МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
22.10.2025 м. Київ № 423
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
25 листопада 2025 р. за № 1761/45167
Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України
Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 8 Положення про Міністерство енергетики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2020 року № 507, пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, з метою забезпечення дотримання вимог до обробки та захисту персональних даних у Міністерстві енергетики України
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України, що додається.
2. Управлінню кібербезпеки та цифрового розвитку забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації АНДАРАКА Романа.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства енергетики України
22 жовтня 2025 року № 423
Порядок
обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України
I. Загальні положення
1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем та розпорядником яких є Міністерство енергетики України, під час їх обробки в інформаційно-комунікаційних системах Міністерства енергетики України та на паперових носіях.
2. Терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених в Законах України "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", Правилах забезпечення захисту інформації в інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року № 373.
3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.
4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон).
5. Персональні дані в інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах Міністерства енергетики України обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою технічних і програмних засобів та в паперовій формі.
6. Володільцем персональних даних є Міністерство енергетики України.
7. Цей Порядок є обов'язковим до виконання працівниками апарату Міністерства енергетики України, які мають доступ до персональних даних і обробляють персональні дані, володільцем яких є Міністерство енергетики України.
8. Організацію роботи, пов'язаної з обробкою та захистом кожної категорії суб'єктів персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України, здійснює відповідальна особа з питань захисту персональних даних, визначена наказом Міністерства енергетики України (далі - відповідальна особа).
9. Обробка персональних даних, щодо яких установлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб'єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону.
II. Мета та підстави обробки персональних даних
1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України, здійснюється з метою:
забезпечення проходження державної служби та реалізації трудових відносин, ведення військового та податкового обліків;
ведення діловодства у сфері управління персоналом, адміністративно-правових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку та/або підготовки відповідно до вимог законодавства України статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції Міністерства енергетики України;
забезпечення реалізації права особи на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, повідомлення інформації про можливі факти корупційних або пов'язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України "Про запобігання корупції", та отримання інформації з інформаційних (автоматизованих) систем, яка необхідна для надання послуг;
оформлення (переоформлення, скасування) допуску та надання (скасування) доступу до державної таємниці працівникам апарату Міністерства енергетики України та працівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління;
нагородження державними нагородами України та відзначення державними та відомчими заохочувальними відзнаками працівників апарату Міністерства енергетики України, а також працівників підприємств, установ та організацій, що належить до сфери управління Міністерства енергетики України.
2. Обробка персональних даних у Міністерстві енергетики України здійснюється на підставах, визначених статтею 11 Закону.
3. Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Міністерству енергетики України послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб'єкт персональних даних або який укладено на користь суб'єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб'єкта персональних даних.
4. Обробка персональних даних у Міністерстві енергетики України здійснюється відповідно до Конституції України, Закону та Законів України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про державну таємницю", Регламенту Європейського Парламенту і Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв'язку з опрацюванням персональних даних і про вільний рух таких даних, та про скасування Директиви 95/46/ЄС (Загальний регламент про захист даних), а також інших законів України з метою здійснення повноважень Міненерго.
