Про затвердження Положення про здійснення фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання і нагляд за діяльністю яких здійснює Міністерство фінансів України

1. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу (крім спеціально визначених суб'єктів первинного фінансового моніторингу, що провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи) має розробити та запровадити окремі канали комунікацій з метою інформування працівниками керівника (особу, яка виконує його обов'язки) або голову виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) та/або відповідального працівника про можливі порушення вимог законодавства чи внутрішніх процедур суб'єкта первинного фінансового моніторингу у сфері запобігання та протидії (далі - повідомлення про порушення).

2. Процедури суб'єкта первинного фінансового моніторингу мають містити:

1) порядок надання працівниками повідомлень (у тому числі з використанням засобів автоматизації) про порушення;

2) заходи із забезпечення конфіденційності факту надсилання особою повідомлення про порушення та її захист;

3) порядок отримання та розгляду керівником (особою, яка виконує його обов'язки) або головою виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу та/або відповідальним працівником повідомлень про порушення.

3. Порядок інформування має передбачати можливість надання повідомлень про порушення як анонімно, так і із зазначенням авторства.

4. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу може передбачити різні канали отримання повідомлень про порушення за умови дотримання умов конфіденційності за допомогою листування електронною поштою (e-mail), надсилання факсу, листа поштою на адресу суб'єкта первинного фінансового моніторингу, телефонної "гарячої лінії", запиту на особисту зустріч з керівником (особою, яка виконує його обов'язки) або головою виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу та/або відповідальним працівником, заповнення форми на офіційному та/або внутрішньому вебсайті суб'єкта первинного фінансового моніторингу, інших засобів.

5. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу в разі отримання анонімного повідомлення про порушення має передбачити у формі надання такої інформації:

1) суть порушення або суть підозри;

2) дата/період, валюта і сума фінансових операцій;

3) найменування учасників фінансових операцій та їх роль;

4) інформація щодо фактичних вигодоодержувачів (у разі наявності інформації);

5) зміст фінансових операцій;

6) наявні ознаки легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення;

7) за яких обставин (засобів) виявлено фінансові операції;

8) треті особи, у тому числі поза межами суб'єкта первинного фінансового моніторингу, які могли бути залученими до проведення зазначених операцій або мати вплив на їх проведення;

9) додаткова інформація (за наявності).

6. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу має забезпечити під час прийому на роботу, а також під час проведення планових навчальних тренінгів із питань запобігання та протидії ознайомлення працівників із наявними каналами комунікацій у суб'єкта первинного фінансового моніторингу для подання повідомлення про порушення.

7. Навчальні заходи, зазначені в розділі VII цього Положення, мають містити частину, у якій роз'яснюється, що саме працівнику суб'єкта первинного фінансового моніторингу рекомендується зазначати в повідомленні про порушення в разі здійснення ним анонімного інформування.

8. Мінімальний перелік реквізитів повідомлення про порушення може містити дані, наведені в пункті 5 цього розділу.

9. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу забезпечує захист працівників, які подали повідомлення про порушення. Суб'єкту первинного фінансового моніторингу заборонено здійснювати до працівників будь-які дискримінаційні заходи (звільнення чи примушення до звільнення, притягнення до дисциплінарної відповідальності чи піддання іншим негативним заходам впливу (переведення, атестація (переатестація), зміна умов праці, відмова в призначенні на вищу посаду, скорочення заробітної плати) або піддання загрозі таких заходів впливу) у зв'язку з поданням ними повідомлення про порушення.

10. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу може встановити у внутрішніх процедурах порядок подання повідомлень про порушення третіми особами.

11. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язаний уживати заходів щодо захисту персональних даних усіх осіб, яких стосується повідомлення про порушення.

12. Працівники суб'єкта первинного фінансового моніторингу, а також треті особи можуть надсилати повідомлення про порушення до Мінфіну з використанням офіційного вебсайту Мінфіну.

1. Внутрішня перевірка або незалежний аудит діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії (далі - перевірка) здійснюється 1 раз на календарний рік.

Перевірка призначається керівником (особою, яка виконує його обов'язки) або головою виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особою, яка виконує його обов'язки, або іншим органом управління та оформлюється розпорядчим документом.

У разі якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, перевірка призначається цією особою та оформлюється розпорядчим документом.

Строк проведення перевірки та питання перевірки визначаються в розпорядчому документі.

