Про затвердження Інструкції про організацію роботи державних податкових інспекцій при реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обовязкових платежів

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 31 травня 1995 року N 382 "Про затвердження плану заходів щодо впровадження з 1 січня 1996 року Державного реєстру фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів" і з метою забезпечення взаємодії державних податкових інспекцій з підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами,

1. Затвердити Інструкцію про організацію роботи державних податкових інспекцій при реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів (додається).

2. Заступнику начальника ГДПІ Лопаті В.Г. у п'ятиденний термін подати вказану Інструкцію до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Начальнику управління справами Коваленку В.В. у місячний термін після державної реєстрації Інструкції про організацію роботи державних податкових інспекцій при реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів забезпечити її тиражування та надсилання державним податковим інспекціям усіх рівнів.

1.1. Інструкцію розроблено на підставі Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів".

1.2. У даній Інструкції викладено порядок роботи державних податкових інспекцій, їх взаємодію з підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами, наведено правила передачі інформації державними податковими інспекціями до Головної державної податкової інспекції України при реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі.

1.3. Комп'ютерна обробка даних для Державного реєстру фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів проводиться програмними засобами, розробленими Головною державною податковою інспекцією України.

2.1. Організація роботи з підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами-суб'єктами підприємницької діяльності

2.1.1. Державні податкові інспекції по районах, районах у містах, містах без районного поділу, у яких на обліку є юридичні особи, при роботі з підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами-суб'єктами підприємницької діяльності в період масової реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі повинні виконати такі роботи:

підготувати відповідно до довідника АРМ "Держдоходи" списки підприємств, установ, організацій та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності, які перебувають на обліку в державній податковій інспекції, і з допомогою комплексу програм "Журнал вводу даних" створити контрольну базу даних підприємств, установ, організацій, структура якої додається (додаток N 1);

розробити графік, за яким відповідно до Інструкції про порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів, затвердженої наказом Головної державної податкової інспекції N 66 від 31.07.95, підприємства, установи, організації та фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності повинні передавати інформацію до державної податкової інспекції, повідомити керівників підприємств, установ, організацій та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності про терміни подачі інформації;

забезпечити підприємства, установи, організації та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності Інструкцією про порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів і бланками документів: "Облікова картка фізичної особи-платника податків та інших обов'язкових платежів" (форма N 1ДР) та "Відомості до Державного реєстру фізичних осіб-платників та інших обов'язкових платежів" (форма N 2ДР);

передати, при наявності на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності комп'ютерної техніки, АРМ "Реєстр" та інструкцію по роботі з цим АРМом;

перевірити візуально документи, що надійшли від підприємства, установи, організації або фізичної особи-суб'єкта підприємницької діяльності на паперових носіях, факт надходження документів зафіксувати в журналі реєстрації документів (форма N 3ДР, додаток N 2), а у разі порушення вимог Інструкції про порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів повернути документи на доопрацювання;

виконати комп'ютерну обробку інформації:

- за допомогою комплексу програм "Введення даних" занести інформацію відомостей ф.N 2ДР з машинних або паперових носіїв до баз даних задачі "Ведення обліку фізичних осіб-платників податків";

- за допомогою комплексу програм "Контроль даних" занести інформацію з облікових карток ф.N 1ДР до зазначених баз даних і звірити її з введеною раніше інформацією відомостей ф.N 2ДР;

- сформувати за допомогою комплексу програм "Запит" файли запитів на присвоєння фізичним особами ідентифікаційних номерів та передати їх до державних податкових інспекцій по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю;

за допомогою комплексу програм "Контроль надання інформації" постійно контролювати терміни подачі інформації підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами-суб'єктами підприємницької діяльності, формувати списки тих, що не дотримуються цих термінів, і вживати до порушників заходів відповідно до чинного законодавства;

надіслати, після присвоєння Головною державною податковою інспекцією України фізичним особам-платникам податків та інших обов'язкових платежів ідентифікаційних номерів, за місцем проживання фізичної особи повідомлення про те, що їй необхідно з'явитися до державної податкової інспекції для одержання картки фізичної особи з ідентифікаційним номером;

видати фізичній особі-платнику податків та інших обов'язкових платежів картку фізичної особи (додаток N 3). Факт видачі зареєструвати у відповідному журналі вихідних документів державної податкової інспекції (додаток N 4);

після реєстрації фізичних осіб-платників податків у Державному реєстрі і одержання інформації про надані їм ідентифікаційні номери передати відомості ф.N 2ДР і облікові картки ф.N 1ДР в архів державної податкової інспекції, а облікові картки ф.N 1ДР фізичних осіб, які проживають в іншому районі, переслати до державних податкових інспекцій за місцем їх проживання для подальшої передачі в архів.

2.1.2. Після завершення періоду масової реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі державні податкові інспекції під час роботи з підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами-суб'єктами підприємницької діяльності повинні виконувати такі роботи:

забезпечувати підприємства, установи, організації та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності бланками облікових карток ф.N 1ДР і відомостей ф.N 2ДР;

одержувати від підприємств, установ, організацій та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності відомості ф.N 2ДР і облікові картки ф.N 1ДР на фізичних осіб, які прийняті на роботу і не мають ідентифікаційного номера платника податків, за місцем їх проживання для внесення інформації до Державного реєстру;

візуально перевіряти документи, що надходять від підприємств, установ, організацій та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності для внесення даних до Державного реєстру, і фіксувати факт їх надходження в журналі реєстрації документів форми N 3ДР;

викликати громадян, облікові картки ф.N 1ДР яких підготовлено неправильно, до державної податкової інспекції за місцем їх проживання для повторного заповнення облікової картки ф.N 1ДР;

виконувати комп'ютерну обробку інформації:

- за допомогою комплексу програм "Введення даних" заносити інформацію відомостей ф.N 2ДР з машинних або паперових носіїв до баз даних задачі "Ведення обліку фізичних осіб-платників податків";

- за допомогою комплексу програм "Контроль даних" заносити інформацію з облікових карток ф.N 1ДР до зазначених баз даних і звіряти її з введеною раніше інформацією відомостей ф.N 2ДР;

- формувати за допомогою комплексу програм "Запит" файли запитів на присвоєння фізичним особам ідентифікаційних номерів та передавати їх до державних податкових інспекцій по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю;

передавати, після присвоєння фізичній особі ідентифікаційного номера і формування баз даних, документи фізичної особи в архів державної податкової інспекції.

2.2. Організація роботи з фізичними особами

2.2.1. Відповідно до частини третьої статті 9 Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів" фізичні особи, не зареєстровані у Державному реєстрі, зобов'язані у місячний термін з моменту виникнення у них об'єкта оподаткування (доход, земля тощо) зареєструватися у Державному реєстрі, для чого потрібно:

одержати бланк облікової картки ф.N 1ДР у державній податковій інспекції за місцем проживання чи за місцем основної роботи;

заповнити бланк облікової картки ф.N 1ДР згідно з пам'яткою на бланку документа чітким почерком, без виправлень;

передати облікову картку ф.N 1ДР до державної податкової інспекції за місцем проживання;

одержати у державній податковій інспекції за місцем проживання картку фізичної особи з ідентифікаційним номером Державного реєстру.

Фізичні особи зобов'язані подавати до державної податкової інспекції за місцем проживання відомості про зміну даних, поданих раніше до Державного реєстру, протягом місяця з дня виникнення таких змін.

2.2.2. Державні податкові інспекції, які здійснюють облік фізичних осіб у Державному реєстрі, повинні виконати такі роботи:

перевірити заповнену облікову картку ф.N 1ДР візуально і зафіксувати факт її надходження у відповідному журналі реєстрації вхідних документів державної податкової інспекції;

виконати комп'ютерну обробку інформації:

- за допомогою АРМ "Реєстр" занести інформацію з облікової картки ф.N 1ДР до баз даних задачі "Ведення обліку фізичних осіб-платників податків" та сформувати запис у відомостях ф.N 2ДР. Відомості ф.N 2ДР закриваються щоденно;

- повторно занести інформацію з облікової картки ф.N 1ДР до зазначених баз даних і звірити її з інформацією, занесеною до відомостей ф.N 2ДР;

- сформувати файли запитів на присвоєння фізичним особам-платникам податків та інших обов'язкових платежів ідентифікаційних номерів і передати їх до державних податкових інспекцій по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю;

надіслати, після присвоєння Головною державною податковою інспекцією України фізичній особі-платнику податків та інших обов'язкових платежів ідентифікаційного номера, за місцем проживання фізичної особи (іноземним громадянам - за місцезнаходженням суб'єкта оподаткування) повідомлення про те, що їй необхідно з'явитися до державної податкової інспекції для одержання картки фізичної особи;

видати фізичній особі-платнику податків та інших обов'язкових платежів картку фізичної особи (додаток N 3). Факт видачі зареєструвати у відповідному журналі вихідних документів державної податкової інспекції (додаток N 4);

передати облікові картки фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів, яким видано картки з ідентифікаційними номерами, до архіву.

2.3. Порядок обміну інформацією між державними податковими інспекціями по районах, районах у містах та містах без районного поділу і державними податковими інспекціями по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю

2.3.1. Обмін інформацією, необхідною для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі, між державними податковими інспекціями по районах, містах без районного поділу та районах у містах і державними податковими інспекціями по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю виконується за таким порядком:

державні податкові інспекції по районах, містах без районного поділу і районах у містах передають інформацію з запитами на присвоєння ідентифікаційних номерів за графіком, складеним державними податковими інспекціями по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю;

файли даних із запитами формуються програмами ведення Державного реєстру і передаються засобами телекомунікації;

передача інформації проводиться державними податковими інспекціями по районах та містах без районного поділу безпосередньо до державних податкових інспекцій, яким вони підпорядковані (по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю);

факт передачі інформації засобами телекомунікаційної мережі фіксується у відповідному журналі, при цьому відмічаються ім'я файла, дата і час передачі, прізвище і підпис особи, що передала інформацію;

про факти затримки з передачею інформації державні податкові інспекції по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю повідомляються не пізніше як за добу;

файли відповідей з присвоєними Головною державною податковою інспекцією України ідентифікаційними номерами фізичних осіб одержуються державними податковими інспекціями по районах та містах від державних податкових інспекцій по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю;

факт приймання файлів відповідей засобами телекомунікаційної мережі фіксується у відповідному журналі, при цьому зазначаються ім'я файла, дата і час приймання, прізвище і підпис особи, що прийняла інформацію;

у державних податкових інспекціях по містах з районним поділом одержана інформація розподіляється між державними податковими інспекціями по районах міста, для чого використовується інформація про місце проживання фізичних осіб та довідник вулиць з розподілом їх по районах міста.

Державні податкові інспекції по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю при формуванні та веденні Державного реєстру виконують такі роботи:

одержують від державних податкових інспекцій по районах (містах і районах у містах) файли даних, необхідні для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі;

готують за допомогою програмного забезпечення по веденню Державного реєстру файли даних для передачі і засобами телекомунікації передають їх до Головної державної податкової інспекції України;

одержують від Головної державної податкової інспекції України файли відповідей про присвоєння ідентифікаційних номерів фізичним особам, розподіляють одержану інформацію між державними податковими інспекціями по районах і містах та передають їм відповідні файли даних;

фіксують у журналі реєстрації інформації, що одержується (передається) засобами телекомунікаційної мережі, ім'я файла, дату і час отримання (передачі), прізвище і підпис особи, що одержала (передала) інформацію;

надають іншим державним органам відомості з Державного реєстру відповідно до чинного законодавства.

При реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі Головна державна податкова інспекція України:

одержує від державних податкових інспекцій по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю файли даних, необхідні для реєстрації фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів у Державному реєстрі;

присвоює фізичним особам ідентифікаційні номери, заносить інформацію про фізичну особу до Державного реєстру, вносить зміни до Державного реєстру;

розподіляє інформацію з наданими ідентифікаційними номерами за місцем проживання фізичних осіб (чи за місцезнаходженням об'єкта оподаткування), а у період масової реєстрації додатково повідомляє ДПІ, з якої надійшов запит, про присвоєний ідентифікаційний номер. Підготовлені дані засобами телекомунікації передає до державних податкових інспекцій по Автономній Республіці Крим, областях, містах Києву і Севастополю;

фіксує у журналі реєстрації інформації, що одержується (передається) засобами телекомунікаційної мережі, ім'я файла, дату і час отримання (передачі) його, прізвище і підпис особи, що одержала (передала) інформацію;

веде архівні бази даних, підтримує їх у контрольному стані;

надає відповідно до чинного законодавства іншим державним органам відомості з Державного реєстру.

При реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі Головна державна податкова інспекція України передає до державних податкових інспекцій по районах, містах і районах у містах два типи файлів - відповідей:

файл з присвоєними ідентифікаційними номерами;

файл відмов, який формується при виникненні виняткових ситуацій.

Виняткові ситуації виникають у таких випадках:

фізичній особі вже надано ідентифікаційний номер на підставі інформації, що надійшла від іншої державної податкової інспекції;

при перевірці інформації, що надійшла до Головної державної податкової інспекції України для занесення до Державного реєстру, виявлено неточності або перекручення в даних.

Виняткова ситуація першого типу виникає у разі, коли одна і та ж фізична особа має декілька основних місць роботи. При цьому Головна державна податкова інспекція України повідомляє державну податкову інспекцію, від якої надійшов запит, про наданий раніше ідентифікаційний номер та назву державної податкової інспекції, в якій перебуває на обліку ця фізична особа.

Друга виняткова ситуація виникає у разі:

збігання окремих даних різних фізичних осіб;

спробі одержати фізичною особою кілька ідентифікаційних номерів.

У таких випадках Головна державна податкова інспекція України надсилає до державної податкової інспекції, від якої надійшов запит, повідомлення про те, що фізичній особі не надано ідентифікаційний номер, і вказує причину.

Державна податкова інспекція по району, місту, району у місті, котра одержала повідомлення про те, що дані фізичної особи збігаються з даними вже зареєстрованої фізичної особи, разом з органами внутрішніх справ аналізує причину такого збігу. Якщо виявиться, що фізична особа ще не була зареєстрована і дійсно має дані, подібні до даних іншої фізичної особи, та державна податкова інспекція надсилає запит з позначкою "повторно" і такій фізичній особі буде надано ідентифікаційний номер.