2.7.4. За результатами відряджень у межах України протягом трьох днів після повернення з відрядження:
перший заступник (заступник) Голови ДПС України особисто інформує Голову ДПС України про результати проведеної у відрядженні роботи з відповідними висновками та пропозиціями;
керівники структурних підрозділів у письмовій формі доповідають керівництву ДПС України (відповідно до розподілу обов'язків), якщо інше не було визначено відповідними розпорядчими документами, на підставі яких їх було направлено у відрядження;
працівник готує письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до підрозділу фінансування, бухгалтерського обліку та звітності.
2.7.5. Фінансування витрат на службові відрядження, що здійснюються відповідно до п. 2.7.1, 2.7.2 та абзацу другого п. 4.1.13, проводиться у межах затверджених кошторисних призначень.
III. Порядок підготовки проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів у ДПС України
3.1. Підготовка проектів нормативно-правових актів у ДПС України провадиться на основі та на виконання Конституції , Податкового кодексу , законів України, актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, доручень Президента України і Мінфіну та з ініціативи ДПС України.
3.2. ДПС України з питань, що належать до її компетенції, узагальнює практику застосування законодавства та розробляє:
проекти законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів);
проекти нормативно-правових актів Мінфіну, у т.ч. форми податкових розрахунків, звітів, декларацій та інших документів (далі - проекти нормативно-правових актів Мінфіну).
3.3. Підготовка, погодження проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів, а також їх супроводження при розгляді у Мінфіні, Кабінеті Міністрів України та Верховній Раді України здійснюється відповідно до Порядку взаємодії Міністерства фінансів України з центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра фінансів України , затвердженого наказом Мінфіну від 29.12.2011 № 1789 та зареєстрованого у Мін'юсті 20.01.2012 за № 85/20398 (далі - Порядок взаємодії Мінфіну з центральними органами виконавчої влади), Порядку підготовки, розгляду, подання до Міністерства фінансів України проектів законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та їх супроводження при розгляді у Міністерстві фінансів України, Кабінеті Міністрів України та Верховній Раді Україні, затвердженого наказом ДПС України від 26.09.2011 № 25.
3.4. Розроблення проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів, а також проектів нормативно-правових актів Мінфіну у ДПС України покладається на структурні підрозділи, структурні підрозділи із статусом юридичної особи відповідно до їх компетенції.
3.5. У разі розроблення проекту регуляторного акта відповідальний структурний підрозділ ДПС України у встановленому порядку забезпечує виконання процедур державної регуляторної політики (підготовку аналізу регуляторного впливу та повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта, погодження зі спеціально уповноваженим органом, подальше відстеження результативності прийнятого регуляторного акта тощо).
3.6. Проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів в обов'язковому порядку надаються підрозділу обслуговування платників податків для перевірки їх відповідності законодавству Європейського Союзу, вимогам угод ГАТТ-СОТ та Конвенції про захист прав і основоположних свобод людини , а також підрозділу правової роботи для проведення юридичної експертизи.
3.7. Проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів підлягають обов'язковій експертизі Міністерством юстиції України, а також погодженню з усіма заінтересованими міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, установами, організаціями.
Проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів надсилаються на погодження до заінтересованих центральних органів виконавчої влади лише після їх погодження та візування Міністром.
3.8. Проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів, а також проекти нормативно-правових актів Мінфіну, які готуються на виконання законів України, актів або доручень Президента України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, подаються Мінфіну у терміни та порядку, передбачені цими актами та дорученнями.
Копії направлених Мінфіну проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів, а також копії листів-відповідей щодо зауважень і пропозицій до законопроектів з питань оподаткування, які направляються структурними підрозділами на виконання доручень Президента України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, комітетів Верховної Ради України та Мінфіну, в обов'язковому порядку надаються підрозділу обслуговування платників податків.
3.9. Підрозділ обслуговування платників податків здійснює моніторинг:
проектів законодавчих актів з питань, що стосуються повноважень ДПС України, зареєстрованих у Верховній Раді України, надання їх на розгляд відповідним структурним підрозділам ДПС України для підготовки до них експертних висновків;
інших нормативно-правових актів та проектів нормативно-правових актів Мінфіну, розроблених ДПС України, а також законопроектів, що надійшли до ДПС України від інших центральних органів виконавчої влади.
3.1. Загальні вимоги щодо порядку погодження у ДПС України проектів нормативно-правових актів Мінфіну
3.1.1. Проекти нормативно-правових актів Мінфіну, розроблені структурними підрозділами ДПС України відповідно до функціональних повноважень, візуються працівником, який підготував документ, та погоджуються із посадовими особами ДПС України у такій послідовності:
керівником структурного підрозділу - розробником проекту нормативно-правового акта Мінфіну;
керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, визначені у проекті нормативно-правового акта Мінфіну;
керівником організаційно-розпорядчого підрозділу;
керівником підрозділу правової роботи;
керівником підрозділу внутрішньої безпеки;
заступником, першим заступником Голови ДПС України відповідно до розподілу обов'язків.
Проекти нормативно-правових актів Мінфіну обов'язково візуються відповідальним працівником відділу редагування підрозділу координації діяльності податкової служби (далі - підрозділ редагування) та проставлянням на аркуші погодження відповідного штампа.
