в резолюции Председателя Совета министров.

Вышеуказанная исходящая корреспонденция до представления ее на подпись Председателю Совета министров, Первому заместителю Председателя Совета министров визируется:

- руководителем органа исполнительной власти Автономной Республики Крым, структурного подразделения Управления делами, ответственного за подготовку документа;

- Министерством финансов Автономной Республики - если документы влекут за собой расходование финансовых или материальных средств;

- органами исполнительной власти Автономной Республики Крым, к компетенции которых относится решение затрагиваемых в документе вопросов;

- Главным управлением кадровой политики и государственной службы Управления делами - если документы касаются кадровых вопросов;

- консультантом-корректором отдела протокола, подготовки постановлений и распоряжений Совета министров или консультантом - корректором-переводчиком издательского отдела управления по делопроизводству Управления делами;

- Первым заместителем Министра Совета министров - начальником Главного управления правовой политики;

- заместителем Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, курирующим финансово-экономическую деятельность согласно распределению функциональных обязанностей между заместителями Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, если проекты и материалы касаются финансово-экономических вопросов;

- Первым заместителем Председателя Совета министров, заместителями Председателя Совета министров, Министром Совета министров в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Исходящая корреспонденция, содержащая отчетные и/или статистические данные в адрес центральных органов исполнительной власти, направляется за подписью Первого заместителя Председателя Совета министров, заместителей Председателя Совета министров, Министра Совета министров в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Информация, направляемая в вышестоящие органы, готовится на украинском языке. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, корреспонденция может направляться на украинском или русском языке.

4.1.7. Ответственность за содержание, качество подготовки и должное оформление документов возлагается:

- документов, которые разрабатываются во исполнение заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами и поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины, по решению Председателя Совета министров - на Первого заместителя Председателя Совета министров, заместителя Председателя Совета министров в соответствии с распределением обязанностей;

- других служебных документов - на руководителей структурных подразделений Управления делами.

Ответственность за содержание, качество подготовки и должное оформление документа, который визируется несколькими лицами, несут в одинаковой степени все эти должностные лица.

В министерствах, республиканских комитетах, иных органах исполнительной власти Автономной Республики Крым, с которыми согласовываются проекты документов, ответственность за содержание, уровень подготовки и должное их оформление возлагается на руководителей этих органов.

4.2. Оформление документов

4.2.1. Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты, размещенные в установленном порядке, наименование организации-автора документа, код организации, код формы документа, название вида документа (не обозначается на письмах), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (в т.ч. корректора и исполнителя), отметка об исполнителе, исполнении документа и направлении его в дело.

При подготовке и оформлении документа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка.

4.2.2. Заголовок к тексту должен отражать краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с видом документа и отвечать на вопросы "о чем?", "чего?".

Например: приказ, постановление (о чем?) о создании учреждения; протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Если документ содержит несколько вопросов, заголовок может быть обобщенным. В конце заголовка точка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не берется.

Заголовки к текстам машинограмм формулируются по этим же правилам.

В случае составления документа на основе унифицированной формы, постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, которая конкретизирует его содержание.

Текст документа, отпечатанного на бумаге формата А5, разрешается подавать без заголовка.

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм и уведомлений.

4.3. Датирование документов

4.3.1. Все служебные документы должны датироваться. Датой документа является дата его подписания, для документа, который принимается коллегиальным органом - дата его принятия, для документа, который утверждается - дата его утверждения.

4.3.2. Даты подписания и утверждения документа, а также содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты проставляются тремя парами арабских цифр в один ряд в последовательности: число, месяц, год. Например, 13 января 2005 года следует писать: 13.01.05.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед нею ставится 0. Например: 3 апреля 2005 года следует писать: 03.04.05. В текстах нормативно-правовых актов и документов которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 мая 2005 года.

4.3.3. Дата на документе ставится лицом, который его подписывает или утверждает, в момент подписания или утверждения.

4.3.4. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

4.3.5. Дата подписания проставляется на левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном для этого месте на бланке. Если документы оформлены не на бланке, их дата ставится ниже подписи слева. Дата утверждения документа проставляется в соответствующей графе.

4.4. Индексация документов

4.4.1. Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и указывают на место создания, исполнения и хранения документов.

4.4.2. Индексы входящих документов и созданных документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, которые регистрируются, и в соответствии с задачами поиска могут дополняться индексами из Номенклатуры дел, вопросами деятельности, корреспондентов, а также исполнителей.

4.4.3. Составные части индекса размещаются в следующем порядке: порядковый регистрационный номер в пределах группы документов, которые регистрируются, индекса по Номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов, также исполнителей.

Индекс совместного нормативно-правового акта должен состоять из индексов учреждений, которые его издали, проставляющихся через дробь.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 415/01-15/27 или 41/68/59.

