Угода між Урядом України та Європейською Комісією про фінансування заходу "Підтримка громадянського суспільства та культури"

Уряд України (далі по тексту "Партнер"), представлений Міністерством економічного розвитку і торгівлі України,

з однієї сторони, та

Європейська Комісія (далі по тексту "Комісія"), що діє від імені Європейського Союзу (далі по тексту "ЄС"),

з іншої,

домовились про таке:

1.1. ЄС погоджується здійснити фінансування, а Партнер погоджується прийняти фінансування такого заходу:

Підтримка громадянського суспільства та культури ENI/2019/041-724

Цей захід фінансується з бюджету ЄС відповідно до такого основного акта: Європейський інструмент сусідства.

1.2. Загальна кошторисна вартість цього заходу становить 10000000 євро, а максимальний внесок з боку ЄС становить 10000000 євро.

1.3. Партнер не бере участі у співфінансуванні цього заходу.

2.1. Період виконання цієї Угоди про фінансування, як це визначено у статті 15 Додатку II (Загальні умови) починається з дати набрання чинності цією Угодою про фінансування та закінчується через 84 місяці після цієї дати.

2.2. Тривалість етапу практичної реалізації заходу становить 60 місяців.

2.3. Тривалість завершального етапу складає 24 місяці.

Усі повідомлення, що стосуються виконання цієї Угоди про фінансування, складаються у письмовому вигляді, повинні мати чітке посилання на цей захід, як визначено у статті 1.1 Особливих умов, і надсилаються на такі адреси:

a) Партнера

Степану Кубіву

Першому віце-прем’єр-міністру України -

Міністру економічного розвитку та торгівлі,

вул. М. Грушевського, 12/2,

Київ 01008, Україна

b) Комісії

Штефану Шльойнінгу

Керівнику Програм співробітництва,

Представництво Європейського Союзу в Україні

вул. Володимирська, 101,

Київ, 01033, Україна

Контактною особою Партнера, наділеною відповідними повноваженнями співпрацювати безпосередньо з Європейським бюро по боротьбі з шахрайством (OLAF) з метою підтримки оперативної діяльності бюро є:

Мері Акопян

Директор департаменту міжнародного співробітництва та європейської інтеграції

Міністерства внутрішніх справ України,

вул. Академіка Богомольця, 10

Київ, 01601, Україна

5.1. Ця Угода про фінансування складається з таких документів:

(a) Особливі умови;

(b) Додаток I: Технічні та адміністративні положення, в яких детально визначено цілі, очікувані результати, заходи, описано завдання щодо виконання бюджету, а також визначено бюджет цього Заходу;

(c) Додаток II: Загальні умови;

(d) Додаток III: Форма звітності - до цієї Угоди про фінансування не застосовується і до неї не включена;

(e) Додаток IV: Форма декларації управління - до цієї Угоди про фінансування не застосовується і до неї не включена.

5.2. У разі виникнення розбіжностей між положеннями Додатків і положеннями Особливих умов переважають положення Особливих умов. У разі виникнення розбіжностей між положеннями Додатку I (Технічні та адміністративні положення) і Додатку II (Загальні умови) переважають положення останнього.

Ця Угода про фінансування набирає чинності з дати її підписання останньою зі сторін.

Ця Угода укладена в Києві у двох примірниках англійською та українською мовами, при цьому один з примірників переданий Партнеру, а інший - Комісії. Обидва примірники є однаково автентичними. У разі виникнення розбіжностей щодо тлумачення цієї Угоди, текст англійською мовою має переважну силу.

1.1 Загальна мета, конкретні цілі, очікувані результати та орієнтовні заходи

Загальною метою заходу є підвищення життєздатності та спроможності ОГС і закладів культури сприяти розвитку підзвітних, прозорих та демократичних інституцій, соціальному та економічному розвитку, а також запобіганню насильницьким конфліктам.

Передбачено такі конкретні цілі:

1. Підвищити спроможність українських ОГС виконувати свої ролі як незалежних суб’єктів у секторах, визначених у Програмі стратегічної допомоги, Дорожній карті ЄС для взаємодії з громадянським суспільством в Україні на період 2018-2020 рр.;

2. Розвинути спроможність українського сектору культури і творчості та сприяти розвитку творчих і культурних діячів;

3. Забезпечити сталість сектору культури та творчості в Україні через рівний та прозорий доступ до державного фінансування, що здійснюється через Український культурний фонд.

