Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Державне космічне агентство України

Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пункту 8 Положення про Державне космічне агентство України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 травня 2015 року № 281

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Державне космічне агентство України, що додається.

2. Начальнику управління організаційної діяльності в установленому законодавством порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є ДКА, під час їх обробки в інформаційних системах ДКА та на паперових носіях.

2. Цей Порядок є обов'язковим до виконання для державних службовців та інших працівників ДКА, яким надано доступ до інформації, що містить персональні дані у межах виконання ними своїх повноважень.

3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних", "Про звернення громадян", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації" та "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних".

5. Персональні дані в інформаційних системах ДКА обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на інформацію, які надійшли у паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників ДКА або кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ДКА).

6. ДКА є володільцем персональних даних, які надходять та обробляються в ДКА відповідно до законодавства.

1. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Конституції України, Законів України "Про захист персональних даних", "Про Кабінет Міністрів України", "Про центральні органи виконавчої влади" та інших законів України з метою здійснення повноважень ДКА.

2. Обробка персональних даних, володільцем яких є ДКА, здійснюється з метою:

1) забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, військового обліку, бронювання та податкового обліку;

2) забезпечення проходження військової служби військовослужбовцями, які відряджені до ДКА;

3) забезпечення права осіб, які звертаються до ДКА в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації";

4) ведення обліку осіб, щодо яких застосовано заборону, передбачену частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України "Про очищення влади";

5) ведення діловодства у сфері управління персоналом, діяльності з внутрішнього аудиту, адміністративно-правових, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку та іншої інформації з питань, що належать до компетенції ДКА;

6) формування складу Громадської ради при Державному космічному агентстві України.

3. Підставами для обробки персональних даних, володільцем яких є ДКА, можуть бути:

1) згода суб'єкта персональних даних на обробку його персональних даних;

2) дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;

3) необхідність виконання обов'язку володільця персональних даних, який передбачений законом.

1. ДКА здійснює обробку персональних даних таких категорій суб'єктів:

1) працівників ДКА та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ДКА;

2) осіб, які звертаються до ДКА в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян" та "Про доступ до публічної інформації";

3) осіб (членів сімей осіб) з числа військовослужбовців, які відряджені до ДКА, та осіб, звільнених з військової служби безпосередньо з посад в установах ДКА, з метою призначення і виплати одноразової грошової допомоги у разі загибелі (смерті), інвалідності або часткової втрати працездатності без встановлення інвалідності (далі - одноразова грошова допомога) відповідно до Порядку призначення і виплати одноразової грошової допомоги у разі загибелі (смерті), інвалідності або часткової втрати працездатності без встановлення інвалідності військовослужбовців, військовозобов'язаних та резервістів, призваних на навчальні (або перевірочні) та спеціальні збори чи для проходження служби у військовому резерві, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2013 року № 975 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 18 червня 2024 року № 714);

4) осіб (членів сімей осіб) з числа військовослужбовців, які відряджені до ДКА, а також осіб, звільнених в запас або у відставку, яких не знято з квартирного обліку громадян, що потребують поліпшення житлових умов в Державному космічному агентстві України та установах ДКА, та членів їх сімей, включаючи членів сімей військовослужбовців, що загинули, померли, пропали безвісти під час проходження військової служби з метою: постановки на квартирний облік, перереєстрації; ухвалення рішень з питань надання житлових приміщень для постійного проживання; контролю за повнотою та якістю формування облікових справ військовослужбовців; розгляду звернень, заяв і скарг з питань, які належать до компетенції Центральної житлової комісії ДКА; ведення контрольного обліку усіх військовослужбовців, яким надано грошову компенсацію за отримання житлового приміщення; перевірки житлових умов військовослужбовців;

5) осіб, обробка персональних даних яких здійснюється під час проведення службових розслідувань відповідно до Порядку проведення службового розслідування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 червня 2000 року № 950 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 07 березня 2023 року № 246), та в процесі перевірок підприємств і установ, які належать до сфери управління ДКА;

6) делегованих представників інститутів громадянського суспільства, які є кандидатами на обрання до складу Громадської ради при Державному космічному агентстві України.

2. Склад персональних даних, які обробляються ДКА, залежить від категорії суб'єкта персональних даних.