3.1.2. Проекти нормативно-правових актів Мінфіну, якими впроваджуються нові або оновлюються існуючі форми звітності юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, додатково (крім визначених пп. 3.1.1 Регламенту) погоджуються з підрозділом інформатизації та обліку платників податків та підрозділом прогнозування, аналізу, обліку та звітності.
3.1.3. Погодження проекту нормативно-правового акта Мінфіну у ДПС України оформляється шляхом проставляння візи.
На окремому аркуші по центру великими літерами друкуються слова "АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ", вид та назва проекту нормативно-правового акта Мінфіну, що погоджується.
Нижче без відступу від межі лівого поля вказуються повна назва посади, ініціали та прізвища візуючих (з урахуванням вимог пп. 3.1.1 Регламенту) у такій послідовності:
перший заступник Голови ДПС України - начальник податкової міліції;
заступник Голови ДПС України;
керівник структурного підрозділу - розробник проекту нормативно-правового акта Мінфіну;
керівники департаментів, головних управлінь, самостійних управлінь, сектору.
Якщо документ підписують кілька осіб, які займають однакові посади, то їхні підписи розташовують в алфавітному порядку.
Друга та наступні сторінки аркуша погодження нумеруються у встановленому порядку.
3.1.4. Встановлюються такі терміни розгляду та погодження проектів нормативно-правових актів Мінфіну керівниками:
структурних підрозділів - 1 робочий день від часу надходження такого проекту до структурного підрозділу;
підрозділів організаційно-розпорядчого та правової роботи - 2 робочі дні від часу надходження такого проекту до структурного підрозділу (за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів).
Проекти розпорядчих документів розглядаються та візуються відповідальним працівником підрозділу редагування у 2-денний термін від часу надходження такого проекту. Великі за обсягом проекти розпорядчих документів надаються до підрозділу редагування заздалегідь.
3.1.5. Зауваження і пропозиції до проекту нормативно-правового акта Мінфіну викладаються на окремому аркуші та доповідаються керівником структурного підрозділу - розробником проекту нормативно-правового акта Мінфіну керівництву ДПС України (відповідно до розподілу обов'язків) для вирішення питання щодо усунення розбіжностей.
3.1.6. Проект нормативно-правового акта Мінфіну, завізований Головою ДПС України, разом із супровідними матеріалами подається до Мінфіну.
IV. Організація роботи з документами
4.1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Державній податковій службі України, затвердженої наказом ДПС України від 30.03.2012 № 255 (далі - Інструкція з діловодства в ДПС України).
4.2. Організація роботи з документами, які містять службову інформацію, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, зі змінами.
4.3. Відповідальність за документаційне забезпечення діяльності ДПС України покладається на підрозділ адміністративно-господарського забезпечення.
До основних видів роботи з документами (у тому числі з електронними документами) належать:
реєстрація вхідної кореспонденції;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
ведення обліку документів;
робота з документами у структурних підрозділах;
підготовка документів для доповіді керівництву;
підготовка та узгодження проектів законодавчих, інших нормативно-правових актів, нормативно-правових актів Мінфіну та актів організаційно-розпорядчого характеру;
оформлення копій та додатків до документів;
підготовка та оформлення документів засідань Колегії ДПС України;
організація та здійснення контролю за виконанням документів;
складення номенклатури та формування справ;
підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;
ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів ДПС України.
4.4. Реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, а також актів організаційно-розпорядчого характеру ведеться централізовано за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу "Управління документами" (далі - система "Управління документами", яка функціонує в ДПС України.
4.1. Порядок підписання документів
4.1.1. Підпис документа (у тому числі електронний цифровий підпис) є формою виразу законності документа і відповідальності за його зміст особи, яка його підписала.
4.1.2. Документи підписуються посадовими особами ДПС України, у т. ч. шляхом застосування у встановленому порядку електронного цифрового підпису, відповідно до їх компетенції.
4.1.3. Голова ДПС України або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, підписує:
накази (у т. ч. на власні відрядження та відрядження першому заступнику, заступникам Голови ДПС України, а також працівникам центрального апарату, які виїжджають за кордон);
розпорядження;
окремі доручення;
міжнародні договори України відповідно до наданих йому повноважень;
листи та інші документи, що скеровуються на ім'я Президента, Прем'єр-міністра, Голови Верховної Ради, народних депутатів України, міністрів, перших керівників інших органів виконавчої і місцевих органів влади, а також до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України;
листи-відповіді з інформацією про виконання указів, постанов, розпоряджень, доручень Президента України та Прем'єр-міністра України на ім'я Президента України, Глави Адміністрації Президента України, до Адміністрації Президента України, на ім'я Прем'єр-міністра України та до Кабінету Міністрів України;
листи-відповіді за результатами розгляду звернень жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
листи-відповіді за результатами розгляду депутатських запитів;
листи-відповіді за результатами розгляду звернень громадян;
рішення за наслідками розгляду скарг на дії посадових осіб органів державної податкової служби;
документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру (чеки, розпорядження на видачу грошових сум, інші грошові документи, договори, зобов'язання, довіреності) тощо.
Голова ДПС України або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, візує проекти законів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів, що стосуються сфери діяльності ДПС України.
