Про затвердження інструктивної бази

На виконання постанови Кабінету Міністрів України і Національного банку України від 15.09.99 № 1721 "Про створення внутрішньої платіжної системи Державного казначейства" та з метою переходу на нову систему бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів в умовах функціонування ЄКР і ВПС

1. Затвердити Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства (додається), План рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів (додається), Інструкцію по застосуванню Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів (додається), Інструкцію про відкриття аналітичних рахунків для обліку операцій по виконанню бюджетів в системі Державного казначейства (додається).

2. Начальникам структурних підрозділів Державного казначейства України та його територіальних органів, починаючи з 01.01.2001 року організувати роботу щодо забезпечення ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання державного бюджету відповідно до затвердженої нормативної бази.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державного казначейства України Бердія М.Г. та начальників структурних підрозділів Державного казначейства України і його територіальних органів.

1.1. Основні засади

Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності по виконанню державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства (далі - Положення) розроблено на основі Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність", діючого законодавства України, Указу Президента України "Про державне казначейство України" від 27 квітня 1995 р. № 335/95, Положення про Державне казначейство, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України 31 липня 1995 р. № 590, нормативно-правової бази бюджетного процесу, в т.ч. нормативних актів Державного казначейства України, основних принципів міжнародних стандартів бухгалтерського обліку-*.

Положення визначає і регулює в межах повноважень, наданих Державному казначейству, вищезазначеною нормативно-правовою базою, єдиний методологічний та організаційний порядок ведення бухгалтерського обліку і звітності в органах Державного казначейства з виконання державного та місцевих бюджетів.

1.1.1. Система обліку включає: бухгалтерський, бюджетний, управлінський облік, які ґрунтуються на єдиній теоретичній та інформаційній базі, відрізняючись формою та періодичністю розрахунку даних.

Бухгалтерський облік забезпечує своєчасне та повне відображення всіх операцій органів Державного казначейства та надання користувачам інформації про стан активів та зобов'язань, результати виконання бюджетів та їх змін. На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова звітність.

Бюджетний облік ведеться з метою накопичення даних про доходи, видатки, кредитування за вирахуванням погашення і фінансування бюджетів, а також підведення результатів виконання бюджетів.

Управлінський облік ведеться з метою забезпечення керівництва органів Державного казначейства оперативною фінансовою і нефінансовою інформацією у визначеній ними формі для планування, управління бюджетними коштами, оцінки і контролю використання бюджетних коштів.

Управлінський облік ведеться органами Державного казначейства для забезпечення внутрішніх потреб в інформації виходячи зі специфіки виконання бюджетів та особливостей діяльності.

1.1.2. Бухгалтерський облік в органах Державного казначейства - це складова системи обліку, що включає сукупність правил, методик та процедур обліку для виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та обміну інформацією про операції в органах Державного казначейства та передачі її зовнішнім користувачам, а також внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова звітність про виконання бюджетів.

Бухгалтерський облік виконання бюджетів є основою інформаційної системи органів Державного казначейства, за допомогою якого здійснені операції відображаються за відповідними рахунками в автоматизованому режимі.

Операція в органах Державного казначейства - дія або подія (може складатися з декількох складових), яка викликає зміни в фінансових характеристиках виконання бюджетів.

1.1.3. Бухгалтерський облік та фінансова звітність в органах Державного казначейства ґрунтуються на таких принципах:

законність - звітність повинна відповідати правилам та процедурам, які передбачені законодавчими та нормативними актами;

достовірність - правдиве відображення у бухгалтерській звітності фінансових операцій держави з дотриманням вимог відповідних нормативних актів;

повнота бухгалтерського обліку - всі операції по виконанню бюджетів в органах Державного казначейства підлягають реєстрації на рахунках бухгалтерського обліку без будь-яких винятків. Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні результати операцій органів Державного казначейства, яка може впливати на рішення, що приймаються згідно з нею. Повнота та достовірність в обліку можливі тільки за умови, якщо облікова політика та процедури органів Державного казначейства забезпечать виконання всіх правил бухгалтерського обліку, а також, якщо ці правила застосовуються без відхилень, з урахуванням реальної оцінки операцій, подій та ситуацій;

дата операції - операції по виконанню бюджетів реєструються в бухгалтерському обліку в момент проведення відповідних платежів, що відповідає касовому методу ведення бухгалтерського обліку;

прийнятність вхідного балансу - залишки за рахунками на початок поточного звітного періоду мають відповідати залишкам за станом на кінець попереднього звітного періоду;

превалювання сутності над формою - операції обліковуються та розкриваються у звітності відповідно до їх суті та економічного змісту, а не за їх юридичною формою;

