(найменування установи)
Фонд N ________ ЗАТВЕРДЖУЮ
Підпис керівника установи
(Підпис) (Розшифрування
Опис N________ підпису)
Справ тривалого Дата
(понад 10 років) зберігання
за __________ рік
_______________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс, |Заголовок|Дата |Строк |Кількість|Примітка |
| з/п|номер |справи |справи |зберігання|аркушів у| |
| |справи |(тому, |(тому, |справи |справі | |
| |(тому, |частини) |частини)|(тому, |(томі, | |
| |частини)| | |частини) |частині) | |
|----+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________________ справ
з N _________ до N__________, у тому числі:
літерні номери _______________
пропущені номери _____________
Посада особи,
яка склала опис _____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів) ___________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи
________ N_______
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 6
до пункту 6.8
_______________________________________________________________
(найменування установи)
Фонд N __________ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
(Підпис) (Розшифрування
Опис N __________ підпису)
справ з особового складу Дата
за _______ рік
_______________________________________________________________
(назва розділу)
------------------------------------------------------------------
|N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість |Примітка|
|з/п|справи |справи | справи | зберігання |аркушів у | |
| | |(тому, | (тому, | справи |справі | |
| | |частини) | частини)| (тому, |(томі, | |
| | | | | частини) |частині) | |
|---+-------+---------+---------+------------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено _____________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________, у тому числі:
літерні номери ___________________
пропущені номери _________________
Посада особи,
яка склала опис _____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Керівник кадрового органу _____________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК державного Протокол ЕК установи
архіву _______ N ______
________ N ______
Форма річного розділу опису справ з особового складу
Додаток 7
до пункту 6.20 Інструкції
_______________________________________________________________
(назва державного архіву) *
_______________________________________________________________
(назва фонду)
ФОНД N _________________
ОПИС N _________________
_______________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ _________________
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного
зберігання
---------------
* Заповнюється в державному архіві.
Додаток 8
до пункту 8.3 Інструкції
________________________________________________________
(найменування установи)
________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника
структурного підрозділу
(Підпис) (Розшифрування
підпису)
Дата
ОПИС N ______
___________________________________________________________
(назва розділу)
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок|Крайні | Кількість|Строк |Примітка|
| з/п|справи |справи |дати | аркушів у|зберігання | |
| |(тому, |(тому, |справи | справі |справи | |
| |частини)|частини) |(тому, | (томі, |(тому, | |
| | | |частини)| частині) |частини), | |
| | | | | |стаття за | |
| | | | | |Переліком *| |
|----+--------+---------+--------+----------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей опис включено _______________________________________ справ
(цифрами та літерами)
з N ___ до N ___, у тому числі:
літерні номери ______________________
пропущені номери ____________________
_______________________ _____________ __________________
(посада укладача опису) (підпис) (розшифр. підпису)
Дата
---------------
* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
Здав __________________________________________________ справ
(цифрами та літерами)
та _____________________________________ реєстраційно-контрольних
(цифрами та літерами)
карток до документів*.
Посада особи, яка
здає справи (підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Прийняв __________________________________________________ справ
(цифрами та літерами)
та ______________________________ реєстраційно-контрольних карток
(цифрами та літерами)
до документів.
Зав. архівом
(особа, яка відповідає
за роботу архіву) (підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання, з особового складу структурного підрозділу для
передання до архіву установи
---------------
* Передаються разом зі справами канцелярії.
Додаток 9
до пункту 9.2 Інструкції
_______________________________________________________________
(найменування установи)
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
_________N_________ Посада керівника установи
___________________ (Підпис) (Розшифрування
(місце складання) підпису)
про вилучення для знищення Дата
справ (документів), що не
підлягають зберіганню
На підставі _____________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням
_________________________________________________________________
строків їх зберігання або номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду
N __________________
(найменування фонду)
------------------------------------------------------------------
|N |Заголовок |Дата | Номери |Індекс |Кіль- |Строк |При- |
|з/п|справи |справи| описів |справи |кість |збері- |мітка|
| |або |або | (номен- |(тому, |справ |гання | |
| |груповий |крайні| клатур) |частини) |(томів,|справи | |
| |заголовок |дати | за рік |за |частин)|(тому, | |
| |справ |справ | (роки) |номен- | |частини)| |
| | | | |клатурою | |і номери| |
| | | | |або | |статей | |
| | | | |номер | |за пере-| |
| | | | |справи | |ліком | |
| | | | |за | | | |
| | | | |описом | | | |
|---+----------+------+---------+---------+-------+--------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Разом__________________________________ справ за __________ роки.
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК) __________
_________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол _______ N ________).
Посада особи, яка проводила
експертизу цінності документів (підпис) (розшифрування підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК (ЕК) державного Протокол ЕК установи
архіву _________ N ______
__________ N _______
Документи в кількості _____________________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою _______________ кг здано в ________________________________
(найменування установи)
___________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від _____________N________ або знищено шляхом спалення.
Посада особи, яка здала
(знищила) документи (підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Форма акта про вилучення справ (документів) до знищення
Додаток 10
до пункту 10.5 Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________ ____________________________
(посада керівника установи) (посада керівника державного
архіву)
________ _____________________ ________ __________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифрування
підпису)
Дата (гербова печатка) Дата (гербова печатка)
АКТ
_______________________________________________________________
(місце складання)
приймання-передання справ на державне зберігання
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні
установи"
У зв'язку з _____________________________________________________
(завершенням строку зберігання документів,
ліквідацією установи тощо)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
__________________________________ приймає на державне зберігання
(найменування державного архіву)
документи за ___________________________________________________,
(роки)
а також довідковий апарат до них:
------------------------------------------------------------------
| N | Номер і назва | Кількість | Кількість | Примітка |
| з/п | описів | примірників | справ | |
| | | кожного | | |
| | | опису | | |
|------+----------------+--------------+------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято ___________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
у _______________________________________ фонд N ________________
(найменування державного архіву)
Передавання здійснив Приймання здійснив:
______________________________ ______________________________
(посада, підпис, розшифрування (посада, підпис, розшифрування
підпису) підпису)
Дата Дата
Форма акта приймання-передання справ установи на державне
зберігання