Очікувані результати (результати під безпосереднім контролем Програми):

1. ОГС регулярно беруть участь у формуванні політики та реалізації загального процесу реформування;

2. Посилено спроможність закладів культури у сприянні соціальному та економічному розвитку;

3. Збільшено знання та спроможності державних зацікавлених сторін щодо надання грантів з державного бюджету громадянському суспільству та закладам культури, створено прозорі процедури для громадської підтримки за результатами пілотного заходу з Українським культурним фондом, забезпечено рівний доступ до державного фінансування, впроваджено гнучке реагування на потреби та пріоритети громадянського суспільства за допомогою державних фінансів.

Основні компоненти та заходи:

1. Компонент 1. Конкурс заявок для ОГС. У межах Програми надаватимуться гранти для сприяння та збереження значущої та структурованої участі ОГС у внутрішній політиці України, у циклі програмування ЄС та міжнародних процесах, включаючи, де це доречно, моніторинг розслідувань нападів на активістів та надання допомоги активістам, які перебувають у небезпеці. Конкретні пріоритетні сектори конкурсу заявок мають бути створені на основі існуючих політичних інструментів та залежно від конкретної політичної ситуації після завершення виборів в Україні. Окремим лотом буде грантова програма для системної підтримки долучення українських аналітичних центрів до процесів прийняття рішень у Брюсселі та країнах-членах ЄС через спеціальну платформу взаємодії.

2. Компонент 2. Конкурс заявок для закладів культури. У межах Програми надаватимуться гранти українським закладам культури для реалізації проектів співпраці в Україні. Проекти мають бути спрямовані на досягнення принаймні однієї з таких цілей:

• Дослідження різноманіття та сприяння міжкультурному діалогу через культурну діяльність;

• Стимулювання більшої участі громадськості у культурній діяльності;

• Заохочення до співпраці між організаціями громадянського суспільства, організаціями державного сектору та організаціями приватного сектору, що діють в секторах культури та творчості;

• Розвиток знань та спроможності закладів, що працюють у секторах культури та творчості;

• Підтримка охорони та відродження об’єктів культурної спадщини;

• Сприяння мобільності та спільній творчості з європейськими культурними закладами;

• Залучення недостатньо представлених або маргінальних груп, включаючи внутрішньо переміщених осіб та населення, що постраждало від конфлікту, до культурної діяльності;

• Створення контенту з метою сприяння критичному мисленню, розбудові миру, примиренню громад та демократичним цінностям.

3. Компонент 3. Підтримка для УКФ. Компонент, пов’язаний з підтримкою Українського культурного фонду, що фінансується державою, охоплюватиме три основні напрями діяльності:

• Законодавчий перегляд існуючих процедур для виявлення стримуючих факторів у наданні грантів з державного бюджету;

• Розробка єдиної платформи для надання, оцінки та управління державним фінансуванням (грантами) для всіх існуючих державних програм та інструментів;

• Навчання та сертифікація експертів з оцінки.

1.2 Логіка реалізації

Програма базуватиметься на досягненнях у роботі, розпочатій в межах попередніх ініціатив, та поточній підтримці у секторах громадянського суспільства та культури, яка зосереджується на реалізації статей Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії і їхніми державами-членами, з іншої сторони, пов’язаних з постійною підтримкою громадянського суспільства у його традиційній ролі контролера та каталізатора важливих реформ, а також статей, пов’язаних з підтримкою культури.

Створення прозорого механізму відбору для розподілу грантів за рахунок коштів державного бюджету через Український культурний фонд дозволить створити хороший практичний прецедент у країні для розподілу грантів державою й одночасно стимулюватиме розвиток культурного сектору. Цей досвід може бути також використаний і для інших державних фондів. У довгостроковій перспективі це сприятиме сталому розвитку ОГС, наданню конкурентних соціальних послуг та створенню кращих зв’язків між місцевою владою та громадянським суспільством у вирішенні спільних проблем.

