Про затвердження Положення про порядок ведення обліку голографічних захисних елементів, надання звітності з їх розроблення та виготовлення

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 3 липня 2006 року N 895 "Питання голографічного захисту документів і товарів", Положення про порядок голографічного захисту документів і товарів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2001 року N 171, та з метою забезпечення впровадження механізму обліку голографічних захисних елементів, надання звітності з їх розроблення та виготовлення

1. Затвердити Положення про порядок ведення обліку голографічних захисних елементів, надання звітності з їх розроблення та виготовлення, що додається.

2. Провадження справ щодо контролю за веденням обліку голографічних захисних елементів, наданням звітності з їх розроблення та виготовлення покласти на Департамент по контролю за виробництвом цінних паперів, акцизних марок, документів суворої звітності та голографічних захисних елементів (Держзнак) (Штефан В.В.).

3. Департаменту по контролю за виробництвом цінних паперів, акцизних марок, документів суворої звітності та голографічних захисних елементів (Держзнак) (Штефан В.В.) у встановленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Макацарія С.М.

1.1. Це Положення розроблено з метою реалізації державної політики у сфері розроблення та виробництва голографічних захисних елементів, державного контролю та координації діяльності державних органів у цій сфері, встановлення порядку виробництва, обліку та проведення сертифікаційних випробувань зазначених елементів, їх закупівлі для державних потреб, які покладені на Міністерство фінансів України відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 3 липня 2006 року N 895 "Питання голографічного захисту документів і товарів" та вимог Положення про порядок голографічного захисту документів і товарів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2001 року N 171, визначає єдиний порядок ведення обліку голографічних захисних елементів (далі - ГЗЕ), надання звітності з їх розроблення та виготовлення.

1.2. Дія цього Положення поширюється на суб'єктів господарювання усіх форм власності, які розробляють та виготовляють ГЗЕ.

2.1. Обов'язки та права осіб, що здійснюють облік, визначаються окремим документом суб'єкта господарювання.

2.2. Обліку підлягають:

договори (контракти, заяви) про виконання відповідних робіт;

технічні завдання на розробку і виготовлення ГЗЕ, описи графічного та голографічного зображення ГЗЕ, описи виготовленого ГЗЕ та інша технічна і технологічна документація, спеціальне програмне забезпечення, згідно з яким проводиться розроблення та виготовлення ГЗЕ;

експертні висновки Департаменту по контролю за виробництвом цінних паперів, акцизних марок, документів суворої звітності та голографічних захисних елементів (Держзнак) Міністерства фінансів України (далі - Держзнак), сертифікати тощо;

голограми-оригінали;

майстер-голограми (матриці);

робочі копії майстер-голограм;

майстер-матриці;

робочі копії майстер-матриць ("шим-матриці");

дослідні зразки ГЗЕ;

контрольні зразки ГЗЕ, які відібрані з виготовлених партій ГЗЕ;

кількість виготовлених і переданих замовнику ГЗЕ;

кількість ГЗЕ, отриманих замовником або організацією, яка здійснює впровадження ГЗЕ;

сировина, матеріали та напівфабрикати, які застосовуються для розроблення та виготовлення ГЗЕ;

брак та відходи виробництва ГЗЕ, які утворилися під час проведення робіт з їх розроблення та виготовлення;

акти приймання-передавання, інші акти, що складаються на всіх етапах виконання робіт;

документи, які підтверджують повернення бракованих ГЗЕ виробнику (постачальнику) ГЗЕ з метою доопрацювання, проведення додаткового тестування або досліджень.

2.3. При розробленні ГЗЕ обліку підлягають об'єкти, передбачені абзацами другим - дев'ятим, чотирнадцятим, шістнадцятим пункту 2.2 цього Положення.

2.4. При виготовленні ГЗЕ обліку підлягають об'єкти, передбачені абзацами другим-дванадцятим, чотирнадцятим-сімнадцятим пункту 2.2 цього Положення. Облік ведеться суб'єктом господарювання, який здійснює виробництво ГЗЕ.

2.5. При залученні виконавцем до виконання робіт співвиконавців облік створених співвиконавцями ГЗЕ проводиться співвиконавцями, а виконавець робить про це відмітку у своїх облікових документах.

2.6. Для впровадження обліку, визначення порядку його ведення та призначення відповідальних осіб видається відповідний акт суб'єкта господарювання, що розробляє та виготовляє ГЗЕ.

2.7. Обліку в Держзнаку підлягають усі об'єкти, передбачені пунктом 2.2 цього Положення, а також ліцензії.

