Про затвердження Інструкції про порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо використання бланків довідки з реєстру документів дозвільного характеру та внесення змін до наказу Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 18.04.2006 N 39 "Про Тимчасовий порядок формування, ведення та користування реєстром документів дозвільного характеру"

Відповідно до статей 6 і 9 Закону України "Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності", пункту 1 Положення про Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.2007 N 667, та з метою упорядкування системи обігу і застосування бланків суворої звітності - бланків довідки з реєстру документів дозвільного характеру

1. Затвердити Інструкцію про порядок замовлення, постачання, обліку та звітністі щодо використання бланків довідки з реєстру документів дозвільного характеру, що додається.

2. Унести до наказу Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 18.04.2006 N 39 "Про Тимчасовий порядок формування, ведення та користування реєстром документів дозвільного характеру", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16.05.2006 за N 558/12432, такі зміни:

2.1. У тексті наказу та Тимчасового порядку формування, ведення та користування реєстром документів дозвільного характеру слова "Держпідприємництва України" в усіх відмінках замінити словом "Держкомпідприємництва" у відповідному відмінку;

2.2. Абзац другий пункту 3.5 Тимчасового порядку формування, ведення та користування реєстром документів дозвільного характеру викласти в такій редакції:

"Порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо використання бланків довідок з Реєстру встановлюється Держкомпідприємництвом".

3. Департаменту дозвільної системи (О.В.Андрєєв) забезпечити подання в установленому порядку цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Державному підприємству "Інформаційно-ресурсний центр" (С.О.Антропова) здійснити організаційно-технічні заходи щодо забезпечення виготовлення, належного обігу бланків та обліку їх використання.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови С.М.Іголкіна.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо використання бланків довідки з реєстру документів дозвільного характеру.

1.2. Бланки використовуються для оформлення довідок з реєстру документів дозвільного характеру.

1.3. Бланки довідки з реєстру документів дозвільного характеру (далі - бланки) є необхідною частиною документального забезпечення процесу функціонування дозвільної системи у сфері господарської діяльності, мають серію (тризначна комбінація літер та цифр) і номер (шість цифр) та повинні відповідати Технічному опису бланка довідки з реєстру документів дозвільного характеру, затвердженому наказом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 09.11.2006 N 101, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 27.11.2006 за N 1236/13110.

Використання бланків інших зразків забороняється.

1.4. Облік надходження та використання бланків здійснюється державним підприємством "Інформаційно-ресурсний центр", що створене Держкомпідприємництвом (далі - ДП "ІРЦ"), в електронному вигляді у єдиній системі обліку бланків.

2.1. Замовлення бланків здійснюється ДП "ІРЦ".

2.2. Адміністратори щороку до 1 грудня поточного року подають ДП "ІРЦ" заявки на бланки довідки з реєстру документів дозвільного характеру (додаток 1) про необхідну кількість бланків на наступний рік на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

2.3. ДП "ІРЦ" узагальнює заявки адміністраторів та здійснює замовлення на виготовлення необхідної кількості бланків.

3.1. Приймання тиражу виготовлених поліграфічним підприємством бланків здійснюється комісією, яка створюється за наказом ДП "ІРЦ" у складі не менше трьох осіб.

3.2. В обов'язковому порядку до складу комісії включається посадова особа Держкомпідприємництва. До роботи комісії за згодою може залучатися представник поліграфічного підприємства, яке виготовило бланки.

3.3. Комісія здійснює перевірку відповідності одержаних від поліграфічного підприємства пачок бланків супровідним документам.

3.4. Про приймання ДП "ІРЦ" на облік бланків до єдиної системи ведення електронного обліку бланків уноситься така інформація:

кількість прийнятих бланків;

серія, номер першого бланка;

серія, номер останнього бланка;

дата взяття бланків на облік;

номер видаткової накладної;

найменування поліграфічного підприємства;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові працівника ДП "ІРЦ", який згідно з наказом підприємства є відповідальним за зберігання, видачу та облік бланків (далі - працівник ДП "ІРЦ").

3.5. Відповідно до внесеної до єдиної системи ведення електронного обліку бланків інформації формується окремий запис даних для бланка, у якому зазначаються:

дата взяття бланка на облік;

серія, номер бланка;

місце зберігання (знаходження) бланка та його стан.

3.6. Приймання та передавання бланків міською радою, районною, районною у містах Києві та Севастополі державними адміністраціями здійснюють комісії, створені наказами керівників зазначених органів.

