Про затвердження Порядку організації поїздок іноземних та українських експертів

Відповідно до підпункту 3 пункту 4 Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для фінансової підтримки забезпечення міжнародного позитивного іміджу України та здійснення заходів щодо підтримки зв’язків з українцями, які проживають за межами України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 березня 2017 року № 165,

1. Затвердити Порядок організації поїздок іноземних та українських експертів (додається).

2. Управлінню публічної дипломатії у встановленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Управлінню генерального секретаріату довести цей наказ до відома заступників Міністра, керівників структурних підрозділів апарату МЗС, представництв МЗС України на території Україні та закордонних дипломатичних установ України.

4. Цей наказ набуває чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря МЗС А.І. Заяця.

1. Цей Порядок визначає процедуру організації ознайомчих поїздок та прес-турів в Україну іноземних експертів, представників засобів масової інформації та інших діячів, які є фахівцями з питань, пов’язаних з Україною, та позитивно впливають на формування громадської думки в іноземних державах, (далі - іноземні експерти) а також участі у міжнародних заходах за кордоном, що мають політичне спрямування та у заходах культурної дипломатії, важливих для донесення позиції України до закордонних цільових аудиторій, відомих українських вчених, експертів, науковців, політологів, письменників, художників, музикантів, громадських діячів і представників Автономної Республіки Крим, у тому числі кримськотатарської громади (далі - українські експерти).

2. Метою поїздок іноземних та українських експертів є сприяння просуванню позитивного іміджу України за кордоном, покращення розуміння та сприйняття України та українців у світі. До поїздок залучаються українські та іноземні експерти, які є відомими або визнаними фахівцями у сфері своєї компетенції та здатні позитивно впливати на зміцнення позитивного іміджу України.

3. Підготовка та реалізація поїздок українських та іноземних експертів (внесення обґрунтованої пропозиції щодо відрядження, розроблення програми перебування, погодження необхідних документів, фінансування, транспортування, супроводження під час перебування та інше) здійснюється силами закордонних дипломатичних установ України (далі - ЗДУ) та/або самостійних структурних підрозділів апарату МЗС, державною установою "Український Інститут" (далі - ДУ) та її закордонними філіями, які ініціюють такі поїздки.

4. Поїздки іноземних та українських експертів здійснюються на короткотерміновій основі та організовуються у найбільш економічно доцільний спосіб.

5. Витрати на організацію поїздок, визначених у пункті 1 розділу І цього Порядку, здійснюються за рахунок коштів, передбачених у державному бюджеті.

1. Пропозиції щодо організації ознайомчих поїздок та прес-турів в Україну іноземних експертів вносяться керівниками ЗДУ, ДУ.

До зазначених пропозицій додаються технічні завдання з деталізованим обґрунтуванням необхідності поїздок, цілей та результатів, які планується досягти, включаючи інформаційно-іміджеву складову, запрошення від організаторів заходу (у разі можливості), стисла інформація про особу (осіб), що відряджається, проект програми перебування, включаючи її основні змістовні, організаційні, логістичні елементи, кошторис витрат та розрахунки, інша необхідна інформація.

2. Технічні завдання на організацію поїздки погоджуються керівниками територіальних та/або функціональних підрозділів МЗС, до компетенції яких за тематикою відносяться поїздки або прес-тури.

3. Після погодження пропозицій в МЗС, ЗДУ, ДУ оформлюють наказ про організацію таких поїздок, до якого додаються затверджені технічні завдання.

4. У разі потреби ЗДУ, ДУ може надати іноземному експерту гарантійний лист щодо відшкодування здійснених за результатами його поїздки витрат із зазначенням мети такої поїздки та основних пунктів програми перебування в Україні. При цьому обсяг таких витрат не може перевищувати суму, передбачену кошторисом витрат, який є невід’ємною частиною технічного завдання.

5. При необхідності надання сприяння іноземним експертам під час перебування в Україні, таке сприяння надається працівниками самостійного структурного підрозділу апарату Міністерства, який є відповідальним за організацію та проведення поїздки або прес-туру.

6. За підсумками відрядження іноземні експерти надають оригінали документів, необхідних для відшкодування їм витрачених коштів, а також інформують про результати своєї участі у заходах. На підставі наданої інформації ЗДУ, ДУ складає звіт про результати поїздки експерта та досягнення цілей, визначених у технічному завданні. Копія звіту надсилається до Управління публічної дипломатії МЗС.

7. Іноземним експертам відшкодовуються добові витрати на покриття витрат, понесених під час поїздки.

8. Відшкодування добових витрат та витрат на проживання здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі - Постанова КМУ № 98).

9. Відшкодування транспортних витрат здійснюється виключно на підставі підтверджуючих документів і не може перевищувати суму фактичних витрат.

Витрати на проїзд відшкодовуються іноземному експерту у залежності від виду транспорту:

- при використанні повітряного транспорту, відшкодовується вартість авіаквитка економ-класу;

- при проїзді залізничним транспортом, відшкодовується вартість квитка у купейному вагоні або швидкісному поїзді "Інтерсіті+" другого класу;

- при проїзді водним транспортом, сума відшкодування не може перевищувати вартість авіаквитка економ-класу за таким же маршрутом.

10. Витрати, пов’язані з пересадками з одного виду транспорту на інший, витрати на дорогу від аеропорту, залізничного вокзалу або пристані та витрати на локальний проїзд під час поїздки або прибуття до місця проведення зустрічі включаються до складу добових витрат і не підлягають відшкодуванню.