3.1. Для ведення основного обліку суб'єктами господарювання, які здійснюють діяльність у сфері розроблення та виготовлення ГЗЕ, використовуються окремі журнали обліку. Для використання допоміжної форми обліку можуть застосовуватись облікові картки.

У журналах обліку здійснюється облік об'єктів, визначених у пункті 2.2 цього Положення. Усі сторінки журналів обліку мають бути пронумеровані, прошиті, скріплені печаткою і підписані керівником суб'єкта господарювання або уповноваженою ним особою. Журнали обліку реєструються в бухгалтерії і зберігаються в особи, відповідальної за облік.

У разі застосування облікових карток у них може здійснюватися облік об'єктів, передбачених абзацами п'ятим-п'ятнадцятим пункту 2.2 цього Положення. Картки оформлюються на кожне найменування ГЗЕ.

3.2. Форми журналів обліку та облікових карток визначаються суб'єктом господарювання і затверджуються його керівником, а за його відсутності - особою, що його заміщує.

3.3. Журнал обліку повинен містити:

порядковий номер запису;

номер та дату укладання договору (контракту);

найменування замовника об'єкта;

умовну назву ГЗЕ;

дату погодження технічного завдання на розроблення та виготовлення ГЗЕ і опису графічного та голографічного зображення ГЗЕ (для розробників та виробників ГЗЕ);

дату та номер повідомлення про реєстрацію зображення проекту ГЗЕ в Єдиному реєстрі виготовлення голографічних захисних елементів (для розробників та виробників ГЗЕ);

дату реєстрації та номер свідоцтва про реєстрацію виготовленого ГЗЕ в Єдиному реєстрі виготовлення голографічних захисних елементів (для виробників ГЗЕ - власників свідоцтва);

дату та номер замовлення на виготовлення або отримання партії ГЗЕ та їх кількість у замовленні;

дату передачі партії ГЗЕ замовнику (для розробників та виробників ГЗЕ) та кількість ГЗЕ в цих партіях;

номери експертних висновків (для виробників ГЗЕ);

назву та номери актів, що складаються на всіх етапах виконання робіт.

Журнал обліку може включати й інші відомості.

3.4. Облікові картки повинні містити:

дату запису;

номер об'єкта обліку;

назву та коротку характеристику об'єкта обліку;

кількість та позначення одиниці виміру;

інформацію про те, від кого одержано об'єкт обліку;

місцезнаходження (зберігання) об'єкта ;

інформацію про те, кому передано об'єкт обліку;

інформацію про документ, який є підставою для передачі на доопрацювання або знищення об'єкта обліку;

підпис відповідальної особи.

4.1. Порядок ведення обліку та знищення бракованої продукції, допоміжних матеріалів та відходів виробництва ГЗЕ визначається окремим документом суб'єкта господарювання.

4.2. Облік браку ГЗЕ, який утворився під час проведення робіт з розроблення, виготовлення ГЗЕ, та облік знищених ГЗЕ забезпечується шляхом ведення відповідних записів у журналі обліку. При цьому обов'язково зазначаються такі відомості:

умовна назва ГЗЕ, що відбраковані;

кількість та маркування (назва, номери за наявності) ГЗЕ, що відбраковані;

номер та дата складання акта про відбракування ГЗЕ;

умовна назва ГЗЕ, що знищені;

дата та підстави знищення ГЗЕ;

кількість та маркування (назва, номери за наявності) знищених ГЗЕ;

номер та дата складання акта про знищення ГЗЕ.

4.3. Знищення ГЗЕ проводиться способами та засобами, які гарантовано унеможливлюють відтворення графічного образу ГЗЕ.

4.4. Знищення браку ГЗЕ здійснюється комісією суб'єкта господарювання в присутності представника Держзнаку, про що складається акт за формою, наведеною у додатку 1, копія якого надсилається Держзнаку.

5.1. Суб'єкти господарської діяльності, незалежно від форми власності, що розробляють та виготовляють ГЗЕ, надають звіт про виконання робіт з розроблення та виготовлення голографічних захисних елементів згідно з додатком 2.

Звіт про виконання робіт з розроблення та виготовлення голографічних захисних елементів надається Держзнаку за формою, наведеною у розділі 1 додатка 2.

Суб'єкти господарювання, які, крім діяльності з розроблення та виготовлення ГЗЕ, здійснюють діяльність, пов'язану з виготовленням голографічних елементів, також надають інформацію відповідно до розділу 2 додатка 2.

5.2. Звіт про виконані роботи у сфері розроблення та виготовлення ГЗЕ подається суб'єктами господарювання до 1 лютого року, що настає за звітним.

5.3. Звіт надається в друкованому вигляді, підписується керівником (особою, що його заміщує) суб'єкта господарської діяльності та засвідчується печаткою.