Угода між Урядом України та Європейською Комісією про фінансування заходу «U-LEAD з Європою: Програма для України з розширення прав і можливостей на місцевому рівні, підзвітності та розвитку - друга фаза»

Уряд України (далі по тексту "Партнер"), представлений Міністерством регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України,

з однієї сторони, та

Європейська Комісія (далі по тексту "Комісія"), що діє від імені Європейського Союзу (далі по тексту "ЄС"),

з іншої сторони,

домовились про таке:

1.1. ЄС погоджується здійснити фінансування, а Партнер погоджується прийняти фінансування такого заходу:

U-LEAD з Європою: Програма для України з розширення прав і можливостей на місцевому рівні, підзвітності та розвитку - друга фаза ENI/2019/041-703

Цей захід фінансується з бюджету ЄС відповідно до такого основного акта: Європейський інструмент сусідства.

1.2. Загальна кошторисна вартість цього заходу становить 40000000 євро, а максимальний внесок з боку ЄС становить 40000000 євро.

1.3. Партнер не бере участі у співфінансуванні цього заходу.

2.1. Період виконання цієї Угоди про фінансування, як це визначено у статті 15 Додатка II (Загальні умови) починається з дати набрання чинності цією Угодою про фінансування та закінчується через 78 місяців після цієї дати

2.2. Тривалість етапу практичної реалізації заходу становить 54 місяці.

2.3. Тривалість завершального етапу складає 24 місяці.

Усі повідомлення, що стосуються виконання цієї Угоди про фінансування, складаються у письмовому вигляді, повинні мати чітке посилання на цей захід, як визначено у статті 1.1 Особливих умов, і надсилаються на такі адреси:

a) Партнера

Геннадію Зубку

Віце-прем’єр-міністру України -

Міністру регіонального розвитку, будівництва

та житлово-комунального господарства України

Степану Кубіву

Першому віце-прем’єр-міністру України -

Міністру економічного розвитку та торгівлі,

вул. М. Грушевського, 12/2,

Київ 01008, Україна

b) Комісії

Штефану Шльойнінгу

Керівнику Програм співробітництва,

Представництво Європейського Союзу в Україні

вул. Володимирська, 101,

Київ, 01033, Україна

Контактною особою Партнера, наділеною відповідними повноваженнями співпрацювати безпосередньо з Європейським бюро по боротьбі з шахрайством (OLAF) з метою підтримки оперативної діяльності бюро є:

Мері Акопян

Директор департаменту міжнародного співробітництва та європейської інтеграції

Міністерства внутрішніх справ України,

вул. Академіка Богомольця, 10

Київ, 01601, Україна

5.1. Ця Угода про фінансування складається з таких документів:

(a) Особливі умови;

(b) Додаток I: Технічні та адміністративні положення, в яких детально визначено цілі, очікувані результати, заходи, описано завдання щодо виконання бюджету, а також визначено бюджет цього Заходу;

(c) Додаток II: Загальні умови;

(d) Додаток III: Форма звітності - до цієї Угоди про фінансування не застосовується і до неї не включена;

(e) Додаток IV: Форма декларації управління - до цієї Угоди про фінансування не застосовується і до неї не включена.

5.2. У разі виникнення розбіжностей між положеннями Додатків і положеннями Особливих умов переважають положення Особливих умов. У разі виникнення розбіжностей між положеннями Додатка I (Технічні та адміністративні положення) і Додатка II (Загальні умови) переважають положення останнього.

6.1 Статті 18, 19, 25.3, 25.4 та 25.5 не застосовуються до заходів, виконання яких доручено організації згідно з Додатком I до цієї Угоди про фінансування.

6.2 У випадках, коли Партнер є співвиконавцем чи отримує грант від міжнародної організації чи агентства допомоги, якому Комісія доручила виконання цього заходу, застосовуються статті 1.3, 1.5, 1.6, 8.2, 8.3, 8.4 та 8.5 Загальних умов як до заходів Партнера, які фінансуються ЄС.

Ця Угода про фінансування набирає чинності з дати її підписання останньою зі сторін.

