Про затвердження Інструкції про порядок прийому, реєстрації, розгляду запитів на публічну інформацію та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання та друк документів у системі МВС України

Відповідно до статей 19, 20, 21 Закону України "Про доступ до публічної інформації" та Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 "Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію" та з метою врегулювання порядку прийому, реєстрації, розгляду запитів на публічну інформацію та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання та друк документів у системі МВС України

1. Затвердити Інструкцію про порядок прийому, реєстрації, розгляду запитів на публічну інформацію та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання та друк документів у системі МВС України.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства внутрішніх справ України, Державного науково-дослідного експертно-криміналістичного центру МВС, територіальних науково-дослідних експертно-криміналістичних центрів, Головного сервісного центру МВС, регіональних сервісних центрів МВС в Автономній Республіці Крим та місті Севастополі, областях, місті Києві, Державного науково-дослідного інституту МВС, вищих навчальних закладів МВС, а також закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС:

2.1. Ужити відповідних заходів щодо неухильного дотримання положень Закону України "Про доступ до публічної інформації".

2.2. Забезпечити щокварталу до другого числа місяця, який настає за звітним періодом, надання до Департаменту з питань режиму та службової діяльності МВС у друкованому вигляді та за електронною адресою dostup@police.kiev.ua (у форматі excel) статистичної інформації про стан розгляду запитів на публічну інформацію.

2.3. Забезпечити своєчасний розгляд та надання відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" достовірної, точної та повної відповіді на запити на інформацію.

3. Керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства щокварталу до другого числа місяця, який настає за звітним періодом, забезпечити подання до Департаменту з питань режиму та службової діяльності МВС копії запитів на інформацію та відповіді на них, які надійшли безпосередньо на адресу структурних підрозділів апарату Міністерства внутрішніх справ України.

4. Керівникам Державного науково-дослідного експертно-криміналістичного центру МВС, територіальних науково-дослідних експертно-криміналістичних центрів, Головного сервісного центру МВС, регіональних сервісних центрів МВС в Автономній Республіці Крим та місті Севастополі, областях, місті Києві, Державного науково-дослідного інституту МВС, вищих навчальних закладів МВС, а також закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС:

4.1. Визначити відповідальних посадових осіб за роботу із запитами на інформацію. Унести відповідні зміни до функціональних обов'язків цих працівників.

4.2. Інформацію про відповідальних посадових осіб подати до Департаменту з питань режиму та службової діяльності МВС із зазначенням їх номерів телефонів.

4.3. Забезпечити виділення окремої рубрики "Доступ до публічної інформації" на веб-сайтах територіальних органів, розміщення відповідної інформації на інформаційних стендах, виділення приміщення, обладнання робочих місць для роботи із запитами на отримання публічної інформації відповідною копіювально-розмножувальною та оргтехнікою, засобами телефонного зв'язку, електронною поштою.

4.4. Щокварталу забезпечити оприлюднення на веб-сайтах територіальних органів у рубриці "Доступ до публічної інформації" звіту про стан розгляду запитів на інформацію та найбільш запитуваних документів.

5. Управлінню документального забезпечення МВС України (Ковальов Р.Ю.) забезпечити подання цього наказу в п'ятиденний строк до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра, заступників Міністра відповідно до розподілу їх функціональних обов'язків.

7. Наказ оголосити особовому складу органів і підрозділів внутрішніх справ України.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Ця Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації та розгляду запитів на публічну інформацію відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" в структурних підрозділах апарату Міністерства внутрішніх справ України, Державного науково-дослідного експертно-криміналістичного центру МВС, територіальних науково-дослідних експертно-криміналістичних центрів, Головного сервісного центру МВС, регіональних сервісних центрів МВС в Автономній Республіці Крим та місті Севастополі, областях, місті Києві, Державного науково-дослідного інституту МВС, вищих навчальних закладів МВС, а також закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, оскаржень рішень, дій чи бездіяльності підрозділів, органів щодо надання або відмови в наданні інформації за інформаційним запитом та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання та друк документів у системі МВС України.

Дія цієї Інструкції не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян.

Терміни, що вживаються у цій Інструкції, мають значення, наведені у Законі України "Про доступ до публічної інформації".

2.1. Відповідно до статті 5 Закону України "Про доступ до публічної інформації" доступ до публічної інформації в системі МВС України забезпечується шляхом:

а) систематичного та оперативного оприлюднення публічної інформації в офіційних друкованих виданнях;

б) розміщення публічної інформації на офіційному веб-сайті МВС, веб-сайтах Державного науково-дослідного експертно-криміналістичного центру МВС, територіальних науково-дослідних експертно-криміналістичних центрів, Головного сервісного центру МВС, регіональних сервісних центрів МВС в Автономній Республіці Крим та місті Севастополі, областях, місті Києві, Державного науково-дослідного інституту МВС, вищих навчальних закладів МВС, а також закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, у мережі Інтернет;

в) розміщення публічної інформації на інформаційних стендах у приміщеннях приймалень громадян;

г) надання інформації за запитами на інформацію;

ґ) надання доступу до системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є МВС України;

д) розміщення публічної інформації на єдиному державному веб-порталі відкритих даних.

