Про затвердження форм звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці та інструкцій щодо порядку їх заповнення і подання

Відповідно до Закону України "Про державну таємницю", пункту 4 Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2.10.2003 N 1561-12, з метою удосконалення звітування про стан забезпечення охорони державної таємниці

1. Затвердити та увести в дію з 1 січня 2009 року такі, що додаються:

форму Звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці;

форму узагальнюючого Звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці.

2. Затвердити та увести в дію з 1 січня 2009 року такі, що додаються:

Інструкцію щодо заповнення форм звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці і порядку його подання;

Інструкцію щодо заповнення форм узагальненого звіту за суб'єкти режимно-секретної діяльності, підзвітні центральному органу виконавчої влади.

3. Органам державної влади, органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам та організаціям усіх форм власності, іншим органам, установам і організаціям, визначеним у статті 3 Закону України "Про державну таємницю", що провадять діяльність, пов'язану з державною таємницею, щороку, починаючи зі звіту за 2008 рік, подавати звіти про стан забезпечення охорони державної таємниці протягом терміну дії спеціального дозволу на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника Управління охорони державної таємниці Служби безпеки України.

5. Управлінню режиму, документального забезпечення та контролю Апарату Голови Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу Уповноваженому Президента України з питань контролю за діяльністю Служби безпеки України на реєстрацію.

6. З цим наказом ознайомити керівний та особовий склад Служби безпеки України.

1.1. Завданням Інструкції щодо заповнення форм звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці і порядку його подання (далі - Інструкція) є визначення єдиних форм звітності органів законодавчої, виконавчої та судової влади, органів прокуратури України, інших органів державної влади, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, об'єднань громадян (далі - установи), що провадять діяльність, пов'язану з державною таємницею, а також порядку їх заповнення і подання.

1.2. У цій Інструкції терміни та скорочення вживаються у такому значенні:

дозвіл - спеціальний дозвіл на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею, який надається установам органами Служби безпеки України (СБУ);

замовник - установа, яка замовляє чи розміщує в іншій установі здійснення робіт, пов'язаних з державною таємницею;

ЗВДТ - Звід відомостей, що становлять державну таємницю;

Звіт - звіт про стан забезпечення охорони державної таємниці суб'єкта режимно-секретної діяльності, складений за формами, визначеними цією Інструкцією;

звітний період - період з 1 січня до 31 грудня звітного року або з 1 січня звітного року до дати ліквідації режимно-секретного органу установи у зв'язку з припиненням її режимно-секретної діяльності;

ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України;

інвентарний облік - облік матеріальних носіїв секретної інформації виділеного зберігання, до якого відноситься облік видань, креслень, справ, виробів, зошитів, спецблокнотів, магнітних носіїв інформації, спеціальних матеріалів, окремо оформлених секретних документів, які не підлягають долученню до справ;

МНСІ (матеріальні носії секретної інформації) - матеріальні об'єкти, у тому числі фізичні поля, у яких відомості, що становлять державну таємницю, відображені у вигляді текстів, знаків, символів, образів, сигналів, технічних рішень, процесів тощо;

НДДКР - науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи;

ОДТ - охорона державної таємниці;

РСО - режимно-секретний орган;

СРСД - суб'єкт режимно-секретної діяльності;

спеціальний облік (спецоблік) - облік МНСІ, який здійснюється в установі з урахуванням вимог нормативно-правових актів з питань криптографічного захисту інформації;

установа вищого рівня - державний орган, підприємство, установа чи організація, що провадить діяльність, пов'язану з державною таємницею, у межах своїх повноважень реалізує державну політику у відповідній сфері діяльності та координує діяльність установи, яка перебуває у сфері управління або підпорядкована за галузевим чи територіальним підпорядкуванням.

2.1. Звіт складається шляхом заповнення таблиць (з використанням редактора електронних таблиць Microsoft Excel), а також оформлення пояснювальної записки (електронна версія - в редакторі Microsoft Word) станом на кінець звітного періоду.

Пояснювальна записка складається, якщо є необхідність викласти додаткову інформацію щодо окремих показників Звіту, проблемних питань забезпечення охорони державної таємниці в установі та пропозицій щодо їх вирішення.

