Про затвердження Положення про сертифікат племінних (генетичних) ресурсів та зразків форм сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів

4.2.2. Виготовлені бланки з підприємства передаються уповноваженій особі Міністерства аграрної політики та продовольства України за довіреністю і видатковим документом, про що робиться відповідний запис у журналі обліку оприбуткування та витрачання бланків сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів (додаток 3) у розділі "Оприбуткування".

4.2.3. Уповноважена особа Міністерства аграрної політики та продовольства України перевіряє відповідність одержаних від підприємства бланків згідно з супровідними документами та складає у двох примірниках акт про приймання-передачу бланків сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів з підприємства (додаток 4) (далі - акт).

Один примірник акта зберігається у відповідному підприємстві, а другий - у Міністерстві аграрної політики та продовольства України.

4.2.4. Прийняті бланки реєструються в журналі обліку оприбуткування та витрачання бланків сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів у розділі "Оприбуткування".

4.2.5. Журнал обліку оприбуткування та витрачання бланків сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів повинен бути прошнурований, аркуші - пронумеровані. На внутрішньому боці обкладинки робиться відмітка про загальну кількість аркушів та ставиться підпис уповноваженої особи, що засвідчується печаткою.

4.2.6. Записи в журналі слід робити чорнилом або кульковою ручкою. Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується поряд. Кожне виправлення має бути підписано уповноваженою особою Міністерства аграрної політики та продовольства України.

4.2.7. Бланки передаються Міністерством аграрної політики та продовольства України регіональній установі, про що робиться відмітка в журналі обліку оприбуткування та витрачання бланків сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів у розділі "Видаток" і складається видатковий документ - накладна. Накладна заповнюється у двох примірниках, один з яких залишається в Міністерстві аграрної політики та продовольства України, а другий передається представнику регіональної установи.

4.2.8. Регіональні установи отримують бланки в Міністерстві аграрної політики та продовольства України з розрахунку не більше річної потреби в них та роблять відповідний запис у журналі обліку сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів.

4.3. Зберігання бланків:

4.3.1. Бланки повинні зберігатися в сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно прикріплених до стіни чи підлоги, або в спеціальних приміщеннях, що обладнані надійними засобами захисту від стороннього проникнення. Не дозволяється передача незаповнених бланків за межі приміщення установи для подальшого їх заповнення та видачі. Доступ до бланків мають лише уповноважені особи, відповідальні за їх зберігання, а також, за їх присутності, посадові особи, які мають право перевіряти їх діяльність.

4.3.2. На час відсутності відповідної уповноваженої особи, відповідальної за зберігання бланків (відпустка, відрядження тощо), бланки передаються за актом приймання-передачі іншій уповноваженій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

4.4. Витрачання та знищення бланків:

4.4.1. Регіональні установи складають звіт про витрачання бланків сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів (додаток 5) та подають його Міністерству аграрної політики та продовольства України щороку до 15-го січня наступного за звітним року. Звіти про витрачання бланків регіональних установ підписуються уповноваженою особою та керівником регіональної установи і завіряються печаткою регіональної установи. Міністерство аграрної політики та продовольства України проводить видачу бланків регіональним установам за умови звітування про витрачання бланків.

4.4.2. У Журналі обліку сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів відомості щодо кількості використаних бланків зазначаються в день їх видачі.

4.4.3. Інформація щодо зіпсування бланків заноситься до Журналу обліку сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів.

4.4.4. Регіональні установи зіпсовані або пошкоджені бланки щороку зі звітом про витрачання бланків надсилають до Міністерства аграрної політики та продовольства України. Зіпсовані або пошкоджені бланки підлягають знищенню.

4.4.5. Знищення зіпсованих або пошкоджених бланків проводиться комісією Міністерства аграрної політики та продовольства України, про що складається акт про знищення бланків сертифікатів племінних (генетичних) ресурсів (додаток 6) у двох примірниках, на якому проставляється печатка.

4.4.6. Видаткові документи або акти про приймання-передачу бланків та звіти про витрачання бланків регіональних установ зберігаються в Міністерстві аграрної політики та продовольства України 5 років, після чого знищуються.

4.5. Інвентаризація бланків:

4.5.1. Інвентаризація бланків проводиться з метою звірення наявності бланків, які є на зберіганні в уповноважених осіб, з обліковими даними Міністерства аграрної політики та продовольства України.

4.5.2. Для проведення інвентаризації регіональною установою призначається комісія з інвентаризації. Уповноважена особа, що відповідає за зберігання бланків, до складу комісії не включається, але має право бути присутньою під час роботи комісії.

4.5.3. Інвентаризація проводиться за умов:

зміни відповідної уповноваженої особи;

після стихійного лиха (пожежі);

після пошкодження або втрати даних обліку бланків;

при встановленні фактів розкрадання бланків;

в інших випадках, передбачених законодавством та розпорядчими документами відповідної установи.

4.5.4. За результатами інвентаризації складаються відповідні документи в установленому законодавством порядку.

4.5.5. У разі виявлення нестачі або надлишку бланків Міністерство аграрної політики та продовольства України вживає негайних заходів щодо з'ясування причин їх виникнення та прийняття відповідних заходів до недопущення таких випадків.

4.6. Заходи та порядок реагування щодо фактів утрати бланків:

4.6.1. Регіональні установи, які виявили факт утрати або крадіжки бланків, зобов'язані в той самий день повідомити про це Міністерство аграрної політики та продовольства України, конкретно зазначивши обставини викрадення, кількість, серію та номери викрадених бланків, а також чи були порушені вимоги щодо їх зберігання, та одночасно проінформувати про вжиті заходи щодо розшуку викрадених бланків та до осіб, винних у їх утраті.

4.6.2. За кожним випадком утрати або крадіжки бланків проводиться службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також уживаються всі потрібні заходи щодо забезпечення їх належного зберігання.