Про затвердження Порядку ведення, обліку та зберігання особових справ державних службовців

Відповідно до статті 36 Закону України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI "Про державну службу"

1. Затвердити Порядок ведення, обліку та зберігання особових справ державних службовців, що додається.

2. Управлінню методичного забезпечення діяльності кадрових служб Нацдержслужби України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

4. Цей наказ набирає чинності з дня набрання чинності Закону України від 17 листопада 2011 року № 4050-VI "Про державну службу".

1.1. Цей Порядок визначає вимоги щодо ведення, обліку та зберігання особових справ державних службовців (далі - особова справа), а також перелік документів, що складають особову справу.

1.2. В особовій справі відображається інформація прийняття на державну службу, її проходження, звільнення з державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця.

1.3. Формування, ведення, облік та зберігання особових справ здійснюються службою персоналу органу державної влади, де працює державний службовець.

2.1. Формування особової справи розпочинається з дати призначення особи на посаду державної служби в державному органі.

2.2. Початок особової справи складають документи, які були подані особою до служби персоналу під час розгляду питання про її призначення на посаду державної служби.

2.3. Після формування особової справи на паперових носіях працівник служби персоналу реєструє її у книзі обліку руху особових справ згідно із додатком 1 не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду.

Документи, що подаються особою, яка претендує на зайняття посади державного службовця, для проведення спеціальної перевірки передаються для зберігання в особовій справі після призначення її на посаду.

2.4. В особовій справі повинні міститися такі документи:

особова картка ( форма № П-2ДС) з відповідними додатками;

копії документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання;

заява про участь у конкурсі з наданням згоди на обробку персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних";

письмова згода на проведення спеціальної перевірки відповідно до Закону України "Про засади запобігання і протидії корупції";

копія трудової книжки;

декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік;

медична довідка про стан здоров'я встановленої форми;

копія паспорта громадянина України;

копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

довідка про допуск до державної таємниці (у разі наявності);

довідка про результати спеціальної перевірки;

протокол (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії (для осіб, які пройшли конкурсний відбір та призначені на посаду);

погодження, передбачені законодавством для призначення на посади державної служби;

направлення на роботу (для магістрів державного управління, які навчалися за направленням органів державної влади та за кошти державного бюджету);

заява щодо призначення на відповідну посаду.

2.5. Після призначення працівника на посаду державної служби до особової справи додаються:

опис документів особової справи;

копія наказу (розпоряджень) про призначення на посаду;

копія акта органів вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

текст Присяги державного службовця, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

копії документів про надані пільги (у разі наявності);

копії свідоцтва про шлюб, народження дитини, зміну прізвища тощо.

2.6. Працівник служби персоналу, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність

зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта громадянина України, військового квитка, документа про вищу освіту, трудової книжки тощо).

3.1. Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

3.2. До особової справи у хронологічному порядку з часом надходження додаються:

заява про переведення на іншу посаду, звільнення з посади;

копія наказу (розпорядження) про переведення на іншу посаду, звільнення з посади;

подання щодо присвоєння рангу державного службовця;

копії актів про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення тощо;

документи щодо проходження стажування;

копії документів про професійне навчання (підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації);

заява щодо незгоди державного службовця на продовження проходження державної служби у зв'язку із зміною істотних умов служби (у разі незгоди);

медичний висновок щодо неможливості виконання державним службовцем службових обов'язків за станом здоров'я (у разі подання);

акт передачі справ і майна (у разі складання);

інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.

3.3. При звільненні працівника в особовій справі робиться відповідний запис із зазначенням дати і причини звільнення з посади, номера та дати відповідного наказу (розпорядження).

4.1. Копії (ксерокопії) документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта громадянина України, військового квитка, трудової книжки, нагородних матеріалів скріплюються підписом працівника служби персоналу та печаткою служби персоналу.

4.2. Декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік подається в порядку та за формою, передбаченими Законом України "Про засади запобігання і протидії корупції".

4.3. Медична довідка про стан здоров'я подається за встановленою формою.

4.4. Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі призначення її за погодженнями з іншими органами державної влади. У поданні зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, дата народження, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується, рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента.

4.5. У разі необхідності складається біографічна довідка на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Дані наводяться стисло, але вичерпно. Скорочення слів, пропуски, виправлення не

допускаються. Біографічна довідка складається за формою згідно із додатком 2 до цього Порядку і скріплюється підписом керівника служби персоналу та печаткою службою персоналу.

4.6. Довідка про допуск до державної таємниці видається режимно-секретним підрозділом або особою, яка відповідає за режим секретності відповідного органу для працюючих державних службовців або за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником державної служби.

4.7. На підставі наданих особою документів про підвищення кваліфікації, заохочення та нагороди державного службовця під час роботи в органі державної влади працівником служби персоналу заносяться записи в особову картку ( форма П-2ДС).

4.8. Заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади тощо оформляються власноручно особою і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви суб'єктом призначення приймається відповідне рішення, на підставі якого служба персоналу готує наказ (розпорядження).

4.9. Наказ (розпорядження) про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи, у тому числі щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. Копія наказу (розпорядження) підшивається до особової справи державного службовця.

4.10. Бланк опису документів особової справи (додаток 3) заповнюється під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно до 15 квітня звіряється з описом. Бланк опису документів підшивається з початку особової справи.

5.1. Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в службі персоналу.

При цьому в особовій картці ( форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначаються дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

5.2. Особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.

5.3. Служба персоналу відповідно до вимог статті 10 Закону України "Про захист персональних даних" не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних особи.

5.4. Кожна особова справа підшивається в окрему папку формату А-4, на якій зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, порядковий номер особової справи.

5.5. Архівні особові справи зберігаються окремо від діючих особових справ протягом двох років, після чого передаються в упорядкованому стані до архіву установи.