суттєвість - у фінансових звітах має відображатись уся істотна інформація, корисна для прийняття рішень керівництвом. Інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може вплинути на економічні рішення користувачів звітності;

доречність - корисність інформації для підготовки та прийняття економічних рішень;

відкритість - фінансові звіти мають бути достатньо зрозумілими і детальними, щоб уникнути двозначності, правдиво відображати операції з необхідними поясненнями в записках. Операції повинні відповідати змісту статей звітів. Звітність має бути чітко викладена і зрозуміла для користувача;

сталість - постійне, протягом бюджетного року, застосування обраних методів. Зміна методів обліку потребує додаткового обґрунтування і розкриття у фінансових звітах;

правильність - сумлінне застосування прийнятих правил та процедур;

обережність - обґрунтована, розсудлива оцінка фактів;

незалежність - відокремленість фінансових бюджетних років (звітних періодів);

співставність - можливість визначення тенденцій виконання бюджету через співставлення інформації, що міститься у бухгалтерському обліку і звітності за певний період часу;

своєчасність - забезпечення своєчасною інформацією органів законодавчої та виконавчої влади, які приймають рішення, здійснюють оцінку виконання бюджету, готують пропозиції щодо складання бюджету тощо та інших користувачів;

безперервність - оцінка активів здійснюється виходячи з того, що процес виконання бюджетів є постійним;

консолідація - складання зведеної фінансової звітності про виконання бюджетів в цілому по системі Державного казначейства України з урахуванням підвідомчих управлінь та відділень в розрізі бюджетів, за винятком залишків за внутрішньосистемними розрахунками;

окреме відображення активів та пасивів - цей принцип передбачає, що всі рахунки активів та пасивів оцінюються окремо і відображаються в розгорнутому вигляді. Усі рахунки є активними або пасивними за винятком клірингових (рахунків за розрахунками), технічних та транзитних рахунків.

1.1.4. Основним завданням системи бухгалтерського обліку Державного казначейства по виконанню бюджетів є:

- додержання принципів обліку і звітності, викладених в п. 1.1.3 цього Положення;

- своєчасне, повне і достовірне відображення в обліку за відповідними рахунками і параметрами операцій по виконанню бюджетів, які здійснюються на підставі первинних документів клієнтів, органів, які мають право безспірного списання коштів, електронних документів та внутрішніх документів Державного казначейства, складених згідно з діючим законодавством, підписаних уповноваженими особами клієнтів, органу стягнення та Державного казначейства;

- щоденне завершення та звірку всіх облікових процесів, регістрів та документів, в тому числі пов'язаних з надходженням та перерахуванням коштів по системах міжбанківських електронних платежів і внутрішній платіжній системі Державного казначейства; складання щоденного балансу та автоматизовану перевірку відповідності даних аналітичного обліку даним балансу;

- достовірне відображення в обліку і звітності руху використання фінансових та інших ресурсів бюджетів, надання об'єктивної і порівняльної інформації про стан зобов'язань, активів, результатів виконання бюджетів, в тому числі в розрізі окремих органів Державного казначейства.

План рахунків бухгалтерського обліку та інші нормативні документи щодо ведення бухгалтерського обліку і складання звітності є обов'язковим для виконання всіма органами державного казначейства.

1.1.5. Повнота та достовірність операцій в обліку можливі тільки за умови, якщо облікова політика та процедури органів Державного казначейства забезпечать виконання всіх правил бухгалтерського обліку без будь-яких відхилень, з урахуванням реальної оцінки операцій і подій.

Система бухгалтерського обліку повинна надавати можливість прогнозування і визначення стратегії виконання бюджету шляхом порівняння показників балансу з показниками, затвердженими в бюджетах, та аналізу їх динаміки.

1.1.6. Користувачами економічної інформації бухгалтерського обліку є:

- внутрішні (органи Державного казначейства та їх структурні підрозділи) - з метою планування, оцінки та контролю за щоденними операціями органів Державного казначейства, а також для управління бюджетними коштами;

- зовнішні (Міністерство фінансів України та його органи, інші органи законодавчої і виконавчої влади - з метою оцінки минулих та майбутніх результатів виконання державного та місцевих бюджетів).

1.2. Облікова політика Державного казначейства

Облікова політика Державного казначейства - це сукупність визначених у межах чинного законодавства принципів, методів і процедур, що використовуються Державним казначейством для складання та подання фінансової звітності про виконання бюджетів.

1.2.1. Вимоги основних положень облікової політики в органах Державного казначейства. Облікова політика системи органів Державного казначейства базується на основних принципах бухгалтерського обліку, зазначених у пункті 1.1.3, яких органи Державного казначейства повинні дотримуватися при веденні рахунків і складанні зовнішньої та внутрішньої звітності.

