Про затвердження Методики проведення аналізу посад державної служби категорій «Б» та «В» у центральних органах виконавчої влади

Перед початком проведення інтерв’ю налаштуйте респондента на відкрите довірливе спілкування. Виявляйте повагу до співрозмовника. Привітання має бути доброзичливе, з посмішкою.

Стиль спілкування діловий, але неформалізований:

"Вітаю!/Добрий день!/ Як справи?".

Представтеся респонденту:

"Мене звати _________________. Сьогодні я працюю з Вами як аналітик".

Якщо Ви працюєте в цьому державному органі вже певний час і Вас упізнають, етап з представленням доцільно пропустити та зробити акцент на ролі аналітика.

Використовувати треба слова "бесіда", "опитування", "інтерв’ю" та слід уникати слова "співбесіда".

Пропонуємо варіант можливої презентації процесу аналізу посади:

"Метою нашої з Вами бесіди / цього опитування / інтерв’ю / є збирання і накопичення інформації (відомостей) для подальшого аналізу і вдосконалення Вашої посадової інструкції. Наприклад, результатом цього аналізу може бути перегляд покладених на Вас завдань та зменшення їх кількості, зокрема шляхом виключення невластивих завдань і функцій. Також у разі потреби посадова інструкція може стати більш чіткою та лаконічною, пов’язаною з функціями державного органу і Вашого структурного підрозділу, обов’язки буде чітко диференційовано, розподілено між працівниками структурного підрозділу. Проте може виявитися, що посадова інструкція не потребуватиме змін і доповнень.

Також хочу наголосити / звертаю Вашу увагу / акцентую, що зараз ми аналізуємо не Вас як фахівця, а саме Вашу посаду.

Результати аналізу посад будуть спрямовані на те, щоб Ви отримали зрозумілі, здійсненні, такі, що відповідають посаді та необхідному рівню кваліфікації, завдання і повноваження.

Крім того, аналіз посад може бути основою для підвищення інституційної спроможності структурного підрозділу чи державного органу в цілому".

"Назвіть, будь ласка, самостійний структурний підрозділ, у якому Ви працюєте.

У якому відділі Ви працюєте?

Яку посаду Ви обіймаєте?

Скільки ще працівників працює на такій посаді, як Ваша у такому структурному підрозділі?".

"Назвіть посаду Вашого безпосереднього керівника або керівника самостійного структурного підрозділу у разі відсутності безпосереднього керівника. Назвіть лише посаду".

Запитання для респондентів, які займають посади державної служби категорії "Б":

"Скільки посад у структурному підрозділі (відповідно до штатного розпису) та скільки осіб, які працюють фактично, перебувають у Вашому підпорядкуванні?".

"Сформулюйте, будь ласка, мету Вашої посади, одним реченням, лаконічно, за формулою:

Наприклад:

надання адміністративних послуг фізичним та юридичним особам;

супровід договірної роботи міністерства;

участь у формуванні та реалізації кадрової політики в органі державної влади.

У разі якщо сформулювати мету не вдається, запропонуйте респонденту перейти до наступного розділу. При цьому важливо попередити, що пізніше ви ще повернетеся до заповнення цього розділу.

Під час формулювання мети респондентом тактовно спрямовуйте його (за потреби), не перебивайте, можете нагадати респонденту про часові межі і предмет опитування.

Заповнення розділу ІV анкети для аналізу посади державного службовця може допомогти у формулюванні мети посади.

Одним з прийомів, яким може скористатися аналітик, є така легенда:

"Уявіть, що керівник вагається, чи скорочувати Вашу посаду. Перш ніж прийняти рішення, він запропонував Вам аргументувати, чому Ваша посада є важливою для державного органу. Чим важлива Ваша робота та її результат для державного органу?".

Зробіть акцент на посаді чи роботі, а не на респондентові.

Водночас використовувати вищезазначене варто з обережністю, в напівжартівливій формі, враховуючи емоційний стан і темперамент респондента.

Варто ставити відкриті запитання та уточнювати надану інформацію шляхом перепитування, перефразування з використанням таких конструкцій: "Чи можна сказати, що…? / Чи правильно я розумію, що...? / Ви говорите, що…? / Тобто…?".

"Будь ласка, згрупуйте види Вашої роботи у декілька основних напрямів.

Розкажіть про основні напрями Вашої роботи".

"Описуючи окремі напрями, використовуйте такі терміни, як: "прийняття рішення про…", "висловлення думки щодо…", "моніторинг…", "управління…", "надання консультацій… щодо…" тощо.

Ви можете обрати або опис видів діяльності, або результати вашої діяльності. Другому варіанту надається перевага, хоча обидва є прийнятними. Для всіх напрямів Ви повинні використовувати лише один із варіантів опису".

"Що ще належить до Ваших посадових обов’язків?

Які ще функції Ви виконуєте?

Зазначте відсоток часу, що витрачається на кожен напрям роботи".

Респонденту пропонується навести конкретний приклад чи відповісти, коли востаннє він здійснював ту чи іншу роботу, тощо.

Окремо зверніть увагу на відсоток часу, необхідний на виконання "інших завдань за дорученням керівництва". Нормою вважається не більше 20 % часу. Якщо перевищує - зробіть помітку для робочої групи та внесіть у висновок.

"Тепер пропоную поговорити про кожен напрям Вашої роботи окремо.

Розкажіть про найважливіший, на Вашу думку, напрям роботи, що потребує найбільше часу.

Наведіть, будь ласка, приклад конкретного робочого процесу, його механіку / Як Ви це виконуєте?/ Як це відбувається? / Як Ви це робите?

