Про затвердження Положення про експертно-перевірну комісію Галузевого державного архіву Міністерства оборони України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 3 пункту 10 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 (із змінами),

1. Затвердити Положення про експертно-перевірну комісію Галузевого державного архіву Міністерства оборони України, що додається.

2. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

3. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.

1. Цим Положенням визначаються повноваження та порядок роботи експертно-перевірної комісії Галузевого державного архіву Міністерства оборони України (далі - ЕПК), яка утворюється в Галузевому державному архіві Міністерства оборони України (далі - архів) для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, унесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів із нього, здійсненням організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій (далі - ЕК) структурних підрозділів Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, з’єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ і організацій Збройних Сил України, підприємств (у тому числі державних підприємств), установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства оборони України (далі - військові частини (установи)).

ЕПК є постійно діючим органом.

2. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами та директивами Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, іншими нормативно-правовими актами та наказами Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів) та цим Положенням.

3. Основними завданнями ЕПК є:

науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної ЕК.

4. До складу ЕПК, який затверджується наказом Міністра оборони України за погодженням із Головою Укрдержархіву, входять досвідчені працівники архіву, працівники структурних підрозділів Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України і наукових установ.

Головою ЕПК є заступник директора архіву, заступником голови - начальник відділу обліку, науково-довідкового апарату, інформації та забезпечення роботи дослідників, а секретарем - головний архівіст архіву.

Голова ЕПК організовує роботу комісії згідно з річним планом, затвердженим директором архіву, звітує про проведену роботу.

Секретар ЕПК за рішенням голови забезпечує скликання засідань ЕПК, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів архіву рішення ЕПК, здійснює облік та звітність про її роботу, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

Секретареві ЕПК надається право вимагати від ЕК військових частин (установ) своєчасного подання документів на розгляд ЕПК та повертати неналежним чином підготовлені документи.

5. ЕПК приймає рішення про:

схвалення і подання на розгляд Центральній експертно-перевірній комісії (далі - ЦЕПК) Укрдержархіву списків джерел формування НАФ та затвердження їх Головою Укрдержархіву;

схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, складених військовими частинами (установами);

погодження:

описів справ з особового складу військових частин (установ);

номенклатури справ структурних підрозділів Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, Командувань видів Збройних Сил України, у яких створюються документи НАФ;

інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства структурних підрозділів Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, Командувань видів Збройних Сил України;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, структурних підрозділів Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, Командувань видів Збройних Сил України;

схвалення проектів визначення рангу документів НАФ та подання на затвердження директору архіву актів грошової оцінки документів, які зберігаються в архіві та військових частинах (установах);

внесення до НАФ:

документів, що зберігаються у фізичних осіб;

документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону;

схвалення і подання на погодження ЦЕПК Укрдержархіву:

актів про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в архіві, у військових частинах (установах);

анотованих переліків унікальних документів НАФ, що зберігаються в архіві та військових частинах (установах).

6. ЕПК має право:

контролювати дотримання військовими частинами (установами) установлених правил проведення експертизи цінності документів;

вимагати від військових частин (установ) розшуку відсутніх документів НАФ, документів з особового складу та письмових пояснень у разі їх втрати;

одержувати від військових частин (установ) відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

під час розгляду описів справ постійного зберігання та з особового складу вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

інформувати керівників військових частин (установ) з питань діяльності їх комісій з проведення експертизи цінності документів;

заслуховувати на засіданнях інформацію керівників військових частин (установ) та їх комісій з проведення експертизи цінності документів про якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування, обліку та зберігання документів;

запрошувати на засідання ЕПК консультантів і експертів - фахівців військових частин (установ) та членів їх комісій з проведення експертизи цінності документів; інформувати керівництво архіву з питань, що належать до компетенції ЕПК.

7. Засідання ЕПК проводяться не рідше ніж чотири рази на рік та вважаються правоможними, якщо присутність членів комісії становить дві третини її складу.

Рішення ЕПК приймаються більшістю голосів, оформлюються протоколом, який підписують голова (у разі відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК директором архіву.

Рішення ЕПК затверджуються директором архіву, після чого є обов’язковими для виконання всіма відділами архіву та військовими частинами (установами).

У разі відмови директора архіву затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися зі скаргою до ЦЕПК Укрдержархіву, рішення якої є остаточним.