Про затвердження положень відповідно до Указу Президента України від 07.08.99 N 968/99

Керуючись Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24.12.93 N 3814-XII та відповідно до Указу Президента України від 07.08.99 N 968/99 "Про заходи щодо забезпечення захисту прав учасників інвестиційних фондів та інвестиційних компаній" і постанови Кабінету Міністрів України від 03.07.2000 N 1055 "Про створення галузевого державного архіву фінансових посередників Фонду державного майна України"

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів фінансових посередників Фонду державного майна України, що додається.

2. Затвердити Положення про порядок передавання до галузевого державного архіву фінансових посередників Фонду державного майна України документів щодо укладених та виконаних фінансовими посередниками угод з приватизаційними паперами, що додається.

3. Директору Департаменту розвитку фондового ринку Сачівку А.І. забезпечити державну реєстрацію положень, зазначених у пунктах 1 та 2 цього наказу, у Міністерстві юстиції України.

4. Директору Департаменту фінансової роботи Невмержицькій Н.О. відповідно до договорів, укладених Фондом державного майна України з Державною акціонерною компанією "Національна мережа аукціонних центрів", здійснювати в установленому порядку фінансування створення та функціонування архіву.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Фонду державного майна України О.Бондаря та Голову Державного комітету архівів України Р.Пирога.

1.1. Галузевий державний архів фінансових посередників Фонду державного майна України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Указу Президента України від 7 серпня 1999 року N 968/99 "Про заходи щодо забезпечення захисту прав учасників інвестиційних фондів та інвестиційних компаній" та постанови Кабінету Міністрів України від 3 липня 2000 року N 1055 "Про створення галузевого державного архіву фінансових посередників Фонду державного майна України".

1.2. Архів - державна установа, що входить до складу Державної акціонерної компанії "Національна мережа аукціонних центрів" (далі - Компанія). Забезпечення Архіву відповідними штатами, технологічним обладнанням та матеріальними ресурсами покладається на Компанію. Фінансування створення, функціонування, а також забезпечення Архіву приміщеннями здійснюються Фондом державного майна України (далі - ФДМУ) на договірних засадах з Компанією.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

1.3. Діяльність Архіву здійснюється відповідно до Конституції та законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Фонду державного майна України, Державного комітету архівів України, інших актів та цього Положення.

Нормативно-методичне забезпечення та контроль за збереженням і використанням архівних документів Архіву здійснюють Фонд державного майна України та Державний комітет архівів України (далі - Держкомархів).

2.1. Організація приймання на збереження та зберігання документів, віднесених до складу Національного архівного фонду, що створені в результаті діяльності Компанії, її філій, а також фінансових посередників (інвестиційних фондів та інвестиційних компаній).

2.2. Проектування, розроблення, упровадження автоматизованої інформаційно-довідкової системи обліку документальних матеріалів Архіву. Створення автоматизованого комп'ютерного обліку архівних документів на магнітних носіях.

2.3. Створення та зберігання мікрофотокопій страхового фонду та фонду користування документів, довідкового та облікового апарату до архівних документів (описів, картотек, каталогів), службових відомчих видань.

2.4. Створення та організація діяльності експертно-перевірної комісії (ЕПК) для розгляду питань проведення експертизи цінності документів з метою їх включення до складу Національного архівного фонду або вилучення з нього, із залученням до її складу представників інших державних архівних установ, ФДМУ, Компанії, наукових установ та інших організацій (за погодженням з ними). Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення ЕПК та положення про ЕПК погоджуються з Держкомархівом та затверджуються Фондом державного майна.

2.5. Надання платних послуг громадянам, юридичним та фізичним особам з профільних питань роботи Архіву, здійснюються відповідно до ст. 35 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

3.1. Здійснення контролю та нормативно-методичного забезпечення ведення архівної справи в установах - джерелах комплектування.

3.2. Комплектування документами, що утворюються в процесі приватизації об'єктів державної власності.

3.3. Створення електронної бази даних Архіву (електронні реєстри, акти приймання-передавання, договори, довідки регіональних центрів сертифікатних аукціонів, спеціалізована звітність про використання приватизаційних паперів, звіти про викуплення інвестиційних сертифікатів, довідки про виконання інвестиційними фондами та компаніями зобов'язань та інші документи фінансових посередників).

3.4. Забезпечення фізико-хімічної збереженості документів Архіву.

3.5. Ведення державного обліку архівних документів, що знаходяться на зберіганні; створення та вдосконалення облікового і довідкового апарату до документів, що зберігаються.

3.6. Організація проектування та розроблення автоматизованих систем роботи з архівними матеріалами.