2.2. Заповнений Звіт, пояснювальна записка та магнітний носій з їх електронними копіями із супровідним листом подаються органу СБУ, який надав спеціальний дозвіл на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею, та установі вищого рівня щороку до 1 березня.

У разі неможливості складання Звіту та пояснювальної записки в електронному вигляді про причини цього вказується у супровідному листі.

2.3. Звіт складається РСО установи (особою, на яку покладено обов'язки щодо забезпечення режиму секретності в установі). До складання Звіту за рішенням керівника установи залучаються інші працівники.

Звіт та пояснювальна записка (у разі її складання) підписуються (на останньому аркуші) керівником установи і начальником РСО, які несуть відповідальність за повноту і достовірність даних, своєчасне їх подання.

3.1. Оформлення розділу 1 "Відомості про установу"

Для військових частин (установ) у колонках 2, 7 і 8 зазначаються повне дійсне та умовні найменування.

У колонках 3 і 9 вказується поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку.

Заповнення колонок 5 і 6 здійснюється поставлянням цифри "1" у колонках, що відповідають формі власності.

У колонці 9 наводяться відомості про установу вищого рівня (замовника).

У пояснювальній записці до Звіту зазначаються конкретні види замовлених секретних робіт та строки їх виконання.

У колонках 11 - 14 (N дозволу) вказується:

літерний код дозволу (колонка 11), який визначає орган СБУ, яким надано дозвіл установі - складачу Звіту (наприклад, УОДТ, КИ, КР тощо);

цифровий код категорії режиму секретності СРСД (колонка 12), яким визначається категорія режиму секретності, яка надається установі органом СБУ (наприклад, 1, 2, 3);

рік надання дозволу (колонка 13, наприклад, 2005);

цифровий номер дозволу (колонка 14), який присвоюється установі відповідним органом СБУ (наприклад, 25, 56).

У колонках 15 (16) вказується дата надання (термін дії) дозволу (число, місяць, рік) у вигляді трьох пар цифр (наприклад, 09.12.07), яка (який) надається органом СБУ.

3.2. Оформлення розділу 2 "Відомості про РСО, фінансування заходів на ОДТ"

Колонка 4 заповнюється шляхом поставлення цифри "1", у тому числі при відсутності РСО (наявності в установі особи, на яку покладено обов'язки щодо забезпечення режиму секретності).

Колонки 5 - 7 заповнюються, якщо у звітному періоді створювався, реорганізовувався чи ліквідовувався РСО.

РСО вважається:

створеним, якщо спеціальний дозвіл на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею, установі надано вперше;

ліквідованим - у разі ліквідації режимно-секретної діяльності зі складенням ліквідаційного акта (у тому числі при зміні найменування установи);

реорганізованим - при внесенні змін у штатну структуру РСО (включення, виключення посад РСО, зміна їх назв).

Колонки 9 - 14 заповнюються на підставі бухгалтерської звітності (дані надаються виключно в тисячах гривень).

У колонці 14 вказуються фінансові витрати, пов'язані з організацією та забезпеченням спеціальних видів зв'язку, призначених для передачі секретної інформації (у тому числі на утримання штатних працівників органів спеціального зв'язку, матеріально-технічне забезпечення, ремонт, закупівлю засобів криптографічного захисту інформації, документації, ключових даних, їх охорону, перевезення, відправлення тощо).

3.3. Оформлення розділу 3 "Відомості про надання, переоформлення та скасування допуску громадянам до державної таємниці"

У колонках 4, 5 і 6 наводяться дані на кінець звітного періоду (станом на 31 грудня звітного року або на дату ліквідації РСО).

Категорія осіб, яким надавався допуск до державної таємниці без урахування номенклатури посад (колонки 6 і 8), вказується у пояснювальній записці до Звіту.

У колонці 10 вказується кількість осіб, які підтвердили роботу з секретними документами в інших установах за критерієм найвищого ступеня секретності (з урахуванням засвідчених записів щодо надання доступу до секретних відомостей на довідках про наявність допуску до державної таємниці тощо).