4.1.4. Перелік документів, наведений у підпункті 4.1.3 Регламенту, на підпис Голові ДПС України надається через відповідальну особу підрозділу адміністративно-господарського забезпечення.
Надані на підпис матеріали повинні мати візи керівника структурного підрозділу, відповідального за виконання документа, першого заступника (заступника) Голови ДПС України відповідно до розподілу обов'язків та відповідального працівника відділу редагування.
4.1.5. Перший заступник, заступник Голови ДПС України (відповідно до розподілу обов'язків) підписують:
накази про відрядження в межах України працівників підпорядкованих структурних підрозділів;
розпорядження з питань, що належать до їх компетенції;
окремі доручення;
листи та документи на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств, інших центральних органів виконавчої влади;
листи, що скеровуються на ім'я народних депутатів України та на адресу комітетів Верховної Ради України, за результатами розгляду їхніх звернень;
листи-відповіді за результатами розгляду звернень громадян;
за дорученням Голови ДПС України рішення за наслідками розгляду скарг на дії посадових осіб органів ДПС, а також документи майнового, грошового, розрахункового характеру;
листи на адресу підприємств, установ, організацій;
листи, які містять інформацію правового або роз'яснювального характеру;
листи-відповіді за результатами розгляду запитів на інформацію;
листи, якими надаються податкові консультації на звернення платників податків;
угоди (протоколи) щодо інформаційної взаємодії ДПС України з центральними органами виконавчої влади та іншими організаціями;
доручення з питань організації роботи на адресу територіальних органів ДПС, що мають обов'язковий для них характер;
листи, якими направляються на розгляд територіальних органів ДПС звернення платників податків у випадках, коли такий розгляд передбачений законодавством, нормативними актами, за виключенням органів ДПС, дії посадових осіб чи рішення яких оскаржуються.
4.1.6. Запрошення до ДПС України для участі у нарадах, заслуховуваннях, семінарах тощо голів регіональних ДПС здійснюється лише за попереднім погодженням із Головою ДПС України.
4.1.7. Керівник самостійного структурного підрозділу ДПС України або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки (у разі заміщення керівника за наказом ДПС України - для підписання зовнішніх документів та у разі визначення права підпису у посадовій інструкції - для підписання внутрішніх документів), підписує:
листи та документи на адресу міністерств (за винятком Мінфіну), інших центральних органів виконавчої влади, у межах компетенції структурного підрозділу, які мають інформаційний характер або якими направляються на погодження проекти нормативно-правових актів;
листи до підприємств, установ, організацій, громадян (в межах норм чинного законодавства) відповідно до їх повноважень;
листи до підрядників/виконавців робіт у разі, коли структурний підрозділ являється замовником закупівель;
листи на адресу територіальних органів ДПС відповідно до наказів та розпоряджень ДПС України або якими скеровуються підписані (затверджені) керівництвом ДПС України документи;
листи на адресу територіальних органів ДПС, у яких викладається зміст прийнятих Президентом України, Прем'єр-міністром України, Кабінетом Міністрів України, Верховною Радою України, Мінфіном та іншими центральними органами виконавчої влади рішень з окремих питань, що стосуються діяльності органів ДПС;
запити до підвідомчих територіальних структурних підрозділів щодо отримання інформації, необхідної для забезпечення виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, зверненнями і запитами народних депутатів України, зверненнями громадян, наказами та розпорядженнями ДПС України (за винятком інформації, яку можна отримати із інформаційних баз даних ДПС України);
листи про погодження призначення на посаду, заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності керівників підвідомчих територіальних структурних підрозділів, якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи;
оглядові листи щодо стану організації роботи підвідомчих територіальних структурних підрозділів з відповідними рекомендаціями;
службові листи, доповідні записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, підготовлені керівництву ДПС України або структурним підрозділам, а також листи до структурних підрозділів ДПС України, структурних підрозділів із статусом юридичної особи щодо отримання інформаційних та аналітичних матеріалів, необхідних для виконання наданих доручень та покладених функцій.
4.1.8. Заступник керівника самостійного структурного підрозділу ДПС України (у межах функціональних повноважень) підписує довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, підготовлені структурним підрозділом, а також листи до структурних підрозділів, структурних підрозділів із статусом юридичної особи щодо отримання інформаційних та аналітичних матеріалів, необхідних для виконання наданих доручень та покладених функцій, якщо це передбачено положенням про структурний підрозділ.
4.1.9. Перший заступник начальника податкової міліції - начальник Головного управління податкової міліції на час відсутності першого заступника Голови ДПС України - начальника податкової міліції в межах повноважень має право підписувати:
листи та документи на адресу Адміністрації Президента України та Кабінету Міністрів України;
листи-відповіді за результатами розгляду запитів на інформацію;
листи, якими направляються на розгляд територіальних органів ДПС звернення платників податків у випадках, коли такий розгляд передбачений законодавством, нормативними актами, за виключенням органів ДПС, дії посадових осіб чи рішення яких оскаржуються.
4.1.10. Перший заступник начальника податкової міліції - начальник Головного управління податкової міліції має право підписувати листи-виклики на адресу територіальних органів ДПС для участі керівників та інших працівників підвідомчих підрозділів податкової міліції у проведенні оперативних нарад, заслуховувань з питань оперативно-службової діяльності підрозділів податкової міліції.