3.7. Комісія розкриває отримані пачки бланків та переглядає кожний бланк окремо, про що складається акт про приймання бланків (додаток 2).

3.8. У разі нестачі бланків або виявлення дефектних (при виготовленні) бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, серій або номерів тощо) чи невідповідності серій і номерів бланків зазначеним в акті приймання-передавання бланків (додаток 3) складається акт у довільній формі у двох примірниках, один з яких надсилається до ДП "ІРЦ", а другий - залишається в адміністратора.

Пачки бланків, у яких виявлена нестача, невідповідність серій і номерів бланків або виявлені дефектні бланки, зберігаються окремо. Після отримання від ДП "ІРЦ" повідомлення про завершення відповідних заходів щодо усунення нестачі, виявлення невідповідності серій і номерів бланків, дефектних бланків, зазначені в акті відсутні та дефектні бланки знімаються з обліку у порядку, визначеному в пунктах 6.1 - 6.6 цієї Інструкції.

3.9. Адміністратор веде журнал обліку оприбуткування і використання бланків (далі - журнал) за встановленою формою (додаток 4), до якого вносяться такі дані:

до розділу "Оприбуткування" - запис про взяття на облік бланків на підставі акта про приймання-передавання бланків та акта комісії про приймання бланків;

до розділу "Видаток" - запис про зняття з обліку за кожним витраченим бланком на підставі прийнятих ДП "ІРЦ" звітів про витрачання бланків (додаток 5).

3.10. Журнал повинен мати тверду обкладинку, бути прошнурованим, аркуші - пронумерованими. На внутрішньому боці обкладинки журналу робиться відмітка про загальну кількість аркушів у журналі, яка підписується адміністратором.

3.11. Записи в журналі слід робити чорнильною або кульковою ручкою синього кольору.

3.12. Підчистки в журналі не допускаються. Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується поряд чітким почерком. Кожне виправлення має бути завірене словами "Виправленому вірити" та підписане адміністратором.

3.13. З метою перевірки наявності бланків, які передані на зберігання адміністратору або працівнику ДП "ІРЦ", один раз на рік повинна проводитися інвентаризація бланків.

3.14. Інвентаризація обов'язкова у разі:

зміни адміністратора або працівника ДП "ІРЦ", на якого наказом указаного підприємства покладено відповідальність за зберігання, видачу та облік бланків;

наслідків стихійного лиха, пожежі;

виявлення пошкодження або втрати облікової документації;

встановлення факта розкрадання бланків.

4.1. Постачання адміністраторам бланків протягом року здійснюється у разі потреби на підставі заявки, яка складається у довільній формі та яка повинна містити таку інформацію:

- назва бланка;

- потреба в бланках у кількісному виразі;

- місцезнаходження адміністратора та його контактний номер телефону.

4.2. Бланки передають за видатковою накладною адміністратору на підставі письмового доручення за наявності довіреності керівника органу, в якому працює адміністратор, та паспорта адміністратора.

4.3. Передавання бланків від адміністратора однієї адміністративно-територіальної одиниці до адміністратора іншої адміністративно-територіальної одиниці супроводжується складанням відповідного акта приймання-передавання бланків, зразок якого наведено у додатку 3 цієї Інструкції.

Акт приймання-передавання бланків складається Комісією, створеною згідно з пунктом 3.6 цієї Інструкції, у двох примірниках. Кожен відповідний примірник акта приймання-передавання зберігається в адміністраторів, а копія зазначеного акта надсилається до ДП "ІРЦ" для контролю та звітності.

4.4. Перший раз бланки передаються в обсягах, визначених ДП "ІРЦ".

4.5. Про передавання адміністратору певної кількості бланків вноситься така інформація до єдиної системи ведення електронного обліку бланків:

дата передавання бланків;

номер видаткової накладної;

кількість переданих бланків;

серія, номер першого переданого бланка;

серія, номер останнього переданого бланка;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові працівника ДП "ІРЦ", який передав бланки;

посада, прізвище, ім'я та по батькові адміністратора, що отримав бланки;

серія, номер довіреності, за якою прийняті бланки, дата видачі довіреності, за якою прийняті бланки.

5.1. Бланки є документами суворої звітності, які повинні зберігатися у металевих шафах (сейфах), у спеціально обладнаних для їх зберігання приміщеннях.

5.2. У неробочий час металеві шафи (сейфи), а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути опечатані.

5.3. Доступ до зазначених приміщень, спеціального обладнання для зберігання, а також до самих бланків мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевірки їхньої діяльності.

