Про затвердження Порядку застосування електронного перевізного документа під час перевезення вантажів залізничним транспортом

Відповідно до статті 5 Статуту залізниць України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06.04.98 N 457, пункту 2 Плану заходів із запровадження електронного документообігу, пов'язаного з перевезенням вантажів залізничним транспортом, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16.12.2009 N 1557-р,

1. Затвердити Порядок застосування електронного перевізного документа під час перевезення вантажів залізничним транспортом, що додається.

2. Державній адміністрації залізничного транспорту України:

2.1. Подати цей наказ до Міністерства юстиції України на державну реєстрацію в установленому порядку.

2.2. Довести цей наказ до відома залізниць України, підприємств, установ та організацій, які користуються послугами залізничного транспорту.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Корнієнка В.В.

1.1. Цей Порядок регламентує застосування електронних перевізних документів на залізничному транспорті з моменту їх створення до знищення.

1.2. Цей Порядок є обов'язковим для застосування всіма суб'єктами електронного документообігу, що взаємодіють у процесі перевезення вантажів залізничним транспортом у внутрішньому сполученні.

1.3. Відносини, пов'язані з електронним документообігом електронних перевізних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, Господарським кодексом України, Законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про телекомунікації", "Про електронний цифровий підпис", "Про електронні документи та електронний документообіг", постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 N 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності", Статутом залізниць України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 06.04.98 N 457, наказом Міністерства транспорту України від 21.11.2000 N 644 "Про затвердження окремих розділів Правил перевезення вантажів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 24.11.2000 за N 861/5082 (далі - Правила перевезення вантажів), наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2005 N 49 "Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 07.06.2005 за N 627/10907, Збірником тарифів на перевезення вантажів залізничним транспортом у межах України та пов'язані з ними послуги, затвердженим наказом Міністерства транспорту та зв'язку України від 26.03.2009 N 317, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15.04.2009 за N 340/16356, іншими чинними нормативно-правовими актами.

1.4. Суб'єктами електронного документообігу електронних перевізних документів (далі - суб'єкти електронного документообігу) можуть бути перевізник (залізниці, підприємства, установи, організації залізничного транспорту (далі - підприємства залізничного транспорту)), вантажовідправники, вантажоодержувачі.

Порядок здійснення електронного документообігу під час перевезення вантажів залізничним транспортом у внутрішньому сполученні регламентується додатком до договору про організацію перевезень вантажів і проведення розрахунків за перевезення та надані залізницею послуги, форма якого наведена у додатку 1 до Правил розрахунків за перевезення вантажів, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 21.11.2000 N 644, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 24.11.2000 за N 864/5085 (далі - додаток до договору про організацію перевезень).

1.5. Електронні перевізні документи (далі - ЕПД) - сукупність електронних документів (далі - ЕД), що визначені Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг", в яких зафіксована інформація у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

ЕПД повинні містити інформацію, визначену для накладної (яка на кожне відправлення вантажу повинна подаватися відправником станції навантаження) Правилами перевезення вантажів.

1.6. Обмін ЕПД у межах автоматизованої системи залізничного транспорту України здійснюється через корпоративну телекомунікаційну мережу передачі даних.

1.7. Обмін ЕПД між суб'єктами електронного документообігу здійснюється із застосуванням автоматизованої системи залізничного транспорту України, надійних засобів електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) та програмних засобів суб'єктів електронного документообігу безпосередньо або через телекомунікаційні мережі загального користування в порядку, установленому на підставі укладеного з перевізником додатка до договору про організацію перевезень.

Перевірка цілісності ЕПД та ідентифікація підписувача ЕЦП здійснюється із застосуванням надійних засобів ЕЦП та посилених сертифікатів відкритих ключів ЕЦП.

ЕПД повинні оброблятися в автоматизованій системі з побудованою комплексною системою захисту інформації відповідно до вимог чинного законодавства.

1.8. Візуальні форми подання ЕД (відображення даних, які вони містять на папері у формі, придатній для приймання їх змісту людиною), роздруковані на папері, засвідчені в установленому законодавством порядку, є паперовими копіями ЕПД.

2.1. На кожному етапі перевезення вантажу залізничним транспортом у внутрішньому сполученні, передбаченого Правилами перевезення вантажів, створюються, зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці, а також здійснюється передача між відповідними суб'єктами електронного документообігу ЕД, сукупність яких фіксує усі операції, пов'язані з перевезенням зазначеного вантажу.

2.2. У разі неможливості створення ЕПД за допомогою електронного документообігу приймання вантажу до перевезення здійснюється за паперовим перевізним документом відповідно до вимог Правил перевезення вантажів.

2.3. Під час приймання вантажів до перевезення ЕПД з додаванням перелічених у них необхідних супровідних документів в електронному вигляді передаються вантажовідправником на станцію відправлення в порядку, встановленому додатком до договору про організацію перевезень.