III. Категорії суб'єктів та склад персональних даних
1. Міністерство енергетики України здійснює обробку персональних даних таких категорій суб'єктів:
працівників апарату Міністерства енергетики України, керівників державних підприємств, установ та організацій, що належить до сфери управління Міністерства енергетики України, та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення (погодження призначення) на які здійснює Міністерство енергетики України;
працівників паливно-енергетичного комплексу, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України, відомчими заохочувальними відзнаками Міністерства енергетики України, іншими відзнаками та нагородами;
керівників уповноважених підрозділів (уповноважених осіб) з питань запобігання та виявлення корупції (осіб, відповідальних за реалізацію антикорупційних програм) державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та господарських товариств, щодо яких Міністерство енергетики України здійснює функції з управління корпоративними правами держави, погодження призначення на посади та звільнення з посад яких здійснюється Міністерством енергетики України;
осіб, які звертаються до Міністерства енергетики України в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про запобігання корупції", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", "Про доступ до публічної інформації", "Про державну таємницю" та "Про безоплатну правничу допомогу";
працівників апарату Міністерства енергетики України та працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, зокрема сукупних даних про особу, якій оформлюється (переоформлюється, скасовується) допуск та надається (скасовується) доступ до державної таємниці;
кандидатів на посади членів наглядових рад державних підприємств, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та господарських товариств, щодо яких Міністерство енергетики України здійснює функції з управління корпоративними правами держави;
представників держави (працівників апарату Міністерства енергетики України), уповноважених представляти інтереси держави в особі Міністерства енергетики України на дистанційних річних загальних зборах акціонерів для складення довіреності для голосування на загальних зборах акціонерів;
представників суб'єкта господарювання, уповноважених представляти інтереси держави в особі Міністерства енергетики України з питань проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно за державою в особі Міністерства енергетики України щодо об'єктів нерухомого майна державної форми власності, що не увійшли до статутного капіталу та обліковуються на балансі суб'єкта господарювання, для складення довіреності;
представників іноземних делегацій відповідно до наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 07 квітня 2014 року № 285 "Про затвердження Інструкції про пропускний і внутрішньооб'єктовий режим в адміністративних будівлях Міністерства енергетики та вугільної промисловості України", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 квітня 2014 року за № 439/25216 (далі - наказ № 285) для складення програми зустрічі;
фізичних осіб, до яких пропонується застосування санкцій;
осіб, відповідальних за організацію та забезпечення захисту об'єктів критичної інфраструктури, з метою належного виконання зобов'язань у сфері захисту об'єктів критичної інфраструктури;
осіб, обробка персональних даних яких здійснюється під час здійснення заходів державного нагляду (контролю) в галузі електроенергетики, теплопостачання, а також на ринку природного газу;
осіб, відомості про яких підлягають внесенню до відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем.
2. Склад персональних даних, які обробляються Міністерством енергетики України, залежить від категорії суб'єкта персональних даних.
3. Міністерство енергетики України здійснює обробку таких персональних даних:
1) працівників апарату Міністерства енергетики України, керівників державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Міністерством енергетики України:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт (або код уповноваженого суб'єкта), що видав документ);
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
відомості про освіту, трудову діяльність, ділові та особисті якості, сімейний стан та склад сім'ї, адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування), засоби зв'язку, наявність прав на пільги та компенсації;
військово-облікові та біографічні дані;
фотографічні зображення;
інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законом;
2) працівників паливно-енергетичного комплексу, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України, відомчими заохочувальними відзнаками Міністерства енергетики України, іншими відзнаками та нагородами:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
відомості про трудову діяльність та здобутки, освіту;
біографічні дані;
копії документів про відзнаки;
інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законом;
3) керівників уповноважених підрозділів (уповноважених осіб) з питань запобігання та виявлення корупції (осіб, відповідальних за реалізацію антикорупційних програм) державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та господарських товариств, щодо яких Міністерство енергетики України здійснює функції з управління корпоративними правами держави, погодження призначення на посади та звільнення з посад яких здійснюється Міністерством енергетики України:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
дата народження;
громадянство;
найменування займаної посади;
стаж роботи за фахом;
реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт (або код уповноваженого суб'єкта), що видав документ);
біографічні дані;
відомості про трудову діяльність, освіту, судимість або перебування під слідством;
інші персональні дані, які надаються відповідними суб'єктами персональних даних;
4) осіб, які звертаються до Міністерства енергетики України в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про запобігання корупції", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", "Про доступ до публічної інформації", "Про державну таємницю" та "Про безоплатну правничу допомогу":
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування);
наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення;