Реалізація заходу дозволить вирішити проблеми у сфері громадянського суспільства та культури на декількох рівнях шляхом доповнення до програм, перелічених вище.

1.3 Інтеграція наскрізних питань

Цей захід торкається гендерних питань та прав дітей, соціально-економічних прав, стійкості та чутливості до конфліктів, прав людини та інших наскрізних питань.

Захід братиме до уваги гендерні аспекти шляхом, зокрема, визначення прав жінок і дітей як наскрізного питання у конкурсі заявок для ОГС. Заходи підтримки, спрямовані на культурний сектор, мають позитивно впливати на жінок, адже вони становлять більшість працюючих в цьому секторі. Захід також буде спрямований на подолання зміцнення гендерної нерівності та стереотипів шляхом впровадження підходу "Не завдай шкоди". Захід буде спрямований на впровадження багатосуб’єктних процесів для досягнення інклюзивного, сталого економічного розвитку в країні. Він також сприятиме інклюзивності, коли справа стосується внутрішньо переміщених осіб та населення, що постраждало від конфлікту, з метою примирення у суспільстві. Він підтримуватиме мобілізацію різних місцевих суб’єктів для здійснення спільних зусиль, спрямованих на досягнення інклюзивного та сталого розвитку.

Під час розробки конкретних конкурсів заявок використовуватиметься підхід, що ґрунтується на правах.

1.4 Внесок у досягнення ЦСР

Цей захід є релевантним до Порядку денного у сфері сталого розвитку до 2030 року. Він сприяє, передусім, прогресивному досягненню ЦСР "Гідна праця та економічне зростання" і "Мир, справедливість та сильні інституції", а також "Промисловість, інновації та інфраструктура", "Гендерна рівність", "Партнерство для досягнення цілей".

2.1 Механізми реалізації

Комісія забезпечуватиме дотримання відповідних правил та процедур ЄС щодо надання фінансування третім сторонам, включаючи процедури перевірки, де це необхідно, та відповідність заходу обмежувальним заходам ЄС.

2.1.1 Гранти: (пряме управління)

(a) Мета гранту (грантів)

- Гранти на сприяння значущій та структурованій участі ОГС у внутрішній політиці України;

- Гранти на системну підтримку українських аналітичних центрів;

- Гранти на розвиток спроможності культурних закладів.

(b) Тип заявників

Конкурс буде спрямований на юридичних осіб, що належать до таких категорій:

- організації громадянського суспільства;

- бюджетні установи;

- місцеві органи влади;

- аналітичні центри;

- навчальні заклади.

2.1.2 Закупівлі (пряме управління)

Закупівлі сприятимуть досягненню конкретної мети та результатів, описаних у розділі 1.1 в межах компонента 3.

2.2 Застосування критеріїв відповідності за географічною ознакою під час проведення закупівель та надання грантів

Застосовуватимуться критерії відповідності за географічною ознакою, тобто за місцем реєстрації заявників для участі у процедурах закупівель та надання грантів, а також стосовно країни походження товарів, закупівля яких здійснюється відповідно до положень основного акта та умов відповідних договірних документів.

2.3 Орієнтовний бюджет

2.4 Організаційна схема та розподіл обов’язків

Компонент гранту не потребуватиме додаткових організаційних заходів, тоді як реалізацією проекту підтримки Українського культурного фонду додатково займатиметься Керівний комітет, що відповідає за здійснення нагляду за проектом.

2.5 Моніторинг ефективності та звітність щодо результатів

Щоденний технічний і фінансовий моніторинг виконання заходу є постійним процесом, що входить до кола відповідальності виконавця заходу. З цією метою виконавець, який відповідає за компонент технічної допомоги, має створити постійну систему внутрішнього, технічного і фінансового моніторингу заходу, а також складати регулярні звіти про хід виконання робіт (як мінімум щорічні) та підсумкові звіти. Кожен звіт повинен містити детальний опис реалізації заходу, труднощі, з якими довелося зіткнутися, внесені зміни, а також ступінь досягнення результатів (практичні результати та наслідки реалізації), шляхом порівняння з відповідними показниками, використовуючи для цього логічну матрицю (для проектів) або стратегію партнера, політику чи план дій з реформування (для бюджетної підтримки).