3. ДКА здійснює обробку таких персональних даних працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ДКА:

1) реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія (за наявності), номер, дата видачі та уповноважений суб'єкт, що видав документ);

2) відомості про адресу задекларованого / зареєстрованого місця проживання (перебування);

3) відомості про засоби зв'язку;

4) відомості про трудову діяльність;

5) відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

6) відомості, що містяться у державному сертифікаті про рівень володіння державною мовою, виданому Національною комісією зі стандартів державної мови;

7) відомості про сімейний стан та склад сім'ї;

8) відомості про відсутність судимості;

9) військово-облікові дані;

10) біографічні дані;

11) відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

12) фотографічні зображення;

13) інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

4. ДКА здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації": дані, які стосуються особи та надаються нею у заявах, судових запитах (дорученнях, клопотаннях), запитах, зверненнях, адвокатських запитах.

5. ДКА здійснює обробку таких персональних даних (членів сімей осіб) з числа військовослужбовців, які відряджені до ДКА, та осіб, звільнених з військової служби безпосередньо з посад в установах ДКА, з метою призначення і виплати одноразової грошової допомоги: відомості, що містяться у посвідченні особи з інвалідністю (за наявності), або пенсійного посвідчення у разі отримання пенсії по інвалідності; довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності або відсотка втрати працездатності із зазначенням причинного зв'язку інвалідності чи втрати працездатності; сторінок паспорта з даними про прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності) і задеклароване / зареєстроване місце проживання (перебування); документа, що підтверджує реєстрацію у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (сторінки паспорта громадянина України - для особи, яка через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомила про це відповідний контролюючий орган і має відповідну відмітку в паспорті).

6. ДКА здійснює обробку таких персональних даних осіб з числа військовослужбовців, які відряджені до ДКА, а також осіб, звільнених в запас або у відставку, яких не знято з квартирного обліку громадян, що потребують поліпшення житлових умов в Державному космічному агентстві України та установах ДКА, та членів їх сімей, включаючи членів сімей військовослужбовців, що загинули, померли, пропали безвісти під час проходження військової служби: довідки про реєстрацію місця проживання (перебування) військовослужбовця та членів його сім'ї; довідки підрозділу кадрового забезпечення установи ДКА про склад сім'ї військовослужбовця; довідки про те, чи перебувають члени сім'ї на квартирному обліку за місцем роботи (у виконавчих органах місцевих рад), у довільній формі; документи, що підтверджують право на першочергове та позачергове одержання житла, інші пільги; копії паспортів військовослужбовця і повнолітніх членів сім'ї, які перебувають з ним на обліку громадян, які потребують поліпшення житлових умов; копії свідоцтва про шлюб (за наявності); копії свідоцтв про народження дитини (за наявності); копії облікових карток фізичних осіб - платників податків (військовослужбовця та членів його сім'ї, які перебувають з ним на обліку громадян, які потребують поліпшення житлових умов); копії свідоцтва про право власності на житло за його наявності (військовослужбовця та членів його сім'ї, які перебувають з ним на обліку громадян, які потребують поліпшення житлових умов); довідки про отримання (неотримання) житла військовослужбовцем з колишнього місця перебування його на обліку громадян, які потребують поліпшення житлових умов; документи, що підтверджують невикористання житлових чеків для приватизації державного житлового фонду; витяги з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно про належне військовослужбовцю та членам його сім'ї, які перебувають з ним на обліку громадян, які потребують поліпшення житлових умов, нерухоме майно; дозволи органу опіки і піклування на отримання неповнолітніми членами сім'ї компенсації у випадках, визначених законодавством.

7. ДКА здійснює обробку таких персональних даних осіб під час проведення службових розслідувань на підприємствах і установах, які належать до сфери управління ДКА, та в процесі будь-яких перевірок підприємств і установ, які знаходяться в підпорядкуванні ДКА: прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), дата та місце народження, освіта, період служби в Збройних Силах України (інших військових формуваннях) і на займаній посаді, відомості, що містяться у документі, що підтверджує реєстрацію у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (сторінки паспорта громадянина України - для особи, яка через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомила про це відповідний контролюючий орган і має відповідну відмітку в паспорті), характеристика особи (зокрема наявність або відсутність у неї діючих дисциплінарних стягнень), яка вчинила дисциплінарний проступок, та осіб, дії чи бездіяльність яких сприяли вказаним обставинам.

8. ДКА здійснює обробку таких персональних даних кандидатів на обрання до складу Громадської ради при Державному космічному агентстві України: прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), число, місяць, рік і місце народження, відомості про освіту, трудова та/або громадська діяльність, засоби зв'язку, біографічні дані, фотографічні зображення.

1. Спосіб збирання, накопичення персональних даних:

1) збирання персональних даних працівників ДКА, військовослужбовців, які відряджені до ДКА, та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ДКА, здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема, про військову службу, державну службу, працю.

