Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобовязаних та резервістів

Відповідно до статті 5 Закону України "Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів" та з метою встановлення процедури збирання, зберігання, обробки та використання відомостей про призовників, військовозобов’язаних та резервістів НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що додається.

2. Директорату політики цифрової трансформації та інформаційної безпеки у сфері оборони Міністерства оборони України подати цей наказ в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства оборони України від 08 серпня 2017 року № 418 "Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру військовозобов’язаних", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 жовтня 2017 року за № 1327/31195.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок встановлює процедури збирання, зберігання, обробки та використання відомостей Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів (далі - Реєстр).

2. Реєстр - автоматизована інформаційно-телекомунікаційна система, призначена для збирання, зберігання, обробки та використання даних про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, створена для забезпечення військового обліку громадян України.

3. Основними завданнями Реєстру є:

ведення військового обліку громадян України;

забезпечення комплектування Збройних Сил України, інших утворених відповідно до законів України військових формувань особовим складом в мирний час та в особливий період;

інформаційне забезпечення громадян України, у тому числі осіб, звільнених з військової служби, які мають право на пенсію та членів сімей загиблих військовослужбовців відомостями щодо виконання ними військового обов’язку.

4. Основними засадами ведення Реєстру є:

обов’язковість внесення до Реєстру передбачених Законом України "Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів" відомостей про призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

повнота та актуалізація відомостей Реєстру;

захищеність Реєстру та внесення до нього відомостей - держава гарантує захист бази даних Реєстру від несанкціонованого доступу, зловживання доступом, незаконного використання відомостей Реєстру, порушення цілісності бази даних Реєстру та його апаратного та програмного забезпечення відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації.

5. Терміни, які використовуються у цьому Порядку, вживаються в значенні, наведеному в Законі України "Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів".

6. Дані Реєстру використовуються для реалізації завдань військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а також для інформаційного забезпечення громадян України, у тому числі осіб, звільнених з військової служби, які мають право на пенсію, та членів сімей загиблих військовослужбовців відомостями щодо виконання ними військового обов’язку.

1. Суб’єктами Реєстру є володілець Реєстру, розпорядник Реєстру, органи адміністрування Реєстру та органи ведення Реєстру.

2. Володільцем Реєстру є Міністерство оборони України, на яке покладається виконання таких завдань:

забезпечення технологічного функціонування Реєстру, для чого утворюється уповноважений орган адміністрування Володільця Реєстру;

організація взаємодії Реєстру з іншими реєстрами (базами даних) щодо отримання (обміну) інформації;

планування розвитку та забезпечення модернізації програмних та апаратних засобів Реєстру;

надання органам адміністрування та ведення Реєстру права доступу до бази даних Реєстру;

забезпечення резервування бази даних Реєстру, контроль за її цілісністю, дотриманням закону та порядку ведення Реєстру;

організація підготовки персоналу підпорядкованого органу адміністрування;

здійснення інших повноважень, передбачених Законом України "Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів".

Організація виконання завдань володільця Реєстру покладається на структурний підрозділ Міністерства оборони України, що виконує завдання з формування та реалізації політики цифрової трансформації, інформаційних технологій, автоматизації, інформатизації та інформаційної безпеки (в тому числі і кібербезпеки).

Виконання завдання з технологічного функціонування Реєстру покладається на уповноважений орган адміністрування володільця Реєстру - Управління інформаційних технологій.

3. Уповноважений орган адміністрування володільця Реєстру:

забезпечує технологічне функціонування Реєстру;

обслуговує спеціальне, загальне програмне забезпечення та бази даних центрального (резервного) та допоміжних серверів Реєстру;

надає органам ведення Реєстру права доступу до бази даних Реєстру (у межах повноважень за військово-адміністративним та адміністративно-територіальним поділом);

редагує відомості щодо класифікаторів, які використовують органи ведення Реєстру, про що робиться запис у журналі ведення довідників та класифікаторів;

забезпечує резервування бази даних Реєстру та контроль за цілісністю бази даних Реєстру;

надає програмні та інші засоби доступу до Реєстру;

знищує записи з Реєстру;

забезпечує захист інформації в Реєстрі;

здійснює контроль за діями та запобігання спробам несанкціонованого доступу користувачів Реєстру до відомостей, які не належать до їх компетенції.

Виконання заходів, зазначених в абзацах четвертому і п’ятому цього пункту, здійснюється за участю органу адміністрування Служби безпеки України та Служби зовнішньої розвідки України.