Потрібно брати до уваги індикатори ЦСР і, якщо застосовуються, будь-які спільно узгоджені показники, наприклад ті, що передбачені Спільним програмним документом.

Звіт має бути викладений таким чином, щоб з його допомогою можна було здійснювати моніторинг передбачених та використаних засобів, а також використання бюджету. Заключний звіт, описовий та фінансовий, має охоплювати весь період реалізації заходу.

Комісія може здійснювати додаткові візити для моніторингу виконання проекту як через своїх власних співробітників, так і через незалежних консультантів, найнятих безпосередньо Комісією для незалежних моніторингових оглядів (або відібраних відповідальним агентом, найнятим Комісією для здійснення таких оглядів).

2.6 Підсумкова оцінка

З огляду на важливість заходу, заключне оцінювання реалізації цього заходу або його компонентів здійснюватиметься незалежними консультантами, найнятими Комісією.

Воно проводитиметься для цілей підзвітності та дослідження на різних рівнях (у тому числі для перегляду політики), враховуючи, зокрема, те, що платформа оцінки та управління грантами для Українського культурного фонду має служити пілотною дією, яка, як очікується, буде розширена на інші інструменти розподілу грантів, що фінансуються державою, в Україні.

Комісія повинна інформувати виконавця заздалегідь принаймні за 14 днів до дати проведення оцінювання. Виконавець повинен дієво та ефективно співпрацювати з експертами, які проводитимуть оцінювання, та, поміж іншим, надавати їм всю необхідну інформацію та документацію, а також доступ до відповідних приміщень та місць здійснення проектної діяльності.

Звіти про результати оцінювання мають бути надані країні-партнеру та іншим ключовим зацікавленим сторонам. Виконавець заходу та Комісія повинні проаналізувати висновки та рекомендації, складені за результатами оцінювання, та у необхідних випадках, за погодженням з країною-партнером, спільно прийняти рішення щодо подальших дій та будь-яких необхідних поправок, у тому числі, якщо це зазначено, про переорієнтацію проекту.

Для послуг з оцінювання може бути укладений рамковий контракт.

2.7 Аудит

Без обмеження прав щодо зобов’язань за контрактами, укладеними для реалізації цього заходу, Комісія має право на підставі результатів оцінки ризиків укладати контракти на проведення незалежного аудиту або перевірки витрат по відношенню до одного або кількох контрактів або договорів.

Передбачається, що для послуг з аудиту може бути укладений рамковий контракт.

2.8 Інформаційна взаємодія та забезпечення публічності

Інформаційна взаємодія і забезпечення публічності ЄС є встановленим законом зобов’язанням для всіх зовнішніх заходів, що фінансуються ЄС.

Цей захід передбачає дії щодо інформаційної взаємодії і забезпечення публічності, які будуть базуватись на відповідному Плані заходів з інформаційної взаємодії та забезпечення публічності. Зазначений план буде розроблено на початку реалізації заходу.

Що стосується встановлених законом зобов’язань у сфері інформаційної взаємодії та забезпечення публічності, зазначені заходи мають здійснюватись Комісією, країною-партнером (наприклад, стосовно реформ, що здійснюються за рахунок бюджетної підтримки), підрядниками, бенефіціарами грантів та/або уповноваженими організаціями. Належні договірні зобов’язання мають бути включені, відповідно, в угоду про фінансування, контракти про закупівлі та надання грантів та угоди про делегування повноважень.

Для розроблення Плану заходів з інформаційної взаємодії та забезпечення публічності Проекту мають використовуватися Вимоги щодо інформаційної взаємодії та забезпечення публічності зовнішніх заходів ЄС, а також передбачено відповідні договірні зобов’язання.

