Про затвердження Порядку застосування електронного документообігу, пов’язаного з перевезенням вантажів залізничним транспортом

Відповідно до пункту 4 Положення про Міністерство інфраструктури України , затвердженого Указом Президента України від 12 травня 2011 року № 581, статті 5 Статуту залізниць України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06 квітня 1998 року № 457,

1. Затвердити Порядок застосування електронного документообігу, пов’язаного з перевезенням вантажів залізничним транспортом, що додається.

2. Державній адміністрації залізничного транспорту України забезпечити:

2.1. Подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

2.2. Своєчасне доведення цього наказу до відома вантажовідправників, вантажоодержувачів і населення України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Цей Порядок регламентує застосування на залізничному транспорті електронних документів: відомості плати за користування вагонами форми ГУ-46, пам’ятки про подавання/забирання вагонів форми ГУ-45, пам’ятки про видачу/приймання контейнерів форми ГУ-45к, відомості плати за подавання, забирання вагонів та маневрову роботу форми ГУ-46а, відомості плати за користування контейнерами форми ГУ-46к, повідомлення про закінчення вантажних операцій з вагонами згідно з додатками 1, 2, 8, 10, 11, 12 до Правил користування вагонами і контейнерами , затверджених наказом Міністерства транспорту України від 25 лютого 1999 року № 113, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 15 березня 1999 року за № 165/3458, а також накопичувальної картки зборів за роботи (послуги) та штрафів, пов’язаних з перевезенням вантажів (вантажобагажу), форми ФДУ-92 згідно з додатком 3 до Правил розрахунків за перевезення вантажів , затверджених наказом Міністерства транспорту України від 21 листопада 2000 року № 644 , зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 24 листопада 2000 року за № 864/5085, та повідомлення про час подавання вагонів під навантаження або вивантаження, з моменту їх створення до знищення.

1.2. Цей Порядок є обов’язковим для застосування всіма суб’єктами електронного документообігу, що взаємодіють у технологічних процесах, пов’язаних з перевезенням вантажів залізничним транспортом.

1.3. Відносини, пов’язані з електронним документообігом, регулюються Конституцією України , Цивільним кодексом України , Господарським кодексом України , Законами України "Про інформацію" , "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" , "Про телекомунікації" , "Про електронний цифровий підпис" , "Про електронні документи та електронний документообіг" , постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності", Статутом залізниць України , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 06 квітня 1998 року № 457, наказом Міністерства транспорту України від 21 листопада 2000 року № 644 "Про затвердження окремих розділів Правил перевезення вантажів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 24 листопада 2000 року за № 861/5082 (далі - Правила перевезення вантажів), наказом Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 року № 49 "Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 07 червня 2005 року за № 627/10907, Збірником тарифів на перевезення вантажів залізничним транспортом у межах України та пов'язані з ними послуги , затвердженим наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 26 березня 2009 року № 317, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 квітня 2009 року за № 340/16356, іншими чинними нормативно-правовими актами.

1.4. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

залізниця - статутне територіально-галузеве об'єднання, до складу якого входять підприємства, установи та організації залізничного транспорту і яке здійснює перевезення пасажирів та вантажів у визначеному регіоні транспортної мережі;

працівник залізниці - працівник, що виконує функції із створення, оброблення, передачі перевізних документів, що наведені в пункті 1.1 цього розділу.

1.5. Суб’єктами електронного документообігу можуть бути перевізник (залізниці, підприємства, установи, організації залізничного транспорту), вантажовідправники і вантажоодержувачі.

Порядок здійснення електронного документообігу під час перевезення вантажів залізничним транспортом у внутрішньому сполученні регламентується договором про організацію перевезень вантажів і проведення розрахунків за перевезення та надані залізницею послуги, форма якого наведена в додатку 1 до Правил розрахунків за перевезення вантажів , затверджених наказом Міністерства транспорту України від 21 листопада 2000 року № 644 , зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 24 листопада 2000 року за № 864/5085, (далі - договір про організацію перевезень).

1.6. Електронний документ (далі - ЕД) - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, що визначені Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" . ЕД може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання ЕД є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

ЕД повинен містити інформацію, визначену для кожної форми документа Правилами перевезення вантажів .

1.7. Обмін ЕД між суб'єктами електронного документообігу здійснюється із застосуванням автоматизованої системи залізничного транспорту України (далі - АС залізниці) з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) та програмних засобів суб'єктів електронного документообігу безпосередньо або через телекомунікаційні мережі загального користування в порядку, визначеному договором про організацію перевезень.

Інформація, яка є власністю держави, або інформація з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом, повинна оброблятися в системі із застосуванням комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю. Підтвердження відповідності здійснюється за результатами державної експертизи в порядку, встановленому законодавством.

1.8. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання ЕД на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

2.1. ЕД створюються, передаються між відповідними суб'єктами електронного документообігу на кожному етапі технологічного процесу, пов’язаного з перевезенням вантажів залізничним транспортом.

2.2. Працівник залізниці створює ЕД, накладає ЕЦП та передає ЕД вантажовідправнику (вантажоодержувачу) за допомогою засобів АС залізниці.

2.3. Вантажовідправник (вантажоодержувач) після перегляду ЕД:

у разі погодження даних, зазначених у ЕД, накладає ЕЦП та повертає ЕД за допомогою засобів АС залізниці;

у разі непогодження даних не здійснює накладання ЕЦП та передає залізниці свої зауваження.

2.4. У разі створення ЕД вантажовідправником (вантажоодержувачем) він передає залізниці ЕД з накладанням ЕЦП за допомогою засобів АС залізниці.

2.5. Працівник залізниці після перегляду ЕД:

у разі погодження даних, зазначених у ЕД, накладає ЕЦП та повертає ЕД вантажовідправнику (вантажоодержувачу) за допомогою засобів АС залізниці;

у разі непогодження даних не здійснює накладання ЕЦП та передає свої зауваження вантажовідправнику (вантажоодержувачу) за допомогою засобів АС залізниці.

3.1. ЕД зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці з дотриманням вимог чинного законодавства.

3.2. Копіювання ЕД, що зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці, виконується за допомогою спеціалізованого автоматизованого робочого місця доступу до ЕД.

3.3. У разі пред'явлення до залізниці претензій та позовів застосовуються ЕД або їх паперові копії, які роздруковуються та засвідчуються в установленому законодавством порядку відповідними суб'єктами електронного документообігу, що отримали їх згідно з договором про організацію перевезень.

4.1. ЕД підлягають знищенню після закінчення строку їх зберігання відповідно до Порядку зберігання електронних документів в архівних установах , затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 року № 49, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 07 червня 2005 року за № 627/10907, та інших нормативно-правових актів з питань архівної справи.

4.2. Знищенню обов'язково передує проведення експертизи цінності ЕД. Знищення ЕД виконується на підставі актів про вилучення для знищення електронних документів, що не підлягають подальшому зберіганню.

4.3. Безпосередні роботи зі знищення ЕД виконуються працівниками структурних підрозділів Укрзалізниці, до компетенції яких належить зберігання перевізних документів.