Органи Державного казначейства ведуть бухгалтерський облік і складають фінансову звітність у валюті України. Операції в іноземній валюті відображаються в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності у валюті України з перерахуванням її за курсом Національного банку України на дату здійснення операції або складання звітності.

Операції повинні бути відображені в обліку в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

1.2.2. Облікова політика щодо методів оцінки, обліку і контролю активних операцій, мобілізованих Державним казначейством ресурсів та інших пасивних операцій ґрунтується на відповідних нормативних документах Державного казначейства України. Облікова політика повинна активно сприяти поліпшенню структури активів, якнайшвидшому стягненню сумнівної, безнадійної заборгованості.

Оцінка - це процес визнання тієї суми коштів, за якою статті фінансової звітності мають визнаватися й обліковуватися у балансі та звіті про виконання бюджету.

Активи і зобов'язання мають бути оцінені та відображені в обліку таким чином, щоб не переносити наявні фінансові ризики, які потенційно загрожують фінансовому становищу бюджету, на наступні звітні періоди.

Активи і зобов'язання обліковуються пріоритетне за вартістю їх придбання чи виникнення (за первісною або поточною вартістю).

Процедури бухгалтерського обліку повинні виключати можливість здійснення взаємозаліку (крім випадків, передбачених чинним законодавством) активів та зобов'язань, або доходів та видатків як у бухгалтерських записах, так і у фінансовій звітності, а саме:

- позик, депозитів й іншої кредиторської і дебіторської заборгованості юридичних та фізичних осіб;

- позик, депозитів та іншої кредиторської і дебіторської заборгованості одних і тих же юридичних та фізичних осіб, що враховуються в різних валютах з різними строками погашення;

- депозитів та позик, наданих під заставу депозиту, якщо інше не визначене відповідними законодавчими актами.

1.2.3. Зміни в обліковій політиці в органах Державного казначейства.

Будь-які зміни в обліковій політиці, що мають суттєвий вплив на показники звітного або майбутніх періодів, повинні бути описані із зазначенням їх причин і змін.

Не вважається зміною в обліковій політиці:

- нова облікова політика щодо операцій, які не є суттєвими;

- нова облікова політика щодо операцій, які відрізняються по суті від попередніх і не здійснювалися раніше.

Нова облікова політика застосовується до подій та операцій з часу їх виникнення.

1.3. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх операцій по виконанню бюджетів органами Державного казначейства у первинних документах, збереження протягом установленого строку оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності несе керівник органу, який здійснює керівництво органом Державного казначейства відповідно до нормативно-правової бази.

Керівники органів Державного казначейства зобов'язані створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами правомірних вимог служби бухгалтерського обліку щодо дотримання порядку оформлення та обліку первинних документів.

Правила ведення бухгалтерського обліку виконання бюджетів, порядок складання та подання звітності про виконання бюджетів розробляється Управлінням методології по виконанню бюджету, бухгалтерського обліку та звітності Державного казначейства України.

1.4. Основні функції служби бухгалтерського обліку

Організація роботи бухгалтерської служби будується за принципом створення єдиного бухгалтерського підрозділу та надання працівникам прав відповідальних виконавців, яким доручається особисто підписувати документи за визначеною групою операцій, за виключенням операцій, які потребують додаткового контролю.

Бухгалтерські операції можуть виконувати працівники будь-якого структурного підрозділу, якщо це передбачено їх функціональними (посадовими) обов'язками. Всі працівники, які виконують операції з бухгалтерського обліку, з питань ведення бухгалтерського обліку підпорядковуються головному бухгалтеру органу Державного казначейства або іншій посадовій особі, що очолює бухгалтерську службу (далі - головному бухгалтеру).

1.4.1. Головний бухгалтер у своїй роботі керується цим положенням, нормативними актами Державного казначейства України, іншими законодавчими та нормативними актами України, що регламентують бюджетний процес в Україні.

Головний бухгалтер повинен забезпечити:

- дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;

- контроль за відображенням у бухгалтерському обліку всіх операцій по виконанню бюджетів, які здійснюються органами Державного казначейства;

- складання і подання внутрішнім та зовнішнім користувачам у встановлені строки звітності.

1.4.2. Головний бухгалтер (його заступник) мають право вимагати від підвідомчих органів забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку і контролю, подання необхідних документів щодо оформлення операцій, дотримання встановленого порядку прийняття і витрачання бюджетних коштів, а також має право вимагати від будь якого органу Державного казначейства надання пояснень, а за потреби й безпосередньо втручатися в його робочі процедури, якщо отримані дані викликають сумнів.