Частина перша: Положення, які застосовуються до заходів, в яких Партнер виступає Підрядним органом

Стаття 1 - Загальні принципи

Стаття 2 - Строки підписання контрактів і договорів Партнером

Стаття 4 - Часткове делегування повноважень

Стаття 5 - Компонент Кошторису програми, в якому Партнер є розпорядником коштів

Стаття 6 - Спільний фонд, яким керує Партнер

Стаття 7 - Публікація Партнером інформації щодо контрактів на закупівлю та надання грантів

Стаття 8 - Стягнення коштів

Стаття 9 - Фінансові претензії за контрактами на закупівлю та грантовими контрактами

Стаття 10 - Перевищення витрат та шляхи їхнього фінансування

Частина друга: Положення, які застосовуються до бюджетної підтримки

Стаття 11 - Діалог з питань імплементації

Стаття 12 - Перевірка виконання умов та порядок виплат

Стаття 13 - Прозорість бюджетної підтримки

Стаття 14 - Стягнення коштів бюджетної підтримки

Частина третя: Положення, які застосовуються до цього заходу у цілому незалежно від способу управління

Стаття 15 - Період виконання та строки укладання договорів

Стаття 16 - Заходи контролю та перевірки, що проводяться Комісією, Європейським бюро по боротьбі з шахрайством (OLAF), та Європейським судом аудиторів

Стаття 17 - Завдання Партнера щодо боротьби з порушеннями, шахрайством і корупцією

Стаття 18 - Призупинення платежів

Стаття 19 - Розподіл коштів, стягнутих Комісією, для заходу

Стаття 20 - Право на заснування та проживання

Стаття 21 - Податкові та митні положення; обмін валюти

Стаття 22 - Конфіденційність

Стаття 23 - Використання результатів досліджень

Стаття 24 - Консультації між Комісією та Партнером

Стаття 25 - Внесення змін до Угоди про фінансування

Стаття 26 - Призупинення дії Угоди про фінансування

Стаття 27 - Припинення дії Угоди про фінансування

Стаття 28 - Порядок вирішення спірних питань

1.1 Частина перша визначає завдання, покладені на Партнера в рамках непрямого управління, як описано у Додатку I (Технічні та адміністративні положення), а також права й обов’язки Партнера та Комісії щодо виконання цих завдань.

Частина перша охоплює завдання, які відносяться виключно до внеску ЄС чи до поєднання внеску ЄС з коштами Партнера чи третьої сторони у разі реалізації співфінансованих програм, тобто злиття коштів у спільному фонді. Ці завдання включають проведення Партнером як підрядним органом процедур спрямованих на укладання контрактів на закупівлю, грантових контрактів та договорів про внесок-1, а також укладання, підписання та виконання контрактів на закупівлю, грантових контрактів та договорів про внесок за результатами проведених процедур. Що стосується термінів, які вживаються у Частині першій цієї Угоди про фінансування, будь-які посилання на грантові контракти включають також договорів про внесок, а посилання на одержувачів грантів включають також організації, з якими підписуються договори про внесок.

Призначення установ, які є державними органами влади Партнера, і на які покладається виконання завдань у відповідності до Додатку I (Технічні та адміністративні положення), не вважається делегуванням виконання завдань. Такі установи повинні поважати права та обов’язки викладені у Частині I, яка стосується Партнера як Підрядного органу, а Партнер несе повну відповідальність за виконання обов’язків, визначених цією Угодою про фінансування. Посилання на Партнера в тексті Угоди про фінансування стосуються також цих установ.

Партнер виступає Підрядним органом в рамках часткового делегування повноважень за винятком випадків, коли вона є розпорядником коштів за кошторисами програм чи керуючим спільним фондом:

- у випадку часткового делегування, Партнер виступає Підрядним органом і укладає контракти на закупівлю чи грантові контракти, а попередній контроль за відповідністю всіх процедур закупівлі чи надання грантів та здійснення платежів підрядникам та одержувачам грантів здійснюються Комісією.

- у випадку коли Партнер є розпорядником коштів за компонентом кошторисів програм, Партнер виступає Підрядним органом і проводить закупівлю товарів і послуг, а також надає гранти, причому контракти менше визначеної вартості можуть укладатися без проведення Комісією попереднього контролю за відповідністю чи його проведення за скороченою процедурою, та здійснює платежі підрядникам та одержувачам грантів, а також в рамках витрат на власний персонал.

