Про затвердження Положення про провадження діяльності з адміністрування недержавного пенсійного фонду

5.4. Порядок та умови передачі системи персоніфікованого обліку, відшкодування витрат, які пов'язані з передачею системи персоніфікованого обліку адміністратору, відповідальність адміністратора щодо такої передачі визначаються умовами договору про адміністрування фонду.

Оплата послуг адміністратора, який передає систему персоніфікованого обліку, щодо передачі цієї системи здійснюється за рахунок засновників фонду, якщо це передбачено умовами договору. При цьому розмір такої оплати не повинен перевищувати розміру плати за надання послуг з адміністрування фонду, установленого договором про здійснення адміністрування, укладеним радою фонду з цим адміністратором.

У разі коли передача системи персоніфікованого обліку відбувається з причин неможливості виконання адміністратором своїх функцій, а саме: ліквідації, реорганізації адміністратора, анулювання (скасування) ліцензії на провадження діяльності з адміністрування пенсійних фондів, виданої адміністратору, розірвання договору про адміністрування фонду з ініціативи адміністратора, передача такої системи здійснюється у порядку, визначеному відповідно до договору про адміністрування фонду.

Передача системи персоніфікованого обліку починається з дати отримання від ради фонду або Нацкомфінпослуг повідомлення про обраного чи тимчасово призначеного нового адміністратора.

До передачі системи персоніфікованого обліку та відповідної документації адміністратор, який передає систему персоніфікованого обліку, зобов'язаний продовжувати виконання своїх функцій.

5.5. Адміністратор, який передає систему персоніфікованого обліку, та адміністратор, якому передають таку систему, зобов'язані за погодженням з радою фонду, система персоніфікованого обліку якого передається, призначити дату, на яку зафіксовано стан системи персоніфікованого обліку для її передачі (далі - дата фіксації).

Про передачу системи персоніфікованого обліку рада фонду має повідомити Нацкомфінпослуг, усіх засновників, вкладників фонду та учасників фонду, осіб, що здійснюють управління активами, та зберігача фонду протягом 3 робочих днів після прийняття радою фонду рішення про укладення відповідного договору з новим адміністратором шляхом відсилки (надання) письмового повідомлення разом з копією відповідного протоколу засідання ради фонду.

Повідомлення обов'язково повинно містити таку інформацію:

відомості про адміністратора, який передає систему персоніфікованого обліку;

відомості про адміністратора, який приймає систему персоніфікованого обліку;

дату початку (дату фіксації) та закінчення передачі системи персоніфікованого обліку;

вказівку про те, що протягом терміну передачі системи персоніфікованого обліку операції в такій системі не проводяться.

До призначення дати фіксації функції щодо ведення системи персоніфікованого обліку здійснює адміністратор, який передає таку систему.

Передача системи персоніфікованого обліку здійснюється протягом п'яти робочих днів з дати фіксації. Протягом цього терміну проведення будь-яких операцій в системі персоніфікованого обліку учасників забороняється.

5.6. Передача системи персоніфікованого обліку оформлюється актом приймання-передавання, який підписується представником, що має відповідні повноваження адміністратора, який приймає систему персоніфікованого обліку, та представником, що має відповідні повноваження адміністратора, який передає систему персоніфікованого обліку, та скріплюється печатками обох адміністраторів.

У разі виявлення розбіжностей адміністратор, що приймає систему персоніфікованого обліку, та адміністратор, який передає систему персоніфікованого обліку, з метою усунення розбіжностей повинні протягом десяти робочих днів здійснити перевірку інформації, що міститься в системі персоніфікованого обліку, та усунути такі розбіжності.

Адміністратор, який приймає систему персоніфікованого обліку, відповідає за її ведення з дати підписання сторонами акта приймання-передавання, зазначеного в цьому пункті.

Адміністратор, якому передавалася система персоніфікованого обліку, повинен протягом десяти робочих днів письмово повідомити Нацкомфінпослуг про закінчення передачі та надати копію відповідного акта приймання-передавання.