2.3.1. Працівники підприємства залізничного транспорту, отримавши ЕПД, ідентифікують автора.

2.3.2. ЕД підлягають відхиленню у разі негативного результату перевірки авторства документа.

2.3.3. За результатами перевірки стосовно можливості здійснення зазначених у ЕПД перевезень та авторства документа працівники підприємства залізничного транспорту відправляють вантажовідправнику повідомлення про приймання або причину відхилення ЕД в порядку, установленому додатком до договору про організацію перевезень.

2.3.4. На базі інформації, що міститься в ЕД, та на підставі позитивних результатів перевірки стосовно можливості здійснення зазначених у ЕПД перевезень та авторства документа працівники підприємства залізничного транспорту із застосуванням автоматизованих робочих місць, що входять до складу автоматизованої системи залізничного транспорту України, створюють ЕД з унесенням даних, передбачених технологічним процесом.

Після накладання ЕЦП зазначеними працівниками підприємства залізничного транспорту ЕД зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці із дотриманням відповідних вимог законодавства щодо захисту інформації.

2.3.5. Збережені в архіві електронних документів Укрзалізниці ЕПД передаються вантажовідправнику в порядку, установленому додатком до договору про організацію перевезень.

2.4. Створення ЕД у процесі перевезення вантажу виконується працівниками підприємства залізничного транспорту із застосуванням автоматизованих робочих місць, що входять до складу автоматизованої системи залізничного транспорту України.

Створені на зазначеному етапі перевезення ЕД засвідчуються ЕЦП працівників підприємства залізничного транспорту, зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці, після чого передаються суб'єктам електронного документообігу.

2.5. Створення ЕД після прибуття вантажу на станцію призначення виконується працівниками підприємства залізничного транспорту із застосуванням автоматизованих робочих місць із обробки перевізних документів, що входять до складу автоматизованої системи залізничного транспорту України.

2.5.1. ЕД засвідчуються ЕЦП працівників підприємства залізничного транспорту, що отримали зазначені документи та згідно з визначеними повноваженнями внесли відповідні дані.

Зазначені ЕД зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці.

2.5.2. Якщо з одержувачем вантажу не укладено додаток до договору про організацію перевезень, видача вантажу виконується за паперовими копіями ЕПД, засвідченими в установленому законодавством порядку.

2.5.3. Якщо з одержувачем вантажу укладено додаток до договору про організацію перевезень, ЕПД разом із додаванням перелічених у них супровідних документів передаються одержувачу вантажу з дотриманням вимог щодо захисту інформації згідно з чинним законодавством.

2.5.4. Вантажоодержувач обробляє інформацію, що містять ЕПД, відповідно до умов додатка до договору про організацію перевезень, на її базі створює ЕД та передає їх до автоматизованої системи залізничного транспорту України.

2.5.5. Підприємства залізничного транспорту, отримавши ЕД, перевіряють автентичність накладених на них ЕЦП одержувача вантажу. За результатами перевірки вантажоодержувачу відправляється повідомлення про приймання або відхилення (із зазначенням причин) ЕД у порядку, встановленому додатком до договору про організацію перевезень.

2.5.6. Якщо перевірку ЕД здійснено успішно, ЕПД зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці. Після видачі вантажу ЕПД відправляють вантажоодержувачу, вантажовідправнику в порядку, передбаченому додатком до договору про організацію перевезень.

3.1. Усі ЕПД зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці з дотриманням вимог чинного законодавства щодо захисту інформації.

3.2. Перегляд ЕПД, що зберігаються в архіві електронних документів Укрзалізниці, та їх друк для отримання паперових копій виконуються за допомогою спеціалізованого автоматизованого робочого місця доступу до ЕД, які зберігаються в зазначеному архіві.

3.3. У разі пред'явлення до залізниці претензій та позовів застосовуються ЕПД або їх паперові копії, які роздруковуються та засвідчуються в установленому законодавством порядку відповідними суб'єктами перевізного процесу, що отримали їх згідно з додатком до договору про організацію перевезень.

4.1. ЕПД підлягають знищенню після закінчення строку їх зберігання відповідно до Порядку зберігання електронних документів в архівних установах, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2005 N 49, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 07.06.2005 за N 627/10907, та інших нормативно-правових актів з питань архівної справи.

4.2. Знищенню обов'язково передує проведення експертизи цінності ЕПД. Знищення ЕПД виконується на підставі актів про вилучення для знищення електронних документів, що не підлягають подальшому зберіганню.

4.3. Безпосередні роботи зі знищення ЕПД виконуються працівниками структурних підрозділів Укрзалізниці, до компетенції яких належить зберігання перевізних документів.