Ця Угода укладена в Києві у двох примірниках українською та англійською мовами, при цьому один з примірників переданий Партнеру, а інший - Комісії. Обидва примірники є однаково автентичними. У разі виникнення розбіжностей щодо тлумачення цієї Угоди, текст англійською мовою має переважну силу.

1.1 Цілі/результати

Загальна мета:

Загальна мета програми полягає у подальшому розвитку багаторівневого врядування в Україні, яке буде прозорим, підзвітним і реагуватиме на потреби населення.

Конкретні цілі:

Розвиток спроможностей ключових учасників програми на національному, регіональному та місцевому рівнях для подальшого впровадження децентралізації та відповідної регіональної політики в Україні, а також сприяння визначенню функцій для кожного рівня влади в окремих сферах політики.

Очікувані результати:

Р1 Окремі секторальні реформи краще узгоджуються з загальним процесом децентралізації;

Р2 Усі громадяни краще обізнані щодо багаторівневого врядування, реформи децентралізації та регіональної політики;

Р3 Відповідні суб’єкти та державні посадові особи на різних рівнях влади набули чи посилили свої компетенції, що відповідають їхнім ролям у процесі децентралізації та в регіональній політиці;

Р4 Посилені вертикальні та горизонтальні координаційні механізми для впровадження реформи децентралізації та відповідної регіональної політики.

Основні компоненти та заходи

Удосконалення процесу формування політики та розширення спроможностей для ефективного багаторівневого управління й стимулювання реалізації реформи децентралізації (консультації і розвиток напрямку, що розробляються і надаються з урахуванням гендерних аспектів)

А1. Підтримка Кабінету Міністрів України, Міністерству регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства та міністерствам, відповідальним за управління та моніторинг реформи децентралізації в Україні;

А2. Тематичні консультації з широкого спектру питань, пов’язаних з багаторівневим врядуванням, таких як складання переліку функцій та завдань, об’єднання муніципалітетів, децентралізація, надання муніципальних послуг та місцевий і регіональний розвиток, розроблених залежно від рівня органу державного управління (державний рівень, обласний рівень, районний рівень, рівень громад), який потребує тематичної підтримки;

А3. Підтримка підвищення обізнаності, покращення комунікації та консультаційного діалогу з громадянами та іншими зацікавленими сторонами (економічними та соціальними партнерами, громадянським суспільством, аналітичними центрами, асоціаціями, університетами тощо) у процесі розробки та впровадження політики.

А4. Розвиток спроможності державних адміністрацій на центральному та регіональному рівнях шляхом проведення експертних консультацій, тренінгів, семінарів, навчальних візитів, літніх шкіл, наставництва, коучингу та/або інших форм передачі та розвитку знань;

А5. Навчання та інші форми розвитку спроможності для підтримки професійної освіти (наприклад, експертні консультації, тренінги, семінари, навчальні візити, літні курси, наставництво, коучинг та/або інші форми передачі та розвитку знань) для відповідних суб’єктів та місцевих органів влади до та після об’єднання на відповідні теми (наприклад, стратегічне планування, управління людськими ресурсами та муніципальними фінансами, гендерно-чутливе планування та бюджетування, комунікація та залучення громадян, управління освітою та охороною здоров’я на місцевому рівні, стимулювання економічного розвитку та соціального згуртування тощо), використовуючи також пакетні рішення та рішення зі змішаного навчання, якщо це буде необхідно і можливо;

А6. Підтримка платформ для горизонтальних обмінів, мереж і навчання між практикуючими спеціалістами, включаючи сприяння контактам з місцевими адміністраціями та суб’єктами в ЄС.

1.2 Логіка реалізації

Програма поділяється на два основних компонента відповідно до конкретних цілей. Перший та другий компоненти охоплюватимуть зусилля з координації та розвитку спроможностей як на вертикальному, так і на горизонтальному рівнях від центрального органу/секретаріату з децентралізації, включаючи Кабінет Міністрів України та міністерства, відповідальні за стратегічне планування, управління та моніторинг реформ децентралізації й відповідну регіональну політику в Україні, а також інші галузеві міністерства до рівняобласті, району та громади. Географічне охоплення - всі 24 регіони України.