5.7. Адміністратор, який передав систему персоніфікованого обліку, несе відповідальність за всі операції, які були здійснені ним у системі персоніфікованого обліку протягом періоду ведення ним цієї системи.

6.1. Захист інформації в системі персоніфікованого обліку

Захисту підлягає будь-яка інформація системи персоніфікованого обліку.

Заходи щодо захисту інформації повинні бути спрямовані на запобігання втратам, крадіжкам, викривленню, підробленню, витоку, несанкціонованим знищенню, копіюванню та поширенню, блокуванню інформації, несанкціонованому доступу до інформації.

Працівники адміністратора повинні додержуватися вимог конфіденційності інформації, установлених законодавством та внутрішнім положенням адміністратора.

Доступ до системи персоніфікованого обліку повинні мати тільки ті працівники адміністратора, на яких покладено здійснення відповідних функцій, про що повинно бути вказано в посадових інструкціях. Адміністратором повинні бути встановлені правила розмежування доступу до інформації.

Інформація на паперових носіях, зміст якої має конфіденційний характер, підлягає зберіганню в сейфах, доступ до яких мають тільки працівники адміністратора, що мають відповідні повноваження.

Проведення операцій в системі персоніфікованого обліку здійснюється адміністратором протягом операційного дня. Після завершення операційного дня внесення будь-яких змін до інформації системи персоніфікованого обліку цього дня заборонено.

Інформація системи персоніфікованого обліку, яка зазнала змін протягом операційного дня, повинна копіюватися зразу після здійснення таких змін. Після закінчення операційного дня вся інформація операційного дня повинна копіюватися до архіву.

6.2. Зберігання інформації

Інформація системи персоніфікованого обліку, відповідні документи, на підставі яких формувалися дані такої системи, інші документи, які були створені протягом обслуговування фонду адміністратором та є такими, що відображають проведення операцій (дій) з обслуговування фонду та (або) є результатом проведення таких операцій (дій), зберігається адміністратором протягом строку дії договору про адміністрування фонду, укладеного з ним. При цьому вся інформація, що втратила свою актуальність, підлягає архівації та виведенню до електронного архіву адміністратора. Після розірвання такого договору такі інформація та документи підлягають передачі до архіву адміністратора.

Інформація, яка міститься на індивідуальному пенсійному рахунку учасника фонду, зберігається адміністратором протягом строку дії відповідного пенсійного контракту, а після припинення правовідносин між учасником фонду та фондом - протягом десяти років, якщо інше не передбачено законодавством.

6.3. Усі документи, на підставі яких здійснюється формування та ведення системи персоніфікованого обліку, повинні зберігатись адміністратором у спеціально обладнаних приміщеннях із забезпеченням режиму обмеженого доступу.

6.4. Такі документи можуть також зберігатися архівними установами, з якими адміністратором укладений відповідний договір. Строки зберігання цих документів в архівних установах визначаються умовами зазначеного договору, з урахуванням мінімальних строків зберігання документів, визначених відповідно до законодавства. Договором визначається також місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації зазначених архівних установ.

6.5. У системі персоніфікованого обліку здійснюється облік руху архівних документів, що включає:

облік, накопичення та зберігання документації з поточної діяльності адміністратора фонду;

формування номенклатури документів, що передаються до архіву адміністратора;

здійснення контролю за терміном передачі документів до архіву;

облік роботи з архівом;

регламентацію доступу працівників адміністратора та інших осіб до архіву.

6.6. Знищення архівних документів здійснюється відповідно до чинного законодавства.

7.1. Державний контроль за дотриманням вимог цього Положення здійснюється Нацкомфінпослуг згідно з чинним законодавством.

7.2. У разі виявлення порушень при здійсненні контролю за додержанням цього Положення застосовуються заходи впливу, передбачені законодавством України.