Про затвердження Положення про порядок передання до державних архівів України і зберігання фотодокументів

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 "Питання діяльності архівних установ України"

1. Затвердити Положення про порядок передання до державних архівів України і зберігання фотодокументів (додається).

2. Державному інформаційному агентству України (ДІНАУ), редакціям газет і журналів, іншим установам і організаціям, у діяльності яких створюються фотодокументи, державним архівам України керуватися згаданим Положенням при підготовці фотодокументів до передачі на державне зберігання.

1.1. Згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" фотодокументи, незалежно від виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України, відображають історію духовного і матеріального життя її народу та інших народів, мають наукову та історико-культурну цінність, входять до складу Національного архівного фонду України.

1.2. До Національного архівного фонду належать також фотодокументи, що зберігаються за межами України і, відповідно до міжнародних договорів (згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України), підлягають поверненню в Україну.

1.3. Визначення належності фотодокументів до Національного архівного фонду здійснюється на підставі експертизи їхньої наукової та історико-культурної цінності, згідно з Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853.

1.4. Фотодокументи, що належать державі, передаються на постійне зберігання до державних архівів. Передання їх здійснюється через 3 роки після проведення фотозйомки, згідно з Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 16 жовтня 1995 р. N 47, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 01.11.95 за N 393/929.

1.5. До Центрального державного кінофотофоноархіву України (ЦДКФФА України) передаються фотодокументи Державного інформаційного агентства України (ДІНАУ), інформаційних служб органів державної влади, редакцій газет і журналів загальнодержавної сфери розповсюдження (далі - редакції).

1.6. Інформаційні служби органів місцевого самоврядування, редакції газет і журналів регіональної та місцевої сфери розповсюдження передають свої фотодокументи до відповідних державних архівів.

Примітка. Джерела комплектування фотодокументами Державного архіву м.Києва погоджуються з ЦДКФФА України.

1.7. На державне зберігання можуть бути прийняті також фотодокументи установ, організацій, підприємств (далі - організація), в діяльності яких вони створюються епізодично, фотодокументи від окремих власників (фотокореспондентів, колекціонерів тощо).

Передання таких фотодокументів на постійне зберігання до державних архівів здійснюється за угодою, укладеною між зацікавленими сторонами.

1.8. Порядок користування фотодокументами, що зберігаються в державних архівах, визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України і має відповідати чинному законодавству.

Редакціям, організаціям та особам, що передали свої фотодокументи на державне зберігання, надається переважне право на їх використання.

2.1. Фотодокументи до передання їх у відповідні державні архіви зберігаються в редакціях, організаціях.

2.2. Для забезпечення зберігання, обліку і підготовки фотодокументів до передання на державне зберігання в редакціях, організаціях створюються фототеки. Правовий статус, завдання, функції, права і обов'язки фототеки визначаються положенням про неї.

У редакціях, організаціях з невеликим обсягом фотодокументів призначається особа, відповідальна за приймання, облік і передання фотодокументів на державне зберігання.

2.3. Для проведення попередньої експертизи цінності фотодокументів і відбору їх на державне зберігання в редакціях, організаціях створюються експертні комісії (ЕК). Положення про ЕК розробляються на основі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 13 березня 1996 р. N 9 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 квітня 1996 р. за N 173/1198.

2.4. Переданню на державне зберігання підлягають:

- негативи-оригінали фотознімків і контрольні фотовідбитки до них;

- контратипи (дубль-негативи) фотознімків у разі відсутності негатива;

- позитиви на правах оригіналу;

- фотоальбоми;

- діапозитиви (слайди).

2.5. Фотодокументи передаються на державне зберігання разом з тематичними картками і наклеєними на них відбитками. Фототеки, які не мають тематичних карток, передають до державних архівів негативи в конвертах з вирізками з газет або з текстовками, написаними на конвертах.

2.6. Передання фотодокументів до державних архівів здійснюється за актом передання-приймання, який складається у двох примірниках і затверджується керівником державного архіву, згідно з додатком.

Акт передання-приймання фотодокументів містить такі реквізити:

- назву державного архіву;

- назву документа;

- дату і номер акта;

- місце складання акта;

- заголовок;

- гриф затвердження;

- назву редакції, організації чи прізвище особи, що передає фотодокументи;

- назву державного архіву, що приймає фотодокументи;

- підстава (лист редакції, організації, заява особи про передання фотодокументів);

- обсяг фотодокументів у негативах і одиницях зберігання;

- інформацію про наявність супровідної документації;

- посада, підпис, прізвище та ініціали особи, яка передала фотодокументи;

- посада, підпис, прізвище та ініціали особи, яка прийняла фотодокументи.

2.7. Роботи, пов'язані з підготовкою і передаванням фотодокументів на державне зберігання, здійснюються за угодою, укладеною між зацікавленими сторонами.

2.8. Фотодокументи, які передані на державне зберігання, списуються з балансу редакції, організації на підставі акта передання-приймання і беруться на облік у державному архіві.

2.9. Зберігання фотодокументів у державних архівах здійснюється відповідно до Основних правил роботи державних архівів з кінофотофонодокументами, затверджених Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР від 21.05.79.