4. Розпорядниками Реєстру є:

Генеральний штаб Збройних Сил України;

Служба безпеки України;

Служба зовнішньої розвідки України.

5. Розпорядники Реєстру в межах своїх повноважень:

забезпечують організаційне функціонування Реєстру;

мають доступ до відповідної інформації, що належить до їх компетенції та міститься в Реєстрі;

розробляють інструкції користувачам органам ведення Реєстру;

організовують підготовку підпорядкованих органів адміністрування та ведення Реєстру;

забезпечують контроль за повнотою, актуальністю та достовірністю внесених до Реєстру відомостей.

6. Головне управління персоналу Генерального штабу Збройних Сил України (далі - ГУП ГШ ЗС України) - головний робочий орган розпорядника Реєстру (Генерального штабу Збройних Сил України) з питань організації його функціонування.

ГУП ГШ ЗС України відповідно до покладених на нього завдань:

забезпечує взаємодію щодо ведення Реєстру, контролює повноту та відповідність інформації, наданої відповідними державними органами, контролює виконання рішень розпорядника Реєстру;

забезпечує організаційне функціонування Реєстру, в межах визначеного функціоналу, з питань ведення військового обліку громадян України, забезпечення комплектування Збройних Сил України, інших утворених відповідно до законів України військових формувань особовим складом в мирний час та в особливий період;

використовує дані Реєстру для реалізації наданих повноважень;

визначає категорії користувачів (посадових осіб) та обсяг їх повноважень щодо доступу до бази даних;

реалізує рішення розпорядника Реєстру щодо його функціонування, надання (скасування) доступу користувачу до відомостей Реєстру;

використовує дані Реєстру для реалізації завдань військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів відповідно до функціональних можливостей;

організовує взаємодію між підрозділами Генерального штабу Збройних Сил України, органами військового управління, військовими частинами, обласними та районними (об’єднаними районними), міськими (районними у місті, об’єднаними міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки (даті - ТЦК та СП) щодо ведення, адміністрування та редагування Реєстру, контролює дії призначених відповідальних осіб за ведення Реєстру ТЦК та СП щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення ними інформації до Реєстру;

здійснює управління органами військового управління в межах функціонального призначення, шляхом видання відповідних наказів, розпоряджень, доручень;

виконує інші повноваження, визначені нормативно-правовими актами.

7. Командування Сухопутних військ Збройних Сил України (далі - КСВ ЗС України) - головний робочий орган володільця Реєстру з питань ведення обліку осіб, звільнених з військової служби у Збройних Силах України, крім військовослужбовців строкової служби, які отримують пенсію відповідно до Закону України "Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб" (далі - особи, звільнені з військової служби).

КСВ ЗС України - відповідно до покладених на нього завдань в межах визначеного функціоналу:

забезпечує ведення обліку осіб, звільнених з військової служби;

реалізує рішення розпорядника Реєстру щодо його функціонування, надання (скасування) доступу користувачам до відомостей Реєстру;

використовує дані Реєстру для реалізації наданих повноважень;

визначає категорії користувачів (посадових осіб) та обсяг їх повноважень щодо доступу до бази даних;

організовує взаємодію між підрозділами Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України, органами військового управління, щодо ведення Реєстру, контролює дії призначених відповідальних осіб за ведення Реєстру ТЦК та СП щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення ними визначеної інформації до Реєстру;

узагальнює та надає пропозиції володільцю Реєстру щодо удосконалення спеціального програмного забезпечення та підготовки персоналу органів ведення Реєстру;

здійснює управління органами адміністрування та ведення Реєстру шляхом видання відповідних наказів, розпоряджень, доручень;

виконує інші повноваження, визначені нормативно-правовими актами.

8. Центральне управління Служби безпеки України відповідно до покладених на нього завдань:

забезпечує взаємодію щодо ведення Реєстру, контролює повноту та відповідність інформації, наданої відповідними державними органами, контролює виконання рішень розпорядника Реєстру;

визначає категорії користувачів (посадових осіб) та обсяги їх повноважень щодо доступу до бази даних;

бере участь у розробці класифікатора, який використовують органи ведення реєстру;

забезпечує організаційне функціонування Реєстру, в межах визначеного функціоналу, з питань ведення військового обліку громадян України;

реалізує рішення розпорядника Реєстру щодо його функціонування, надання (скасування) доступу користувачу до відомостей Реєстру;

використовує дані Реєстру для реалізації завдань військового обліку громадян України відповідно до функціональних можливостей;

організовує взаємодію між підрозділами Служби безпеки України (далі - СБУ) щодо ведення, адміністрування та редагування Реєстру, контролює дії призначених відповідальних осіб за ведення Реєстру щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення ними інформації до Реєстру;

здійснює управління підрозділами СБУ, в межах функціонального призначення, шляхом видання відповідних наказів, розпоряджень, доручень;

виконує інші повноваження, визначені нормативно-правовими актами.

