Про внесення змін до Положення про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану

3.13. Якщо актовий запис, який поновлюється, було складено в іншому органі реєстрації актів цивільного стану України, то висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про поновлення актового запису цивільного стану разом з матеріалами надсилаються до відділу реєстрації актів цивільного стану, де був складений втрачений актовий запис, для складання поновленого актового запису. Якщо втрачений актовий запис було складено за межами України, реєстрація поновленого актового запису провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника з урахуванням пункту 1.8 цього Положення. У такому разі у графі "Для відміток" зазначається, де і коли фактично був складений актовий запис.

Якщо повідомлення про відсутність актового запису, складеного за межами України, затребувати неможливо або відповідь про це тривалий час не надходить, то до справи додається дозвіл відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на поновлення та повідомлення про відсутність актового запису, що поновлюється, за місцем проживання заявника.

3.14. Поновлені актові записи цивільного стану складаються у двох примірниках. Перший примірник залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану за місцем складання, а другий - надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

3.15. Кожен примірник поновленого актового запису нумерується одним і тим самим номером. Нумерація поновлених актових записів кожного виду реєстрації актів цивільного стану починається з першого номера і ведеться послідовно впродовж року.

Поновлений актовий запис про народження підшивається в окремій книзі реєстрації поновлених актових записів про народження, а всі інші види поновлених актових записів цивільного стану підшиваються в одну книгу щороку. Нумерація кожного виду поновлених актових записів цивільного стану ведеться окремо.

3.16. На підставі поновленого актового запису виписується свідоцтво, яке видається заявнику або надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання для вручення заявнику.

На свідоцтві проставляються штампи "Запис поновлено" та "Повторно".

У разі, якщо поновлюється актовий запис про особу, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві зазначається дата смерті особи, щодо якої поновлюється актовий запис. У таких випадках замість свідоцтва може бути видана довідка встановленого зразка.

3.17. При встановленні в судовому порядку факту реєстрації акту цивільного стану, фактів народження, смерті в певний час у разі неможливості реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану таких фактів відділ реєстрації актів цивільного стану реєструє їх на підставі рішення суду.

Рішення суду про встановлення факту реєстрації актів цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі реєстрації актів цивільного стану за місцем складання втраченого актового запису. У цьому разі заявник подає копію рішення суду до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.

При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складення актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

Копія рішення суду про встановлення факту реєстрації акту цивільного стану разом із заявою заінтересованої особи, щодо якої поновлюється актовий запис, або іншої заінтересованої особи, а в разі поновлення актового запису про народження - також з документами, які підтверджують відомості про особу, щодо якої поновлюється зазначений актовий запис, та про його батьків, надсилаються для реєстрації у відділ реєстрації актів цивільного стану України за місцем фактичної реєстрації актового запису цивільного стану.

Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час у разі неможливості реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану таких фактів є підставою для поновлення актового запису цивільного стану.

3.18. Реєстрація заяв про поновлення втрачених актових записів цивільного стану, поданих за місцем проживання, а також отриманих з інших відділів, провадиться в журналі обліку заяв за встановленою формою. У цьому журналі реєструються також заяви про реєстрацію народження та смерті з пропуском установленого законодавством строку.

4.1. Заява про анулювання актового запису цивільного стану подається до відділу реєстрації актів цивільного стану України за місцем проживання заявника або за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню (додаток 16).

4.2. Заява про анулювання поновлених або повторно складених актових записів цивільного стану громадян України, які постійно проживають за кордоном, іноземців і осіб без громадянства, які зареєстрували акти цивільного стану в державних органах реєстрації актів цивільного стану України та постійно проживають за кордоном, подається до дипломатичного представництва або консульської установи України в інших державах.

4.3. Поновлений або повторно складений актовий запис цивільного стану може бути також анульований з ініціативи відділу реєстрації актів цивільного стану, яким виявлено первинний актовий запис, на підставі письмового висновку відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4.4. До заяви про анулювання актового запису цивільного стану заявник додає:

- виписку з паспорта або паспортного документа;

- свідоцтво про реєстрацію акта цивільного стану, яке підлягає анулюванню;

- інші документи.

У разі анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану заявник додає письмове пояснення стосовно проведення подвійної реєстрації актового запису цивільного стану.

4.5. Анулювання поновлених або повторно складених актових записів цивільного стану в разі виявлення первинного актового запису і при відсутності спору між заінтересованими особами провадиться відділами реєстрації актів цивільного стану.

При наявності спору між заінтересованими особами питання про анулювання поновлених або повторно складених актових записів вирішується у судовому порядку після отримання заявником письмового висновку відділу реєстрації актів цивільного стану про відмову.

Поновлені актові записи цивільного стану підлягають анулюванню, якщо їх реєстрація проведена всупереч зібраним матеріалам або коли при реєстрації було порушено встановлений порядок для поновлення актових записів цивільного стану.

При виявленні повторно складеного актового запису цивільного стану анулюванню підлягає повторний актовий запис, тобто актовий запис, який складений пізніше.

