Про затвердження Інструкції про порядок призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують схоронність документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо їх державної реєстрації

Відповідно до ст.16 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року N 853,

1. Затвердити Інструкцію про порядок призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують схоронність документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо їх державної реєстрації (додається).

2. Інструкцію направити центральним державним архівам, держархівам Автономної Республіки Крим, областей, м.Києва і Севастополя.

3. Редакції журналу "Архіви України" опублікувати Інструкцію у найближчому номері.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" Національний архівний фонд (НАФ) є складовою частиною вітчизняної і світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства. НАФ перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних, соціально-культурних, наукових та інших потреб суспільства, реалізації законних прав та інтересів громадян. Держава гарантує умови для зберігання, примноження і використання НАФ.

2. З метою забезпечення схоронності документів НАФ їх власники зобов'язані утримувати у належному порядку архівні споруди і приміщення, підтримувати у них необхідний технологічний режим, здійснювати матеріально-технічне забезпечення архівних установ, проводити консерваційно-реставраційну обробку документів НАФ, створювати страхові копії і фонди користування тощо.

3. Забороняється розміщення архівних установ у приміщеннях, які не відповідають вимогам зберігання документів НАФ.

4. Документи НАФ, незалежно від форм власності на них, підлягають державній реєстрації у Головному архівному управлінні при Кабінеті Міністрів України (Головархіві України) і в уповноважених цим органом архівних установах.

5. Порушення встановлених Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" умов забезпечення схоронності документів НАФ (ст.25, 37), а також вимог щодо їх державної реєстрації (ст.19) є законною підставою для призупинення діяльності архівних установ незалежно від форм власності (ст.16).

6. Призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують умов схоронності документів НАФ або порушують вимоги щодо їх державної реєстрації, може здійснюватися у таких випадках:

- аварійний стан архівних споруд і приміщень;

- значні порушення температурно-вологісного і санітарно-гігієнічного режимів у архівних приміщеннях, які призвели або можуть призвести до пошкодження або цілковитого зіпсуття документів НАФ, виникнення отруєнь і захворювань архівних працівників;

- незадовільний стан системи протипожежного захисту споруд і приміщень, де зберігаються документи НАФ;

- непроведення державної реєстрації документів НАФ, які на час введення в дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" перебували на державному обліку і зберігалися в центральних, галузевих державних архівах, місцевих державних архівних установах;

- неподання на державну реєстрацію документів фондоутворювачами після затвердження державною архівною установою або іншою уповноваженою Головархівом України архівною установою рішення про віднесення документів до НАФ;

- неподання власником документів НАФ реєстраційного свідоцтва до архівної установи, яка оформила це свідоцтво, у випадках, передбачених п.15 Положення про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853;

- постання інших ситуацій, коли виникає загроза пошкодження або загибелі документів чи загроза життю людей (стихійне лихо, техногенно-екологічні катастрофи тощо).

7. Відповідно до пп.5 і 6 даної Інструкції може бути призупинена діяльність як в цілому архівних установ, так і їхніх окремих структурних підрозділів.

8. Призупинення діяльності архівних установ незалежно від форм власності та підпорядкування у випадках, передбачених п.5 даної Інструкції, здійснюється наказами Головархіву України.

9. Підставою для видання наказу Головархіву України про призупинення діяльності архівної установи є акти про обстеження стану схоронності документів НАФ або про недодержання вимог їх державної реєстрації, складені працівниками Головархіву України чи уповноваженими Головархівом України державними архівними установами за дорученням керівництва зазначених державних архівних установ.

10. В акті про обстеження стану схоронності документів НАФ або додержання вимог їх державної реєстрації потрібно зазначати в обов'язковому порядку посаду і прізвище представників державних архівних установ, які здійснили обстеження, їхні підписи, дату обстеження, конкретний виклад виявлених порушень, пропозицій щодо вжиття заходів, а також розписку про ознайомлення з актом керівника архівної установи або уповноваженого ним представника. Акт складається у трьох примірниках, перший з яких, не пізніш як у триденний строк подається Головархіву України, другий - залишається в архівній установі, де проводилося обстеження, третій - у державній архівній установі, представник якої проводив обстеження.

11. У наказі Головархіву України про призупинення діяльності архівної установи зазначається причина призупинення, масштаб призупинення (в цілому архівної установи чи окремих структурних підрозділів), строк призупинення, порядок оскарження рішення про призупинення, умови і порядок можливого відновлення діяльності архівної установи, вказівка про відповідальність за невиконання рішення про призупинення.

12. Копії наказу Головархіву України про призупинення надсилаються керівнику архівної установи, діяльність якої призупиняється, або власнику документів НАФ, що зберігаються у зазначеній установі, державній архівній установі, яка проводила обстеження і має контролювати вжиття заходів до усунення причин призупинення. У разі необхідності копія наказу надсилається також вищестоящому органу, якому підпорядкована архівна установа.

13. Під час призупинення діяльності архівної установи власник документів НАФ або уповноважений ним керівник архівної установи зобов'язаний забезпечити їх охорону і вжити заходів до усунення причин, що викликали призупинення.

14. Дозвіл на відновлення діяльності архівної установи у разі усунення причин призупинення дає Головархів України. Підставою для видання відповідного наказу Головархіву є акт повторного обстеження.