4.1.11. Керівники Головного управління податкової міліції, Головного слідчого управління, Управління внутрішньої безпеки або особи, які тимчасово виконують їх обов'язки, в межах повноважень мають право:
надавати вказівки та рекомендації, що стосуються основної діяльності і є обов'язковими для виконання підвідомчими їм підрозділами органів ДПС;
підписувати запити, листи-відповіді на адресу правоохоронних, контролюючих органів, центральних органів виконавчої влади, Генеральної прокуратури України, судів різних інстанцій та юрисдикції, а також здійснювати інші передбачені законодавством відносини з питань діяльності підрозділів податкової міліції.
4.1.12. Перший заступник та заступники начальника Головного управління податкової міліції в межах повноважень мають право:
надавати вказівки та рекомендації, що стосуються основної діяльності і є обов'язковими для виконання підвідомчими їм підрозділами податкової міліції органів державної податкової служби;
підписувати запити, листи-відповіді на адресу правоохоронних, контролюючих органів, Генеральної прокуратури України, а також здійснювати інші передбачені законодавством відносини з питань діяльності підрозділів податкової міліції.
4.1.13. Керівник Головного слідчого управління, його заступники та посадові особи, які відповідно до чинного законодавства наділені повноваженнями провадження досудового розслідування та контролю за його здійсненням, мають право підписувати доручення, вказівки, запити, листи та інші документи, що складені у відповідності до вимог діючого кримінального процесуального законодавства.
Керівник Головного слідчого управління також має право підписувати листи-виклики на адресу територіальних органів ДПС для участі керівників та інших працівників підвідомчих слідчих підрозділів у проведенні заслуховувань, оперативних нарад з питань організації та здійснення досудового слідства у кримінальних провадженнях.
4.1.14. Керівник підрозділу податкового контролю має право підписувати листи на адресу підвідомчих підрозділів територіальних органів ДПС із вказівками щодо здійснення заходів у межах функціональних повноважень стосовно суб'єктів господарювання на виконання доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, відповідно до звернень і запитів народних депутатів України, звернень підприємств, установ, організацій та громадян.
4.1.15. Керівник підрозділу правової роботи має право підписувати листи на адресу територіальних органів ДПС, структурних підрозділів із статусом юридичної особи, а також державних підприємств, бюджетних установ та організацій, які перебувають у сфері управління ДПС України, щодо супроводження справ у судах, отримання статистичних даних, дотримання законності у їх діяльності, одержання у встановленому порядку для виконання покладених завдань необхідних документів, інформації, довідок, розрахунків, інших матеріалів.
4.1.16. Керівник підрозділу обслуговування платників податків або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, має право підписувати листи-відповіді інформаційного змісту з обґрунтуванням невідповідності запиту вимогам до запиту на інформацію, визначеним Законом України "Про доступ до публічної інформації" , та повідомлень про розгляд листа у порядку і терміни, визначені спеціальними законами України.
4.1.17. Керівник підрозділу інформатизації та обліку платників податків або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки (у разі заміщення керівника за наказом ДПС України), має право підписувати:
протоколи до угод (постанов, наказів) про інформаційну взаємодію ДПС України з центральними органами виконавчої влади та іншими організаціями;
листи-відповіді платникам податків (юридичним особам, фізичним особам - підприємцям та громадянам) щодо впровадження електронних сервісів.
4.1.18. Керівники підрозділу міжнародних зв'язків (особа, яка тимчасово виконує його обов'язки) та Головного управління податкової міліції (особа, яка тимчасово виконує його обов'язки) мають право у межах компетенції підписувати листи до компетентних органів інших держав та супровідні листи на адресу територіальних органів ДПС з відповідями та зверненнями таких компетентних органів.
4.1.19. Керівник структурного підрозділу із статусом юридичної особи або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, підписує від імені ДПС України (на бланках ДПС України) листи та документи до міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, територіальних органів ДПС з питань, що належать до його компетенції.
4.2. Підготовка та реєстрація актів організаційно-розпорядчого характеру та порядок внесення до них змін
4.2.1. До актів організаційно-розпорядчого характеру відносяться накази, розпорядження та окремі доручення, які є обов'язковими для виконання.
4.2.2. Розробниками актів організаційно-розпорядчого характеру є структурні підрозділи та структурні підрозділи із статусом юридичної особи.
Акти організаційно-розпорядчого характеру готуються на виконання завдань, визначених законами України, указами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, нормативно-правовими актами, на виконання доручень Міністра та керівництва ДПС України, а також з власної ініціативи з метою організації роботи з виконання завдань та функцій, покладених на органи ДПС.
Підготовка проектів актів організаційно-розпорядчого характеру здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в ДПС України, цього Регламенту та інших нормативних документів з питань складання розпорядчих документів.
4.2.3. Після підписання керівництвом акти організаційно-розпорядчого характеру ДПС України реєструються у встановленому порядку:
4.2.4.1. накази та розпорядження (далі - розпорядчі документи) з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань - у підрозділі адміністративно-господарського забезпечення.