5.4. Відповідальними за зберігання бланків є ДП "ІРЦ" та адміністратори.

5.5. Працівник ДП "ІРЦ" зобов'язаний проінструктувати адміністраторів про порядок зберігання, обліку бланків, їх використання та про відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків з наведених питань.

5.6. У разі звільнення з посади адміністратора невикористані бланки після проведення інвентаризації передаються Комісією, створеною згідно з пунктом 3.6 цієї Інструкції, новопризначеному адміністратору за актом. Акт заповнюється у трьох примірниках, один з яких передається до ДП "ІРЦ", другий - залишається у звільненого адміністратора, третій - зберігається новопризначеним адміністратором.

5.7. У разі виявлення факту втрати (викрадення) бланків адміністратор або працівник ДП "ІРЦ" зобов'язаний в той самий день повідомити своє керівництво, зазначивши обставини втрати, викрадення, кількість, серію та номери втрачених (викрадених) бланків та чи були порушені вимоги цієї Інструкції щодо їх зберігання, а також вжити відповідні заходи щодо їх розшуку.

5.8. Адміністратор також повинен негайно повідомити ДП "ІРЦ", зазначивши дату виявлення та обставини викрадення або втрати бланків, їх кількість, серію та номери, про вжиті заходи щодо їх розшуку.

5.9. Адміністратор або працівник ДП "ІРЦ" складає акт у довільній формі за власним підписом про визнання бланків втраченими (викраденими).

6.1. Для отримання наступної кількості бланків адміністратор подає ДП "ІРЦ" звіт про витрачання бланків згідно з додатком 5 цієї Інструкції.

6.2. Разом зі звітом подаються акти про списання та знищення бланків, які зіпсовані при оформленні, пошкоджені під час зберігання або визнані дефектними при виготовленні бланків (далі - акт про списання та знищення бланків) (додаток 6) та (або) акт про визнання бланків втраченими (викраденими) (за наявності таких бланків), який складається згідно з пунктом 5.9 цієї Інструкції.

6.3. Перелік використаних бланків формується із застосуванням таких кодів.

1 Бланк використано при оформленні.

21 Бланк зіпсований при оформленні або пошкоджений при зберіганні.

23 Бланк виявлено дефектним при виготовленні.

24 Бланк відсутній.

25 Бланк утрачений (викрадений).

6.4. Акт про списання та знищення бланків складається Комісією, створеною згідно з пунктом 3.6 цієї Інструкції. На першому примірнику акта про списання та знищення бланків навпроти кожного зіпсованого при оформленні, пошкодженого при зберіганні або визнаного дефектним при виготовленні бланка наклеюються вирізані з відповідного бланка серія й номер. Перший примірник акта передається ДП "ІРЦ", а другий (без вирізаних номерів) - залишається в адміністратора.

6.5. Акти приймання-передавання бланків, звіти адміністратора про використання бланків, акти про списання та знищення бланків, зіпсованих при оформленні, пошкоджених під час зберігання або визнаних дефектними при виготовленні бланків зберігаються ДП "ІРЦ" п'ять років, а після закінчення цього терміну знищуються.

6.6. Зазначені в акті бланки знищуються у паперорізальній машині або спалюються протягом місяця з моменту його затвердження.

6.7. У разі прийняття ДП "ІРЦ" звіту адміністратора зазначені у звіті бланки знімаються з обліку. При цьому до єдиної системи ведення електронного обліку бланків уноситься така інформація:

дата зняття бланків з обліку;

вид бланків, що знімаються з обліку;

серія та номер бланків, що знімаються з обліку.

6.8. Працівник ДП "ІРЦ" щокварталу передає звіт та первинні прибутково-видаткові документи фінансово-економічному відділу (бухгалтерії) ДП "ІРЦ".

У звіті повинні зазначатися такі дані:

залишок на початок періоду (кількість бланків, сума);

від кого одержано і кому видано (кількість, серія і номер бланків, сума);

номери і дати відповідних видаткових накладних;

прибуток (кількість, серія і номер бланків, сума);

видаток (кількість, серія і номер бланків, сума);

залишок на кінець періоду (кількість бланків, сума).

Коди витрачання: 1 - використаний; 21 - зіпсований при оформленні (пошкоджений при зберіганні); 23 - визнаний дефектним; 24 - відсутній; 25 - викрадений.

Примітка. До таблиці необхідно вклеїти номери зіпсованих бланків на відповідних позиціях.