Загальну оперативну координацію програми забезпечуватиме один із партнерів-виконавців і вона включатиме загальне представництво (у тому числі заходи щодо забезпечення публічності) та координацію діяльності з метою забезпечення ефективності та узгодженості загального підходу до реалізації програми. Передбачається, що політичний нагляд та координація з іншими міжнародними донорами та зацікавленими сторонами у сфері децентралізації здійснюватимуться через Керівний Комітет з урахуванням рекомендацій центрального органу/секретаріату з децентралізації, який включатиме представників українського уряду, держав - членів ЄС, міжнародних донорів, міжнародних організацій та органів місцевого самоврядування.

1.3 Гендерна рівність

Ця програма стосується важливих наскрізних питань, що стосуються впливу децентралізації в Україні на громади меншин, а також зміцнення гендерної рівності. Що стосується меншин, ситуація національних меншин оцінюватиметься у контексті процесу об’єднання міст, і під час реалізації програми використовуватимуться спеціальні інформаційні матеріали, а також навчальні заходи для представників органів місцевого самоврядування з цих населених пунктів для забезпечення того, щоб ці громади не залишилися поза реформою.

Стосовно зміцнення гендерної рівності, збиратимуться актуальні гендерні дані, диференційовані за статтю, і гендерні аспекти будуть інтегровані у заходи, спрямовані на розвиток спроможностей, що здійснюватимуться в межах програми. Відбір учасників тренінгів здійснюватиметься з акцентом на гендерну рівність. Зміцнення гендерної рівності також забезпечуватиметься через удосконалення процесу надання адміністративних послуг та розробку подальшої законодавчої бази для реформи. Гендерно-чутливе бюджетування під час тренінгів для муніципальних експертів з фінансів та впровадження модулів, сконцентрованих на розширенні можливостей жінок у керівництві муніципалітетами, забезпечить стійке сприяння гендерній рівності та інтеграції більшої кількості жінок у місцеву політику. Програма також буде спрямована на подолання зміцнення гендерної нерівності та стереотипів шляхом впровадження підходу "Не завдай шкоди".

Пропонуючи грантові угоди організаціям громадянського суспільства, цей захід сприятиме участі громадян у розвитку громад для сприяння просуванню ефективного управління. Це включає приділення особливої уваги участі жінок та молоді у прийнятті рішень у громадах. Захід має й надалі впроваджуватись у регіонах, що постраждали від конфлікту, з метою розвитку та сприяння конструктивним відносинам між громадянами та урядом у цих регіонах. Кожен регіональний центр, який безпосередньо здійснює підтримку процесу об’єднання у відповідних регіонах, визначає особливі потреби внутрішньо переміщених осіб, підтримка яким надається в межах інших проектів ЄС, і застосовує підхід, чутливий до поточного конфлікту.

1.4 Внесок у досягнення ЦСР

Цей захід стосується Порядку денного до 2030 року. Реалізація сприяє досягненню широкого кола ЦСР та конкретних показників ЦСР України. Найбільш актуальні ЦСР:

ЦСР 10: Скорочення нерівності

10.3 Забезпечення доступу до соціальних послуг

Через серію семінарів на тему міжмуніципального співробітництва та обмін передовим досвідом (наприклад, покращення процесу надання послуг та доступу до медичних послуг) ця програма активно сприятиме міжмуніципальному співробітництву між містами України, забезпечуючи регулярний обмін думками з відповідної теми, що включає краще надання соціальних послуг. Крім того, заходи, спрямовані на розвиток спроможностей органів місцевого самоврядування та місцевих надавачів послуг первинної медичної допомоги, сприяють оптимізації мереж закладів та покращенню доступу до якісної первинної медичної допомоги, особливо у сільській місцевості.

ЦСР 11: Сталий розвиток міст та громад

11.2 Забезпечення розвитку населених пунктів і територій виключно на основі інтегрованого планування та управління за участі громадськості

Через конференції та семінари ця програма сприятиме досягненню цієї ЦСР, зосереджуючись на інвестиційних можливостях у сільській місцевості та транскордонних ініціативах, де учасники зможуть обмінятися ідеями щодо сільського господарства, туризму, енергоефективності, управління людськими ресурсами та розвитку інфраструктури. Безпосередня підтримка надаватиметься також для інтегрованого планування та спільного управління, включаючи участь ОГС та громадян у розвитку своїх громад.