Для реєстрації в системі "Управління документами" розпорядчих документів оригінали таких документів у паперовому вигляді передаються структурним підрозділом - розробником документа до підрозділу адміністративно-господарського забезпечення разом із розрахунком надсилки.
У розрахунку надсилки до переліку структурних підрозділів, яким доводиться документ, в обов'язковому порядку включаються всі структурні підрозділи, які його погоджували та до компетенції яких відносяться завдання, у т. ч. відповідно до розподілу обов'язків по координації роботи регіональною ДПС;
4.2.4.2. накази з кадрових питань (особового складу, у т. ч. особового складу податкової міліції) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, звільнення, надання відпустки, відрядження, допуск та дозвіл до державної таємниці тощо) - у підрозділі персоналу.
У розрахунок надсилки до наказів про призначення або звільнення посадових осіб, посади яких належать до номенклатури ДПС України та зайняття їх потребує оформлення (скасування) допуску до державної таємниці, разом із зацікавленими структурними підрозділами включається підрозділ охорони державної таємниці та технічного захисту інформації і підрозділ внутрішньої безпеки;
4.2.4.3. накази з фінансових питань - у підрозділі фінансування, бухгалтерського обліку та звітності;
4.2.4.4. окремі доручення керівництва ДПС України реєструються у структурному підрозділі - розробнику документа.
4.2.5. Зміни до розпорядчих документів вносяться тільки розпорядчими документами.
Якщо зміни, що вносяться до розпорядчого документа, за обсягом займають більшу частину тексту або істотно впливають на його зміст, доцільно викласти розпорядчий документ у новій редакції.
Проект розпорядчого документа щодо скасування, зміни або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа готує структурний підрозділ - розробник цього документа. У разі ліквідації (реорганізації) цього підрозділу, розробником такого проекту розпорядчого документа буде структурний підрозділ, якому передано відповідну функцію.
4.2.6. Розробник проекту розпорядчого документа здійснює моніторинг внесення змін до базового розпорядчого документа (формує текст базового розпорядчого документа, до якого вносяться зміни, у контрольному стані).
Моніторинг розпорядчого документа здійснюється шляхом:
внесення до базового розпорядчого документа у контрольному стані (сформованого із урахуванням всіх змін, що в установленому порядку вносились до нього) тексту змін, передбачених новим розпорядчим документом, що передається на реєстрацію (без посилання за текстом документа у контрольному стані на реєстраційний номер та дату документа, яким внесено зміни);
вчинення під реєстраційним індексом базового розпорядчого документа у контрольному стані запису про всі номери і дати розпорядчих документів, з урахуванням яких сформовано таку контрольну версію.
Відповідальність за достовірність внесення змін до тексту базового розпорядчого документа у контрольному стані несе керівник структурного підрозділу - розробника проекту розпорядчого документа.
4.2.7. При реєстрації розпорядчого документа, яким вносяться зміни до раніше виданого розпорядчого документа (далі - розпорядчий документ про внесення змін), структурний підрозділ зобов'язаний передати у паперовому вигляді (в окремих випадках - у електронному вигляді) підрозділу адміністративно-господарського забезпечення разом із оригіналом розпорядчого документа базовий розпорядчий документ у контрольному стані, підписаний керівником структурного підрозділу, а також розрахунок надсилки.
У розрахунку надсилки до розпорядчого документа про внесення змін, скасування або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа обов'язково робиться запис про базовий розпорядчий документ (вид розпорядчого документа, реєстраційний номер, дата та назва).
У розрахунку надсилки до переліку структурних підрозділів, яким доводиться розпорядчий документ про внесення змін, в обов'язковому порядку включаються всі структурні підрозділи, які його погоджували та до компетенції яких належать завдання, визначені базовим розпорядчим документом у контрольному стані.
У разі необхідності структурний підрозділ - розробник проекту розпорядчого документа надає базовий розпорядчий документ у контрольному стані іншим структурним підрозділам для врахування у роботі.
4.2.8. Підрозділ адміністративно-господарського забезпечення при реєстрації в системі "Управління документами" розпорядчого документа про внесення змін приєднує до нього електронну версію тексту базового розпорядчого документа у контрольному стані та у полі реєстраційної картки "Примітка" базового розпорядчого документа, до якого вносяться зміни, вчиняє запис про внесення змін із посиланням на номер зареєстрованого розпорядчого документа.
При реєстрації розпорядчого документа, положення якого передбачають скасування або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа, підрозділом адміністративно-господарського забезпечення вноситься в систему "Управління документами" відповідний запис у полі реєстраційної картки "Примітка" базового розпорядчого документа.
4.3. Загальні вимоги щодо порядку погодження проектів розпорядчих документів
4.3.1. Проекти розпорядчих документів з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань (крім проектів розпорядчих документів за результатами комплексних внутрішніх перевірок органів ДПС та щодо розрахункової бази надходжень) візуються працівником, який підготував документ, та в обов'язковому порядку погоджуються із посадовими особами ДПС України у такій послідовності:
керівником структурного підрозділу - розробником проекту розпорядчого документа;
керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, визначені у проекті розпорядчого документа;
керівником організаційно-розпорядчого підрозділу;
керівником підрозділу правової роботи;
керівником підрозділу адміністративно-господарського забезпечення;
керівником підрозділу внутрішньої безпеки;
заступником, першим заступником Голови ДПС України відповідно до розподілу обов'язків.