2.2. Безпосередня організація та забезпечення доступу до публічної інформації та функціонування спеціальних місць для роботи запитувачів з документами чи їх копіями покладаються:

у Міністерстві - на відділ організації доступу до публічної інформації Департаменту з питань режиму та службової діяльності (далі - ДПРСД);

у структурних підрозділах апарату - на посадових осіб, відповідальних за організацію доступу до публічної інформації;

у територіальних органах та підрозділах - на відповідальних осіб з питань запитів на публічну інформацію розпорядників інформації (відповідно до затверджених інструкцій).

2.3. Запити на публічну інформацію, розпорядником якої є Міністерство та його підпорядковані територіальні органи, приймаються в робочі дні з 9.00 до 18.00, напередодні святкових, неробочих і вихідних днів з 9.00 до 17.00 за місцем розташування адміністративних будівель вищезазначених органів.

Запити, які надійшли до Міністерства після закінчення робочого дня, реєструються наступного робочого дня. Запити, які надійшли у вихідні, святкові та інші неробочі дні, реєструються та розглядаються у Міністерстві першого робочого дня.

2.4. Діловодство за запитами на публічну інформацію ведеться окремо від інших видів діловодства.

2.5. Запити на публічну інформацію, які надійшли до Міністерства електронною поштою, телефоном, факсом чи в усній формі, приймаються і реєструються в електронній автоматизованій системі працівниками ДПРСД. На запиті проставляється відповідний штамп із зазначенням реєстраційного номера, дати отримання запиту на публічну інформацію. У реєстраційному номері після цифр проставляються літери "ЗІ". Після реєстрації працівниками ДПРСД запити на публічну інформацію протягом робочого дня передаються структурним підрозділам Міністерства для розгляду та надання відповіді запитувачу відповідно до напряму їх діяльності. Відлік строку розгляду запиту здійснюється з дня його отримання та реєстрації.

2.6. Якщо запитувана інформація належить до сфери діяльності двох або більше підрозділів апарату, такі запити на публічну інформацію подаються працівниками ДПРСД на розгляд керівництву Міністерства для визначення головного виконавця.

2.7. Запити на публічну інформацію, що надійшли безпосередньо до структурних підрозділів Міністерства, приймаються, реєструються в журналах в день отримання запиту. Після реєстрації запит подається на розгляд керівництву підрозділу для визначення виконавця.

2.8. Працівники ДПРСД, відповідальні за роботу із запитами на публічну інформацію, протягом робочого дня здійснюють перевірку електронної пошти. У разі надходження на електронну пошту запитів на публічну інформацію їх роздруковують та здійснюють реєстрацію. Разом із запитом на публічну інформацію на окремому аркуші роздруковується інформація про запитувача, дату та час відправлення, а також дату і час отримання запиту, на якому відповідальний працівник зазначає реєстраційний номер запиту на публічну інформацію та час і дату реєстрації. Зазначена інформація зберігається в ДПРСД та в структурних підрозділах.

2.9. При надходженні запиту на публічну інформацію до Міністерства телефоном працівник ДПРСД, відповідальна особа зобов'язані з'ясувати прізвище, ім'я, по батькові запитувача, місце проживання (номер телефону, факсу, електронну адресу). Після з'ясування інформації заповнюється форма для подання запиту на отримання публічної інформації, затверджена наказом МВС України від 21 липня 2011 року № 459 "Про затвердження Порядку складання і форми подання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Міністерство внутрішніх справ України", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 вересня 2011 року за № 1109/19847. Зазначена інформація уноситься до системи електронної реєстрації (журналу), після чого проставляються реєстраційні номери, дата та час отримання запиту.

За вимогою запитувача працівник ДПРСД, відповідальна особа зобов'язані надати реєстраційний номер його запиту. Після реєстрації запит передається на розгляд керівництву Міністерства для визначення головного виконавця, якщо питання стосується діяльності декількох структурних підрозділів Міністерства.

2.10. Отримання запитів на публічну інформацію на особистому прийомі здійснюється через приймальню громадян Міністерства, територіальних органів посадовими особами, що відповідають за забезпечення доступу до публічної інформації, щоденно з 09.00 до 17.00, у п'ятницю та передсвяткові дні з 09.00 до 16.00 за місцем розташування адміністративних будівель вищезазначених органів.

2.11. На кожен запит на публічну інформацію працівниками ДПРСД заповнюється контрольна картка, яка разом із запитом передається до структурного підрозділу Міністерства, який відповідно до напрямів діяльності надає відповідь запитувачу.

2.12. Відповідь на запит надається в спосіб, обраний запитувачем, протягом п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

2.13. Відповідь на запит підписується керівництвом Міністерства, структурного підрозділу та територіальних органів.

2.14. Відмова в задоволенні запиту на публічну інформацію надається в письмовій формі. У відмові в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту, дату відмови, мотивовану підставу відмови, порядок оскарження відмови та підпис керівника.