ЦСР 16: Мир, справедливість і сильні інституції

16.6 Підвищення ефективності органів державної влади та місцевого самоврядування

Програма сприятиме активній участі громадян у прийнятті рішень на місцевому рівні, а також орієнтує роботу місцевих адміністрацій на потреби та вимоги громадян. Цільові заходи у сферах управління державними фінансами, формування політики на основі фактичних даних, доступу до міжнародних фондів та залучення громадськості сприятимуть прозорості та підзвітності у місцевому управлінні. Сюди входить навчання з питань етики та сприяння прозорості процесів публічних закупівель. В цілому, всі заходи щодо розвитку спроможностей спрямовані на підвищення ефективності роботи органів державної влади та місцевого самоврядування стосовно їхніх внутрішніх процедур та послуг для громадськості.

2.1 Механізми реалізації

Комісія забезпечуватиме дотримання відповідних правил та процедур ЄС щодо надання фінансування третім сторонам, включаючи процедури перевірки, де це необхідно, та відповідність програми обмежувальним заходам ЄС-1.

2.1.1 Непряме управління з Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit GmbH (GIZ)

Частина цієї програми може бути реалізована при непрямому управлінні з GIZ. Ця реалізація стосується компонента 1 цієї програми. Передбаченого суб’єкта було обрано на основі таких критеріїв:

Загальновизнаний досвід успішної роботи у світовому масштабі, у регіоні Східного партнерства та в Україні над усіма аспектами децентралізації, регіонального розвитку, місцевого самоврядування та управління державними фінансами, включаючи систему місцевого оподаткування; значний досвід на регіональному та місцевому рівнях на всій території Україні, а також наявність мережі з багатьма працівниками в країні; досвід реалізації подібних заходів в режимі непрямого управління; управлінські та логістичні спроможності.

GIZ, як організація держави - члена ЄС, може ефективно співпрацювати з партнерами та сприяти політичному діалогу з урахуванням політичної чутливості реформи децентралізації та узгодження з європейськими стандартами місцевого самоврядування. GIZ має визнані технічні та фінансові можливості для управління процесом реформ.

У разі необхідності заміни передбаченого суб’єкта, служби Європейської Комісії можуть обрати іншого суб’єкта, використовуючи ті самі критерії відбору.

2.2 Застосування критеріїв відповідності за географічною ознакою під час проведення закупівель та надання грантів

Критерії відповідності за географічною ознакою, тобто за місцем реєстрації заявників для участі у процедурах закупівель та надання грантів, а також стосовно країни походження товарів, закупівля яких здійснюється відповідно до положень основного акта та умов відповідних договірних документів, будуть застосовуватись згідно з наведеними нижче положеннями.

Відповідальний службовець Європейської Комісії з дозвільними повноваженнями може розширити критерії відповідності за географічною ознакою з огляду на терміновість або через відсутність продуктів та послуг на ринках відповідних країн або в інших випадках, обґрунтованих у належному порядку, у тих випадках, коли дотримання правил відповідності унеможливить або суттєво ускладнить реалізацію цього заходу.

2.3 Орієнтовний бюджет

2.4 Організаційна схема та розподіл обов’язків

Реалізацію програми здійснюватиме GIZ. Вона включатиме періодичну оцінку ходу виконання та передбачених результатів програми для досягнення цілей заходу.

З метою забезпечення координації між компонентами заходу та численними зацікавленими сторонами буде створено (КК) для спрямовування реалізації заходу. До складу КК входитимуть представники бенефіціарів, партнерів-виконавців та Європейського Союзу. КК буде збиратися не рідше ніж двічі на рік.