3.4. Оформлення розділу 4 "Відомості про наявність МНСІ в установі"

У колонці 11 вказується кількість МНСІ, гриф секретності яких потребує перегляду та приведення до вимог законодавства. До вказаної категорії не відносяться матеріальні носії, гриф обмеження доступу яким надано за часів колишнього СРСР (дані щодо МНСІ колишнього СРСР наводяться у розділі 5 Звіту).

У пояснювальній записці до Звіту зазначаються причини неперегляду грифів секретності МНСІ, проблемні питання у цій роботі та шляхи їх вирішення.

У колонці 4 зазначається кількість МНСІ, як сума показників колонок 5, 7 і 8. Кількість топографічних матеріалів (колонки 9 і 10), МНСІ, що перебувають на спеціальному обліку (колонки 20 - 22), а також системи державного розпізнавання (колонка 23) рахуються окремо і в дані колонки 4 не включаються.

У колонках 4 - 10 наводиться виключно кількість МНСІ інвентарного обліку, що зберігаються в установі станом на кінець звітного періоду. Документи, які підлягають залученню до справ, у цих колонках не враховуються.

Кожний примірник МНСІ (документ, виріб, том справи) рахується як окрема одиниця. Справа, яка закрита провадженням та взята на інвентарний облік, рахується як одиниця МНСІ. Документи, що долучені до цієї справи, як окремі МНСІ не рахуються.

У колонці 6 наводиться кількість документів мобілізаційного характеру, яким надано позначку "Літер "М". Носії інформації, які використовуються для підготовки проектів таких документів (дискети, чернетки, зошити тощо), у колонку 6 не включаються, а наводяться в інших колонках.

У колонках 12 - 15 наводяться відомості про обіг МНСІ (у тому числі з позначкою "Літер "М"): прийнятих з інших установ, у тому числі наданих на тимчасове зберігання (погодження); відправлених (переданих) в інші установи; підготовлених внутрішніх документів (мікрофільмів, аерознімків, склейок аркушів тощо); знищених одиниць МНСІ інвентарного обліку.

Дані колонки 18 у колонку 15 не включаються.

У колонках 16 - 19 відображаються відомості щодо роботи з приведення грифів секретності МНСІ до вимог законодавства (ЗВДТ), або їх знищення чи відправлення в інші установи.

Дані Національного банку України (НБУ) щодо кількості секретних заготівок, які використовуються при виготовленні банкнот України нових зразків або їх проектів, до офіційного повідомлення НБУ з цих питань, а також цінних паперів (документів суворого обліку та звітності) НБУ, в колонки розділу 4 Звіту не включаються і в загальній кількості МНСІ не враховуються, інформація про їх кількість вказується у пояснювальній записці до Звіту НБУ.

3.5. Оформлення розділу 5 "Відомості про наявність носіїв інформації з грифами секретності інших держав (утворень), передачу секретної інформації України іншим державам (утворенням)"

Оформлення цього розділу здійснюється тими установами, які у звітному періоді зберігали матеріальні носії інформації з грифами секретності інших держав (утворень), наприклад, Російської Федерації (інших держав СНД або держав НАТО), а також які здійснювали передачу секретної інформації України іншим державам (утворенням). Крім того, до розділу включаються відомості про матеріальні носії інформації, гриф обмеження доступу яких не приведено у відповідність до законодавства України.

У колонці 3 зазначається кількість МНСІ, як сума показників колонок 4 і 5 (станом на кінець звітного періоду). Дані колонки 8 в інші колонки не включаються.

Відомості, що надаються у розділі 5 обов'язково конкретизується у пояснювальній записці до Звіту.

3.6. Заповнення розділу 6 "Відомості про виявлені факти втрати МНСІ, розголошення відомостей, що становлять державну таємницю" здійснюється за наявності у звітному періоді фактів розголошення відомостей, що становлять державну таємницю, або втрати її матеріальних носіїв.

Інформація, що викладається в розділі 6, конкретизується в пояснювальній записці до Звіту.

3.7. Заповнення розділу 7 "Відомості про наявність об'єктів інформаційної діяльності, призначених для обробки секретної інформації"

У цьому розділі зазначається кількість об'єктів інформаційної діяльності, задіяних у звітному періоді для обробки секретної інформації відповідно до вимог технічного захисту такої інформації.