- у випадку коли Партнер управляє спільним фондом, Партнер виступає Підрядним органом і проводить закупівлю товарів і послуг, а також надає гранти, без проведення Комісією попереднього контролю за дотриманням процедур та здійснює платежі підрядникам та одержувачам грантів.

Якщо Партнер є країною АКТ (група країн Африки, Карибського басейну і Тихоокеанського регіону), а проект фінансується Європейським фондом розвитку (ЄФР) відповідно до положень Статті 1.1 Особливих умов, то на Партнера покладається виконання завдань, наведених у пп. (c)-(k) шостого абзацу Статті 35(1) та Статті 35(2) Додатку IV до Угоди про партнерство між країнами АКТ та Європейським Співтовариством.

Якщо Партнер є країною ЗКТ (заморські країни та території), а захід фінансується Європейським фондом розвитку (ЄФР) відповідно до положень Статті 1.1 Особливих умов, то на Партнера покладається виконання завдань, наведених у Статті 86(3) Рішення ради ЄС 2013/755/EU від 25 листопада 2013 року щодо асоціації заморських країн і територій з Європейським Союзом.

1.2 Партнер продовжує нести відповідальність за виконання зобов’язань, передбачених цією Угодою про фінансування, навіть якщо до здійснення певних завдань будуть залучатись установи, визначені у Додатку I (Технічні та адміністративні положення). Комісія, зокрема, залишає за собою право призупиняти платежі, призупиняти та/або припиняти дію цієї Угоди про фінансування з огляду на дії, відсутність дій та/або становище будь-якого призначеного суб’єкта.

1.3 Партнер повинен створити та забезпечити функціонування ефективної та продуктивної системи внутрішнього контролю. Партнер повинен дотримуватись принципів раціонального управління фінансами, прозорості, недискримінації, забезпечення публічності участі Європейського Союзу у реалізації заходу, а також уникати ситуацій, що призводять до конфлікту інтересів.

Конфлікт інтересів має місце у випадку, коли неупереджене та об’єктивне виконання своїх обов’язків тією чи іншою відповідальною особою ставиться під загрозу з причин сімейного, емоційного характеру, політичних чи національних уподобань, економічних інтересів та будь-якої прямої чи непрямої особистої зацікавленості.

Внутрішня система контролю - це процес, який має на меті достатньою мірою гарантувати ефективність, продуктивність та економічність заходів, достовірність звітів, захищеність активів та інформації, запобігання шахрайству і порушенням, їхнє виявлення та усунення, належне управління ризиками, пов’язаними з законністю та відповідністю встановленим нормам фінансових операцій, беручи до уваги багаторічний характер заходів, а також призначення відповідних платежів.

Зокрема, якщо Партнером здійснюються платежі як розпорядником коштів за окремими компонентами кошторису програми чи в рамках управління спільним фондом, який керується Партнером, то функції із ухвалення платежів та їхнього обліку мають бути відокремлені і несумісними, причому Партнер повинен використовувати систему бухгалтерського обліку, яка надає точну, повну, достовірну та актуальну інформацію.

1.4 За винятком випадків, коли Партнер застосовує свої власні процедури та стандартні документи для проведення закупівель та надання грантів (в тому числі у спільному фонді, який керується Партнером, за погодженням із донорами, які роблять внесок до спільного фонду), Партнер повинен проводити процедури закупівлі та надання грантів і укладати за їх результатами контракти та договори мовою цієї Угоди про фінансування.

1.5 Партнер повинен вжити усіх необхідних заходів для забезпечення публічності фінансування Європейським Союзом діяльності заходів, виконання яких покладено на Партнера, чи інших заходів у рамках даного проекту. Заходи із забезпечення публічності повинні бути визначені у Додатку I (Технічні та адміністративні положення) або погоджені між Партнером та Комісією пізніше.

Ці заходи інформаційного забезпечення мають відповідати змісту вимог щодо інформаційного забезпечення та публічності щодо зовнішніх дій ЄС, затвердженого та опублікованого Комісією, чинного на момент проведення зазначених заходів.