11. Вартість перевезення понаднормового багажу не відшкодовується. Як виняток, вартість перевезення понаднормового багажу може бути відшкодована, якщо у багажі перевозиться реквізит або обладнання, необхідне іноземному експерту для використання безпосередньо під час поїздки або заходу, у якому він братиме участь.

12. З метою забезпечення надання іноземному експерту невідкладної медичної допомоги під час його поїздки до України, відповідно до цього порядку та у разі необхідності, йому може бути відшкодовано вартість страхового полісу на період такої поїздки, якщо в Україні медична допомога громадянам держави його громадянства не надається безоплатно.

Якщо у державі, з якої запрошено іноземного експерта, на законодавчому рівні врегульовані питання щодо медичного страхування своїх громадян під час виїзду за кордон, вартість страхового поліса не відшкодовується.

13. ЗДУ, ДУ здійснює оплату витрат, пов’язаних із отриманням візи в Україну.

14. Інші витрати, зокрема, представницькі, послуги телефонного або факсимільного зв’язку, використання Інтернету та оренду приміщень для проведення зустрічей, послуги залу очікування в аеропортах, не відшкодовуються.

15. У разі затримки іноземного експерта під час поїздки без поважних причин відшкодування добових та інших витрат, які виникли у зв’язку із перевищенням запланованого терміну такої поїздки, не здійснюється.

1. Запрошення українських експертів для участі у міжнародних заходах здійснюється керівниками ЗДУ, ДУ.

2. У разі направлення ЗДУ, ДУ українських експертів для участі у міжнародних заходах:

пропозиції щодо необхідності організації поїздок українських експертів за кордон вносяться ЗДУ, ДУ на погодження керівнику відповідного самостійного територіального або функціонального підрозділу апарату МЗС, а у разі змішаної компетенції - керівникам усіх причетних підрозділів. До зазначених пропозицій при їх направленні на розгляд МЗС додаються технічні завдання, в яких обґрунтовується необхідність поїздок, зазначаються цілі та результати, яких планується досягти, включаючи інформаційно-іміджеву складову, кошторис витрат, стислу інформацію про українських експертів, що направляються, проект програми перебування, у тому числі основні змістовні, організаційні та логістичні елементи, у разі можливості запрошення від організаторів заходу, інша необхідна інформація;

після погодження територіальними або функціональними підрозділами МЗС зазначених пропозицій, ЗДУ, ДУ оформлюються накази про організацію поїздок українських експертів за кордон;

за підсумками поїздок для участі у міжнародних заходах українські експерти у десятиденний термін подають до ЗДУ, ДУ Звіт, складений за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів від 28 вересня 2015 року № 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції від 13 жовтня 2015 року № 1248/27693, разом з оригіналами необхідних документів для відшкодування витрачених коштів, а також інформацію про свою участь у заході для підготовки ЗДУ, ДУ звіту про результати поїздки. Копія звіту про результати поїздки надсилається до Управління публічної дипломатії МЗС.

3. Українським експертам може бути надано візове сприяння та гарантійні листи щодо відшкодування витрат, здійснених під час їхніх поїздок.

4. Українським експертам можуть бути відшкодовані витрати під час поїздки:

на проїзд (оплата транспортних квитків та їх бронювання, за користування постільними речами в поїздах) до місця проведення заходу і у зворотному напрямку. При проїзді повітряним транспортом відшкодовується вартість авіаквитка економ-класу, а при проїзді залізничним транспортом - вартість квитка у купейному вагоні або швидкісному поїзді "Інтерсіті+" другого класу;

добові витрати та витрати на проживання відповідно до Постанови КМУ № 98;

на оплату візового збору у разі необхідності оформлення візи для в’їзду до країни, в якій проводиться захід;

у разі необхідності на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з виконанням правил в'їзду та перебування в місці проведення заходу (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат);

на інші цілі, оплата яких передбачена Постановою КМУ № 98.

Відшкодування українським експертам видатків, передбачених цим пунктом, здійснюється на підставі поданих ними звітів, складених за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів від 28 вересня 2015 року № 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованим в Міністерстві юстиції 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693, до яких долучаються оригінали документів, які підтверджують здійснення зазначених видатків.

5. ЗДУ, ДУ може здійснювати оплату квитків для проїзду та проживання у готелі українських експертів за нормами, передбаченими пунктом 4 розділу ІІІ цього Порядку, безпосередньо надавачам послуг.

У цьому випадку українські експерти не складають Звіт за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів від 28 вересня 2015 № 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання" та зареєстрованим в Міністерстві юстиції 13 жовтня 2015 року № 1248/27693, а списання зазначених витрат на видатки установи здійснюється на підставі акта або звіту установи про участь українських експертів у міжнародних заходах.

6. Вартість перевезення понаднормового багажу не відшкодовується. Як виняток, вартість перевезення понаднормового багажу може бути відшкодована, якщо у багажі перевозиться реквізит або обладнання, необхідне українському експерту для використання безпосередньо під час поїздки або заходу, у якому він братиме участь.

7. У разі затримки під час поїздки без поважних причин, відшкодування добових витрат, витрат на готель та інших витрат не здійснюється.

8. У разі відсутності відміток у паспорті громадянина України для виїзду за кордон про перетин кордону добові витрати українському експерту відшкодовуються у порядку, визначеному чинним законодавством України.