Про затвердження форм звітності з питань реєстрації актів цивільного стану та Інструкції про ведення звітності відділами реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до статті 15 Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" та статей 13 та 16 Закону України "Про державну статистику"

1. Затвердити форми звітності, що додаються:

N 97 "Про реєстрацію актів цивільного стану" (місячна);

N 98 "Про реєстрацію актів цивільного стану" (піврічна, річна).

2. Затвердити Інструкцію про ведення звітності відділами реєстрації актів цивільного стану, що додається.

3. Установити, що збирання та зведення адміністративних даних про реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі і Міністерством юстиції України.

4. Департаменту у справах цивільного стану громадян (Кунда В.В.) довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

5. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2010.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Єфіменка Л.В.

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення відділами реєстрації актів цивільного стану звітності та складання відповідних її форм.

2. Відділи реєстрації актів цивільного стану ведуть звітність та заповнюють такі форми звітності:

N 97 "Звіт про реєстрацію актів цивільного стану" (місячна) (далі - звіт за формою N 97);

N 98 "Звіт про реєстрацію актів цивільного стану" (піврічна, річна) (далі - звіт за формою N 98).

3. Відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції на підставі актових записів цивільного стану, складених у відділі, а також поданих виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, після закінчення звітного місяця складають у трьох примірниках звіт за формою N 97 щодо реєстрації народжень, смертей, шлюбів, розірвань шлюбу.

4. Звіт за формою N 97 складається в цілому по району (місту) із зазначенням усіх виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які проводять реєстрацію актів цивільного стану на території цього району (міста).

Перший та другий примірники звіту за формою N 97 разом з другими примірниками актових записів цивільного стану, включених до звіту, а також лікарськими свідоцтвами (фельдшерськими довідками) про смерть, лікарськими свідоцтвами про перинатальну смерть та копіями рішень суду про встановлення факту смерті надсилаються до відділів реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі не пізніше 7-го числа наступного за звітним місяця.

Третій примірник звіту за формою N 97 залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану, який звітує.

5. Якщо з якихось виняткових обставин ті або інші актові записи цивільного стану не були включені до місячного звіту, то вони повинні бути включені до звіту за наступний місяць із зазначенням, які саме записи за попередній місяць були додатково включені до звіту за звітний місяць.

6. Відділи реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі перевіряють правильність складання та заповнення звіту за формою N 97 відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції.

Після проведення відповідної перевірки другі примірники звітів за формою N 97, а також другі примірники актових записів цивільного стану, включених до звіту, разом з лікарськими свідоцтвами (фельдшерськими довідками) про смерть, лікарськими свідоцтвами про перинатальну смерть та копіями рішень суду про встановлення факту смерті надсилаються відповідно до Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві, Управління статистики у місті Севастополі із супровідним листом, форма якого наведена у додатку, не пізніше 10-го числа наступного за звітним місяця.

Перший примірник звіту за формою N 97 залишається у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

7. Головне управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві та Управління статистики у місті Севастополі не пізніше 25 березня року, наступного за звітним, передають другі примірники актових записів цивільного стану, одержані протягом звітного року, до відділів реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, а лікарські свідоцтва (фельдшерські довідки) про смерть, лікарські свідоцтва про перинатальну смерть та копії рішень суду про встановлення факту смерті знищують у встановленому законодавством порядку.

При цьому акти повинні бути підібрані:

за місяцями:

у кожному місяці - за видами по кожному району, місту (міст обласного значення), району в місті;

за кожним районом - за виконавчими органами сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад.

8. Відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції на підставі актових записів цивільного стану складають звіт за формою N 98 у трьох примірниках в цілому по району (місту) із зазначенням виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які проводять реєстрацію актів цивільного стану на території даного району (міста).

Перший та другий примірники звіту за формою N 98 надсилаються до відділів реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі не пізніше 15 липня поточного року та 15 січня наступного за звітним року.

Третій примірник звіту за формою N 98 залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану, який звітує.

9. Відділи реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на підставі поданих звітів за формами N 97 та N 98 складають звіти про реєстрацію актів цивільного стану за формою N 98 і не пізніше 25 липня поточного року та 25 січня наступного за звітним року подають їх відповідно до Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві, Управління статистики у місті Севастополі та до Міністерства юстиції України.

До звіту за формою N 98, що подається до Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві, Управління статистики у місті Севастополі, додаються другі примірники звітів за формою N 98, складених відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції.

10. Звіти за формами N 97 та N 98 підписуються керівником відділу реєстрації актів цивільного стану або особою, яка виконує його обов'язки, і скріплюються печаткою.

11. Звіт за формою N 97 складається відділами реєстрації актів цивільного стану таким чином:

11.1. У графі 2 "Найменування органу реєстрації актів цивільного стану" вказуються повне найменування відділу реєстрації актів цивільного стану, а також в алфавітному порядку найменування виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) рад, які подали актові записи цивільного стану, складені у звітному періоді.

11.2. Якщо у звітному місяці в даному відділі реєстрації актів цивільного стану, виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) рад не було жодного випадку реєстрації певного акту, то про це має бути вказано у звіті.

Відділ реєстрації актів цивільного стану робить відмітку у звіті "Не було реєстрації" лише за наявності письмового підтвердження виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) рад про те, що реєстрація цих актів у звітному місяці не провадилась, яке додається до звіту.

11.3. У графах 3, 6, 9 та 11 указуються перший та останній номери (включно) відповідних актових записів цивільного стану, складених у звітному місяці. При цьому номери актових записів за кожним видом актів повинні збігатися з номерами других примірників актових записів цивільного стану, доданих до звіту.

11.4. Цифри, указані в графі 5 "у тому числі мертвонароджених", повинні включатися до графи 4 "загальна кількість", а цифри, включені до графи 8 "У тому числі у віці до одного року", - до графи 7 "загальна кількість".

11.5. До графи 7 "загальна кількість" актових записів про смерть не включаються записи про смерть осіб, які померли понад рік тому.

12. Звіт за формою N 98 складається відділами реєстрації актів цивільного стану таким чином:

12.1. У графах 11 і 12 "відомості про поновлення актових записів цивільного стану" вказується кількість поновлених актових записів цивільного стану, складених у відповідному відділі реєстрації актів цивільного стану. Кількість складених висновків (на підставі матеріалів перевірок, проведених відділами реєстрації актів цивільного стану), надісланих для реєстрації до іншого відділу реєстрації актів цивільного стану, не включається до даних, наведених у графі "Відомості про поновлення актових записів цивільного стану".

12.2. У графах 13-15 "Відомості про анулювання актових записів цивільного стану" зазначається кількість анульованих актових записів цивільного стану в даному відділі реєстрації актів цивільного стану.