Проекти розпорядчих документів обов'язково візуються відповідальним працівником підрозділу редагування шляхом проставляння на аркуші погодження відповідного штампа.
4.3.2. При погодженні проектів розпорядчих документів керівник структурного підрозділу - розробник також забезпечує дотримання додаткових вимог (крім визначених пп. 4.3.1 Регламенту) щодо погодження з:
підрозділами персоналу, фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, внутрішньої безпеки з питань щодо застосування до окремих посадових осіб дисциплінарних стягнень та вирішення питання грошового заохочення працівників органів ДПС;
підрозділами прогнозування, аналізу, обліку та звітності, координації діяльності податкової служби з питань щодо преміювання керівних працівників територіальних органів ДПС;
підрозділами прогнозування, аналізу, обліку та звітності і інформатизації та обліку платників податків з питань щодо розробки (внесення змін, скасування) аналітичних, організаційно-методичних матеріалів, форм звітності і порядків їх формування, створення депозитаріїв/репозитаріїв даних у ДПС України;
підрозділами персоналу, фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, координації діяльності податкової служби з питань щодо внесення змін до організаційної структури ДПС України;
підрозділом координації діяльності податкової служби з питань щодо призначення, переведення, звільнення керівників структурних підрозділів ДПС України, керівництва територіальних органів ДПС, що відносяться до номенклатури ДПС України;
підрозділом внутрішньої безпеки з питань щодо призначення, переведення, звільнення, присвоєння спеціальних звань працівникам ДПС України (у т. ч. працівників податкової міліції) та керівництва територіальних органів ДПС, що відносяться до номенклатури ДПС України.
4.3.3. Проект наказу за результатами комплексних внутрішніх перевірок органів ДПС погоджується з членами комісії із розгляду матеріалів комплексних внутрішніх перевірок та першим заступником (заступником) Голови ДПС України (відповідно до розподілу обов'язків за координацію роботи регіональної ДПС, де проводилася комплексна перевірка), керівниками Головного управління податкової міліції (у разі перевірки підрозділів податкової міліції), підрозділів організаційно-розпорядчого, правової роботи, адміністративно-господарського забезпечення, внутрішньої безпеки, а також відповідальним працівником підрозділу редагування.
4.3.4. Проекти наказів ДПС України щодо розрахункової бази надходжень погоджуються керівниками підрозділів прогнозування, аналізу, обліку та звітності, організаційно-розпорядчого, правової роботи, адміністративно-господарського забезпечення, внутрішньої безпеки, а також відповідальним працівником підрозділу редагування.
4.3.5. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (крім проектів наказів на відрядження в межах України керівників та працівників структурних підрозділів) візуються працівником підрозділу персоналу, який підготував документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - підрозділами фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, правової роботи, внутрішньої безпеки та іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Проекти наказів на відрядження в межах України керівників та працівників структурних підрозділів візуються працівником підрозділу, який підготував документ, та його керівником, а також керівником підрозділу фінансування, бухгалтерського обліку та звітності та іншими посадовими особами, яких стосується документ.
4.3.6. Проекти розпорядчих документів візуються керівником підрозділу внутрішньої безпеки за наявності віз керівників структурних підрозділів, які відповідно до вимог пунктів 4.3.1 - 4.3.5 цього Регламенту повинні візувати такий проект документа.
4.3.7. Проект розпорядчого документа щодо скасування, зміни або втрати чинності раніше виданого розпорядчого документа погоджується відповідно до вимог підпунктів 4.3.1 - 4.3.4 цього Регламенту.
При погодженні проекту такого розпорядчого документа в обов'язковому порядку надаються:
документ, що є підставою для розробки проекту розпорядчого документа;
базовий розпорядчий документ, до якого вносяться зміни, у контрольному стані;
порівняльна таблиця змін.
4.3.8. Пропозиції до проектів розпорядчих документів, що передбачають доручення іншим структурним підрозділам, надаються розробнику після обов'язкового погодження із цими структурними підрозділами.
4.3.9. Встановлюються такі терміни розгляду та погодження проектів розпорядчих документів керівниками:
структурних підрозділів - 1 робочий день від часу надходження такого проекту до структурного підрозділу;
підрозділів організаційно-розпорядчого та правової роботи - 2 робочі дні від часу надходження такого проекту до структурного підрозділу (за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів).
Проекти розпорядчих документів розглядаються та візуються відповідальним працівником підрозділу редагування у 2-денний термін від часу надходження такого проекту. Великі за обсягом проекти розпорядчих документів надаються до підрозділу редагування заздалегідь.
4.3.10. Посадові особи, які завізували проект розпорядчого документа, несуть відповідальність за його зміст у межах компетенції.
4.3.11. Якщо в процесі погодження до проекту розпорядчого документа вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
За необхідності внесення змін до проекту розпорядчого документа за пропозицією посадової особи, якою візувався цей розпорядчий документ, розробник в обов'язковому порядку повідомляє про це інших осіб, які його завізували.
4.3.12. За наявності зауважень до проекту розпорядчого документа надаються зауваження. У разі неврахування таких зауважень проект розпорядчого документа погоджується із зауваженнями.