1.4.3. Головний бухгалтер (його заступник) здійснює організаційні заходи щодо впровадження в підвідомчих органах казначейства та структурних підрозділах визначеної політики бухгалтерського обліку та звітності.

1.4.4. На головного бухгалтера, який виконує організаційні, контрольні функції, не можуть покладатися обов'язки керівника органу за тимчасової його відсутності, а також обов'язки щодо безпосереднього виконання бухгалтерських операцій.

1.4.5. Головний бухгалтер безпосередньо приймає участь у формуванні служби бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік виконання бюджетів в органах Державного казначейства ведеться безперервно.

Для обмеження ризику при виконанні операцій по виконанню бюджетів враховуються такі аспекти:

1) Розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснених операцій:

а) перелік операцій (ресурсні, розрахункові та інші);

б) список осіб, уповноважених на підписання документів;

в) обмеження щодо розпорядження активами;

г) делегування повноважень.

2) Виконання операцій: технічна обробка; бухгалтерська обробка та робочі вказівки.

3) Контроль операції: контроль повноважень; контроль технічної та бухгалтерської обробки даних, обробки коду доступу до обробки даних та після виявлення помилки.

Організація автоматизованої реєстрації і обробки даних повинна забезпечити суцільне і безперервне відображення всіх операцій, доказовість інформації, збереження її в електронному вигляді, а також можливість здійснення подальшого контролю з одержанням роздрукованої інформації на паперових носіях.

2.1. Первинні облікові документи

Підставою для бухгалтерського обліку операцій по виконанню бюджетів в органах Державного казначейства є первинні документи. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення, та можуть складатися у паперовій формі та/або у вигляді електронних записів у формі, яка доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових регістрів повинно бути забезпечено отримання таких документів на паперових носіях.

2.1.1. Вимоги до первинних документів. Первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних записів (непаперовій формі) для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити, які повинен перевірити відповідальний виконавець до введення їх в систему:

- назву документа (форми);

- номер та дату складання документа;

- назву установи, від імені якого складений документ;

- місце складання документа;

- назву отримувача коштів;

- зміст операції (підставу для її здійснення);

- суму операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена цифрами, за відсутності на документі суми прописом, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі, або якщо це передбачено нормативними актами Державного казначейства України;

- номери рахунків за дебетом та кредитом;

- назву банку, казначейства (отримувача та платника коштів) і його номер коду;

- підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення з розшифровкою підписів (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного коду працівника або електронного підпису);

- призначення платежу: назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо) із зазначенням його номера і дати, зазначення законодавчого акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцентного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт);

- коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум (за визначеним форматом) при здійсненні видатків із бюджету або перерозподілі бюджетних коштів;

- коди бюджетної класифікації доходів та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);

- суму податку на додану вартість або напис "без податку на додану вартість";

- на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або отримувача коштів;

- зразки підписів та відбиток печатки, інші додаткові реквізити - для окремих документів.

Первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних записів, можуть мати й інші додаткові реквізити.

Використання факсиміле при вчиненні підпису, виправлення і підчистки у розрахункових документах не допускаються та органами Державного казначейства до виконання не приймаються. Внесення виправлень до первинних документів не допускаються, крім випадків встановлених розпорядчими документами Державного казначейства України.

Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Списання коштів з рахунку клієнта за розпорядженням його власника здійснюється за дорученням клієнта протягом 10-ти календарних днів з дня його виписки. День заповнення не враховується.

Операції органів Державного казначейства, які здійснюються без участі документів клієнтів, оформляються органом Державного казначейства згідно вимог цього положення та процедур з бухгалтерського обліку.

Розрахункові документи, на підставі яких в органах Державного казначейства здійснюється перерахування коштів з одних рахунків на інші, повинні мати дату проведення та підписи посадових осіб органу Державного казначейства, які оформили та перевірили документ; документи, що підлягають додатковому контролю - підпис виконавця, на якого покладено обов'язок здійснювати первинний контроль операцій.

На розрахунковому документі у день його отримання органом Державного казначейства і не прийнятого ним до виконання, на зворотній стороні документа робиться напис про причину повернення без виконання за підписами головного бухгалтера (його заступника) та виконавця з проставленням штампу органу Державного казначейства.

Всі операції органів Державного казначейства повинні оформлятися відповідними документами і вміщувати інформацію про характер операції та бути підставою для відображення операцій в обліку.

2.1.2. Для безготівкових перерахувань за рахунками використовуються меморіальні документи. До їх складу входять меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги доручення, акредитиви, векселі, інкасові доручення (розпорядження), розпорядження операційному відділу (фінансове розпорядження), чеки тощо.