2.15. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення запитувачу надається інформація, доступ до якої необмежений.

2.16. Посадова особа, яка визначена виконавцем запиту на публічну інформацію, за день до закінчення строку виконання запиту надає керівництву проект відповіді запитувачу.

2.17. Після підписання відповіді запитувачу посадова особа, яка визначена виконавцем цього запиту, заповнює контрольну картку, підписує її у керівництва та разом з копією відповіді передає до ДПРСД.

2.18. Для надання відповіді на запит на публічну інформацію електронною поштою посадова особа, визначена виконавцем, готує паперовий варіант відповіді, підписує його в керівництва та разом з копією зареєстрованої відповіді передає до ДПРСД електронний варіант відповіді для відправки запитувачу електронною поштою.

Працівники ДПРСД після відправки електронною поштою відповіді автору запиту на публічну інформацію роздруковують публічну інформацію (звіт) про відправку, в якій повинна міститися інформація про: відправника відповіді (зазначення електронної пошти), адресата (електронна пошта), дату та час відправки, а також зміст документа. Після цього працівник ДПРСД, який здійснив відправку відповіді на запит на публічну інформацію, зазначає свою посаду, звання, П.І.Б. та проставляє підпис, дату та час відправки.

2.19. Оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації забезпечується Департаментом комунікації МВС.

2.20. Усі матеріали переписки за запитами на публічну інформацію підшиваються до номенклатурних справ.

Рекомендований перелік номенклатурних справ, які заводяться структурними підрозділами МВС України:

листування за запитами на публічну інформацію;

статистична звітність про надходження запитів на публічну інформацію.

3.1. При отриманні для виконання запиту на публічну інформацію посадові особи, відповідальні за організацію доступу до публічної інформації в структурних підрозділах Міністерства, аналізують публічну інформацію, яку необхідно надати запитувачу. Якщо виконання запиту передбачає надання копій відповідних документів, ними проводиться підрахунок аркушів документа, які необхідно копіювати або друкувати.

3.2. Інформація на запит надається безкоштовно, проте в разі, якщо задоволення запиту на публічну інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом понад 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання або друк. Розмір фактичних витрат визначається Міністерством у межах граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740.

3.3. Розмір мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки встановлюється на дату копіювання та друку документів.

3.4. Якщо запит на публічну інформацію підлягає задоволенню і для його виконання необхідно виготовлення копій або друк документів обсягом більше ніж 10 сторінок, особами, які відповідають за забезпечення доступу до публічної інформації, проводяться такі заходи:

3.4.1. Починаючи з одинадцятої сторінки, підраховується кількість аркушів кожного виду послуги та обирається коефіцієнт згідно з періодом, за який надається послуга. За перші 10 сторінок плата не стягується.

3.4.2. Після розрахунку витрат отримана сума заноситься до квитанції встановленого зразка з визначеними банківськими реквізитами.

3.4.3. Не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту запитувач інформується в письмовій формі або телефоном, електронною поштою про необхідність відшкодування витрат.

3.4.4. Разом з інформацією про відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів запитувачу надсилається квитанція на оплату послуг, відповідно до якої утримувачем платежу є орган або підрозділ МВС України.

3.5. При надходженні квитанції про сплату послуг запитувачу надсилається інформація протягом трьох робочих днів.

3.6. До 10-го числа кожного місяця, наступного за звітним, до Департаменту фінансово-облікової політики МВС надсилається реєстр надісланих квитанцій на паперових носіях і в електронному вигляді на адресу finance@mvs.gov.ua.

3.7. У разі несплати фактичних витрат на копіювання та друк у зазначений строк запитувачу надсилається інформація про відмову в задоволенні запиту на підставі частини третьої статті 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

3.8. Зразок квитанції, реєстр надісланих квитанцій, класифікатор органів МВС України надсилаються для використання до структурних підрозділів Міністерства Департаментом фінансово-облікової політики МВС.

3.9. Сканування (переведення в електронну форму) документів не є способом виготовлення копій документів, і розпорядник інформації не може стягувати із запитувачів інформації плату за сканування документів.

3.10. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

4.1. Працівники ДПРСД, відповідальні за роботу із запитами на публічну інформацію:

4.1.1. У кінці робочого дня доповідають керівництву ДПРСД інформацію про кількість отриманих запитів на публічну інформацію, результати розгляду та надання відповідей авторам запитів.

4.1.2. Щокварталу готують узагальнену інформацію про стан розгляду запитів на публічну інформацію у системі МВС України за формою, наведеною в додатку до цієї Інструкції.

4.1.3. Здійснюють постійний контроль за строками розгляду запитів на публічну інформацію.

4.1.4. У разі встановлення порушень строків розгляду запитів на публічну інформацію негайно доповідають керівництву ДПРСД для подальшої доповіді керівництву МВС України для вжиття відповідних заходів реагування.

4.2. Контроль за дотриманням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" покладається на керівників структурних підрозділів Міністерства.