відомості про засоби зв'язку;
інші дані, які стосуються особи та надаються нею для задоволення заяв, звернень, повідомлень, адвокатських запитів, запитів;
5) працівників апарату Міністерства енергетики України та працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, зокрема сукупних даних про особу, якій оформлюється (переоформлюється, скасовується) допуск та надається (скасовується) доступ до державної таємниці:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт (або код уповноваженого суб'єкта), що видав документ);
відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування);
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
найменування посади;
найменування органу та підрозділу;
номер і дата наказу про призначення (звільнення), надання (скасування) допуску та надання (припинення) доступу до державної таємниці;
6) кандидатів на посади членів наглядових рад державних підприємств, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та господарських товариств, щодо яких Міністерство енергетики України здійснює функції з управління корпоративними правами держави:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт (або код уповноваженого суб'єкта), що видав документ);
відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування);
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
біографічні дані;
відомості про трудову діяльність, освіту, судимість;
фотографічні зображення;
громадянство;
відомості про засоби зв'язку;
інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законом;
7) представників держави (працівників апарату Міністерства енергетики України), уповноважених представляти інтереси держави в особі Міністерства енергетики України на дистанційних річних загальних зборах акціонерів для складення довіреності для голосування на загальних зборах акціонерів:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт (або код уповноваженого суб'єкта), що видав документ);
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
8) представників суб'єкта господарювання, уповноважених представляти інтереси держави в особі Міністерства енергетики України з питань проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно за державою в особі Міністерства енергетики України щодо об'єктів нерухомого майна державної форми власності, що не увійшли до статутного капіталу та обліковуються на балансі суб'єкта господарювання, для складення довіреності:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт (або код уповноваженого суб'єкта), що видав документ);
відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування); реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
9) представників іноземних делегацій відповідно до наказу № 285 для складення програми зустрічі:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
найменування посади;
відомості про громадянство;
інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законом;
10) фізичних осіб, до яких пропонується застосування санкцій:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності) і номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт (або код уповноваженого суб'єкта), що видав документ);
дата народження;
відомості про громадянство;
11) осіб, відповідальних за організацію та забезпечення захисту об'єктів критичної інфраструктури, з метою належного виконання зобов'язань у сфері захисту об'єктів критичної інфраструктури:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
найменування посади;
відомості про засоби зв'язку;
12) осіб, обробка персональних даних яких здійснюється під час здійснення заходів державного нагляду (контролю) в галузі електроенергетики, теплопостачання, а також на ринку природного газу:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законом;
13) осіб, відомості про яких підлягають внесенню до відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем:
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законом.
IV. Права суб'єктів обробки персональних даних
Згідно з частиною другою статті 8 Закону суб'єкти обробки персональних даних мають такі права:
знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженими особами, крім випадків, встановлених законом;
отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються персональні дані;
на доступ до своїх персональних даних;
отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;
пред'являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (далі - Уповноважений) або до суду;
застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства України про захист персональних даних;
вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
відкликати згоду на обробку персональних даних;
знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
на захист від автоматизованого прийняття рішення, яке може мати правові наслідки.
V. Порядок обробки персональних даних
1. Спосіб збирання, накопичення персональних даних
1. Збирання та накопичення персональних даних є складовою процесу їх обробки та передбачає дії з підбору, упорядкування й систематизації відомостей про суб'єкта персональних даних.
2. Збирання та накопичення персональних даних у Міністерстві енергетики України щодо відповідних категорій суб'єктів персональних даних проводиться шляхом:
1) щодо працівників апарату Міністерства енергетики України, керівників державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Міністерством енергетики України - надання ними відповідних документів, визначених законодавством України, зокрема, про державну службу, працю.
Накопичення персональних даних працівників апарату Міністерства енергетики України здійснюється за допомогою Інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах та нарахування заробітної плати (HRMIS), системи електронного документообігу "Megapolis.DocNet" та в особових справах працівників апарату Міністерства енергетики України;
2) щодо працівників паливно-енергетичного комплексу, які представлені в установленому порядку до відзначення державними нагородами України, відомчими заохочувальними відзнаками Міністерства енергетики України, іншими відзнаками та нагородами, - надання ними документів, передбачених законодавством України, що регламентує порядок відзначення відповідними нагородами;