Меморіальні ордери повинні містити всі необхідні реквізити:

номер меморіального ордеру, дата і місце складання, номер рахунку по дебету та кредиту, назву банку, органу Державного казначейства, що обслуговує платника та одержувача коштів, суму цифрами та прописом, ідентифікаційний код, короткий зміст проведеної операції.

Документальним підтвердженням часткової оплати розрахункових документів є меморіальні ордери, які виписуються відповідальним працівником у двох примірниках, та на зворотній стороні первинного документа проставляється помітка про часткову оплату.

Електронні документи - розрахункові документи, повідомлення визначеного формату, які містять встановлені реквізити і несуть інформацію про перерахування коштів у вигляді файлу при передачі електронною поштою.

2.1.3. Прийом та оплата документів здійснюється за наступною схемою:

- перевірка первинного документа на правильність складання;

- повідомлення (підтвердження) особи, що надала первинний документ про його прийом до виконання або відхилення;

- виконання дій, вказаних у первинному документі із записами в облікових регістрах;

- складання звіту про виконання операцій;

- передача звіту про виконання операцій ініціатору операції та/або вказаній ним особі (особам);

- отримання, при необхідності, повідомлення від ініціатора операції про прийом ним звіту (протокол підтвердження).

Якщо підписи, відбиток печатки на документі викликають сумнів, орган Державного казначейства не приймає до виконання платіжне доручення та не несе ніякої відповідальності за такий документ.

2.1.4. Орган Державного казначейства не несе відповідальності:

- за правильність даних арифметичних підрахунків в розрахункових документах клієнтів;

- від сплати платіжного доручення з підробленими підписами, печаткою або текстом в розрахункових документах клієнтів, якщо не буде доказана вина органу Державного казначейства.

2.1.5. Порядок проведення операцій на рахунках у національній валюті та іноземній валюті регулюється діючим законодавством України. Від клієнта приймаються до виконання доручення тільки в межах наявних коштів на його рахунку, за винятком доручень на перерахування до бюджету сум податків, зборів, інших обов'язкових платежів та внесків до державних цільових фондів, які приймаються незалежно від наявності коштів на рахунках клієнта. Такі доручення, при відсутності коштів на рахунках, враховуються на відповідному позабалансовому рахунку.

Безспірне стягнення та безакцентне списання коштів з рахунків клієнтів здійснюється у випадках, передбачених діючим законодавством України, а також за рішенням суду, арбітражного суду та виконавчими написами нотаріусів. У разі недостатності коштів на рахунках клієнтів, документ на безспірне стягнення враховується на відповідному позабалансовому рахунку.

2.1.6. Орган Державного казначейства приймає документи від клієнтів протягом операційного дня, час якого регламентується режимом його роботи в договорі на розрахункове обслуговування.

Кошти списуються з рахунку платника тільки на підставі першого примірника розрахункового документа, крім гарантованих доручень.

У разі накладення арешту на кошти юридичної особи, виконавцем припиняється списання коштів за розпорядженням власника рахунку, в т.ч. на потреби установи (організації) та виплату заробітної плати і прирівняних до неї платежів (за винятком платежів до бюджету та внесків до державних цільових фондів).

Взаємні претензії за розрахунками між платником та одержувачем коштів розглядаються сторонами в претензійно-позовному порядку без участі Державного казначейства.

Всі первинні розрахункові документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків, які звіряються з даними щоденного балансу.

За своєчасне складання первинних документів і достовірність інформації, яка міститься в них, а також за їх передачу в обумовлені терміни за призначенням відповідальність несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Відповідальний виконавець своєчасно доводить до відома клієнтів інформацію щодо змін в інструкціях, яка їх стосується, та надає консультації згідно діючого законодавства з питань розрахункового обслуговування.

Керівники органів Державного казначейства вживають всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних облікових документах і регістрах бухгалтерського обліку.

Первинні документи та облікові регістри повинні складатися українською мовою або іншою мовою відповідно до Закону України "Про мови в Українській РСР".

2.1.7. Відповідальність за своєчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали ці документи (регістри).

Відповідальність за прийняття документів, які суперечать діючому законодавству, несуть особи, які їх ініціювали та підписували.

Керівник органу Державного казначейства несе відповідальність за проведення документів, що суперечать діючому законодавству, і які виконані з його дозволу за письмовим зверненням ініціатора.

Державне казначейство України самостійно визначає порядок формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів для всіх органів Державного казначейства, що забезпечують їх сувору схоронність.