3.8. Заповнення розділу 8 "Відомості про секретні науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи (НДДКР)" здійснюється за умови проведення установою секретних НДДКР або їх замовлення.

Дані кожної із колонок розділу 8 конкретизуються у пояснювальній записці до Звіту, при цьому зазначається шифр НДДКР.

У колонках 4-7 зазначається кількість секретних НДДКР, які відповідно до постанови Кабінету міністрів України виконувалися за державним оборонним замовленням.

У колонках 8-11 зазначається кількість інших секретних НДДКР.

3.9. При оформленні розділів Звіту використовується шрифт "Times New Roman" розміру "14" (допускається використання шрифту розміру "12").

1.1. Інструкція щодо заповнення форми узагальненого звіту за суб'єкти режимно-секретної діяльності, підзвітні центральному органу виконавчої влади (далі - Інструкція) розроблена з метою визначення єдиних форм узагальненого звіту (УЗ) центральних органів виконавчої влади, інших державних органів.

1.2. При підготовці УЗ за суб'єкти режимно-секретної діяльності (СРСД) центральні органи виконавчої влади, інші державні органи керуються цією Інструкцією та Інструкцією щодо заповнення форм звіту про стан забезпечення охорони державної таємниці і порядку його подання.

1.3. УЗ за підзвітні СРСД складається за письмовим запитом СБУ центральними органами виконавчої влади, іншими державними органами і направляється у місячний термін до Управління охорони державної таємниці СБУ з метою вивчення стану забезпечення охорони державної таємниці у відповідних сферах та галузях тощо.

1.4. Зміст УЗ складає 2 електронні файли: перший у вигляді розділів 1 - 8 у редакторі електронних таблиць Microsoft Excel; другий - пояснювальна записка в редакторі Microsoft Word. УЗ надсилається за супровідним листом (на одному аркуші) з додатками (магнітний носій даних з електронною версією таблиць УЗ і пояснювальної записки). Супровідний лист підписується керівником установи. У разі необхідності здійснюється архівування файлів електронної версії УЗ лише за допомогою програм Win.Zip та Win.Rar.

2.1. Оформлення розділу 1 "Відомості про установу"

Розділ 1 оформляється за всі СРСД, підзвітні центральному органу виконавчої влади, у визначеній послідовності (органи управління та їх структурні підрозділи, підпорядковані СРСД). Кожному СРСД присвоюється відповідний номер, який у подальшому використовується в інших розділах УЗ. Формат розділу - "Текстовий". У назвах СРСД слід запобігати використанню неприйнятих скорочень. Для військових формувань разом з умовним найменуванням військової частини вказується її дійсне найменування (наприклад, 15 технічна база, в/ч А1858).

2.2. Оформлення розділу 2 "Відомості про РСО, фінансування заходів на ОДТ"

Відомості за СРСД (колонки 1, 2) наводяться у послідовності розділу 1.

У колонці 2 повинні бути перелічені всі підзвітні СРСД, а не лише ті, що надали звіти (у тому числі ті, що ліквідовані або реорганізовані у звітному періоді). При відсутності даних у відповідний рядок колонки 2 вводиться примітка (функція "Додати примітку"), в якій вказується причина відсутності даних. Крім сумарних даних, не використовувати позначення "0" або " - " ("прочерк"), а також дані у вигляді дробових чисел (наприклад, "45/56"). Формат клітинок за всіма колонками "Загальний". Шрифт - "Times New Roman", розмір "14" (допускається "12").

При заповненні колонок 9 - 14 необхідно звернути увагу на те, що дані наводяться в тисячах гривень. Кількість знаків після коми - 2. Не використовувати символи, що ускладнюють обробку інформації (наприклад, "2365.98", "567-34"). Підсумкові дані колонок 3 - 14 розраховуються з допомогою функції "Автосума", розміщуються наприкінці (внизу) таблиці та виділяються жовтим кольором.