1.6 В рамках часткового делегування повноважень та коли Партнер є розпорядником коштів за окремими компонентом кошторису програми, Партнер повинен зберігати усі відповідні фінансові та договірні підтверджувальні документи з дати вступу в силу цієї Угоди про фінансування чи з більш ранньої дати, передбаченої як дата початку санкціонованих видатків у Статті 6 Особливих умов, протягом 5 років після завершення періоду виконання; зокрема, йдеться про такі документи:

Процедури закупівлі:

a. попереднє оголошення про закупівлю з підтвердженням публікації оголошення про закупівлі з усіма змінами;

b. призначення членів комітету з відбору пропозицій;

c. звіт про проведення процедури відбору (разом з додатками) та заявами;

d. підтвердження публікації оголошення про процедуру відбору;

e. листи до учасників, які були відсіяні за результатами процедури відбору;

f. запрошення до участі у конкурсних торгах до відібраних учасників чи еквівалент;

g. документація конкурсних торгів, включаючи додатки до неї, пояснення, протоколи зборів, підтвердження публікації;

h. призначення членів комітету з оцінки пропозицій конкурсних торгів;

i. звіт про розкриття пропозицій конкурсних торгів, включаючи додатки;

j. звіт про оцінку пропозицій конкурсних торгів / переговори, включаючи додатки та отримані пропозиції конкурсних торгів-2;

k. лист-повідомлення;

l. супровідна документація;

m. супровідний лист, яким надсилається договір;

n. листи учасникам конкурсних торгів, пропозиції яких були відхилені;

o. повідомлення про визначення переможця / скасування конкурсних торгів, у тому числі підтвердження про публікацію;

p. підписані контракти, поправки до них, доповнення та відповідна кореспонденція

Конкурс заявок чи пряме надання грантів:

a. призначення членів комітету з оцінки пропозицій;

b. звіт про розкриття пропозицій та адміністративний звіт, включаючи додатки та отримані заяви- 3;

c. листи до учасників, заяви яких пройшли відбір чи були відхилені, за результатами оцінки проектних записок;

d. звіт про проведення оцінки проектних записок;

e. звіт з оцінки заяви у повному обсязі чи звіт про проведення переговорів, з відповідними додатками;

f. документи щодо перевірки на предмет відповідності встановленим критеріям та супровідні документи;

g. листи до учасників, заяви яких пройшли відбір чи були відхилені, відповідно, разом із затвердженим резервним списком за результатами оцінки заяв у повному обсязі;

h. супровідний лист до грантового контракту;

i. повідомлення про визначення переможця/скасування конкурсу із підтвердженням публікації;

j. підписані контракти, зміни до них, доповнення та відповідна кореспонденція.

1.7 Партнер повинен забезпечити належний захист персональних даних. Персональні дані означають будь-яку інформацію, що стосується тієї чи іншої фізичної особи, особу якої встановлено чи можна встановити.

Персональні дані мають:

- оброблюватись законним, справедливим та прозорим чином по відношенню до суб’єкта даних;

- збиратись у чітко встановлених, зрозумілих та законних цілях і не використовуватись у інший спосіб, який не відповідає цим цілям;

- повністю відповідати цілям, для яких проходить їхня обробка, та обмежуватись необхідним обсягом для досягнення цих цілей;

- бути точними та оновлюватись у разі необхідності;

- оброблюватись у спосіб, яким забезпечується відповідна безпека персональних даних;

- зберігатись у формі, яка дозволяє ідентифікацію суб’єктів даних тільки протягом періоду, який необхідний для досягнення цілей, для яких проходить їхня обробка. Персональні дані, передбачені документами, які мають зберігатися Партнером у відповідності до Статті 16.1, знищуються у строки встановлені Статтею 16.1.

Будь-яка операція з персональними даними, така як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування чи зміна, поновлення, ознайомлення, використання, поширення, видалення та знищення повинна відбуватись у відповідності до законодавства та нормативних актів Партнера і виконуватись тільки в межах необхідних для виконання цієї Угоди про фінансування.