Я деталізую, оскільки так ми можемо отримати загальну картину Вашої роботи для опису посади.

Яка Ваша роль у цьому процесі?

Важливо знати, що в цьому процесі робите безпосередньо Ви, оскільки зараз ми проводимо опитування з метою аналізу саме Вашої посади".

Періодично потрібно використовувати фрази: "Я бачу, що ця функція є дуже важливою. Це справді важлива робота". Респонденту буде приємно почути, що його робота важлива і високо оцінена.

Розкриваємо зміст:

"Ця функція є дуже важливою та багатокомпонентною. Тому варто визначитися, які саме функції виконуєте Ви у цьому процесі.

Чому Вам це необхідно знати?

Як часто Ви це робите/проводите?

Хто приймає рішення?

Тепер переходимо до наступного напряму роботи".

"Чи контактуєте Ви з кимось поза межами самостійного структурного підрозділу (департаменту, управління, відділу, сектору тощо), в якому працюєте, під час виконання посадових обов’язків?

Назвіть трьох адресатів державного органу, з якими Ви найчастіше комунікуєте (поза межами Вашого самостійного структурного підрозділу).

З ким ще комунікуєте?

З якою метою Ви з ними комунікуєте?

Як часто Ви з ними комунікуєте?

Чому Ви комунікуєте саме з ними?

Чи комунікуєте Ви з кимось з робочих питань поза межами державного органу?

З ким Ви комунікуєте поза межами державного органу?"

Визначаючи мету комунікації, варто робити акцент на службових комунікаціях в інтересах державного органу, що мають значення для успішного виконання респондентом своїх завдань. Особисті питання не є предметом аналізу.

Наприклад, з використанням засобів електронного зв’язку, особисті візити з метою узгодження позицій, отримання/надання інформації тощо.

"Переходимо до формування Вашого бачення вимог щодо займаної посади, тобто якою має бути професійна компетентність особи для успішного виконання поставлених завдань.

Для цього нам необхідно описати мінімальний рівень професійної компетентності особи, необхідний для якісного виконання роботи на Вашій посаді".

Важливо не допускати завищення чи заниження рівня вимог.

У разі виникнення у аналітика сумнівів щодо об’єктивності тверджень респондента, він має зробити помітку в анкеті навпроти сумнівного твердження. Таку примітку може бути розглянуто із залученням безпосереднього керівника респондента на засіданні робочої групи чи аналітиком особисто перед формуванням висновку.

"Опишіть рівень професійної компетентності працівника".

Аналітик тактовно налаштовує респондента до заповнення цього розділу. Для уникнення зайвих хвилювань і стресу, пропонуємо такі вступні приклади:

"Ви переходите на вищу посаду (очолюєте свій підрозділ). У зв’язку з цим керівник запропонував Вам взяти підлеглого на раніше займану Вами посаду. Якими будуть Ваші вимоги до такого працівника?";

"Ви отримали пропозицію переведення на кращу роботу і вимоги, які Ви зараз опишете, будуть використані для того, щоб прийняти на раніше займану Вами посаду іншого працівника".

У цьому розділі можуть застосовуватися, зокрема, такі запитання:

"Я перепитую, оскільки хочу почути саме Вашу точку зору. Мені необхідно знати, як Ви можете аргументувати свою думку (позицію).

Я не запитую Вас про законодавчі вимоги до рівня професійної компетентності, мені цікава Ваша думка.

Пам’ятайте, що ми говоримо про мінімальні (чи оптимальні) вимоги.

Яка освіта має бути у цієї людини?

Який досвід роботи повинна мати така особа?

Якими технічними/спеціальними навичками та знаннями вона повинна володіти?

Які особистісні якості повинна мати ця людина, щоб ефективно та успішно виконувати обов’язки?

Я буду називати Вам компетенцію, а Вам необхідно поставити оцінку: дуже важливо / важливо/ не дуже важливо (зачитуєте компетенцію та її інтерпретацію).

Будь ласка, вкажіть важливість кожної з п’яти зазначених якостей, які, на Вашу думку, необхідні для успішного виконання Вашої роботи.

Можливо, Ви хочете додати ще якусь компетенцію, яку ми не назвали / якої не було у списку? Чи цього достатньо?

У Вас є можливість додати інші професійні якості, що, на Вашу думку, є важливими для цієї посади".

"Як довго Ви працюєте на цій посаді?

Це Ваша перша робота в цьому державному органі?

Якщо відповідь НІ, зазначте, будь ласка, на яких посадах Ви працювали раніше.

Якщо відповідь ТАК, зазначте, будь ласка, найменування підприємства, установи, організації, в якій Ви працювали раніше".

У кінці інтерв’ю аналітик просить вибачити за можливі незручні запитання.

"Чи бажаєте Ви щось додати?

Наприклад:

"Це управління могло б працювати набагато краще, якби…".

"Якщо у Вас є щось додати, можете звернутися до мене протягом двох днів і доповнити цю анкету.

Можливо, Ви хочете ще щось додати, про що ми Вас не запитали?

Наприклад, якби у нас було ______________, то наш відділ працював би набагато краще.

Як Ви думаєте, це корисний захід?

Щиро дякую Вам за співпрацю!

Ми систематизуємо отримані дані та покажемо Вам кінцевий варіант".

Анкету підписує аналітик.

У разі виявлення неточностей інформацію, викладену в анкеті, можна уточнити з безпосереднім керівником респондента чи іншими працівниками структурного підрозділу.