4.6. Актовий запис цивільного стану може бути анульований на підставі:

- рішення суду;

- висновку відділу реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міста обласного значення), міськрайонного управління юстиції, складеного у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України, за заявою заінтересованої особи;

- висновку відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі;

- висновку дипломатичного представництва або консульської установи України в інших державах про анулювання первинного актового запису цивільного стану.

4.7. Відділ реєстрації актів цивільного стану за місцем подання заяви про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису збирає та надсилає для остаточного розгляду всі зібрані матеріали до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню, для складання висновку про його анулювання або про відмову в цьому. Висновок про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану або відмову в цьому складається у двох примірниках (додаток 17).

У разі відмови в анулюванні актового запису цивільного стану другий примірник висновку про це видається заявнику для подальшого вирішення питання у судовому порядку.

4.8. Первинний актовий запис цивільного стану анулюється на підставі рішення суду про анулювання, за винятком тих випадків, коли шлюб був розірваний у зв'язку з оголошенням у встановленому законом порядку одного з подружжя безвісно відсутнім. При скасуванні рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою і при поновленні шлюбу за спільною заявою подружжя актовий запис про розірвання шлюбу анулюється відділом реєстрації актів цивільного стану, у якому він перебуває на зберіганні, без складання висновку.

4.9. Анулювання актових записів цивільного стану на підставі рішення суду провадиться без складання висновку. В інших випадках складання висновку про анулювання або відмову в анулюванні актового запису цивільного стану обов'язкове.

4.10. Відділ реєстрації актів цивільного стану анулює первинні актові записи на підставі рішення суду:

- про визнання шлюбу недійсним;

- про визнання шлюбу неукладеним;

- про визнання розірвання шлюбу фіктивним;

- про скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою або оголошеною померлою у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України.

4.11. Відділ реєстрації актів цивільного стану розглядає заяву заінтересованої особи про визнання шлюбу недійсним та складає висновок про анулювання актового запису про шлюб, якщо шлюб зареєстрований:

- з особою, яка одночасно перебуває в іншому зареєстрованому шлюбі;

- між особами, які є родичами прямої лінії споріднення, а також між рідними братом і сестрою;

- з особою, яка визнана недієздатною.

У зазначених випадках актовий запис про шлюб анулюється незалежно від смерті осіб, з якими було зареєстровано шлюб.

Якщо шлюб зареєстровано з особою, яка вже перебуває в іншому шлюбі, то в разі припинення попереднього шлюбу до анулювання актового запису щодо повторного шлюбу зазначений повторний шлюб стає дійсним з моменту припинення попереднього шлюбу. Про це робиться відповідна відмітка в першому та другому примірниках актового запису про шлюб.

Наявність одночасного перебування в іншому зареєстрованому шлюбі має бути підтверджена копіями відповідних актових записів про шлюб або витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян. Родинні стосунки також мають бути підтверджені документально.

У цих випадках складається висновок про анулювання актового запису про шлюб, який є недійсним відповідно до статті 39 Сімейного кодексу України, що разом з зібраними документами надсилається для виконання до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню (додаток 18).

За відсутності документів, які підтверджують зазначений факт, складається висновок про відмову.

4.12. Відділ реєстрації актів цивільного стану, який анулював актовий запис цивільного стану, письмово повідомляє про це заінтересовану особу (додаток 19).

У разі направлення матеріалів справи про анулювання актового запису до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню, зазначений відділ реєстрації актів цивільного стану повідомляє про анулювання запису та про направлення повідомлення заінтересованій особі відділ реєстрації, який направив документи про анулювання (додаток 20).

4.14. Видане на підставі актового запису цивільного стану, який було анульовано, свідоцтво анулюється і знищується у встановленому законодавством порядку відділом реєстрації актів цивільного стану в разі його подання до відділу реєстрації актів цивільного стану.

4.15. Про анулювання актового запису та проставлення відмітки в актовому записі цивільного стану, який анульовано, відділ реєстрації актів цивільного стану, який анулював актовий запис, надсилає повідомлення про анулювання актового запису цивільного стану (додаток 21) до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, який робить відповідну відмітку в другому примірнику актового запису цивільного стану.

4.16. Якщо анулювання актового запису про шлюб або розірвання шлюбу було проведено не за місцем проживання колишнього подружжя, то відділ реєстрації актів цивільного стану за місцем їх проживання на підставі отриманого повідомлення про анулювання актового запису робить відповідні відмітки в паспорті або паспортному документі цих осіб, якщо вони звертаються із зазначеного питання.

4.17. Якщо актовий запис, який підлягає анулюванню, уже зберігається у державному архіві, то відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі надсилає повідомлення про це до відповідного державного архіву, у якому міститься цей актовий запис, для проставлення в ньому відмітки про анулювання.

Якщо актовий запис про шлюб зберігається не за місцем складення актового запису про розірвання шлюбу, який анульовано, для проставлення аналогічної відмітки надсилається повідомлення про анулювання актового запису цивільного стану (додаток 22).

Примітка. У разі відмови в унесенні змін у тексті висновку зазначається: "Відмова в унесенні змін, доповнень до актового запису цивільного стану може бути оскаржена в судовому порядку".