Первинними документами, на підставі яких вносяться первинні показники до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, є:
скарги (заяви) платника податків;
рішення про продовження терміну розгляду скарги (заяви);
рішення про результати розгляду скарги (заяви);
рішення про залишення скарги (заяви) без розгляду.
До первинних показників належать дані документів, а саме:
дата отримання скарги (заяви);
вхідний реєстраційний номер скарги (заяви) в органах ДФС;
контрольний термін розгляду скарги (заяви);
граничний термін розгляду скарги (заяви);
вид скарги (заяви);
дані про платника податків (скаржника) (податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), тип платника, найменування або П.І.Б. платника, адміністративно-територіальна одиниця платника, район платника);
прийняте рішення;
тип прийнятого рішення;
номер та дата прийнятого рішення;
дата відправлення та отримання платником податків (скаржником) прийнятого рішення.
2. Визначення первинних показників в інформаційній системі органів ДФС, яка призначена для збереження, обробки та надання користувачам інформації про стан розгляду справ у судах за участю органу ДФС, на підставі яких здійснюється зв’язок з відповідними показниками підсистем, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи.
Первинними документами, на підставі яких вносяться первинні показники до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, є:
ухвала суду про відкриття провадження;
ухвала про забезпечення позову;
ухвала суду про відкриття апеляційного провадження;
ухвала суду про відкриття касаційного провадження;
ухвала суду касаційної інстанції про зупинення виконання рішення;
рішення суду, прийняте по суті, що набрало законної сили (перша інстанція, апеляційна чи касаційна інстанція, Верховний Суд України).
До первинних показників належать такі дані первинних документів:
учасники процесу (тип учасника, податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), найменування або П.І.Б. учасника, код органу ДФС реєстрації учасника, тип сторони);
номер та дата ухвали про відкриття провадження;
номер та дата ухвали про забезпечення позову;
номер та дата рішення суду, прийнятого по суті;
сума позову;
сума, визначена рішенням суду, що набрало законної сили.
До базового запису про порушення провадження у справі в інформаційну систему органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, приєднуються оскаржені документи, що внесені в інформаційну систему органів ДФС, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи шляхом встановлення зв’язку із відповідними записами зазначеної підсистеми (перенесення атрибутів документів, суміжних до інформаційної системи, яка відображає результати судового оскарження).
3. Відображення в інформаційних системах органів ДФС, призначених для збереження, обробки та надання користувачам інформації про стан адміністративного оскарження та про стан розгляду справ у судах за участю органу ДФС, інформації за первинними документами у разі:
1) адміністративного оскарження рішень органу ДФС - працівник підрозділу адміністративного оскарження, до функцій якого належить ведення діловодства в підрозділі (далі - діловод), або відповідальний виконавець із розгляду скарги (заяви) не пізніше дня, наступного за днем отримання структурним підрозділом скарги (заяви), здійснює її реєстрацію в інформаційній системі органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, та зазначає дані щодо платника та дати отримання і термінів розгляду скарги, визначені у пункті 1 глави 1 цього розділу, виконавця з розгляду скарги (заяви) (П.І.Б. керівника структурного підрозділу), визначеного керівником підрозділу адміністративного оскарження, та відповідну резолюцію (у разі потреби - деталізований порядок її виконання).
Відповідальний виконавець із розгляду скарги (безпосередній виконавець) - посадова особа підрозділу адміністративного оскарження чи іншого структурного підрозділу, уповноважена керівником (або особа, що виконує його обов’язки) підрозділу адміністративного оскарження, розглядає скаргу (заяву) після її одержання.
Розгляд скарг (заяв) платників податків безпосереднім виконавцем здійснюється у порядку та строки, визначені Податковим кодексом України, Митним кодексом України, Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування" та порядками, встановленими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики.
Сканування скарги (заяви) та доданих до неї документів здійснює служба діловодства контролюючого органу.
Відповідальний виконавець у день отримання скарги (заяви):
перевіряє правильність заповнення діловодом форми "Реєстр скарг" інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, і у разі виявлення невідповідностей здійснює їх виправлення (коригування);
вводить інформацію про оскаржуване рішення та дані про нього в інформаційну систему органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження;
приєднує та зберігає необхідні для розгляду скарги (заяви) платника податків документи, а саме скаргу (заяву) платника податків та додані до неї документи в електронному вигляді (сканована версія).
Перелік документів, доданих платником податків до скарги (заяви), які впливають на результати її розгляду, формується відповідальним виконавцем з розгляду скарги (заяви) в окремий файл, документи скануються і приєднуються в електронному вигляді до матеріалів скарги в інформаційну систему органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження.
