Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державного департаменту України з питань виконання покарань

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2000 року N 1393 "Про створення галузевого державного архіву Державного департаменту з питань виконання покарань"

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Державного департаменту України з питань виконання покарань, що додається.

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву України (Сельченкова С.В.) та галузевому державному архіву Державного департаменту України з питань виконання покарань (Жигун М.І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В. та першого заступника Голови Державного департаменту України з питань виконання покарань Лагоду А.С.

1. Галузевий державний архів Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та постанови Кабінету Міністрів України від 06.09.2000 N 1393 "Про створення галузевого державного архіву Державного департаменту з питань виконання покарань". Він є архівною установою, що входить до Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент).

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України і законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України) і Департаменту, а також цим Положенням.

Нормативно-методичне забезпечення та контроль за зберіганням і використанням документів Архіву покладається на Держкомархів України та Департамент.

3. Архів здійснює приймання, облік та зберігання документів, що утворилися в процесі діяльності Департаменту, його територіальних органів управління, підрозділів кримінально-виконавчої інспекції, установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, воєнізованих формувань, навчальних закладів, закладів охорони здоров'я, підприємств установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи і установи кримінально-виконавчої служби), та створює умови для їх використання.

4. Архів забезпечує постійне зберігання документів Національного архівного фонду України (далі - НАФ), що утворюються в процесі оперативно-розшукової та іншої спеціальної діяльності органів і установ кримінально-виконавчої служби, особові фонди ветеранів, страхові копії документів та довідковий апарат до них.

5. Архів забезпечує також зберігання особових справ колишніх працівників органів і установ кримінально-виконавчої служби.

6. Головними завданнями Архіву є:

6.1. Забезпечення збереженості документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, їх обліку.

6.2. Створення й удосконалення довідкового апарату до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно - пошукових процесів.

6.3. Ведення державного обліку документів НАФ та надання відомостей Держкомархіву України.

6.4. Створення копій страхового фонду і фонду користування особливо цінних документів.

6.5. Виявлення унікальних документів та складання анотованих переліків унікальних документів.

6.6. Комплектування Архіву документами, що надходять від органів і установ кримінально-виконавчої служби.

6.7. Складання списків органів і установ кримінально-виконавчої служби - джерел комплектування Архіву.

6.8. Проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього.

6.9. Контроль за збереженістю документів та організаційно-методичне забезпечення роботи з архівними документами в органах і установах кримінально-виконавчої служби.

6.10. Робота з документами особового походження щодо передавання цих документів на зберігання до Архіву (за згодою з їх власниками).

6.11. Виконання запитів органів державної влади і органів місцевого самоврядування, наукових, культурних та інших закладів, громадян та їх об'єднань про наявність документів, що їх цікавлять. Видача копій документів і архівних довідок.

6.12. Надання персоналу кримінально-виконавчої служби, представникам підприємств, установ, організацій та громадянам для користування в читальному залі Архіву документів або їх копій, якщо це не суперечить вимогам чинного законодавства.

6.13. Публікація в установленому порядку документів, що знаходяться на зберіганні, надання їх для виставок, користування в засобах масової інформації, якщо це не суперечить вимогам чинного законодавства.

6.14. Виконання заходів щодо забезпечення охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави та знаходиться на зберіганні в Архіві, під час проведення усіх видів робіт з документами з обмеженим доступом.

6.15. Видання у межах своєї компетенції нормативних актів з питань, що стосуються діяльності Архіву.

6.16. Здійснення заходів для підвищення кваліфікації працівників Архіву та осіб, відповідальних за роботу з документами в органах і установах кримінально-виконавчої служби.

7. Архів має право:

7.1. Одержувати від органів і установ кримінально-виконавчої служби відомості про роботу з архівними документами.

7.2. Перевіряти стан роботи з архівними документами в органах і установах кримінально-виконавчої служби, доповідати безпосередньо їх керівникам про недоліки в цій роботі та вимагати вжиття заходів для її поліпшення.

7.3. Визначати відповідно до законодавства порядок користування документами, що зберігаються в Архіві.

7.4. Давати в межах своїх повноважень рекомендації щодо організації роботи з документами в органах і установах кримінально-виконавчої служби.

7.5. Розробляти за погодженням з Держкомархівом України методичні посібники з архівної справи.

7.6. Залучати з дозволу керівництва Департаменту до роботи над науковими темами і методичними посібниками інші установи з відповідною оплатою праці їх працівників.

7.7. Надавати в установленому чинним законодавством порядку на договірних засадах платні послуги підприємствам, установам, організаціям та громадянам з використанням відомостей, що містяться в документах Архіву.

8. Архів забезпечується відповідними штатами, приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними та фінансовими ресурсами за рахунок кошторису Департаменту.

9. Архів має печатку із зображенням назви "Галузевий державний архів Державного департаменту України з питань виконання покарань" та відповідні штампи.

10. Архів очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з неї Головою Департаменту.

11. Директор Архіву:

11.1. Організовує діяльність Архіву, персонально відповідає за виконання покладених на нього завдань.

11.2. Визначає функціональні обов'язки працівників Архіву.

11.3. Вирішує в межах своєї компетенції питання про доступ до документів персоналу органів і установ кримінально-виконавчої служби, представників інших установ, організацій, підприємств, громадян та їх об'єднань.

11.4. Проводить прийом громадян та розгляд заяв, що належать до компетенції Архіву.

11.5. Представляє Архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.

12. Для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ у Департаменті створюється експертно-перевірна комісія. Положення про цю комісію та її персональний склад затверджується Головою Держкомархіву України і Головою Департаменту.