Накопичення таких персональних даних здійснюється згідно з вимогами законодавства, зокрема, про військову службу, державну службу, працю.

Накопичення персональних даних здійснюється в комп'ютерній програмі "Комплексна система автоматизації підприємства "ISpro" та в автоматизованій системі класу "1" (локальна АС) кадрової служби ДКА умовної назви "АС-ДСК-1", яка має у своєму складі комплексну систему захисту інформації (КСЗІ) з підтвердженою відповідністю вимогам нормативних документів системи технічного захисту інформації (НД ТЗІ), особових справах працівників та військовослужбовців;

2) персональні дані осіб, які звертаються до ДКА відповідно до Законів України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про очищення влади", міжнародних договорів України, збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у заявах, запитах, зверненнях, адвокатських запитах, та інформації в паперовій та/або електронній формах, що надходить від підприємств, установ і організацій, у відповідь на подані відповідно до законодавства запити.

Накопичення та збереження персональних даних вказаної категорії суб'єктів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу;

3) збирання та накопичення персональних даних делегованих представників інститутів громадянського суспільства, які є кандидатами на обрання до складу Громадської ради при Державному космічному агентстві України, здійснюється шляхом подання їх відповідними інститутами громадянського суспільства та делегованими представниками в паперовій та електронній формах;

4) суб'єкт персональних даних повідомляється про володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені Законом України "Про захист персональних даних", мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних у письмовій (електронній або паперовій) формі у повідомленні про обробку персональних даних (додаток 1 до цього Порядку);

5) повідомлення про обробку персональних даних оформлюється тим самостійним структурним підрозділом, у якому здійснюється накопичення цих персональних даних, та зберігається протягом усього періоду обробки персональних даних.

2. Строки та умови зберігання персональних даних:

1) персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством;

2) персональні дані працівників ДКА та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ДКА, зберігаються у строк, визначений законодавством, зокрема, про державну службу, працю;

3) персональні дані військовослужбовців, які відряджені до ДКА, зберігаються у строк, визначений законодавством, зокрема, про військову службу;

4) персональні дані осіб, які звертаються до ДКА в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", та "Про доступ до публічної інформації", зберігаються протягом 5 років з дати звернення;

5) персональні дані делегованих представників інститутів громадянського суспільства, які є кандидатами на обрання до складу Громадської ради при Державному космічному агентстві України, зберігаються в ДКА протягом двох років з дати затвердження складу Громадської ради при Державному космічному агентстві України;

6) забезпечення збереженості та цілісності персональних даних здійснюється відповідно до вимог розділу V цього Порядку.

3. Внесення змін, видалення або знищення персональних даних:

1) працівники структурних підрозділів ДКА, які здійснюють обробку персональних даних в обсягах, визначених їх посадовими інструкціями, переглядають персональні дані на предмет їх актуальності та достовірності відповідно до законодавства;

2) зміни до персональних даних вносяться на підставі:

вмотивованої письмової вимоги суб'єкта персональних даних;

припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

рішення суду, що набрало законної сили;

звернення інших суб'єктів відносин, пов'язаних із персональними даними, якщо на це є згода суб'єкта персональних даних;

3) персональні дані видаляються або знищуються у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних;

4) у разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені;

5) персональні дані підлягають видаленню або знищенню у разі:

закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;

припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та ДКА, якщо інше не передбачено законом або визначено строком зберігання документів, в яких містяться такі персональні дані;

видання відповідного припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних;

6) персональні дані, зібрані з порушенням вимог Закону України "Про захист персональних даних", підлягають видаленню або знищенню у встановленому законодавством порядку;

7) суб'єкт персональних даних має право пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

8) якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб'єкта обробляються незаконно або є недостовірними, ДКА припиняє обробку персональних даних суб'єкта та інформує про це суб'єкта персональних даних.

4. Доступ до персональних даних:

1) працівники ДКА, які мають доступ до персональних даних, мають бути ознайомлені з вимогами Закону України "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних;

2) працівники ДКА, які мають доступ до персональних даних, зобов'язані:

запобігати втраті персональних даних та їх неправомірному використанню;

не розголошувати персональні дані, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням посадових обов'язків (таке зобов'язання залишається чинним після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених Законом України "Про захист персональних даних");

3) працівники, які мають доступ до персональних даних, надають письмове зобов'язання про нерозголошення персональних даних за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку, та передають на зберігання до служби управління персоналом ДКА.