9. Відповідний підрозділ Служби зовнішньої розвідки України відповідно до покладених на нього завдань:

забезпечує взаємодію щодо ведення Реєстру, контролює повноту та відповідність інформації, наданої відповідними державними органами, контролює виконання рішень розпорядника Реєстру;

визначає категорії користувачів (посадових осіб) та обсяги їх повноважень щодо доступу до бази даних;

бере участь у розробці класифікатора, який використовують органи ведення реєстру;

забезпечує організаційне функціонування Реєстру, в межах визначеного функціоналу, з питань ведення військового обліку громадян України;

реалізує рішення розпорядника Реєстру щодо його функціонування, надання (скасування) доступу користувачу до відомостей Реєстру;

використовує дані Реєстру для реалізації завдань військового обліку громадян України відповідно до функціональних можливостей;

організовує взаємодію між підрозділами Служби зовнішньої розвідки України (далі - СЗРУ) щодо ведення, адміністрування та редагування Реєстру, контролює дії призначених осіб, відповідальних за ведення Реєстру щодо своєчасності, повноти та достовірності внесення ними інформації до Реєстру;

здійснює управління підрозділами СЗРУ, в межах функціонального призначення, шляхом видання відповідних наказів, розпоряджень, доручень;

виконує інші повноваження, визначені нормативно-правовими актами.

10. Органами адміністрування Реєстру в межах своїх повноважень є:

уповноважений орган адміністрування Володільця Реєстру;

оперативні командування;

ТЦК та СП Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя;

Центральне управління СБУ;

відповідний підрозділ СЗРУ.

11. Розпорядники Реєстру з метою виконання завдань і функцій Реєстру визначають відповідних посадових осіб (адміністраторів розпорядника Реєстру).

12. Адміністратор розпорядника Реєстру відповідно до покладених на нього обов’язків здійснює:

контроль за повнотою і коректністю відомостей Реєстру та ініціює проведення органами ведення Реєстру перевірки виявлених некоректних відомостей Реєстру;

формування статистичних відомостей Реєстру.

13. Органи адміністрування та ведення Реєстру СБУ та СЗРУ здійснюють адміністрування та ведення Реєстру в частині збирання, зберігання, обробки та використання даних про військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на військовому обліку в їх органах (підрозділах).

14. Орган адміністрування Реєстру для виконання функцій адміністрування призначає адміністраторів Реєстру.

15. Адміністратор органу адміністрування Реєстру відповідно до покладених на нього обов’язків:

виконує завдання з ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів з доступом до відомостей Реєстру без права внесення, коригування та видалення відомостей про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, у тому числі осіб, звільнених з військової служби, які мають право на пенсію за військово-адміністративним та адміністративно-територіальним поділом території України;

здійснює аналіз наявних даних Реєстру для планування заходів з мобілізації та розподілу мобілізаційного ресурсу;

забезпечує взаємодію призначених відповідальних осіб за ведення Реєстру;

контролює повноту та відповідність інформації, наданої державними органами;

здійснює формування статистичних відомостей Реєстру за військово-адміністративним та адміністративно-територіальним поділом;

контролює виконання рішень розпорядника Реєстру.

16. Органами ведення Реєстру є ТЦК та СП, Центральне управління СБУ та регіональні органи СБУ, відповідні підрозділи СЗРУ.

17. Орган ведення Реєстру для виконання функцій ведення Реєстру призначає відповідальних осіб за ведення Реєстру.

18. Призначена відповідальна особа за ведення Реєстру відповідно до покладених на неї обов’язків здійснює:

внесення відомостей до електронних форм облікових карток призовників, військовозобов’язаних та резервістів відповідно до нормативно-правових актів з питань ведення військового обліку, взяття (зняття) на військовий облік з перевіркою відповідності персональних та службових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів з існуючими обліковими даними;

внесення змін до персональних та службових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підставі відомостей органів виконавчої влади, інших державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, закладів освіти незалежно від підпорядкування і форми власності, ТЦК та СП, військових частин, а також відомостей, що подаються органу ведення Реєстру призовниками, військовозобов’язаними та резервістами;

верифікацію персональних та службових даних призовників, військовозобов’язаних або резервістів, у тому числі осіб, звільнених з військової служби, які мають право на пенсію;

перегляд та друк облікових документів, звітів та статистичних відомостей Реєстру відповідного ТЦК та СП, Центрального управління СБУ та відповідного регіонального органу СБУ, відповідного підрозділу СЗРУ;

знищення повторного запису з Реєстру.