2.1.8. У разі зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на електронних носіях інформації органи Державного казначейства зобов'язані зберігати їх копії на паперових носіях на вимоги інших учасників операцій, а також контролюючих та правоохоронних органів.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів та звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі.

В присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи мають право зняти копії документів та зобов'язані скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених документів та протоколів (актів) зберігаються в окремій справі.

При вилученні первинного документа складається акт або протокол вилучення у двох примірниках за підписами керівника органу Державного казначейства (заступника керівника органу Державного казначейства), головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) та представника установи, для якої вилучається документ. В акті або протоколі повинно бути точно вказано, за чиєю вимогою та дозволом проводиться вилучення і який документ вилучається. Перший примірник акта чи протоколу видається уповноваженому представнику. Якщо вилучені документи відправляються поштою, акт складається без підпису представника установи, яка надіслала вимогу, а до акта додається поштова квитанція про відправлення.

Якщо вилучаються томи документів, що не оформлені належним чином (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, за зверненням яких проводиться вилучення, відповідні службові особи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

У разі повернення представниками уповноважених органів раніше вилучених документів ці документи приймаються під розписку відповідною службовою особою та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих самих томів, з яких були вилучені.

У разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник органу Державного казначейства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх зникнення або знищення.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником органу Державного казначейства. Копія акта подається до вищестоящого органу в 10-денний строк із дати підписання цього акта.

2.2. Регістри синтетичного та аналітичного обліку

Бухгалтерський облік повинен забезпечувати виконання основних функцій:

- запис інформації про операції по виконанню бюджетів, що здійснюються органами Державного казначейства, та можливість відображення їх в агрегованому вигляді у звітності з метою аналізу та управління;

- відображення детальної інформації про контрагентів кожної операції та параметрів самих операцій для складання внутрішніх звітів з метою аналізу та контролю.

2.2.1. Ведення агрегованого обліку забезпечується за допомогою синтетичного обліку з використанням балансових рахунків Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання бюджетів.

Синтетичний облік здійснюється на рівні класів, розділів, груп та балансових рахунків IV порядку Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів та забезпечує отримання інформації про операції, які виконуються органом Державного казначейства і відображаються у фінансовій звітності.

В синтетичному обліку всі операції відображаються в грошовій одиниці України.

2.2.2. Детальна інформація про кожного контрагента та кожну операцію фіксується на рівні аналітичного обліку на аналітичних рахунках. Аналітичні рахунки повинні містити обов'язкові параметри, визначені окремими порядками Державного казначейства. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку.

2.2.3. Регістри синтетичного та аналітичного обліку операцій - це носії спеціального формату у вигляді відомостей, книг, журналів, карток обліку тощо. Їх призначення - хронологічне, систематичне чи комбіноване накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів.

Записи у регістрах бухгалтерського обліку здійснюються на підставі первинних облікових документів в момент здійснення операції. Відповідальність за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали ці регістри.

2.2.4. Державне казначейство України розробляє та затверджує форми регістрів обліку з урахуванням того, що регістри синтетичного та аналітичного обліку повинні мати назву, період реєстрації операцій, прізвища і підписи або інші кодовані знаки, що дають змогу ідентифікувати осіб, які їх склали. Органи Державного казначейства України ведуть такі обов'язкові облікові регістри: оборотно-сальдовий баланс (щоденний баланс оборотів і залишків за балансовими, бюджетними, позабалансовими рахунками та рахунками управлінського обліку), сальдові та оборотно-сальдові відомості за аналітичними рахунками за формами, що додаються.

У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні залишки за активом і пасивом за кожним балансовим, бюджетним та позабалансовим рахунками, а також за рахунками управлінського обліку з проміжним підсумком за рахунками другого та третього порядків. В оборотно-сальдовому балансі відображаються підсумки за кожним класом рахунків і загальний підсумок за всіма рахунками. Правильність складання щоденного балансу оборотів та залишків контролюється рівністю дебетових і кредитових оборотів та залишків за активом і пасивом. Наявність такої рівності є обов'язковою умовою початку нового операційного дня в органі Державного казначейства.

Щоденний оборотно-сальдовий баланс перевіряється і підписується керівником і головним бухгалтером або особами, які ним уповноважені.

2.2.5. Перевірка тотожності даних аналітичних рахунків відповідним рахункам синтетичного обліку обов'язково здійснюється не рідше одного разу на місяць.

Звірка аналітичного обліку з синтетичним проводиться відповідальними виконавцями за приведеними вище балансовими та позабалансовими рахунками перевірочної відомості з даними відповідних рахунків оборотно-сальдового балансу.