4.5. Согласование документов

4.5.1. В целях оценки целесообразности документа, его обоснования и установления соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Согласование документа бывает внутренним и внешним. Внутреннее согласование осуществляется в Управлении делами должностными лицами, занимающимися в соответствии со своими функциональными обязанностями вопросами, которые поднимаются в проекте документа; внешнее - за его пределами.

Внутреннее согласование проектов документов, которые разрабатываются во исполнение законов Украины, постановлений Верховной Рады Украины, актов и поручений Президента Украины, решений Кабинета Министров Украины, поручений Премьер-министра Украины, проводится не позднее, чем в 2-дневный срок после окончания их разработки непосредственным исполнителем. Проекты таких документов рассматриваются и визируются безотлагательно.

Внешнее согласование проектов отмеченных документов проводится не позднее, чем в 3-дневный срок после их регистрации в соответствующем органе исполнительной власти, к которому проект высылается для рассмотрения.

4.5.2. Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ и дату визирования. Наример:

Визы (в т. ч. корректора и исполнителя), отметка об исполнителе проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа второго экземпляра проекта документа, если места для этого на лицевой стороне последнего листа недостаточно.

Второй экземпляр документа с визами остается в структурном подразделении по вопросам делопроизводства Управления делами.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа с левой стороны и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица с которым согласовывается проект документа (включая наименование Совета министров), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

4.5.3. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе.

Замечания обязательно сообщаются (докладываются) лицу, которое подписывает документ.

4.5.4. Проекты актов Совета министров проверяются на соответствие их действующему законодательству структурным подразделением Управления делами по правовым вопросам и визируются его начальником на оборотной стороне каждого листа проекта и приложении к нему (при наличии).

4.5.5. В случае, если содержание документа касается более трех учреждений, составляется "Лист согласования".

Лист согласования оформляется по следующей форме:

4.6. Заверение документов

4.6.1. Заверение документов осуществляется путем их подписания утверждения и проставления печати.

4.6.2. Документы подписываются должностными лицами Совета министров в соответствии с их полномочиями.

4.6.3. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ напечатан не на бланке сокращенное - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов, фамилии. Например:

4.6.4. В случае отправления документов одновременно нескольким вышестоящим органам, руководитель подписывает все экземпляры.

4.6.5. В случае отправки документа одновременно нескольким адресатам, подписывается только оригинал, который остается в Управлении делами, а на места рассылаются ксерокопии.

4.6.6. Документы подписываются, как правило, одним лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.) - двумя или более лицами. При этом их подписи размещаются одна под другой в последовательности в соответствии с их должностями. Например:

4.6.7. В случае подписания документа несколькими лицами одинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне, например:

4.6.8. Документы заседаний Совета министров подписываются председательствующим на заседаниях и Министром Совета министров, например:

4.6.9. Если должностное лицо, подпись которого обозначена в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно обозначается должность лица, которое подписало документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."),

Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

4.6.10. Особым способом заверения документа после его подписания является утверждение. Документ утверждается соответствующими органами или должностными лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах.

4.6.11. Утверждение документа выполняется с помощью грифа Совета министров или изданием распорядительного документа. Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т.п.) должны утверждаться соответствующим распорядительным документом Совета министров.

4.6.12. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф складывается из таких элементов: слово "Утверждаю", наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, которое утвердило документ, дата утверждения, например:

4.6.13. При утверждении документа распорядительным актом на документе выполняется гриф по такой форме:

4.6.14. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

4.6.15. На документах, которые удостоверяют права граждан и юридических лиц, фиксируют факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью.

Гербовая печать ставится также на положениях (уставах) учреждений, договорах, удостоверениях, доверенностях.

Перечень других документов, которые необходимо скреплять гербовой печатью, указан в приложении 13.

Печать, которая воспроизводит наименование Совета министров или его структурного подразделения (не гербовая), ставится на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения, и на размноженных копиях распорядительных документов в случае рассылки.

Печать необходимо проставлять таким образом, чтобы она захватывала несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ.

4.7. Адресование документов

4.7.1. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его структурному подразделению без определения должностного лица, их наименования подаются в именительном падеже, например:

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

В случае адресования документа руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, например:

В случае необходимости в реквизите "Адресат" можно указывать почетное звание и ученую степень.

Если документ адресуется нескольким однородным организациям, адресат необходимо указывать обобщенно, например:

Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не ставится. В случае направления документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку и на каждом документе пишется только один адресат.

4.7.2. В реквизит "Адресат" может входить адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны отвечать правилам пользования почтовой связью.

Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

В случае отправки документа гражданину, вначале указывается фамилия и инициалы получателя, а потом почтовый адрес, например:

4.7.3. В случае отправления документа органам законодательной и исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на документе не указывается. В этих случаях используются конверты с заранее напечатанными адресами.

