Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в Міністерстві екології та природних ресурсів України

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Положення про Міністерство охорони навколишнього природного середовища України, затвердженого Указом Президента України від 10 лютого 2004 року N 176, з метою поліпшення організації роботи за зверненнями громадян у Мінприроди України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому (далі - Інструкція) у Міністерстві екології та природних ресурсів України (далі - Міністерство), що додається.

2. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів державного управління у складі Міністерства та його територіальних органів прийняти Інструкцію для використання в роботі.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів державного управління у складі Міністерства та його територіальних органів забезпечити доведення Інструкції до всіх співробітників і організувати роботу зі зверненнями громадян згідно з вимогами цієї Інструкції.

4. Установити, що керівники структурних підрозділів Міністерства несуть персональну відповідальність за додержання вимог Інструкції співробітниками підпорядкованих їм підрозділів.

5. Управлінню документального забезпечення Адміністративного департаменту в установленому порядку подати наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

6. Управлінню капітального будівництва та матеріально-технічного забезпечення провести тиражування Інструкції у достатній кількості, а Управлінню документального забезпечення Адміністративного департаменту забезпечити доведення Інструкції до структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів державного управління у складі Міністерства та його територіальних органів.

7. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду звернень громадян у Міністерстві екології та природних ресурсів України за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян (далі - звернення громадян), а також порядок особистого прийому громадян.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства й покладається на службу діловодства Міністерства, яка здійснює загальне методичне керівництво і контроль за виконанням Інструкції в центральному апараті Міністерства екології та природних ресурсів України, організаціях, що належать до сфери управління Міністерства екології та природних ресурсів України. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе Міністр.

3. Порядок роботи зі зверненнями громадян регулюється Законом України "Про звернення громадян", Указом Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", нормативно-методичними документами Державної архівної служби.

4. Зразки облікової документації за зверненнями громадян визначені Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

Усі звернення громадян, що оформлені належним чином та подані в установленому порядку, повинні прийматися та централізовано реєструватись у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для обробки на персональних комп'ютерах. Конверти, вирізки з них зберігаються.

Якщо питання, порушені в одержаному Міністерством зверненні, не входять до його повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ним за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той самий термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5. Особистий прийом громадян проводиться Міністром та його заступниками відповідно до встановленого графіка. Особистий прийом громадян проводиться регулярно в установлені дні та години. Графік затверджується Міністром та доводиться до відома громадян.

Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

Особи, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.

Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства здійснюється у загальному порядку, при потребі - за участю перекладача.

6. Особистий прийом громадян реєструється в журналі обліку особистого прийому громадян. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, до розгляду береться письмова заява. Письмові звернення, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації в службі діловодства Міністерства. Про результати розгляду заяви громадянину повідомляють письмово або усно (на його бажання).

З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, працівники структурних підрозділів Міністерства готують проекти відповідей і подають їх на розгляд відповідно Міністру або його заступникам.

7. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр або перший заступник Міністра, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

8. Реєстраційно-контрольна картка та журнал обліку особистого прийому громадян ведуться відповідно до указівок щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) і журналу обліку особистого прийому громадян.

При автоматизованій реєстрації звернень облік особистого прийому громадян проводиться з РКК шляхом уведення в персональний комп'ютер таких даних: дата надходження звернення, прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника, звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль виконання; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання заявнику, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Склад цих даних при необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо).

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на екран та принтер.

9. Реєстраційний індекс звернень зазначається в реєстраційному штампі. Штамп проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора та порядкового номера звернення, наприклад: А-526. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень громадян.

10. Повторним зверненням громадян, при їх надходженні, надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або автоматизованій реєстрації зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

Повторними слід уважати звернення, що надійшли від однієї й тієї самої особи з одного й того самого питання, якщо з часу подання першого звернення громадян минув установлений законодавством термін розгляду або заявник не задоволений даною відповіддю, а з моменту прийняття рішення з цього питання не минуло одного року.

Звернення одного й того самого громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви чи скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: А-526/1, А-526/2, А-526/3.

11. При картковій формі реєстрації звернень реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників картки визначається числом картотек, що ведуться в організації. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати потребам забезпечення обліку, довідкової роботи, контролю виконання доручень за зверненнями та їх аналізу. Картотеки можуть формуватися за розміщеними в алфавітному порядку прізвищами осіб, від яких надійшли звернення, за тематикою питань, порушених у листах.