2.5 Моніторинг результативності роботи та звітність

Щоденний технічний і фінансовий моніторинг виконання програми є безперервним процесом, що входить до кола відповідальності виконавця програми. З цією метою виконавець має створити постійну систему внутрішнього технічного і фінансового моніторингу програми, а також складати регулярні звіти про хід виконання робіт (як мінімум щорічні) та кінцеві звіти. Кожен звіт повинен містити детальний опис реалізації програми, труднощі, з якими довелося стикнутись, внесені зміни, а також ступінь досягнення результатів (практичні результати та наслідки реалізації), шляхом порівняння з відповідними показниками, використовуючи для цього логіко-структурну матрицю (для модальності проекту) або перелік показників результатів (для бюджетної підтримки). Звіт має бути викладений таким чином, щоб за його допомогою можна було здійснювати моніторинг передбачених та витрачених ресурсів, а також використання бюджету. Заключний звіт, описовий та фінансовий, має охоплювати весь період реалізації.

Потрібно брати до уваги індикатори ЦСР і, якщо застосовуються, будь-які спільно узгоджені показники, наприклад ті, що передбачені Спільним програмним документом.

Європейська Комісія може здійснювати додаткові візити для моніторингу виконання програми за допомогою власного персоналу або незалежних консультантів, залучених безпосередньо Європейською Комісією для проведення незалежних перевірок (або залучених відповідальним агентом, з яким Європейська Комісія уклала договір про проведення таких перевірок).

2.6 Оцінювання

З огляду на значущість заходу, передбачається проведення середньострокового та остаточного оцінювання програми загалом чи його компонентів за допомогою незалежних консультантів, залучених Європейською Комісією на договірних засадах. Середньострокове оцінювання буде проводитись для цілей навчання, зокрема щодо можливих покращень у здійсненні передбачених заходів.

Європейська Комісія повинна інформувати виконавця заздалегідь принаймні за один місяць до дати проведення оцінювання. виконавець повинен дієво та ефективно співпрацювати з експертами, які проводитимуть оцінювання, та, поміж іншим, надавати їм всю необхідну інформацію та документацію, а також доступ до відповідних приміщень та місць здійснення програмної діяльності.

Звіти про результати оцінювання мають бути надані країні-партнеру та іншим ключовим зацікавленим сторонам. Виконавець програми та Європейська Комісія повинні проаналізувати висновки та рекомендації, складені за результатами оцінювання і, якщо доцільно, разом з країною-партнером прийняти спільні рішення щодо подальших дій та необхідних корегуючих заходів, у тому числі щодо переорієнтації даної програми, якщо таке буде зазначено.

Для послуг з оцінювання може бути укладений рамковий контракт.

2.7 Аудит

Без обмеження прав щодо зобов’язань за контрактами, укладеними для реалізації цієї програми, Європейська Комісія має право на підставі результатів оцінки ризиків укладати контракти на проведення незалежного аудиту або перевірки витрат стосовно одного або декількох контрактів чи договорів.

Передбачається, що для послуг з аудиту може бути укладений рамковий контракт.

2.8 Інформаційна взаємодія та забезпечення публічності

Інформаційна взаємодія і забезпечення публічності ЄС є встановленим законом зобов’язанням для всіх зовнішніх заходів, що фінансуються ЄС.

Програма передбачає заходи з інформаційної взаємодії та забезпечення публічності, які будуть базуватись на відповідному Плані заходів з інформаційної взаємодії та забезпечення публічності. Зазначений план буде розроблено на початку реалізації програми.

Що стосується встановлених законом зобов’язань у сфері інформаційної взаємодії та забезпечення публічності, зазначені заходи мають здійснюватись Європейською Комісією, країною-партнером (наприклад, стосовно реформ, що здійснюються за рахунок бюджетної підтримки), підрядниками, бенефіціарами грантів та/або уповноваженими організаціями. Відповідні договірні зобов’язання мають бути включені, відповідно, в угоду про фінансування, контракти на закупівлю та надання грантів та угоди про делегування повноважень.

Для розроблення Плану заходів з інформаційної взаємодії та забезпечення публічності програми повинен використовуватися Посібник з інформаційної взаємодії та забезпечення публічності зовнішніх заходів ЄС, а також передбачено відповідні договірні зобов’язання.