4.8. Резолюция

4.8.1. Резолюция - это надпись на документе или на специальном бланке, сделанная Председателем Совета министров, Первым заместителем Председателя Совета министров, его заместителями, Министром Совета министров, его заместителями. Резолюция содержит указания по исполнению документа.

4.8.2. Как правило, на документе должно быть не больше одной резолюции. Другие резолюции допускаются только тогда, когда есть необходимость детализации порядка исполнения документа. Резолюцию можно ставить на свободном месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, но не на поле документа, предназначенного для подшивки. Запись резолюции на отдельных листах или специальных бланках необходима в случае, когда документ подлежит возврату, детализируется порядок исполнения документа и уточняются исполнители.

4.8.3. Резолюции к документам должны содержать:

- фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;

- поручение (поручения), изложенное в краткой форме;

- при необходимости - срок исполнения;

- личную подпись руководителя и дату.

Если в резолюции исполнение документа поручается нескольким лицам, то главным исполнителем, ответственным за исполнение документа является тот, чья фамилия указана первой, ему направляется оригинал документа, остальным направляются ксерокопии. В этих случаях лицо, указанное первым, обобщает информацию и предложения других исполнителей.

4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов

4.9.1. Во время прохождения документа в Управлении делами обязательно выполняются такие пометки:

о поступлении (регистрации) документа - на нижнем правом поле первого листа документа (штамп Управления делами, дата поступления документа, индекс документа);

о взятии документа на контроль - на бланке резолюции ставятся штампы "Контроль" или "Взять на контроль", а также "Подлежит возврату";

об исполнении документа и направлении его в дело - на нижнем левом поле первого листа документа (короткая справка о выполнении, если нет документа об исполнении, слова "В дело" и номер дела, в котором документ будет храниться, дата направления документа в дело, наименование и подпись исполнителя), например:

В дело

Вопрос решен положительно

в телефонном разговоре 05.03.05.

(Должность, инициалы, фамилия)

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

4.9.2. Отметка об исполнителе, содержащая фамилию, номер служебного телефона исполнителя, указывается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

4.9.3. Контроль по выполнению заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами и поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины, осуществляется согласно резолюции Председателя Совета министров, предусматривающей контрольные сроки, и с контрольно-регистрационной карточкой передается в управление контроля вместе с ксерокопией документа.

Срок подготовки проектов документов определяется с учетом того что:

- проекты решений или информация об их выполнении, касающиеся актов и поручений Президента Украины, которые направляются Кабинетом Министров Украины органам исполнительной власти, представляются в Кабинет Министров Украины за 10 дней до окончания месячного срока со дня подписания таких документов, если другой срок не указан в документе;

- запросы и обращения народных депутатов Украины, направленные Кабинетом Министров Украины, для принятия соответствующих мер, рассматриваются соответственно в 10- и 5-дневный срок после регистрации в Секретариате Кабинета Министров Украины;

- датой исполнения заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами, поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины, поручениями Премьер-министра Украины, считается дата регистрации проектов решений или ответов об их исполнении, которые направляются в Секретариат Кабинета Министров Украины.

4.10. Оформление ксерокопий документов

4.10.1. Ксерокопия документа снимается и выдается только с разрешения Министра Совета министров, его Первого заместителя или начальника управления по делопроизводству. Заверяются копии только тех документов, которые издаются в Управлении делами.

Во время решения вопросов о принятии граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, а также во время формирования личных дел работников Управления делами можно снимать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

4.10.2. Отметка "Копия" указывается в верхней части лицевой стороны первого листа документа.

Надпись о заверении документа состоит из слов "Копия верна", наименования должности, личной подписи лица, которое заверяет ксерокопию, его инициалов и фамилии, даты заверения ксерокопии и проставляется ниже реквизита "Подпись", например:

4.10.3. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах, текст бланков не воспроизводится, указывается лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс, должность лица, которое заверило копию, его подпись и дата заверения.

На копиях исходящих документов могут быть визы должностных лиц с которыми они согласованы, и визы исполнителей; надпись о заверении документа, заверенная печатью с наименованием Управления делами (негербовой) или его структурного подразделения (управления). Копия документа должна иметь все исправления, сделанные в оригинале.

4.11. Оформление приложений к документам

4.11.1. Приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. О наличии приложения указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Название приложения в тексте документа должно отвечать названию самого приложения.

4.11.2. Приложения к документам могут быть 3-х видов:

- приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительным документам);

- приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа;

- приложения, которые являются самостоятельными документами и отправляются с сопроводительным письмом.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

В распорядительном документе сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана научной организации труда (НОТ) в министерстве по форме, указанной в приложении 1".

Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот распорядительный документ, его дату и номер. Отметка делается на верхнем правом поле первого листа приложения, например:

В случае наличия нескольких приложений, на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак N перед цифровым обозначением не ставится.