У необхідних випадках ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли звернення.

12. Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, Міністр, перший заступник Міністра, заступники Міністра з напрямків установлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку особисто Міністром: звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни та праці; осіб, які постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.

13. Контроль за дотриманням законодавства щодо звернень громадян здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян", актів Президента України і Кабінету Міністрів України і покладається на заступника Міністра, який за розподілом обов'язків координує роботу із зазначеного питання, начальника Управління організаційно-аналітичного забезпечення діяльності Міністра, начальника служби діловодства Міністерства. Керівники структурних підрозділів зобов'язані забезпечувати своєчасний, правильний і повний розгляд листів та виконання рішень, прийнятих за зверненнями громадян.

Безпосередній контроль за виконанням звернень громадян, що надійшли до Міністерства, по суті, за повнотою та термінами покладається на службу діловодства Міністерства.

14. На зверненнях громадян, за якими вимагається повідомити про результати їх розгляду, на всіх примірниках реєстраційно-контрольних карток та на першому аркуші контрольованого звернення проставляється відмітка про взяття документа на контроль, що позначається словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

15. Звернення громадян, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль припиняється тільки після прийняття рішення і вжиття відповідних заходів за зверненням. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймає Міністр, перший заступник Міністра, заступники Міністра з напрямків на підставі подання начальника Управління організаційно-аналітичного забезпечення діяльності Міністра за наявності підпису керівника структурного підрозділу - відповідального виконавця.

16. Відповіді за результатами розгляду звернень громадян в обов'язковому порядку даються Міністерством. У разі письмової й усної відповіді робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних картках та в документах справи (на вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки, останнього аркуша листа або в окремій довідці).

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу і номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається звернення разом з документами щодо його вирішення.

Звернення громадян уважаються вирішеними, якщо розглянуто всі порушені в них питання, за ними вжито необхідних заходів і дано вичерпні відповіді, що відповідають чинному законодавству.

17. Письмові звернення громадян мають бути повернуті після їх виконання до служби діловодства Міністерства з копією відповіді, усіма супровідними документами і примірником реєстраційно-контрольної картки для централізованого формування справи, картотеки, банку даних. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян у виконавців забороняється.

18. На вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки, останнього аркуша кожного звернення після остаточного рішення та його виконання проставляється відмітка про посадову особу, яка прийняла це рішення. Відмітка складається із слів "До справи", N справи, до якої документ буде підшито, дати направлення документа до справи, найменування посади особи, її особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

До справи N 07

05.09.2004

(найменування посади)

(особистий підпис) (ініціали, прізвище)

19. Звернення громадян, копії відповідей на них і документи, пов'язані з їх вирішенням, а також документи щодо особистого прийому громадян формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

20. Документи в справах розміщуються в хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення і всі документи щодо його розгляду та вирішення, які є в справі самостійною групою, уміщуються в м'яку обкладинку згідно з установленою формою. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

При формуванні справ перевіряється правильність включення документів до справи, їх повнота (комплектність). Нерозглянуті звернення громадян, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється. Обкладинка справи повинна бути встановленої форми.

21. Міністерство екології та природних ресурсів України здійснює зберігання звернень громадян в установленому законодавством порядку.

Відповідальність за схоронність документів за зверненнями громадян покладається на заступника Міністра, який за розподілом обов'язків координує питання роботи за зверненнями громадян, начальника Управління організаційно-аналітичного забезпечення діяльності Міністра, начальника служби діловодства Міністерства та інші посадові особи Міністерства відповідно до їх функціональних обов'язків.

22. Терміни зберігання документів за зверненнями громадян визначаються затвердженими в установленому порядку переліками документів та номенклатурами справ, що утворюються в діяльності Міністерства. Як правило, установлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг громадян та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

У випадках, зумовлених специфікою діяльності Міністерства, може бути створено постійно діючу експертну комісію, яка прийматиме рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найбільш цінних пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за зверненнями громадян та про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню Міністром.

23. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу Міністерства через два роки після закінчення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому (до 10 років включно) зберіганню, передаються до архівного підрозділу за рішенням заступника Міністра, який за розподілом обов'язків координує питання роботи за зверненнями громадян.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню в порядку, установленому Державною архівною службою.