Частина перша: Положення, які застосовуються до заходів, в яких Партнер виступає Підрядним органом

Стаття 1 - Загальні принципи

Стаття 2 - Строки підписання контрактів і договорів Партнером

Стаття 4 - Часткове делегування повноважень

Стаття 5 - Компонент Кошторису програми, в якому Партнер є розпорядником коштів

Стаття 6 - Спільний фонд, яким керує Партнер

Стаття 7 - Публікація Партнером інформації щодо контрактів на закупівлю та надання грантів

Стаття 8 - Стягнення коштів

Стаття 9 - Фінансові претензії за контрактами на закупівлю та грантовими контрактами

Стаття 10 - Перевищення витрат та шляхи їхнього фінансування

Частина друга: Положення, які застосовуються до бюджетної підтримки

Стаття 11 - Діалог з питань імплементації

Стаття 12 - Перевірка виконання умов та порядок виплат

Стаття 13 - Прозорість бюджетної підтримки

Стаття 14 - Стягнення коштів бюджетної підтримки

Частина третя: Положення, які застосовуються до цього заходу у цілому незалежно від способу управління

Стаття 15 - Період виконання та строки укладання договорів

Стаття 16 - Заходи контролю та перевірки, що проводяться Комісією, Європейським бюро по боротьбі з шахрайством (OLAF), та Європейським судом аудиторів

Стаття 17 - Завдання Партнера щодо боротьби з порушеннями, шахрайством і корупцією

Стаття 18 - Призупинення платежів

Стаття 19 - Розподіл коштів, стягнутих Комісією, для заходу

Стаття 20 - Право на заснування та проживання

Стаття 21 - Податкові та митні положення; обмін валюти

Стаття 22 - Конфіденційність

Стаття 23 - Використання результатів досліджень

Стаття 24 - Консультації між Комісією та Партнером

Стаття 25 - Внесення змін до Угоди про фінансування

Стаття 26 - Призупинення дії Угоди про фінансування

Стаття 27 - Припинення дії Угоди про фінансування

Стаття 28 - Порядок вирішення спірних питань

1.1 Частина перша визначає завдання, покладені на Партнера в рамках непрямого управління, як описано у Додатку I (Технічні та адміністративні положення), а також права й обов’язки Партнера та Комісії щодо виконання цих завдань.

Частина перша охоплює завдання, які відносяться виключно до внеску ЄС чи до поєднання внеску ЄС з коштами Партнера чи третьої сторони у разі реалізації співфінансованих програм, тобто злиття коштів у спільному фонді. Ці завдання включають проведення Партнером як підрядним органом процедур спрямованих на укладання контрактів на закупівлю, грантових контрактів та договорів про внесок-1, а також укладання, підписання та виконання контрактів на закупівлю, грантових контрактів та договорів про внесок за результатами проведених процедур. Що стосується термінів, які вживаються у Частині першій цієї Угоди про фінансування, будь-які посилання на грантові контракти включають також договорів про внесок, а посилання на одержувачів грантів включають також організації, з якими підписуються договори про внесок.

Призначення установ, які є державними органами влади Партнера, і на які покладається виконання завдань у відповідності до Додатку I (Технічні та адміністративні положення), не вважається делегуванням виконання завдань. Такі установи повинні поважати права та обов’язки викладені у Частині I, яка стосується Партнера як Підрядного органу, а Партнер несе повну відповідальність за виконання обов’язків, визначених цією Угодою про фінансування. Посилання на Партнера в тексті Угоди про фінансування стосуються також цих установ.

Партнер виступає Підрядним органом в рамках часткового делегування повноважень за винятком випадків, коли вона є розпорядником коштів за кошторисами програм чи керуючим спільним фондом:

- у випадку часткового делегування, Партнер виступає Підрядним органом і укладає контракти на закупівлю чи грантові контракти, а попередній контроль за відповідністю всіх процедур закупівлі чи надання грантів та здійснення платежів підрядникам та одержувачам грантів здійснюються Комісією.

- у випадку коли Партнер є розпорядником коштів за компонентом кошторисів програм, Партнер виступає Підрядним органом і проводить закупівлю товарів і послуг, а також надає гранти, причому контракти менше визначеної вартості можуть укладатися без проведення Комісією попереднього контролю за відповідністю чи його проведення за скороченою процедурою, та здійснює платежі підрядникам та одержувачам грантів, а також в рамках витрат на власний персонал.