3) щодо керівників уповноважених підрозділів (уповноважених осіб) з питань запобігання та виявлення корупції (осіб, відповідальних за реалізацію антикорупційних програм) державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та господарських товариств, щодо яких Міністерство енергетики України здійснює функції з управління корпоративними правами держави, погодження призначення на посади та звільнення з посад яких здійснюється Міністерством енергетики України, - надання ними документів, передбачених порядком погодження кандидатур претендентів на посади керівників уповноважених підрозділів (осіб) з питань запобігання та виявлення корупції підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міненерго;
4) щодо осіб, які звертаються до Міністерства енергетики України в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про запобігання корупції", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", "Про доступ до публічної інформації", "Про державну таємницю" та "Про безоплатну правничу допомогу", - використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у заявах, зверненнях, повідомленнях, адвокатських запитах, запитах, та інформації в паперовій та/або електронній формах, що надходять від підприємств, установ і організацій у відповідь на подані Міністерством енергетики України відповідно до законодавства України запити до них;
5) щодо працівників апарату Міністерства енергетики України та працівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, зокрема сукупних даних про особу, якій оформлюється (переоформлюється, скасовується) допуск та надається (скасовується) доступ до державної таємниці, - надання ними та збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України у сфері охорони державної таємниці;
6) щодо кандидатів на посади членів наглядових рад державних підприємств, що належать до сфери управління Міністерства енергетики України, та господарських товариств, щодо яких Міністерство енергетики України здійснює функції з управління корпоративними правами держави, - надання ними та збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України, що регламентує порядок призначення на посади відповідних осіб;
7) щодо представників держави (працівників апарату Міністерства енергетики України), уповноважених представляти інтереси держави в особі Міністерства енергетики України на дистанційних річних загальних зборах акціонерів для складення довіреності для голосування на загальних зборах акціонерів, - надання ними та збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України, що регламентує порядок визначення відповідних уповноважених осіб;
8) щодо представників суб'єкта господарювання, уповноважених представляти інтереси держави в особі Міністерства енергетики України з питань проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно за державою в особі Міністерства енергетики України щодо об'єктів нерухомого майна державної форми власності, що не увійшли до статутного капіталу та обліковуються на балансі суб'єкта господарювання, для складення довіреності, - надання ними та збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України, що регламентує порядок визначення відповідних уповноважених осіб;
9) щодо представників іноземних делегацій - надання ними документів, передбачених наказом № 285, для складення програми зустрічі;
10) щодо фізичних осіб, до яких пропонується застосування санкцій, - збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України, що регламентує порядок застосування санкцій;
11) щодо осіб, відповідальних за організацію та забезпечення захисту об'єктів критичної інфраструктури, з метою належного виконання зобов'язань у сфері захисту об'єктів критичної інфраструктури, - збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України, що регламентує питання захисту об'єктів критичної інфраструктури;
12) щодо осіб, обробка персональних даних яких здійснюється під час здійснення заходів державного нагляду (контролю) в галузі електроенергетики, теплопостачання, а також на ринку природного газу, - збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України, що регламентує порядок здійснення заходів державного нагляду (контролю) в галузі електроенергетики, теплопостачання, а також на ринку природного газу;
13) щодо осіб, відомості про яких підлягають внесенню до відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем, - збирання Міністерством енергетики України документів, передбачених законодавством України, що регламентує порядок функціонування відповідних державних реєстрів, електронних інформаційних ресурсів, баз даних або інформаційних (автоматизованих) систем.
3. Повідомлення суб'єктів персональних даних про обробку їхніх персональних даних відповідно до статей 8, 12 Закону складається за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку.
4. Повідомлення суб'єктів персональних даних про обробку їхніх персональних даних відповідно до статей 8, 12 Закону, яке розміщується на офіційному вебсайті Міністерства енергетики України, складається за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.
5. Персональні дані, обробка яких потребує дотримання особливих вимог, обробляються з урахуванням положень статті 7 Закону.
6. Про здійснення будь-яких видів обробки персональних даних, які становлять особливий ризик для прав і свобод суб'єктів персональних даних, Міністерство енергетики України повідомляє Уповноваженого у порядку, визначеному законом.
2. Строки та умови зберігання персональних даних
1. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки. В будь-якому разі вони обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, не довше, ніж це передбачено законодавством України у сфері архівної справи та діловодства.
2. Подальша обробка персональних даних в історичних, статистичних чи наукових цілях може здійснюватися за умови забезпечення їх належного захисту.
3. Внесення змін, видалення, знищення та умови поширення персональних даних
1. Міністерство енергетики України зобов'язане внести зміни до персональних даних на підставі вмотивованої письмової вимоги суб'єкта персональних даних, припису Уповноваженого або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого чи за рішенням суду, що набрало законної сили, звернення інших суб'єктів відносин, пов'язаних із персональними даними, якщо на це є згода суб'єкта персональних даних.