3.7. Забезпечення захисту інформації Архіву від несанкціонованого доступу сторонніх осіб, у тому числі через комп'ютерні мережі, організаційними, електронними та іншими засобами.

3.8. Інформування на запити юридичних осіб та за заявами громадян як України, так і іноземних держав про наявність документів відповідної тематики.

3.9. Участь у виявленні, поверненні або відтворенні в копіях профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном.

3.10. Організація користування та опублікації документів.

3.11. Ведення науково-методичної роботи з питань архівної справи та документознавства в установах - джерелах комплектування документами Архіву.

3.12. Розроблення нормативно-методичних документів (інструкцій, положень, методик, рекомендацій) з профільних питань; розвиток і впровадження передового досвіду з питань архівної справи та організації документів.

4.1. Складає списки установ - джерел комплектування.

4.2. Формує архівний фонд; щорічно надає відповідні відомості про них Держкомархіву.

4.3. Веде тематичне розроблення архівних матеріалів, їх описання та каталогізацію.

4.4. Інформує керівництво Компанії про склад та зміст архівних документів.

4.5. Проводить експертизу цінності документів, їх відбір до Національного архівного фонду; приймання справ і документів на зберігання та опрацювання.

4.6. Здійснює зберігання, реставрацію, ремонт, оправлення документів, консерваційно-профілактичну обробку страхового фонду.

4.7. Створює та вдосконалює систему довідкового апарату до архівних справ та документів.

4.8. Забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів.

4.9. Організовує проектування та розроблення автоматизованих систем роботи з архівними матеріалами фінансових посередників.

4.10. Надає відповіді на запити юридичних осіб, заяви громадян України та іноземних клієнтів з питань приватизації, забезпечує захист законних прав та інтересів фінансових посередників.

4.11. Веде роботу з власниками особистих документів Національного архівного фонду щодо їх передавання на зберігання до Архіву.

4.12. Відповідно до чинних нормативно-правових актів надає в користування документи обмеженого доступу.

4.13. З дозволу керівництва Компанії в установленому порядку надає архівні документи для організації виставок, використання їх у засобах масової інформації та Інтернеті.

4.14. Перевіряє стан зберігання та впорядкування документів в установах - джерелах комплектування.

4.15. Складає річні плани роботи і розвитку архівної справи та забезпечує їх виконання.

4.16. Здійснює заходи щодо підвищення кваліфікації і стажування працівників Архіву та осіб, відповідальних за роботу з документами фінансових посередників в установах - джерелах комплектування; створює належні умови для розміщення і зберігання справ та документів в архівосховищах.

4.17. Проводить наради, семінари з особами, відповідальними за роботу з документами фінансових посередників в установах - джерелах комплектування; бере участь у заходах, що організує Держкомархів.

4.18. Надає, відповідно до чинного законодавства, платні послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах.

4.19. Вивчає, узагальнює і поширює передовий досвід роботи з питань архівної справи в системі ФДМУ та Компанії.

5.1. Одержувати від фінансових посередників та філій Компанії відомості про стан впорядкування та зберігання документів.

5.2. Приймати на зберігання справи та документи, оформлені та описані згідно з чинними стандартами і правилами.

5.3. Повертати фінансовим посередникам та філіям Компанії на доопрацювання документи, оформлені та описані з порушенням установлених вимог.

5.4. Давати в межах своїх повноважень обов'язкові для виконання вказівки щодо організації роботи з документами, які підлягають зберіганню в Архіві.

5.5. З метою забезпечення обмежень на розповсюдження і захисту права власності на інформацію, що міститься в документах Архіву, відповідно до законодавчих і нормативних актів, встановлювати умови їх користування.

5.6. Брати участь у засіданнях міжвідомчих і відомчих дорадчих органів, нарадах, що проводяться ФДМУ та Компанією з питань, які належать до компетенції Архіву.

5.7. Інформувати керівництво ФДМУ та Компанії про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

6.1. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє зі структурними підрозділами центрального апарату Компанії, її філіями, а також з архівними установами системи Держкомархіву, іншими установами.

6.2. Архів очолює завідувач, якого призначає на посаду та звільняє з посади Генеральний директор Компанії. Завідувач Архіву організовує службову діяльність Архіву, здійснює контроль за його роботою, відповідає за добір і розстановку працівників, а також практичне використання архівних документів, їх тематичне розроблення, визначає обов'язки працівників Архіву. Інформує Генерального директора Компанії про склад та зміст архівних документів, уносить пропозиції щодо поліпшення архівної справи.