Кожен із цих працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частин) суб'єктів, які необхідні у зв'язку з виконанням ними своїх професійних, службових або трудових обов'язків;

4) відомості про працівників ДКА, які надали письмове зобов'язання про нерозголошення персональних даних, заносяться до Журналу реєстрації зобов'язань про нерозголошення персональних даних (додаток 3 до цього Порядку), який ведеться відділом персоналу та запобігання корупції ДКА;

5) суб'єкт персональних даних має право на одержання від ДКА будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

5. Умови передачі персональних даних третім особам:

1) передача персональних даних третім особам здійснюється у випадках, передбачених законодавством;

2) передача персональних даних іноземним суб'єктам відносин, пов'язаних із персональними даними, здійснюється лише за умови забезпечення відповідною державою належного захисту персональних даних у випадках, встановлених законом або міжнародними договорами України.

1. Обробка персональних даних в самостійних структурних підрозділах ДКА здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту персональних даних.

2. Обробка персональних даних здійснюється у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

Працівники, які відповідно до посадових обов'язків здійснюють обробку персональних даних, допускаються до обробки лише після їх авторизації у відповідних системах.

3. Обробка персональних даних в інформаційних системах ДКА здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

З метою забезпечення безпеки обробки персональних даних вживаються спеціальні технічні заходи захисту, у тому числі щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до персональних даних та технічного й програмного комплексу, за допомогою якого здійснюється обробка персональних даних.

На випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій затверджується План дій ДКА.

4. Під час обробки персональних даних повинен забезпечуватися їхній захист від несанкціонованого та неконтрольованого ознайомлення, модифікації, знищення, копіювання, поширення.

5. Організація роботи, пов'язаної з обробкою та захистом персональних даних у самостійних структурних підрозділах апарату ДКА, покладається на їх керівників.

6. Керівники самостійних структурних підрозділів, у межах своїх повноважень, забезпечують:

1) контроль за виконанням встановлених законодавством вимог із забезпечення захисту персональних даних;

2) збереженість персональних даних, обмеженість доступу до них інших осіб;

3) організацію обробки персональних даних працівниками відповідного самостійного структурного підрозділу відповідно до службових обов'язків в обсязі, необхідному для виконання таких обов'язків та доручень керівництва ДКА.

7. Організація та координація діяльності, пов'язаної з обробкою та захистом персональних даних у ДКА, покладається на відповідальну особу, визначену наказом ДКА (далі - відповідальна особа).

8. Відповідальна особа зобов'язана:

1) організовувати роботу в ДКА, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці;

2) знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;

3) взаємодіяти з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини та визначеними ним посадовими особами з питань запобігання та усунення порушень законодавства про захист персональних даних;

4) інформувати Голову ДКА або особу, яка виконує його обов'язки, з питань додержання законодавства про захист персональних даних, у тому числі про виявлені порушення (чи наявну інформацію щодо можливих порушень) законодавства про захист персональних даних та/або цього Порядку з метою вжиття необхідних заходів;

5) інформувати та консультувати працівників ДКА з питань додержання законодавства про захист персональних даних;

6) регулярно проводити навчання працівників ДКА щодо впровадження норм, змін та доповнень до законодавства, що регулює правові відносини, пов'язані із захистом і обробкою персональних даних;

7) аналізувати загрози безпеці персональних даних.

9. Відповідальна особа має право:

1) отримувати необхідні документи, пов'язані з обробкою персональних даних;

2) користуватися доступом до будь-якої інформації, яка обробляється ДКА, пов'язаної з обробкою персональних даних, якщо це не суперечить законодавству.

 

 

1. Відповідно до вимог статті 12 Закону України "Про захист персональних даних" (далі - Закон) Ви інформуєтесь про те, що володільцем Ваших персональних даних є Державне космічне агентство України.

2. Склад та зміст Ваших персональних даних, володільцем яких є ДКА:

3. Метою збору (у тому числі обробки) персональних даних є:

4. Передача персональних даних третім особам може здійснюватися лише після надання Вами письмової згоди або відповідно до закону.

5. Як суб'єкт персональних даних Ви маєте права, передбачені статтею 8 Закону, а саме:

1) знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженими Вами особами, крім випадків, встановлених законом;

2) отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються Ваші персональні дані;

3) на доступ до своїх персональних даних;

4) отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються Ваші персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;

5) пред'являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;

6) пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

7) на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять Вашу честь, гідність та ділову репутацію;

8) звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;

9) застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;

10) вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;

11) відкликати згоду на обробку персональних даних;

12) знати механізм автоматичної обробки персональних даних;

13) на захист від автоматизованого рішення, яке може мати для Вас правові наслідки.