Свідченням проведеної звірки аналітичного обліку з синтетичним (даних перевірочної відомості з балансом) - є підписи посадових осіб органу Державного казначейства - головного бухгалтера, його заступника.

2.2.6. Доступ до облікових регістрів повинен бути обмежений особами, які визначені наказом органу Державного казначейства.

2.2.7. За операціями в іноземній валюті облік здійснюється у грошовій одиниці України за діючим курсом НБУ на день здійснення. Одночасно вказані записи здійснюються у валюті розрахунків і платежів (за кожною валютою окремо).

В аналітичному обліку операції в іноземній валюті ведуться в подвійній оцінці: в іноземній валюті за її номіналом та в гривневому еквіваленті за діючим курсом Національного банку України.

2.3. План рахунків

План рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів органами Державного казначейства систематизований перелік рахунків бухгалтерського обліку, що використовується для детальної та повної реєстрації всіх фінансових операцій і забезпечення потреб складання фінансової звітності згідно з вимогами бюджетного процесу на відповідний бюджетний рік.

Порядок відкриття аналітичних рахунків в системі Державного казначейства регламентується окремими інструкціями.

2.4. Правила надання виписок з рахунків клієнтів

Виписки із рахунків клієнтів за формою, що додається видаються відповідальними виконавцями представникам клієнта, або через абонентські скриньки за довіреностями, оформленими підписами та печаткою, які вимагаються органом Державного казначейства на розрахункових документах згідно зразків підписів та відбитка печатки. Без довіреності виписки надаються особам, які мають право першого чи другого підпису за даним рахунком. Порядок та період надання виписок із рахунків клієнтам обумовлюється в угодах на розрахункове обслуговування при відкритті рахунку, та в обов'язковому порядку станом на 1 січня звітного року.

До виписок із рахунків додаються документи (їх копії), на підставі яких здійснені записи по дебету та кредиту рахунку.

На основних документах, що додаються до виписок, повинен проставлятися штамп органу Держказначейства та календарний штамп дати проведення документа по рахунку, якщо дата проведення операції не співпадає із датою виписки документа.

2.4.1. Обов'язковими реквізитами виписок є:

- номер рахунку;

- дата здійснення останньої та поточної операції;

- номер документа;

- номер рахунку - кореспондента;

- номер банку - кореспондента;

- умовні цифрові позначення виду операції;

- код валюти;

- сума операції;

- сума оборотів за дебетом і кредитом;

- сума вступного залишку;

- сума вихідного залишку;

- реквізити органу Державного казначейства, який веде рахунок;

- можливі інші додаткові реквізити контрагентів в залежності від можливостей програмного продукту.

2.4.2. Інформація про стан рахунків надається тільки власникам, уповноваженим ним особам та державним органам, які мають право на отримання цієї інформації згідно з чинним законодавством.

Станом на 1 січня клієнтам органів Державного казначейства надаються виписки за всіма діючими рахунками (включаючи нульові залишки), за даними яких органу Державного казначейства підтверджуються залишки на рахунках на початок року по строку до 1 лютого. При неотриманні підтверджень протягом місяця залишок коштів вважається підтвердженим. Порядок підтвердження залишків необхідно передбачати в угодах на розрахункове обслуговування.

2.4.3. Про неправильно занесені записи в дебет чи кредит рахунку суми, клієнт на протязі 5 операційних днів має повідомити орган Державного казначейства. При неотриманні заперечень в цей строк здійснені операції і залишок коштів вважається підтвердженими.

Дублікат виписки із рахунку видається клієнту тільки з письмового дозволу керівника органу Держказначейства чи його заступника за заявою, підписаною керівником та головним бухгалтером клієнта, в якій вказується причина втрати виписки та зазначається конкретна особа, якій довіряється отримати дублікат виписки, і проводиться зразок її підпису. Дублікат виписки складається порядком дублювання (зняттям копії виписки із рахунку відповідного клієнта в електронній мережі), який підписується відповідальним виконавцем та головним бухгалтером чи його заступником і завіряється відбитком печатки органу Держказначейства, з відміткою зверху (Дублікат виписки за "___" ____________ 200_ р.). При видачі дублікату відбирається розписка на заяві клієнта про одержання та здійснюється надпис про його видачу на рахунку ("___" ____________ 200_ р. виданий дублікат виписки) і скріпляється підписом головного бухгалтера (його заступника). Заяви на видачу дублікатів виписок підшиваються і зберігаються окремо.

2.5. Порядок виправлення помилкових записів в бухгалтерському обліку

Порядок виправлення помилкових записів в бухгалтерському обліку залежить від часу виявлення їх в регістрах.