2.3. Оформлення розділу 3 "Відомості про надання, переоформлення та скасування допуску громадянам до державної таємниці"

Послідовність заповнення колонок 1 і 2 аналогічна заповненню відповідних колонок розділу 1. Вид, розмір шрифту, використання символів, виділення підсумкових даних - також по аналогії з розділом 1. Формат клітинок за усіма колонками - "Загальний". У колонці 3 позначення "ф.1, ф.2, ф.3" використовуються без "лапок". Підсумкові дані колонок 4 - 10 розраховуються виключно з використанням формул, що досягається за допомогою "Вставлення функції" "SUMIF" ("СУММЕСЛИ") з урахуванням відповідного "діапазону клітинок" за умовами і діапазоном сумування. Наприклад, "для клітинки" E55 (підлягає оформленню на допуск за формою 2 згідно з номенклатурою посад всього за міністерство) 138 осіб, кількість яких розраховується з використанням формули = "SUMIF" (D 18: D 53 "ф.2" E 18: E 53).

2.4. Оформлення розділу 4 "Відомості про наявність МНСІ в установі"

Послідовність та принципи заповнення колонок 1 і 2 аналогічні заповненню відповідних колонок розділу 1. Формат клітинок за всіма колонками "Загальний". У разі необхідності, використовувати функцію "Додати примітку". У колонці 3 позначення "ОВ, ЦТ, Т" використовуються без "лапок".

Підсумкові дані колонок 4 - 23 розраховуються виключно з використанням формул, що досягається за допомогою "Вставлення функції "SUMIF" ("СУММЕСЛИ") з урахуванням відповідного "діапазону клітинок" за умовами і діапазоном сумування. Зміну розташування, введення додаткових колонок та рядків не здійснювати. "Проміжні" підсумкові розрахунки за визначену частку рядків не провадяться.

2.5. Оформлення розділу 5 "Відомості про наявність носіїв інформації з грифами секретності інших держав (утворень), передачу секретної інформації України іншим державам (утворенням)"

Послідовність і принципи заповнення аналогічні розділу 4. При цьому нумерація СРСД, що зазначена в розділі 1 зберігається.

2.6. Оформлення розділу 6 "Відомості про виявлені факти втрати МНСІ, розголошення відомостей, що становлять державну таємницю"

Відомості надаються лише за ті СРСД, в яких мали місце втрати або розголошення, з позначенням відповідного номера рядка (загального для конкретного СРСД в усіх розділах УЗ), інші рядки та підсумкові дані не показуються. Відповідний факт у колонці 3 позначається також словом "Втрата" (літера "В") або "Розголошення" (літера "Р").

2.7. Оформлення розділу 7 "Відомості про наявність об'єктів інформаційної діяльності, призначених для обробки секретної інформації"

Послідовність та принципи заповнення розділу, в т.ч. нумерація СРСД, аналогічні заповненню розділів 3 і 4. Підсумкові дані колонок 4 - 6 повинні розраховуватися виключно з використанням формул, що досягається за допомогою "Вставлення функції "SUMIF" ("СУММЕСЛИ").

2.8. Оформлення розділу 8 "Відомості про секретні науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи (НДДКР)"

Послідовність та принципи заповнення розділу, в т.ч. нумерація СРСД, аналогічні заповненню розділів 2, 4 і 7. Підсумкові дані колонок 4 - 11 повинні розраховуватися виключно з використанням формул, що досягається за допомогою "Вставлення функції "SUMIF" ("СУММЕСЛИ").

2.9. Оформлення пояснювальної записки

У пояснювальній записці, зміст якої складають висновки, проблемні питання та пропозиції, викладається інформація щодо окремих показників УЗ, які стосуються стану ОДТ у міністерстві, відомстві, зазначаються проблемні питання та пропозиції щодо їх вирішення. Надається аналіз стану справ з визначенням відповідних тенденцій та конкретних пропозицій. Конкретизується інформація щодо розголошення відомостей, що становлять державну таємницю, або втрат її матеріальних носіїв. Зазначається кількість та назви суб'єктів, що припинили режимно-секретну діяльність у звітному періоді із вказівкою і зазначенням причин. Робиться стислий аналіз з висновком по кожному розділу з порівнянням даних за попередні звітні періоди. При цьому, слід запобігати надлишковому переліченню даних УЗ, які вже наведені в електронній версії.