- у випадку коли Партнер управляє спільним фондом, Партнер виступає Підрядним органом і проводить закупівлю товарів і послуг, а також надає гранти, без проведення Комісією попереднього контролю за дотриманням процедур та здійснює платежі підрядникам та одержувачам грантів.

Якщо Партнер є країною АКТ (група країн Африки, Карибського басейну і Тихоокеанського регіону), а проект фінансується Європейським фондом розвитку (ЄФР) відповідно до положень Статті 1.1 Особливих умов, то на Партнера покладається виконання завдань, наведених у пп. (c)-(k) шостого абзацу Статті 35(1) та Статті 35(2) Додатку IV до Угоди про партнерство між країнами АКТ та Європейським Співтовариством.

Якщо Партнер є країною ЗКТ (заморські країни та території), а захід фінансується Європейським фондом розвитку (ЄФР) відповідно до положень Статті 1.1 Особливих умов, то на Партнера покладається виконання завдань, наведених у Статті 86(3) Рішення ради ЄС 2013/755/EU від 25 листопада 2013 року щодо асоціації заморських країн і територій з Європейським Союзом.

1.2 Партнер продовжує нести відповідальність за виконання зобов’язань, передбачених цією Угодою про фінансування, навіть якщо до здійснення певних завдань будуть залучатись установи, визначені у Додатку I (Технічні та адміністративні положення). Комісія, зокрема, залишає за собою право призупиняти платежі, призупиняти та/або припиняти дію цієї Угоди про фінансування з огляду на дії, відсутність дій та/або становище будь-якого призначеного суб’єкта.

1.3 Партнер повинен створити та забезпечити функціонування ефективної та продуктивної системи внутрішнього контролю. Партнер повинен дотримуватись принципів раціонального управління фінансами, прозорості, недискримінації, забезпечення публічності участі Європейського Союзу у реалізації заходу, а також уникати ситуацій, що призводять до конфлікту інтересів.

Конфлікт інтересів має місце у випадку, коли неупереджене та об’єктивне виконання своїх обов’язків тією чи іншою відповідальною особою ставиться під загрозу з причин сімейного, емоційного характеру, політичних чи національних уподобань, економічних інтересів та будь-якої прямої чи непрямої особистої зацікавленості.

Внутрішня система контролю - це процес, який має на меті достатньою мірою гарантувати ефективність, продуктивність та економічність заходів, достовірність звітів, захищеність активів та інформації, запобігання шахрайству і порушенням, їхнє виявлення та усунення, належне управління ризиками, пов’язаними з законністю та відповідністю встановленим нормам фінансових операцій, беручи до уваги багаторічний характер заходів, а також призначення відповідних платежів.

Зокрема, якщо Партнером здійснюються платежі як розпорядником коштів за окремими компонентами кошторису програми чи в рамках управління спільним фондом, який керується Партнером, то функції із ухвалення платежів та їхнього обліку мають бути відокремлені і несумісними, причому Партнер повинен використовувати систему бухгалтерського обліку, яка надає точну, повну, достовірну та актуальну інформацію.

1.4 За винятком випадків, коли Партнер застосовує свої власні процедури та стандартні документи для проведення закупівель та надання грантів (в тому числі у спільному фонді, який керується Партнером, за погодженням із донорами, які роблять внесок до спільного фонду), Партнер повинен проводити процедури закупівлі та надання грантів і укладати за їх результатами контракти та договори мовою цієї Угоди про фінансування.

1.5 Партнер повинен вжити усіх необхідних заходів для забезпечення публічності фінансування Європейським Союзом діяльності заходів, виконання яких покладено на Партнера, чи інших заходів у рамках даного проекту. Заходи із забезпечення публічності повинні бути визначені у Додатку I (Технічні та адміністративні положення) або погоджені між Партнером та Комісією пізніше.

Ці заходи інформаційного забезпечення мають відповідати змісту вимог щодо інформаційного забезпечення та публічності щодо зовнішніх дій ЄС, затвердженого та опублікованого Комісією, чинного на момент проведення зазначених заходів.