Відмова від візування розпорядчого документа посадовою особою ДПС України забороняється.
4.3.13. Проект розпорядчого документа, оформлений з порушенням вимог Регламенту та Інструкції з діловодства в ДПС України, не приймається підрозділами організаційно-розпорядчим та правової роботи до візування та повертається на доопрацювання розробнику розпорядчого документа.
4.3.14. Погодження оформляється візуванням проекту розпорядчого документа посадовою особою. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
У разі якщо погодження оформляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, то у правому верхньому куті аркуша погодження 11 шрифтом вказується вид розпорядчого документа та його назва. Через два міжрядкові інтервали без відступу від межі лівого поля 14 шрифтом великими літерами друкується слово "ПОГОДЖЕНО".
Нижче без відступу від межі лівого поля вказуються назва посади, ініціали та прізвища візуючих (з урахуванням вимог п. 4.3.1 Регламенту) у такій послідовності:
перший заступник Голови ДПС України - начальник податкової міліції;
заступник Голови ДПС України;
керівник структурного підрозділу - розробник проекту розпорядчого документа;
керівники департаментів, головних управлінь, самостійних управлінь, сектору.
У разі коли документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують в алфавітному порядку.
Якщо аркуш погодження складається із кількох сторінок, то на другому аркуші (та наступних) по центру великими літерами друкуються слова "АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ", вид та назва розпорядчого документа, що погоджується, нижче зазначаються назви посад, ініціали та прізвища візуючих.
Друга та наступні сторінки аркуша погодження нумеруються у встановленому порядку.
Зауваження і пропозиції до проекту розпорядчого документа викладаються на окремому аркуші, про що робиться відповідна відмітка за встановленою формою.
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ, та додаються до розпорядчого документа при реєстрації.
4.3.15. У разі підготовки ДПС України разом із міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади спільного розпорядчого документа, відповідальна за це посадова особа від ДПС України зобов'язана погодити в установленому порядку проект цього документа із зацікавленими структурними підрозділами та підготувати окреме доручення з визначенням виконавців від ДПС України та термінів виконання кожного завдання.
Оригінал спільного розпорядчого документа разом із аркушем погодження та відповідним окремим дорученням передається підрозділу адміністративно-господарського забезпечення при реєстрації спільного розпорядчого документа.
Підрозділ адміністративно-господарського забезпечення шляхом електронної розсилки забезпечує доведення спільного розпорядчого документа структурним підрозділам разом із окремим дорученням щодо порядку його виконання.
4.3.16. Розпорядчий документ ДПС України набуває чинності з моменту його видання або в інший термін, передбачений безпосередньо у відповідному розпорядчому документі.
4.4. Вимоги до складання та узгодження проектів наказів ДПС України за результатами прийнятих рішень на засіданні Колегії ДПС України, заслуховуванні керівництва територіальних органів ДПС, інших нарадах тощо
4.4.1. Проект наказу за результатами прийнятих на засіданні Колегії ДПС України рішень готує:
організаційно-розпорядчий підрозділ - з питань підведення підсумків роботи органів ДПС у відповідному періоді;
відповідний структурний підрозділ - з інших питань згідно з порядком денним засідання Колегії ДПС України.
4.4.2. Проект наказу за результатами заслуховування керівництва територіальних органів ДПС, нарад тощо готує структурний підрозділ, визначений керівництвом ДПС України.
4.4.3. Пропозиції, які надаються структурними підрозділами, структурними підрозділами із статусом юридичної особи до проекту наказу за результатами прийнятих на засіданні Колегії ДПС України рішень, надаються з дотриманням таких вимог:
4.4.3.1. до констатуючої частини:
матеріали повинні містити достовірну інформацію, відповідати суті питання, що розглядається, та звітному періоду;
в інформації щодо організації роботи у розрізі органів ДПС необхідно вказувати повну назву податкового органу, а також прізвище та ім'я по батькові його керівника. У разі якщо в інформації вказується на порушення з окремих напрямів роботи, зазначається прізвище його заступника, який працював у звітному періоді, термін вчинення порушення, нормативно-правовий акт або відомчий документ ДПС України, вимоги якого не дотримуються;
при наданні інформації про окремі порушення необхідно вказати, який нормативно-правовий акт або відомчий документ ДПС України порушено, з обов'язковим посиланням на відповідну його норму;
4.4.3.2. до наказової (розпорядчої) частини:
зміст наказової (розпорядчої) частини має бути узгоджений з пропозиціями до констатуючої частини;
пропозиції щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути адекватними вчиненому проступку і заподіяній шкоді та відповідати вимогам Кодексу законів про працю , Податкового кодексу України , законів України "Про державну службу" та "Про Дисциплінарний статут органів внутрішніх справ" ;
при формуванні пропозицій щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) необхідно визначити конкретний вид стягнення (впливу); вказати прізвище, ім'я по батькові особи, до якої застосовується це стягнення, посаду, з якого часу працює та за який напрям роботи відповідає; аргументовано, конкретно зазначати підставу їх застосування; посилання на норми нормативно-правових актів або відомчих документів ДПС України;