2. Персональні дані видаляються або знищуються у спосіб, що унеможливлює їх подальше поновлення чи відновлення.
3. У разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості підлягають негайному виправленню або знищенню.
4. Персональні дані підлягають видаленню або знищенню у разі:
закінчення строку зберігання персональних даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних, або Законом;
припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та Міністерством енергетики України, якщо інше не передбачено Законом;
видання відповідного припису Уповноваженого або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого;
набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.
5. Персональні дані, зібрані з порушенням вимог Закону, підлягають видаленню або знищенню у порядку, визначеному законом.
6. Суб'єкт персональних даних має право пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.
7. Поширення персональних даних без згоди суб'єкта персональних даних або уповноваженої ним особи допускається у випадках, визначених законом, та виключно в інтересах національної безпеки, економічного добробуту або прав людини.
8. Передача персональних даних третім особам здійснюється відповідно до вимог закону.
4. Доступ до персональних даних
1. Повноваження щодо організації роботи, пов'язаної з обробкою та захистом персональних даних у апараті Міністерства енергетики України, покладаються на одного із заступників Міністра енергетики України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
2. Заступник Міністра енергетики України, відповідальний за організацію роботи, пов'язаної з обробкою та захистом персональних даних у апараті Міністерства енергетики України відповідно до функціональних обов'язків, у межах своїх повноважень забезпечує:
контроль за виконанням встановлених законом вимог щодо забезпечення захисту персональних даних;
збереження персональних даних та обмеження доступу до них інших осіб;
організацію обробки персональних даних працівниками апарату Міністерства енергетики України відповідно до їхніх службових обов'язків та в обсязі, необхідному для виконання таких обов'язків і доручень керівництва Міністерства енергетики України.
3. Працівники апарату Міністерства енергетики України, які мають доступ до персональних даних, надають письмове зобов'язання про нерозголошення персональних даних за формою, наведеною у додатку 3 до цього Порядку, яке зберігається в особовій справі.
4. Працівники апарату Міністерства енергетики України, які здійснюють обробку персональних даних, зобов'язані:
запобігати втраті або знищенню, незаконній обробці, у тому числі незаконному знищенню чи доступу до персональних даних;
не розголошувати персональні дані, які їм було довірено або які їм стали відомі у зв'язку з виконанням посадових обов'язків (зобов'язання щодо нерозголошення персональних даних зберігає чинність і після припинення ними діяльності, пов'язаної з обробкою персональних даних, крім випадків, передбачених Законом).
5. Кожен із працівників апарату Міністерства енергетики України, які здійснюють обробку персональних даних, користується доступом лише до тих персональних даних (їхніх частин) суб'єктів, які необхідні у зв'язку з виконанням ними своїх посадових обов'язків.
6. Відомості про працівників Міністерства енергетики України, які надали письмове зобов'язання про нерозголошення персональних даних, заносяться до журналу реєстрації зобов'язань про нерозголошення персональних даних, форма якого наведена у додатку 4 до цього Порядку, який ведеться керівниками самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства енергетики України.
7. Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов'язання відповідним працівником апарату Міністерства енергетики України.
8. Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника апарату Міністерства енергетики України із займаної посади.
9. Суб'єкт персональних даних має право на одержання від Міністерства енергетики України будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених Законом.
VI. Захист персональних даних
1. Обробка персональних даних у апараті Міністерства енергетики України здійснюється відповідно до нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.
2. Персональні дані обробляються у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
3. Міністерство енергетики України вживає заходів щодо забезпечення захисту персональних даних на всіх етапах їх обробки, зокрема за допомогою організаційних та технічних заходів.
4. Захист персональних даних передбачає здійснення заходів, спрямованих на запобігання їх випадковій втраті або знищенню, незаконній обробці, зокрема незаконному знищенню чи несанкціонованому доступу до них.
5. У разі звільнення працівника апарату Міністерства енергетики України, який мав доступ до персональних даних, або переведення його на іншу посаду, що не передбачає роботу з персональними даними суб'єктів персональних даних, вживаються заходи щодо унеможливлення його подальшого доступу до таких даних, а документи та інші носії, що містять персональні дані суб'єктів персональних даних, передаються іншому працівнику апарату Міністерства енергетики України.