2. Питання перевірки охоплюють:

1) виконання заходів, передбачених Програмою;

2) відповідність Правил і Програми вимогам законодавства у сфері запобігання та протидії;

3) дотримання вимог Правил;

4) відповідність оцінки ризику ділових відносин (фінансової операції без встановлення ділових відносин) наявній у суб'єкта первинного фінансового моніторингу інформації про клієнта;

5) дотримання працівниками вимог щодо зберігання документів стосовно належної перевірки клієнта (представника клієнта), постійного моніторингу ділових відносин клієнта, осіб, які провели фінансову операцію, та документів, що стосуються ділових відносин (проведення фінансової операції) з клієнтом;

6) дотримання суб'єктом первинного фінансового моніторингу інших вимог законодавства у сфері запобігання та протидії.

Положення підпунктів 1 - 3 цього пункту не поширюються на суб'єктів первинного фінансового моніторингу, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи.

Керівник (особа, яка виконує його обов'язки) або голова виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи суб'єкт первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, має право встановити додаткові питання, які підлягають перевірці.

3. Перевірка може здійснюватися працівником(ами) підрозділу внутрішнього аудиту або іншою уповноваженою особою (особами) суб'єкта первинного фінансового моніторингу, або суб'єктом первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи.

Перевірку відокремлених підрозділів суб'єкта первинного фінансового моніторингу може здійснювати відповідальний працівник суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

Перевірка суб'єкта первинного фінансового моніторингу не може здійснюватись відповідальним працівником.

4. За результатами перевірки складається висновок щодо результатів перевірки, який підписують особи, які здійснювали перевірку. У висновку зазначаються виявлені недоліки та в разі необхідності пропозиції щодо усунення недоліків, виявлених за результатами перевірки.

Висновок зберігається у суб'єкта первинного фінансового моніторингу не менше 5 років з дати проведення перевірки.

5. Висновок щодо результатів перевірки після його підписання надсилається керівнику (особі, яка виконує його обов'язки) або голові виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи суб'єкту первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, для інформування та вжиття в разі необхідності заходів реагування.

Ознайомлення керівника (особи, яка виконує його обов'язки) або голови виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи суб'єкта первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, з висновком щодо результатів перевірки підтверджується його підписом.

Положення цього пункту не поширюються на суб'єктів первинного фінансового моніторингу, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, у разі якщо перевірка здійснювалася цією особою.

6. Перевірки діяльності будь-якого підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу та його працівників щодо дотримання ними Правил та виконання Програми здійснює відповідальний працівник суб'єкта первинного фінансового моніторингу в порядку, встановленому Правилами.

Інформування керівника (особи, яка виконує його обов'язки) або голови виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу з результатами такої перевірки здійснюється шляхом подання звіту в порядку, передбаченому пунктом 21 розділу IV цього Положення.

1. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язаний своєчасно та в повному обсязі подавати на запит Мінфіну достовірну інформацію та/або документи (висновки, рішення), копії документів або витяги з документів відповідно до вимог пункту 15 частини другої статті 8 Закону в строки, визначені абзацом другим частини тринадцятої статті 18 Закону (крім випадків, установлених цим Положенням та постановою Кабінету Міністрів України від 16 червня 2023 року № 662 "Про затвердження Порядку здійснення нагляду у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення за діяльністю суб'єктів первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснюють Міністерство фінансів, Міністерство юстиції, Міністерство цифрової трансформації").

Подання такої інформації та/або документів до Мінфіну має забезпечувати їх гарантовану доставку та конфіденційність (у разі розкриття інформації з обмеженим доступом).

2. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу має право звертатися до Мінфіну з метою узгодження способу отримання від нього відповідної інформації (документів) інформаційного обміну.

Усі документи подаються до Мінфіну із супровідним листом, засвідченим підписом керівника (особи, яка виконує його обов'язки) або голови виконавчого органу (якщо виконавчий орган колегіальний) суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи суб'єкта первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи.

У разі, якщо документи підписані не керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу, а особою, яка виконує його обов'язки (крім випадків, установлених законами), суб'єкт первинного фінансового моніторингу повинен надати копію документа, який підтверджує повноваження цієї особи.

У разі неможливості надання за запитом Мінфіну відповідної інформації (документів) у зазначений строк з обґрунтованих причин строк надання може бути продовжено за зверненням суб'єкта первинного фінансового моніторингу, але не більше ніж до 30 робочих днів.