Зокрема, Партнер повинен вжити відповідних заходів безпеки технічного та організаційного характеру з урахуванням ризиків, пов’язаних з такою операцією і характером інформації, що стосується даної фізичної особи, таким чином, щоб:

a) запобігти отриманню несанкціонованого доступу до комп’ютерних систем, за допомогою яких здійснюються вищезазначені операції, будь-якою особою та, зокрема, несанкціонованому перегляду, копіюванню, внесенню змін чи видаленню засобів зберігання даних; а також несанкціонованому введенню даних, будь-якому несанкціонованому розкриттю, зміні чи видаленню записаної інформації.

b) забезпечити доступ авторизованих користувачів автоматизованих систем, які використовуються для обробки персональних даних, лише до інформації, на яку поширюється їхнє право доступу.

c) Побудувати внутрішню організаційну структуру таким чином, щоб вона відповідала вищенаведеним вимогам.

2.1 Контракти на закупівлю та грантові контракти повинні бути підписані під час етапу практичної реалізації цієї Угоди про фінансування.

У випадку реалізації заходів, які фінансуються кількома донорами, контракти на закупівлю та грантові контракти повинні укладатися до останньої дати для укладання контрактів, яка зазначена в Особливих умовах чи описі відповідного компоненту кошторису програми.

У випадку реалізації заходів, які не фінансуються кількома донорами, контракти на закупівлю та грантові контракти повинні укладатися не пізніше ніж через три роки після набрання чинності Угодою про фінансування.

Додаткові контракти на закупівлю та грантові контракти, які укладаються у відповідності до Додаткової угоди до цієї Угоди про фінансування, яка передбачає збільшення внеску ЄС, повинні бути підписані не пізніше ніж через три роки після набрання чинності Додатковою угодою до цієї Угоди про фінансування, чи у випадку заходів, які фінансуються кількома донорами, до визначеної останньої дати для укладання контрактів для додаткового внеску ЄС.

Трирічний строк для заходів, які не фінансуються кількома донорами, не може бути подовжено, проектів за виключенням заходів, які фінансуються з Європейського фонду розвитку. У цих випадках, можливість подовження повинна бути передбачена у Статті 6 Особливих умов.

2.2 Проте наведені нижче акти можуть бути підписані у будь-який час протягом етапу практичної реалізації:

a) зміни до вже підписаних контрактів на закупівлю і грантових контрактів;

b) окремі контракти на закупівлю, які повинні бути укладені після дострокового припинення дії існуючих контрактів на закупівлю;

c) контракти для проведення аудиту чи оцінки, які можуть також бути підписані під час завершального етапу.

d) поточні витрати зазначені у статті 5.1.

2.3 Залишки коштів, передбачених для фінансування покладених на Партнера заходів, для виконання яких не було підписано в установленому порядку жодних контрактів, анулюються Комісією після закінчення термінів, передбачених у Статті 2.1.

2.4 Таке анулювання коштів не застосовується до коштів, передбачених для проведення аудиту чи оцінки у відповідності до пункту c) Статті 2.2 та поточні витрати зазначених у пункті d) Статті 2.2. Так само анулювання коштів не застосовуються до залишків коштів резерву на покриття надзвичайних потреб чи коштів, звільнених після дострокового припинення договору у відповідності до пункту b) Статті 2.2, які можуть використовуватись для фінансування контрактів, на які міститься посилання у Статті 2.2.

3.1 Заборона фінансування

3.1.1 Під час застосування процедур та стандартних документів укладених та оприлюднених Комісією для укладання контрактів на закупівлю та грантових контрактів, Партнер повинен забезпечити, що жоден контракт на закупівлю чи грантовий контракт, який фінансується ЄС, не укладається з економічним оператором чи учасником конкурсів на отримання грантів, який як юридична особа чи в особі фізичної особи, яка має право представляти, приймати рішення чи контролювати цю юридичну особу, знаходиться в одній з ситуацій, які призводять до заборони фінансування у відповідності до процедур та стандартних документів Комісії.

3.1.2 Під час застосування власних процедур та стандартних документів для проведення закупівель та надання грантів (в тому числі для спільного фонду, який керується Партнером, за погодженням з донорами, які зробили внесок до спільного фонду), Партнер повинен вжити заходів з дотриманням вимог національного законодавства для запобігання укладання контрактів на закупівлю чи грантових контрактів, які фінансуються ЄС, з економічними операторами чи учасниками конкурсів на отримання грантів, якщо Партнеру стає відомо, що ця юридична особа: