МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 12.03.2025 м. Київ № 129 |
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
14 березня 2025 р. за № 422/43828
Про затвердження Порядку функціонування системи електронної реєстрації для вчинення консульської дії, електронного кабінету інформаційно-комунікаційної системи "е-Консул"
Відповідно до пунктів 16, 17, 24 Положення про інформаційно-комунікаційну систему "е-Консул", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 серпня 2024 року № 945, підпункту 66-1 пункту 4 Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2016 року № 281,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок функціонування системи електронної реєстрації для вчинення консульської дії, електронного кабінету інформаційно-комунікаційної системи "е-Консул", що додається.
2. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства закордонних справ України, що додаються.
3. Департаменту консульської служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства закордонних справ України
12 березня 2025 року № 129
Порядок
функціонування системи електронної реєстрації для вчинення консульської дії, електронного кабінету інформаційно-комунікаційної системи "е-Консул"
I. Загальні положення
1. Цей Порядок встановлює механізм функціонування системи електронної реєстрації для вчинення консульської дії (далі - е-черга) інформаційно-комунікаційної системи "е-Консул" (далі - система "е-Консул"), електронного кабінету, визначає права і обов'язки користувачів системи "е-Консул", встановлює строки зберігання інформації в системі "е-Консул", порядок її видалення та знищення.
2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:
адміністрування розкладу е-черги - сукупність дій операторів щодо створення, зміни, бронювання та скасування слотів;
адреса електронної пошти - зазначена користувачем під час реєстрації в електронному кабінеті, е-черзі адреса електронної пошти користувача;
бронювання слоту - визначення дати і часу подання користувачем (заявником) документів, необхідних для вчинення консульської дії, відповідному суб'єкту системи "е-Консул";
електронне повідомлення - автоматично сформована системою "е-Консул" інформація (відомості) в уніфікованому вигляді про дії (події) в електронному кабінеті, е-черзі та їх статус (зміну статусу), що надсилається користувачу засобами електронного кабінету, е-черги та/або відображається в електронному кабінеті;
календар е-черги - сукупність доступних для вибору користувачами слотів відповідного суб'єкта системи "е-Консул" протягом календарного місяця (місяців), що відображаються засобами системи "е-Консул" в уніфікованому вигляді;
операційні дії - дії операторів щодо адміністрування розкладу е-черги, створення, перегляду, пошуку, обробки, редагування, збереження, подання, пересилання, отримання та друку інформації (відомостей, документів), вчинення консульських дій з використанням засобів е-черги, електронного кабінету;
реєстраційні дані - інформація про фізичну особу, яка подається для реєстрації електронного кабінету та відображається в електронному кабінеті;
розклад е-черги - визначена оператором кількість слотів протягом одного календарного дня (тижня), яка автоматично генерується та відображається засобами системи "е-Консул" в уніфікованому вигляді;
слот - часовий інтервал фіксованої тривалості для подання користувачем (заявником) документів, необхідних для вчинення консульської дії, відповідному суб'єкту системи "е-Консул";
черга очікування - електронний сервіс е-черги, призначений для направлення користувачам електронних повідомлень про появу в е-черзі доступних для вибору слотів з числа тих, дійсність бронювання яких не було підтверджено відповідно до цього Порядку або які було скасовано користувачами.
Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про Національну програму інформатизації", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні комунікації", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист персональних даних", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про публічні електронні реєстри", "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України", Положенні про інформаційно-комунікаційну систему "е-Консул", затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 16 серпня 2024 року № 945 (далі - Положення).
3. Особі надається доступ до функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги після автентифікації та/або електронної ідентифікації особи в системі "е-Консул", яка здійснюється за допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації та відповідно до вимог Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" і передбачає використання кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або інших засобів, які відповідають вимогам законодавства.
Електронний кабінет заявника, електронний кабінет оператора функціонують з урахуванням особливостей, установлених цим Порядком.
4. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги здійснюється дистанційно онлайн засобами мережі Інтернет і порталу "е-Консул" (e-consul.gov.ua).
5. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги здійснюється особою (представником фізичної або юридичної особи) самостійно шляхом заповнення відповідних форм на порталі "е-Консул".
6. Під час використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги здійснюється електронна інформаційна взаємодія системи "е-Консул" з зазначеними у пункті 13 Положення електронними інформаційними ресурсами відповідно до пунктів 12 - 13 Положення з метою:
ідентифікації особи, перевірки інформації (відомостей), що подається особою з використанням засобів системи "е-Консул" (у тому числі перевірки дійсності документа, що підтверджує повноваження представника), - з Державним реєстром актів цивільного стану громадян, Державним реєстром фізичних осіб - платників податків, Єдиною інформаційною системою МВС, Єдиним державним вебпорталом електронних послуг, Єдиним державним демографічним реєстром, Єдиним державним реєстром адрес, Єдиним реєстром довіреностей, Спадковим реєстром;
дотримання встановлених законодавством обмежень під час вчинення консульських дій в посольствах і консульських установах України - з Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов'язаних та резервістів (щодо вчинення консульських дій у закордонних дипломатичних установах України в умовах воєнного стану за заявами громадян України чоловічої статі віком від 18 до 60 років та перевірки дійсності військово-облікових документів), Державним реєстром санкцій (щодо перевірки факту застосування санкцій відповідних видів, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", рішення про застосування яких прийняте Радою національної безпеки і оборони України та введено в дію указом Президента України);
з метою подання суб'єктами системи "е-Консул" визначеної законодавством інформації (відомостей) під час виконання їх завдань і реалізації повноважень - з Державним реєстром виборців (щодо подання відомостей, передбачених частиною дев'ятою статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців"), Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов'язаних та резервістів (щодо подання відомостей, передбачених абзацом четвертим пункту 52 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року № 1487).
Операційні дії у функціональних підсистемах - відокремлених модулях системи "е-Консул", які передбачають електронну інформаційну взаємодію системи "е-Консул" з Єдиною міжвідомчою інформаційною системою України для іноземців та осіб без громадянства, які бажають навчатися у закладах професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої освіти України, інтегрованою міжвідомчою інформаційно-комунікаційною системою щодо контролю осіб, транспортних засобів та вантажів, які перетинають державний кордон (система "Аркан"), здійснюються з використанням функціональних можливостей електронного кабінету оператора.
7. Система "е-Консул" забезпечує можливість використання функціоналу електронного кабінету, е-черги з метою реєстрації в е-черзі, подання заяви про вчинення консульської дії за умови відсутності встановлених законодавством обмежень щодо користувача під час вчинення консульських дій в посольствах і консульських установах України.
Інформація щодо відсутності зазначених обмежень отримується системою "е-Консул" засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" у порядку електронної інформаційної взаємодії.
8. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, користування електронним кабінетом, е-чергою є безоплатними.
9. Реєстрація електронного кабінету, вхід в електронний кабінет, реєстрація в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги передбачають обробку персональних даних фізичної особи, яка здійснюється в системі "е-Консул" та під час електронної інформаційної взаємодії між системою "е-Консул" і зазначеними у пункті 13 Положення електронними інформаційними ресурсами відповідно до пунктів 12 - 13 Положення та цього Порядку з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних".
Під час реєстрації електронного кабінету, входу в електронний кабінет, реєстрації в е-черзі, використання функціональних можливостей електронного кабінету, е-черги фізична особа зобов'язана надавати достовірну інформацію (відомості) про себе.
Користувачам забороняється передавати свої реєстраційні дані та засоби, які використовуються ними для автентифікації та/або електронної ідентифікації для реєстрації в електронному кабінеті, е-черзі, третім особам.
10. Бронювання слотів здійснюється з використанням засобів електронного кабінету та е-черги.
У разі неможливості автентифікації та/або електронної ідентифікації особи в системі "е-Консул" дата і час подання нею документів, необхідних для вчинення консульської дії, визначається оператором відповідного суб'єкта системи "е-Консул" відповідно до пункту 3 розділу III цього Порядку.
11. Система "е-Консул" забезпечує логування і збереження даних (інформації, відомостей, документів в електронній формі), що містяться в електронному кабінеті, е-черзі на серверах власника (розпорядника) системи "е-Консул".
Інформація (відомості), що обробляється в системі "е-Консул", про заявника та інформація (відомості) та документи в електронній формі про вчинення консульських дій з використанням засобів системи "е-Консул" зберігаються в системі "е-Консул" протягом строку, визначеного актами законодавства, якими регулюється порядок вчинення відповідної консульської дії, після закінчення якого зазначена інформація (відомості) та документи в електронній формі автоматично видаляються (знищуються) з системи "е-Консул".
12. Власник (розпорядник), суб'єкти системи "е-Консул" забезпечують розміщення на своїх вебсторінках інформації про консульські дії, порядок їх учинення та тарифні ставки консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій.
За наявності технічної можливості зазначена інформація надається користувачам з використанням засобів електронного кабінету.
II. Електронний кабінет заявника
1. Для реєстрації електронного кабінету заявника фізична особа заповнює реєстраційну форму на порталі "е-Консул" та подає засобами системи "е-Консул" таку інформацію (відомості) про себе:
прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності);
реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті);
адресу електронної пошти;
контактний номер телефону, який підключено до Інтернету (далі - контактний номер телефону).
Інформація (відомості), зазначені в абзацах другому і третьому цього пункту, автоматично отримуються системою "е-Консул" з кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи.
Під час реєстрації в електронному кабінеті заявника на зазначену особою адресу електронної пошти та/або контактний номер телефону надсилається сформоване засобами системи "е-Консул" електронне повідомлення з цифровим кодом для підтвердження дійсності адреси електронної пошти та/або контактного номеру телефону.
Після підтвердження дійсності адреси електронної пошти та/або контактного номеру телефону користувачу надається доступ до електронного кабінету заявника та використання його функціональних можливостей.
2. У разі зміни реєстраційних даних або виявлення користувачем помилок у реєстраційних даних, що відображаються в електронному кабінеті заявника, користувач зобов'язаний відповідно оновити свої реєстраційні дані в електронному кабінеті, крім інформації (відомостей), зазначеної в абзацах другому і третьому пункту 1 цього розділу.
3. В електронному кабінеті заявника відображається інформація (відомості, електронні повідомлення, документи в електронній формі):
про користувача (заявника), що обробляється в системі "е-Консул";
про перелік консульських дій, вчинення яких здійснюється суб'єктом системи "е-Консул", на території консульського округу якого користувач (заявник) перебуває;
за технічної можливості - про порядок учинення консульських дій та тарифні ставки консульського збору, що справляється за вчинення консульських дій суб'єктом системи "е-Консул", на території консульського округу якого користувач (заявник) перебуває;
для сплати консульського збору з використанням електронних платіжних засобів та Інтернету;
про статус (зміну статусу) розгляду відповідним суб'єктом системи "е-Консул" поданих користувачем (заявником) з використанням засобів системи "е-Консул" заяв про вчинення консульських дій;
про заброньовані та скасовані користувачем (заявником) слоти;
про консульські дії, вчинені за заявами користувача (заявника), що подавалися з використанням засобів системи "е-Консул".
4. Засобами електронного кабінету заявника забезпечується можливість користувачу (заявнику):
переглядати зазначену у пункті 3 цього розділу інформацію (відомості, документи);
створювати, редагувати, зберігати проєкти заяв (документів), що стосуються вчинення консульських дій;
подавати суб'єктам системи "е-Консул" та отримувати від суб'єктів системи "е-Консул" інформацію (відомості, електронні повідомлення, документи) в електронній формі, у тому числі сформовану з використанням засобів системи "е-Консул", що стосується вчинення консульських дій;
обирати суб'єкта системи "е-Консул" для звернення за вчиненням консульської дії;
обирати консульську дію з відображуваного в електронному кабінеті заявника переліку консульських дій, вчинення яких здійснюється суб'єктом системи "е-Консул", на території консульського округу якого користувач перебуває (щодо консульських дій, вчинення яких здійснюється за особистої присутності заявника);
за технічної можливості - подавати заяви про вчинення консульських дій (щодо консульських дій, для вчинення яких особиста присутність заявника не вимагається);
обирати спосіб отримання документів за результатами вчинення консульської дії (щодо консульських дій, для вчинення яких особиста присутність заявника не вимагається);
переглядати календар е-черги, бронювати, скасовувати слоти;
оновлювати (змінювати) інформацію (відомості) про свої персональні дані, яка подавалася користувачем під час реєстрації електронного кабінету заявника;
за технічної можливості - сплачувати консульський збір з використанням електронних платіжних засобів та Інтернету.
5. Для подання заяви про вчинення консульської дії користувач подає засобами електронного кабінету заявника інформацію про:
прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності);
стать;
дату і місце народження;
відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування);
реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);
унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
серію та номер паспорта громадянина України для виїзду за кордон (у випадку відсутності - реквізити іншого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України) (за наявності) або реквізити паспортного документа іноземця або особи без громадянства, або реквізити документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус (у разі наявності);
адресу перебування в іноземній державі із зазначенням адміністративно-територіальної одиниці держави перебування;
адресу електронної пошти;
контактний номер телефону;
інші відомості, які визначені законодавством для вчинення відповідної консульської дії.
За згодою користувача (заявника) та за наявності технічної можливості інформація (відомості) та/або документи в електронній формі щодо користувача (заявника) або особи, в інтересах якої діє представник, можуть отримуватися системою "е-Консул" з зазначених у пункті 13 Положення електронних інформаційних ресурсів відповідно до пунктів 12 - 13 Положення.
Подання документів в електронній формі з використанням засобів електронного кабінету заявника передбачає використання засобів автентифікації та/або електронної ідентифікації особи, які відповідають вимогам законодавства.
У випадку, якщо заява про вчинення консульської дії подається представником фізичної або юридичної особи, додатково надаються:
представником фізичної особи - зазначена в абзацах другому - одинадцятому цього пункту інформація (відомості) про фізичну особу, в інтересах якої діє представник, та про документ, що підтверджує повноваження представника;
представником юридичної особи - інформація (відомості) про документ, що підтверджує повноваження представника.
6. Заяви про вчинення консульських дій, що подаються з використанням засобів електронного кабінету заявника, розглядаються суб'єктами системи "е-Консул" відповідно до актів законодавства, якими регулюється порядок вчинення відповідної консульської дії.
7. Засобами системи "е-Консул" забезпечується фіксація та візуалізація усіх дій користувача (заявника), що здійснюються в електронному кабінеті заявника, зокрема дати і часу відправлення, отримання інформації (відомостей) та/або документів через електронний кабінет заявника та будь-якої зміни даних, статусів в електронному кабінеті заявника за допомогою кваліфікованої електронної позначки часу.
Кожній заяві про вчинення консульської дії, яка подається з використанням засобів електронного кабінету заявника та обробляється в системі "е-Консул", присвоюється унікальний реєстраційний номер (цифровий ідентифікатор), який забезпечує можливість автоматизованої обробки даних з метою формування інформації, у тому числі знеособленої, що стосується процесів, пов'язаних із вчиненням консульських дій, з можливістю виведення інформації у формі звітів за окремими розділами щодо окремо вчиненої консульської дії, кількості вчинення консульських дій, суб'єктів вчинення консульських дій, їх статі та/або віку, суми консульського збору, місцем та оператором вчинення консульської дії, дати вчинення консульської дії, іншими ознаками в системі "е-Консул".
III. Е-черга. Бронювання, використання, скасування слотів. Черга очікування
1. Реєстрація в е-черзі здійснюється в такі способи:
бронювання користувачем слоту з використанням засобів електронного кабінету заявника та е-черги;
бронювання слоту оператором з використанням засобів електронного кабінету оператора та е-черги (у разі неможливості автентифікації та/або електронної ідентифікації особи в системі "е-Консул").
2. Для бронювання слоту з використанням засобів електронного кабінету заявника користувач обирає в своєму електронному кабінеті суб'єкта системи "е-Консул" і слот (слоти) з числа доступних у календарі е-черги обраного суб'єкта системи "е-Консул" для вчинення відповідної консульської дії (дій).
У випадку, якщо бронювання слоту здійснюється представником фізичної або юридичної особи, додатково надається:
представником фізичної особи - зазначена в абзацах другому - п'ятому пункту 1 розділу II цього Порядку інформація (відомості) про фізичну особу, в інтересах якої діє представник, та про документ, що підтверджує повноваження представника;
представником юридичної особи - інформація (відомості) про документ, що підтверджує повноваження представника.
За 30, 14 та 3 дні до часу заброньованого слоту на адресу електронної пошти та/або контактний номер телефону та в електронний кабінет заявника надсилається сформоване засобами системи "е-Консул" електронне повідомлення для підтвердження дійсності бронювання слоту.
Для завершення процедури реєстрації в е-черзі користувач зобов'язаний підтвердити дійсність бронювання обраного ним слоту протягом 30 годин з моменту направлення системою "е-Консул" зазначеного в абзаці п'ятому цього пункту електронного повідомлення.
Після підтвердження користувачем дійсності бронювання слоту зазначений слот вважається заброньованим.
У випадку непідтвердження користувачем дійсності бронювання слоту такий слот автоматично скасовується системою "е-Консул" і вважається доступним для бронювання іншими користувачами, у тому числі через сервіс черги очікування.
Невідповідність інформації (відомостей), зазначеної користувачем під час бронювання слоту, реальним даним особи є підставою для скасування реєстрації в е-черзі.
3. Для бронювання слоту оператором (у разі неможливості автентифікації та/або електронної ідентифікації особи в системі "е-Консул") особа подає оператору суб'єкта системи "е-Консул", на території консульського округу якого вона перебуває, шляхом особистого звернення в години прийому відвідувачів з консульських питань або направлення на електронну адресу суб'єкта системи "е-Консул", розміщену на його офіційній вебсторінці, інформацію (відомості) про:
підставу здійснення бронювання слоту оператором (неможливість автентифікації та/або електронної ідентифікації особи в системі "е-Консул");
вид консульської дії (дій), за вчиненням якої (яких) звертається особа;
прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності);
стать;
дату і місце народження;
відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування);
реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);
унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
серію та номер паспорта громадянина України для виїзду за кордон (у випадку відсутності - реквізити іншого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України) (за наявності) або реквізити паспортного документа іноземця або особи без громадянства, або реквізити документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус (у разі наявності);
адресу перебування в іноземній державі із зазначенням адміністративно-територіальної одиниці держави перебування;
адресу електронної пошти (за наявності);
контактний номер телефону (за наявності).
У випадку особистого звернення особою подаються оператору оригінали документів (за наявності), що підтверджують достовірність інформації (відомостей), зазначених в абзацах шостому - восьмому цього пункту (з подальшим поверненням документів особі після визначення оператором слоту). У разі направлення особою звернення про реєстрацію в е-черзі на електронну адресу суб'єкта системи "е-Консул" подаються копії зазначених документів.
Для підтвердження достовірності реєстраційного номера облікової картки платника податків подається документ, що засвідчує реєстрацію особи в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (картка платника податків), або дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків, внесені до паспорта громадянина України чи свідоцтва про народження. Для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті, підтвердним документом є паспорт громадянина України, який містить відмітку або інформацію про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта.
У випадку, якщо бронювання слоту здійснюється оператором за зверненням представника фізичної або юридичної особи, оператору додатково надаються:
представником фізичної особи - зазначена в абзацах другому - п'ятому пункту 1 розділу II цього Порядку інформація (відомості) про фізичну особу, в інтересах якої діє представник, та про документ, що підтверджує повноваження представника;
представником юридичної особи - інформація (відомості) про документ, що підтверджує повноваження представника.
Оператор вносить в систему "е-Консул" засобами свого електронного кабінету отриману від особи інформацію (відомості) та визначає найближчий слот із числа доступних для вибору в календарі е-черги суб'єкта системи "е-Консул", працівником якого є оператор, для вчинення відповідної консульської дії. У разі, якщо особа звертається за вчиненням двох і більше консульських дій одночасно, слоти визначаються з числа доступних для вибору у найближчий день, що містить кількість слотів, яка відповідає вказаній заявником кількості консульських дій.
Бронювання слоту здійснюється з урахуванням вимог пунктів 6, 7 розділу I цього Порядку.
У разі, якщо за результатами електронної інформаційної взаємодії системою "е-Консул" отримано інформацію (відомості) про наявність зазначених у пункті 6 розділу I цього Порядку обмежень або застосування санкцій щодо особи, оператор посольства чи консульської установи України повідомляє особу про відмову в реєстрації в е-черзі (у випадку звернення особи про реєстрацію в е-черзі на електронну адресу суб'єкта системи "е-Консул" - на адресу електронної пошти, з якої надійшло таке звернення, у випадку особистого звернення особи - усно). У повідомленні зазначається підстава відмови у реєстрації оператором особи в е-черзі, електронний інформаційний ресурс, за результатами електронної інформаційної взаємодії системи "е-Консул" з яким отримано інформацію (відомості) про наявність зазначених у пункті 6 розділу I цього Порядку обмежень або застосування санкцій щодо особи, та дата отримання відповідної інформації (відомостей) системою "е-Консул".
У випадку відсутності зазначених у пункті 6 розділу I цього Порядку обмежень або незастосування санкцій щодо особи оператор посольства чи консульської установи України повідомляє особу про визначений слот усно (у разі особистого звернення особи) або письмово (на адресу електронної пошти, з якої надійшло звернення особи).
Для завершення процедури реєстрації в е-черзі особа зобов'язана підтвердити готовність скористатися визначеним оператором слотом для подання заяви для вчинення обраної особою консульської дії (у разі особистого звернення особи - усно у день звернення, у разі звернення на електронну адресу суб'єкта системи "е-Консул" - письмово на електронну адресу суб'єкта системи "е-Консул" протягом 30 годин з моменту направлення зазначеного в абзаці двадцять першому цього пункту повідомлення).
Після підтвердження особою готовності скористатися визначеним оператором слотом для подання заяви для вчинення обраної особою консульської дії зазначений слот вважається заброньованим.
У випадку непідтвердження особою готовності скористатися визначеним оператором слотом для подання заяви для вчинення обраної особою консульської дії такий слот автоматично скасовується системою "е-Консул" і вважається доступним для бронювання іншими користувачами, у тому числі через сервіс черги очікування.
4. Користувач може забронювати не більше одного слоту в е-черзі для вчинення однієї консульської дії в інтересах однієї особи.
У випадку, якщо реєстрація в е-черзі здійснюється для вчинення одним суб'єктом системи "е-Консул" одночасно двох і більше консульських дій за заявою одного користувача (у тому числі представника фізичної або юридичної особи), система "е-Консул" відображає у календарі е-черги обраного користувачем суб'єкта системи "е-Консул" дні з наявною для бронювання кількістю слотів, що дорівнює або перевищує зазначену користувачем кількість консульських дій.
Бронювання користувачем слотів для вчинення консульських дій різними суб'єктами системи "е-Консул" за заявою одного і того ж користувача в один і той же день не дозволяється.
Внесення користувачем змін до слоту після завершення процедури його бронювання не дозволяється. Бронювання користувачем нового слоту в е-черзі для вчинення консульської дії до використання раніше заброньованого тим самим користувачем слоту для вчинення тієї ж самої консульської дії здійснюється за умови одночасного скасування таким користувачем попередньо заброньованого слоту під час бронювання нового слоту.
5. У випадку відсутності в календарі е-черги обраного користувачем суб'єкта системи "е-Консул" доступних до вибору слотів користувачу надається можливість скористатися сервісом черги очікування.
Сервіс черги очікування функціонує цілодобово в автоматичному режимі.
Для активації сервісу черги очікування користувач повинен надати згоду з використанням засобів свого електронного кабінету та е-черги на направлення системою "е-Консул" на адресу електронної пошти користувача електронних повідомлень про появу доступних для вибору слотів в календарі е-черги відповідного суб'єкта системи "е-Консул".
Надсилання таких електронних повідомлень здійснюється засобами е-черги у порядку фіксації в системі "е-Консул" наданої користувачами з використанням засобів свого електронного кабінету або е-черги згоди на користування сервісом черги очікування.
6. Скасування слоту здійснюється з використанням засобів електронного кабінету.
Користувач може скасувати заброньований ним слот у будь-який час до настання часу слоту, крім слотів, бронювання яких здійснюється відповідно до пункту 3 цього розділу. У разі скасування слоту користувачем система "е-Консул" направляє користувачам, які засобами свого електронного кабінету або е-черги повідомили про своє бажання скористатися сервісом черги очікування, електронне повідомлення про появу в е-черзі доступного для вибору слоту.
Оператор може скасувати заброньовані користувачами слоти у календарі суб'єкта системи "е-Консул", працівником якого він є, виключно за обґрунтованих обставин із зазначенням підстав такого скасування. У разі скасування оператором заброньованого користувачем слоту система "е-Консул" направляє на адресу електронної пошти електронне повідомлення про скасування слоту оператором. За наявності технічної можливості таке електронне повідомлення також відображається в електронному кабінеті заявника.
7. Тривалість слотів для вчинення кожного виду консульської дії визначається адміністратором системи "е-Консул".
Оператори посольств і консульських установ забезпечують ведення розкладу е-черги суб'єктів системи "е-Консул", працівниками яких вони є, з урахуванням вимог абзацу шостого пункту 24 Положення та абзацу першого цього пункту.
8. Під час реєстрації в е-черзі користувачу надається можливість попередньо подати обраному користувачем суб'єкту системи "е-Консул" з використанням засобів електронного кабінету та е-черги інформацію (відомості) та документи в електронній формі, необхідні для вчинення відповідної консульської дії. У разі реєстрації особи в е-черзі оператором, така інформація (відомості) та документи в електронній формі вносяться в систему "е-Консул" оператором на підставі отриманих від особи даних або отримується системою "е-Консул" засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" у порядку електронної інформаційної взаємодії (за наявності технічної можливості).
Обсяг інформації (відомостей), перелік документів в електронній формі, які можуть попередньо подаватися користувачем під час реєстрації в е-черзі або які вносяться в систему "е-Консул" оператором під час реєстрації особи в е-черзі, визначаються актами законодавства, якими регулюється порядок вчинення відповідної консульської дії.
Інформація (відомості) та документи в електронній формі, що попередньо подаються користувачем або вноситься оператором на підставі отриманих від особи даних чи отримується системою "е-Консул" засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" у порядку електронної інформаційної взаємодії під час реєстрації в е-черзі, використовується для автоматизації та технологічного забезпечення організації процесів щодо вчинення консульських дій та виконання визначених законодавством завдань і реалізації повноважень суб'єктів системи "е-Консул".
9. Для використання слоту, дійсність бронювання якого було підтверджено і який не було скасовано користувачем, користувач зобов'язаний з'явитися у визначений згідно з бронюванням слоту день і час для подання обраному користувачем суб'єкту системи "е-Консул" документів, необхідних для вчинення відповідної консульської дії (щодо консульських дій, присутність заявника для вчинення яких є обов'язковою).
Оператор скасовує реєстрацію користувача в е-черзі у разі:
неявки користувача у визначений згідно з бронюванням слоту день і час для подання документів, необхідних для вчинення консульської дії;
невідповідності інформації (відомостей, документів), які подаються користувачем у визначений згідно з бронюванням слоту день і час інформації (відомостям, документам), зазначеним користувачем під час бронювання слоту. У такому випадку користувач зобов'язаний здійснити повторну реєстрацію в е-черзі та надати достовірну інформацію (відомості), необхідну для вчинення консульської дії.
IV. Електронний кабінет оператора
1. Вхід оператора в електронний кабінет оператора здійснюється з використанням засобів електронної ідентифікації, що відповідають вимогам законодавства, зокрема з застосуванням кваліфікованого електронного підпису, у межах покладених на них завдань і повноважень.
2. В електронному кабінеті оператора відображаються:
розклад е-черги, інформація (відомості) про заброньовані та скасовані користувачами слоти в е-черзі суб'єкта системи "е-Консул", працівником якого є оператор;
подані користувачами заяви про вчинення консульських дій з використанням засобів системи "е-Консул". Розгляд поданих користувачами заяв про вчинення консульських дій з використанням засобів системи "е-Консул" здійснюється відповідно до розподілу функціональних обов'язків операторів та з урахуванням прав доступу операторів до функціональних підсистем (модулів, у тому числі відокремлених) системи "е-Консул";
інформація (відомості, електронні повідомлення, документи) про користувачів (заявників), заяви яких обробляються з використанням засобів електронного кабінету оператора;
інформація (відомості, документи), що стосуються вчинення оператором консульських дій з використанням засобів системи "е-Консул" та їх результатів.
Доступ операторів до інформації, що обробляється в системі "е-Консул" або її окремих функціональних підсистемах (модулях, у тому числі відокремлених), операційні дії в системі "е-Консул" або її окремих функціональних підсистемах (модулях, у тому числі відокремлених) здійснюються засобами електронного кабінету оператора.
3. Засобами електронного кабінету оператора забезпечується можливість оператору:
переглядати зазначену у пункті 2 цього розділу інформацію (відомості, документи);
створювати, редагувати, зберігати проєкти заяв (документів), що стосуються вчинення консульських дій, у тому числі генерувати з застосуванням засобів системи "е-Консул" проєкти рішень в інтерактивному режимі реального часу за формами, визначеними актами законодавства, якими регулюється порядок вчинення відповідної консульської дії;
отримувати від користувачів та надсилати користувачам інформацію (відомості, електронні повідомлення, документи) в електронній формі, у тому числі сформовану з використанням засобів системи "е-Консул", що стосується вчинення консульських дій;
створювати, переглядати, здійснювати пошук, обробку, редагування, збереження, друк інформації (відомостей, документів), що обробляються в системі "е-Консул";
отримувати та надсилати, у тому числі з використанням засобів системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта", з/до національних електронних інформаційних ресурсів, інших інформаційно-комунікаційних систем інформацію, яка необхідна для виконання консульських функцій і вчинення консульських дій;
подавати, у тому числі з використанням засобів системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта", визначену законодавством інформацію (відомості) під час виконання завдань і реалізації повноважень суб'єкта системи "е-Консул", працівником якого є оператор;
здійснювати адміністрування розкладу е-черги суб'єкта системи "е-Консул", працівником якого є оператор;
за технічної можливості - вчиняти консульські дії з використанням засобів системи "е-Консул" (щодо консульських дій, для вчинення яких особиста присутність заявника не вимагається).
4. Вчинення операторами консульських дій з використанням засобів системи "е-Консул" здійснюється згідно з актами законодавства, якими регулюється порядок вчинення відповідної консульської дії, та з урахуванням вимог пунктів 6, 7 розділу I цього Порядку.
5. Засобами системи "е-Консул" забезпечується фіксація та візуалізація усіх дій оператора, що відбуваються в електронному кабінеті оператора, зокрема дати і часу відправлення, отримання інформації (відомостей) та/або документів через електронний кабінет оператора та будь-якої зміни даних, статусів в електронному кабінеті оператора за допомогою кваліфікованої електронної позначки часу.
| Директор Департаменту консульської служби | Владислав КАНЕВСЬКИЙ |