1.6 В рамках часткового делегування повноважень та коли Партнер є розпорядником коштів за окремими компонентом кошторису програми, Партнер повинен зберігати усі відповідні фінансові та договірні підтверджувальні документи з дати вступу в силу цієї Угоди про фінансування чи з більш ранньої дати, передбаченої як дата початку санкціонованих видатків у Статті 6 Особливих умов, протягом 5 років після завершення періоду виконання; зокрема, йдеться про такі документи:

Процедури закупівлі:

a. попереднє оголошення про закупівлю з підтвердженням публікації оголошення про закупівлі з усіма змінами;

b. призначення членів комітету з відбору пропозицій;

c. звіт про проведення процедури відбору (разом з додатками) та заявами;

d. підтвердження публікації оголошення про процедуру відбору;

e. листи до учасників, які були відсіяні за результатами процедури відбору;

f. запрошення до участі у конкурсних торгах до відібраних учасників чи еквівалент;

g. документація конкурсних торгів, включаючи додатки до неї, пояснення, протоколи зборів, підтвердження публікації;

h. призначення членів комітету з оцінки пропозицій конкурсних торгів;

i. звіт про розкриття пропозицій конкурсних торгів, включаючи додатки;

j. звіт про оцінку пропозицій конкурсних торгів / переговори, включаючи додатки та отримані пропозиції конкурсних торгів-2;

k. лист-повідомлення;

l. супровідна документація;

m. супровідний лист, яким надсилається договір;

n. листи учасникам конкурсних торгів, пропозиції яких були відхилені;

o. повідомлення про визначення переможця / скасування конкурсних торгів, у тому числі підтвердження про публікацію;

p. підписані контракти, поправки до них, доповнення та відповідна кореспонденція

Конкурс заявок чи пряме надання грантів:

a. призначення членів комітету з оцінки пропозицій;

b. звіт про розкриття пропозицій та адміністративний звіт, включаючи додатки та отримані заяви-3;

c. листи до учасників, заяви яких пройшли відбір чи були відхилені, за результатами оцінки проектних записок;

d. звіт про проведення оцінки проектних записок;

e. звіт з оцінки заяви у повному обсязі чи звіт про проведення переговорів, з відповідними додатками;

f. документи щодо перевірки на предмет відповідності встановленим критеріям та супровідні документи;

g. листи до учасників, заяви яких пройшли відбір чи були відхилені, відповідно, разом із затвердженим резервним списком за результатами оцінки заяв у повному обсязі;

h. супровідний лист до грантового контракту;

i. повідомлення про визначення переможця / скасування конкурсу із підтвердженням публікації;

j. підписані контракти, зміни до них, доповнення та відповідна кореспонденція.

1.7 Партнер повинен забезпечити належний захист персональних даних. Персональні дані означають будь-яку інформацію, що стосується тієї чи іншої фізичної особи, особу якої встановлено чи можна встановити.

Персональні дані мають:

- оброблюватись законним, справедливим та прозорим чином по відношенню до суб’єкта даних;

- збиратись у чітко встановлених, зрозумілих та законних цілях і не використовуватись у інший спосіб, який не відповідає цим цілям;

- повністю відповідати цілям, для яких проходить їхня обробка, та обмежуватись необхідним обсягом для досягнення цих цілей;

- бути точними та оновлюватись у разі необхідності;

- оброблюватись у спосіб, яким забезпечується відповідна безпека персональних даних;

- зберігатись у формі, яка дозволяє ідентифікацію суб’єктів даних тільки протягом періоду, який необхідний для досягнення цілей, для яких проходить їхня обробка. Персональні дані, передбачені документами, які мають зберігатися Партнером у відповідності до Статті 16.1, знищуються у строки встановлені Статею 16.1.

Будь-яка операція з персональними даними, така як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування чи зміна, поновлення, ознайомлення, використання, поширення, видалення та знищення повинна відбуватись у відповідності до законодавства та нормативних актів Партнера і виконуватись тільки в межах необхідних для виконання цієї Угоди про фінансування.