6. Облік операцій, пов'язаних з обробкою персональних даних та доступом до них, здійснюється Міністерством енергетики України відповідно до вимог закону.
7. Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних підлягають обов'язковій документальній фіксації.
8. З метою забезпечення безпеки обробки персональних даних у Міністерстві енергетики України вживаються відповідні технічні заходи захисту, зокрема щодо недопущення несанкціонованого доступу до персональних даних, технічних та програмних комплексів, за допомогою яких здійснюється їх обробка.
| Начальник Управління кібербезпеки та цифрового розвитку | Валерій СТРІГАНОВ |
Додаток 1
до Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України
(пункт 3 глави 1 розділу V)
________________________________________________________________________
(прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) суб'єкта персональних даних)
Повідомлення
суб'єктів персональних даних про обробку їхніх персональних даних
1. Відповідно до вимог статті 12 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон) Ви інформуєтесь про те, що володільцем персональних даних є Міністерство енергетики України.
2. Склад та зміст персональних даних: прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування), наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення, номер телефону та/або адреса електронної пошти, інші дані, які стосуються особи та надаються нею для задоволення заяв, звернень, повідомлень, адвокатських запитів, запитів.
3. Метою збору, зокрема обробки персональних даних, є забезпечення права особи на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, отримання інформації з інформаційних (автоматизованих) систем, яка необхідна для надання послуг.
4. Передача персональних даних третім особам може здійснюватися лише після надання Вами письмової згоди або відповідно до Закону.
____________
Додаток 2
до Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України
(пункт 4 глави 1 розділу V)
Повідомлення
суб'єктів персональних даних про обробку їхніх персональних даних, яке розміщується на офіційному вебсайті Міністерства енергетики України
1. Відповідно до статті 6, пунктів 1, 2 частини другої статті 8, частини другої статті 12 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон) Міністерство енергетики України повідомляє про володільця, розпорядника, місцезнаходження, склад і мету збору персональних даних, що обробляються в системі електронного документообігу Міністерства енергетики України, третіх осіб, яким передаються такі персональні дані, та права суб'єкта персональних даних у зв'язку з надходженням до Міністерства енергетики України заяви, звернення, повідомлення, адвокатського запиту, запиту (далі - звернення).
2. Володільцем персональних даних, що обробляються в системі електронного документообігу Міністерства енергетики України, є Міністерство енергетики України:
унікальний ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань: 37552996;
місцезнаходження: вул. Хрещатик, 30, м. Київ, 01601;
номери контактних телефонів: (044) 531 36 93, (044) 206 38 45;
електронна адреса: kanc@mev. gov.ua;
офіційний вебсайт: https://www.mev.gov.ua.
3. Розпорядником персональних даних є Міністерство енергетики України.
4. Склад персональних даних (їх зміст) містить:
прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності) особи (заявника);
відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування);
адресу електронної пошти, номери контактних телефонів;
відомості про наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення;
інші дані, які особа добровільно (за власним бажанням) надає про себе, включаючи вік, стать тощо.
5. Збір інформації здійснюється шляхом безпосереднього надання особою (заявником) своїх персональних даних під час подання ним звернення.
6. Під обробкою персональних даних розуміється будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних.
7. Метою обробки (збору) персональних даних є реєстрація звернень у системі електронного документообігу Міністерства енергетики України, розгляду та підготовки відповідно до вимог законодавства України відповідей на звернення, статистичної, звітної та іншої інформації.
8. Третіми особами, яким передаються персональні дані, можуть бути підприємства, установи та організації усіх форм власності, органи державної влади чи органи місцевого самоврядування. Персональні дані, що обробляються, передаються відповідно до закону.
9. Передача персональних даних іноземним суб'єктам відносин, пов'язаних із персональними даними, здійснюється лише за умови забезпечення відповідною державою належного захисту персональних даних у випадках, встановлених законом або міжнародним договором України.
____________
Додаток 3
до Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України
(пункт 3 глави 4 розділу V)
Зобов'язання
про нерозголошення персональних даних
| ______________ (дата) | _______________ (підпис) |
____________
Додаток 4
до Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство енергетики України
(пункт 6 глави 4 розділу V)
Журнал
реєстрації зобов'язань про нерозголошення персональних даних
____________