Виявлені помилки до заключення щоденного оборотно-сальдового балансу виправляються за рахунками зворотними записами, за якими зроблені неправильні записи (методом зворотного сторно), та проведенням правильних записів.

В разі виявлення помилки за внутрішньоказначейськими операціями складаються виправні меморіальні ордери в 4 примірниках, із яких:

- перший служить підставою для бухгалтерського проведення;

- другий та третій свідченням записів по дебету та кредиту відповідних рахунків (при необхідності надається клієнту);

- четвертий примірник використовується для внутрішнього контролю і знаходиться в книзі виправних ордерів.

В тексті виправного меморіального ордеру вказується коли і по якому документу зроблений невірний запис, при цьому на четвертому екземплярі ордеру здійснюється відмітка про реквізити відповідального виконавця та контролера, винних в цій помилці. Заяви (якщо такі поступили від клієнта) про неправильне зарахування (списання коштів) мають зберігатися біля виправних меморіальних ордерів в документах дня. Виправлення записів у регістрах бухгалтерського обліку проводиться з відома головного бухгалтера та за підписом особи, що їх здійснила. Проти помилкового запису робиться напис "Сторновано" із вказівкою дати виправного запису і номеру виправного ордеру, які завіряються підписами головного бухгалтера чи його заступника та підписом відповідального виконавця.

Для складання достовірної звітності органам Державного казначейства надається право щомісячно, в разі необхідності, проводити коригуючі проводки.

Помилкові записи, виявлені після складання щоденного оборотно-сальдового балансу та місячного балансу, а також після 31 грудня, але до складання річного бухгалтерського звіту, виправляються шляхом коригуючих проводок. Порядок та особливості застосування коригуючих проводок встановлюються Державним казначейством України. Даний порядок не розповсюджується на рахунки клієнтів.

Внутрішній казначейський контроль - це сукупність процедур, які забезпечують достовірність та повноту інформації, яка передається керівництву Державного казначейства, дотримання положень нормативних актів при здійсненні операцій Державного казначейства по виконанню бюджетів.

Внутрішній контроль поєднує в собі бухгалтерський та адміністративний (операційний) контролі.

Система внутрішнього контролю, як і всі інші процедури, має бути чітко документована. Документація за процедурами внутрішнього контролю (у паперовій або електронній формі) повинна бути доступною для користування працівниками.

3.1. Бухгалтерський контроль - це сукупність процедур, що дають змогу забезпечити збереження активів бюджетів та достовірність звітності, що складається на основі даних, отриманих від підрозділів, які відповідають за проведення конкретних операцій. Він включає:

- заходи щодо забезпечення безпомилкового відображення операцій відповідно до їх економічної суттєвості;

- продуктивність системи документообігу;

- наявність нормативних документів, які передбачають здійснення процедур, що забезпечують бухгалтерський контроль.

Бухгалтерський контроль повинен надавати можливість впевнитися в тому, що:

- операції проведені тільки з загального та/або спеціального дозволу керівництва;

- операції відображені та оцінені згідно з вимогами бюджетної та облікової політики;

- система аналітичного обліку дає змогу деталізовано відстежувати використання ресурсів та рух активів бюджетів;

- доступ до активів можливий тільки з дозволу керівництва органу Державного казначейства.

3.2. Адміністративний контроль - це сукупність процедур, згідно яких керівництво органу Державного казначейства делегує свої повноваження зокрема:

- ефективність, продуктивність та безпека процедур обробки інформації;

- наявність процедур, які чітко розмежовують завдання та відповідальність служб і працівників органу Державного казначейства;

- збереження цінностей та активів;

- безпека працівників органу Державного казначейства.

Адміністративний контроль передбачає перевірку правильності фінансової операції до та після її проведення з метою забезпечення її відповідності встановленим правилам.

Адміністративний контроль дає змогу виявити ризики і вжити ефективних заходів щодо них.

До системи адміністративного контролю належать такі елементи:

- організаційна структура Державного казначейства;

- методи закріплення повноважень та обов'язків;

- методи контролю, що застосовуються керівництвом для проведення моніторингу результатів роботи, включаючи внутрішній аудит;

- принципи та практика у сфері трудових ресурсів;

- система бухгалтерського обліку;

- принципи бухгалтерського обліку та процедури контролю.

Адміністративний контроль передбачає розподіл повноважень між працівниками органу Державного казначейства таким чином, щоб жоден працівник, або обмежена група працівників не змогли зосередити в своїх руках всі необхідні для здійснення повної операції повноваження (прийом, оплата, зберігання).

Для цього операційний цикл будь-якої операції має передбачати такі етапи:

- дозвіл на операцію;

- облік;

- здійснення платежів;