У разі прийняття рішення про продовження строку розгляду скарги (заяви) у день його відправлення платнику податків відповідальний виконавець з розгляду скарги (заяви) здійснює коригування граничного терміну розгляду скарги в інформаційній системі органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, вводить дати прийняття та відправлення платнику податків рішення про продовження строку розгляду скарги та приєднує електронну версію рішення про продовження строку розгляду скарги.
Після підписання рішення про продовження терміну розгляду скарги, рішення, прийнятого за розглядом скарги, працівник, що розглядав скаргу (заяву), тиражує необхідну кількість примірників рішення та передає до служби діловодства для вручення чи направлення рішення особі, яка подала скаргу (заяву), і органу ДФС, рішення якого було оскаржено.
У день направлення платнику податків рішення про продовження терміну розгляду скарги, рішення, прийнятого за розглядом скарги, відповідальний виконавець із розгляду скарги (заяви) приєднує до інформаційної системи органів ДФС, яка відображає результати адміністративного оскарження, електронну версію цього рішення; вносить інформацію про прийняте рішення із зазначенням дати, номера та типу прийнятого рішення, суми основного платежу, застосованих штрафних санкцій та пені.
У день отримання відповідальним виконавцем з розгляду скарги (заяви) повідомлення про вручення поштового відправлення (рішення, прийнятого за розглядом скарги (заяви)) відповідальний виконавець із розгляду скарги (заяви) вносить до інформаційної системи органів ДФС, яка відображає результати адміністративного оскарження, дату отримання платником податків рішення, прийнятого за розглядом скарги.
У разі коли поштова служба не має можливості вручити платнику податків рішення, прийняте за розглядом скарги (заяви), через відсутність його за місцезнаходженням, його відмову прийняти таке рішення, незнаходження фактичного місця розташування (місцезнаходження) платника податків або з інших причин, це рішення вважається врученим платнику податків у день, вказаний поштовою службою у повідомленні про вручення із зазначенням причин невручення.
З метою забезпечення контролю за повнотою і своєчасністю внесення інформації до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, за первинними документами про початок процедури та результати адміністративного оскарження керівником структурного підрозділу щоденно формуються та аналізуються переліки відпрацьованих та невідпрацьованих скарг (заяв), дані яких внесено до зазначеної системи.
У разі виявлення невідпрацьованої скарги (заяви) керівник структурного підрозділу повідомляє відповідального виконавця із розгляду скарги (безпосереднього виконавця).
Відповідальний виконавець із розгляду скарги (безпосередній виконавець) в день отримання повідомлення про невідпрацьовану скаргу (заяву) здійснює її опрацювання за наявними первинними документами в органі ДФС. Формування переліків відпрацьованих та невідпрацьованих скарг (заяв) забезпечує повноту та своєчасність опрацювання рішень на стадії проходження адміністративного оскарження.
З метою забезпечення контролю за повнотою передачі інформації, внесеної в інформаційну систему органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи, у закладці "Звітні форми" керівником структурного підрозділу щоденно формується реєстр розбіжностей між даними, завантаженими до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи, та даними, внесеними до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження.
Відповідальним виконавцем аналізуються розбіжності між даними, внесеними до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, та даними, завантаженими до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи.
Складові результатів аналізу реєстру розбіжностей між даними, завантаженими до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи, та даними, внесеними до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження:
інформація про первинні документи, яка не підлягає завантаженню до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи;
інформація про первинні документи, яка потребує доопрацювання в інформаційній системі органів ДФС, що забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, перед завантаженням до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи.
У разі виявлення помилок, допущених під час введення інформації до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів адміністративного оскарження, вони підлягають виправленню (коригуванню) відповідальним виконавцем протягом робочого дня, у якому виявлено помилку, та збереження достовірної інформації;
2) судового провадження - керівник підрозділу судового оскарження (або особа, що виконує його обов’язки) після отримання ухвали про порушення провадження у справі за позовом платника податків чи після отримання матеріалів від відповідного структурного підрозділу органу ДФС для підготовки позовної заяви призначає відповідальним за супровід даної судової справи у суді працівника підрозділу судового оскарження (відповідального юриста).
Відповідальний юрист відповідає за правильність та своєчасність введення даних до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, у тій справі, яку він супроводжує.
Інформація про призначення відповідального юриста вноситься до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, безпосередньо відповідальним юристом не пізніше дня, наступного за днем його призначення. Інформація про заміну відповідального юриста вноситься до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, керівником (або особою, що виконує його обов’язки) не пізніше дня, наступного за днем його заміни.