до розгляду приймаються лише пропозиції щодо посадових осіб, посади яких відносяться до номенклатури ДПС України, та які відповідають за напрями роботи того структурного підрозділу ДПС України, що надає пропозиції. У разі якщо структурний підрозділ ДПС України за погодженням із керівництвом ДПС України надає інформацію щодо порушень нормативно-правових актів та відомчих документів ДПС України, які вчинені працівниками органу ДПС, що не належать до номенклатури ДПС України, пропозиції надаються відповідно до вимог абзаців 2, 3 та 4 (крім норм щодо визначення конкретного виду заходу дисциплінарного стягнення (впливу)) цього підпункту для формування доручення головам регіональних ДПС;
до пропозицій повинні додаватися пояснення на ім'я Голови ДПС України від посадової особи, до якої пропонується застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) за його підписом, або акт про підтвердження відмови у наданні пояснень, складений за участю не менше 3-х осіб, та з зазначенням дати підписання документа;
пропозиції щодо застосування заходів дисциплінарного стягнення (впливу) повинні бути погоджені з підрозділами персоналу та правової роботи;
4.4.3.3. щодо пропозицій до організаційних заходів:
пропозиції не повинні дублювати доручення попередніх розпорядчих документів ДПС України;
заходи повинні бути чітко викладеними, конкретними, носити змістовні пропозиції та вказівки з реальними термінами виконання;
доручення, надані територіальним органам ДПС, повинні передбачати вимогу про інформування щодо стану виконання цього заходу відповідному структурному підрозділу ДПС України (з визначенням періоду звітування);
до розгляду не приймаються неконкретні заходи та ті, які мають загальний характер; з формулюванням доручень "активізувати", "посилити", "поліпшити" тощо; за змістом наголошують на виконанні функцій і процедур, передбачених відповідними наказами ДПС України. Також не приймають до розгляду заходи, які вказують на обов'язкове виконання чинних розпорядчих документів ДПС України (наказів, розпоряджень, доручень).
4.5. Порядок дострокового зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу)
4.5.1. Дострокове зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу) поширюється на працівників, яким присвоєно спеціальні звання чи ранги державних службовців, відповідно до вимог Кодексу законів про працю України та Закону України "Про державну службу" та осіб начальницького складу податкової міліції відповідно до вимог Дисциплінарного статуту органів внутрішніх справ України , затвердженого Законом України від 22 лютого 2006 року № 3460-IV.
4.5.2. Подання про дострокове зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу) готується на ім'я Голови ДПС України.
Подання стосовно зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу) із голови регіональної ДПС підписується його першим заступником.
У поданні має бути зазначено: прізвище, ім'я, по батькові; повна назва займаної посади, категорія посади, присвоєний ранг або спеціальне звання відповідно до запису в трудовій книжці (особовій справі); стаж роботи (загальний, державної служби, роботи у відповідному органі ДПС та на займаній посаді), а також висвітлені факти, що підтверджують усунення причин, які стали підставою для застосування заходу дисциплінарного стягнення (впливу), досягнення, що характеризують сумлінне ставлення особи до своїх обов'язків, та поліпшення роботи на відповідних напрямах.
4.5.3. Пропозиції щодо дострокового зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу), накладених на працівників, посади яких належать до номенклатури ДПС України, розглядаються, як правило, при підбитті підсумків роботи органів ДПС на засіданнях Колегії ДПС України, з нагоди державних і професійних свят, ювілейних дат працівників.
4.5.4. Пропозиції щодо дострокового зняття заходів дисциплінарного стягнення (впливу), що надаються до проведення засідань Колегії ДПС України, на яких розглядаються питання щодо підсумків роботи органів ДПС, включаються до проекту наказу ДПС України за результатами реалізації рішень Колегії, який готує організаційно-розпорядчий підрозділ.
Проект наказу ДПС України про дострокове зняття накладених заходів дисциплінарного стягнення (впливу) з нагоди державних і професійних свят, ювілейних дат працівників готує підрозділ персоналу.
В інших випадках проект наказу ДПС України про дострокове зняття накладених заходів дисциплінарного стягнення (впливу) готує підрозділ, який готував наказ ДПС України про їх застосування.
4.6. Порядок розроблення, узгодження та підписання окремих доручень керівництва ДПС України
4.6.1. Окремі доручення Голови ДПС України, першого заступника (заступника) Голови ДПС України видаються для забезпечення виконання термінових завдань, спільних завдань, у яких задіяно кілька структурних підрозділів, структурних підрозділів із статусом юридичної особи, а також для оперативного вирішення питань.
4.6.2. У разі підготовки проекту окремого доручення з метою організації виконання спільних із міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади розпорядчих документів, розробник зобов'язаний зазначити виконавців і терміни виконання завдань, визначених для ДПС України, та погодити проект із керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких відносяться завдання.
4.6.3. У разі розробки проекту окремого доручення щодо поліпшення організації роботи та взаємодії структурних підрозділів, яким доводяться завдання іншим структурним підрозділам, розробник повинен погодити проект із керівниками структурних підрозділів, до компетенції яких відносяться завдання.
4.6.4. У разі підготовки проекту окремого доручення з метою організації виконання законів України, актів або доручень Президента України, Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, Міністра та Мінфіну, головним виконавцем (згідно з резолюцією до документа) обов'язково вказується посилання на цей документ та термін виконання доручення.