Відповідальний юрист не пізніше наступного робочого дня, що настає за днем отримання первинних документів, а для документів, що готуються органом ДФС, - наступного робочого дня після направлення позову до суду підрозділом судового оскарження, здійснює їх реєстрацію в інформаційній системі органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, та вносить первинні показники документів, визначені у пункті 2 глави 1 цього розділу. Сканована цифрова копія документа, що надійшов до органу ДФС, або електронна копія документа, підготовлена органом ДФС, із додатками приєднується відповідальним юристом до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, не пізніше трьох робочих днів із дня отримання чи направлення таких документів підрозділом судового оскарження.
Оскаржені документи приєднуються відповідальним юристом до базового запису про порушення провадження у справі не пізніше трьох робочих днів від дня отримання відповідної ухвали суду шляхом встановлення зв’язку із відповідними записами інформаційної системи органів ДФС через екранні форми інтерфейсу інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження.
Інформація про дату наступного судового засідання у справі заноситься відповідальним юристом до інформаційної системи, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, не пізніше наступного робочого дня після призначення засідання.
Інформація про встановлення або зміну контрольного терміну оскарження рішення суду (ухвали, постанови, рішення) вноситься відповідальним юристом до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, для кожного документа окремо не пізніше наступного робочого дня з моменту проголошення або складання у повному обсязі (якщо представник органу ДФС відсутній у судовому засіданні - з дня отримання копії постанови, ухвали, рішення) рішення суду, прийнятого не на користь органу ДФС.
У справах за позовами платників податків про визнання недійсними податкових повідомлень-рішень сума позову відповідає сумі податкового повідомлення-рішення.
У разі коли оскаржується лише частина податкового повідомлення-рішення, здійснюється редагування суми податкового повідомлення-рішення. Для цього відповідальним юристом до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, вноситься інформація про суму, яка відображена у рішенні суду.
З метою забезпечення контролю за повнотою внесення інформації до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, за первинними документами керівником структурного підрозділу, відповідального за супроводження справ у судах, щоденно формується реєстр справ, де суми у загальному результаті не співпадають із сумами податкових повідомлень-рішень, та звіт щодо кількості помилок, допущених працівниками підпорядкованих органів ДФС при занесенні до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судових оскаржень, що знаходяться на розгляді, щодо яких зупинено або закінчено провадження у звітному періоді.
Інформація, внесена та збережена відповідальним юристом в інформаційній системі, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, щодня автоматично відображається в реєстрі "Апеляційне та судове оскарження" підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи.
З метою забезпечення контролю за повнотою передачі інформації, внесеної до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, та до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи, керівником структурного підрозділу, відповідального за супроводження справ у судах, щодня формується реєстр розбіжностей між даними, завантаженими до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи, та даними, внесеними до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження.
Відповідальним юристом аналізуються розбіжності між даними, внесеними до інформаційної системи, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, та даними, завантаженими до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи.
Складові результату аналізу реєстру розбіжностей між даними, завантаженими до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи, та даними, внесеними до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження:
інформація про первинні документи, яка не підлягає завантаженню до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи;
інформація про первинні документи, яка потребує доопрацювання перед завантаженням до підсистеми, що забезпечує відображення результатів контрольно-перевірочної роботи.
У разі виявлення помилок, допущених під час введення інформації до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, вони підлягають виправленню (коригуванню) відповідальним юристом протягом робочого дня, коли виявлено помилку, зі збереженням достовірної інформації.
Під час занесення результатів розгляду справи у суді відповідальний юрист та керівник підрозділу (або особа, що виконує його обов’язки):
вилучає інформацію, що помилково занесена до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження;
виправляє помилки, допущені при реєстрації позовних заяв, апеляційних чи касаційних скарг та документів;
вилучає збережені невірні цифрові копії документів та зберігає вірні;
вилучає невірну інформацію про оскаржений документ, внесену до базового запису про справу, та зберігає вірну.
У разі виявлення розбіжностей між даними оскаржуваного документа, внесеними до інформаційної системи органів ДФС, яка забезпечує відображення результатів судового оскарження, та паперовою копією відповідальний юрист:
видаляє невірну інформацію про оскаржений документ, внесену до базового запису про справу;
зберігає змінену версію оскарженого документа.
| В. о. заступника начальника Управління - начальника відділу нормативного та організаційного забезпечення міжвідомчої взаємодії, обробки та систематизації інформації | І.Л. Лінецький |