19. Всі дії по веденню Реєстру здійснюються із застосуванням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка відповідає за ведення (здійснення контролю за веденням) Реєстру.

1. Відомості Реєстру - це інформація про персональні та службові дані призовника, військовозобов’язаного та резервіста.

2. До персональних даних призовника, військовозобов’язаного та резервіста належать:

прізвище;

власне ім’я (усі власні імена);

по батькові (за наявності);

дата народження;

місце народження;

стать;

місце проживання та місце перебування;

відомості про батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників та інших представників (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження);

відомості про сімейний стан особи та членів її сім’ї (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), а також дітей);

реквізити паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон (за наявності останнього) (серія (за наявності), номер, дата видачі, орган, що видав, строк дії);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

відомості про громадянство;

відомості про документи, що підтверджують смерть особи або визнання особи померлою чи безвісно відсутньою;

відомості щодо визнання особи недієздатною (поновлення дієздатності);

відомості про зайнятість (код підприємства, місце роботи, посада);

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

відцифрований образ обличчя особи (за наявності);

відомості про дату виїзду за межі України та дату повернення на територію України;

відомості про освіту та спеціальність;

відомості про стан здоров’я (у тому числі про встановлення, зміну групи інвалідності), що збираються з метою визначення придатності для виконання військового обов’язку;

відомості про притягнення до кримінальної відповідальності (повідомлення про підозру у вчиненні кримінального правопорушення);

відомості про розгляд судом кримінальної справи, вирок, що набрав законної сили;

відомості про наявність (відсутність) судимості.

3. До службових даних призовника, військовозобов’язаного та резервіста належать відомості про виконання ним військового обов’язку та військово-облікові ознаки.

4. До відомостей про виконання призовником, військовозобов’язаним та резервістом військового обов’язку відносяться дані про:

проходження військової служби;

участь в бойових діях, міжнародних операціях з підтримки миру і безпеки;

виконання військового обов’язку в запасі.

5. Військово-обліковими ознаками призовника, військовозобов’язаного та резервіста є:

військове звання;

військово-облікова спеціальність (у СБУ - код профілю підготовки та напрям службової та оперативно-службової діяльності);

рівень військової освіти;

категорія запасу;

склад обліку військовозобов’язаного;

група обліку;

розряд обліку;

профіль;

державні нагороди;

знання іноземної мови;

спортивні розряди;

ступінь придатності до військової служби за станом здоров’я;

антропометричні дані;

група крові та резус-фактор;

відомості про притягнення до адміністративної відповідальності за порушення правил військового обліку.

6. Збирання відомостей здійснюється органами ведення Реєстру на підставі відомостей, що подаються органу ведення Реєстру особисто призовниками, військовозобов’язаними та резервістами, органами виконавчої влади, іншими державними органами, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями, закладами освіти незалежно від підпорядкування і форми власності, ТЦК та СП, військовими частинами.

7. Якщо відомості про особу вносяться до Реєстру вперше, автоматично формується окремий номер запису в Реєстрі та фіксуються час, дата та відомості про особу, яка здійснила запис (у електронній формі).

8. Видалення відомостей про особу проводиться після проходження 105 років з дати її народження, з відповідним записом та особистим підписом у журналі знищення відомостей, та з дозволу посадової особи володільця Реєстру, яка відповідає за захист інформації.

9. Виправлення недостовірних відомостей Реєстру, а також включення (не включення) до Реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів, у тому числі осіб, звільнених з військової служби, які мають право на пенсію, здійснюється за результатами розгляду їхньої мотивованої заяви із зазначенням підстав, передбачених законодавством, яка подається до органів ведення Реєстру.

10. Знищення відомостей про призовника, військовозобов’язаного та резервіста, у разі виявлення повторного запису про нього, здійснюються з відповідним записом та особистим підписом адміністратора володільця Реєстру у журналі знищення відомостей.

11. Інформація в Реєстрі зберігається у вигляді електронних облікових карток призовників, військовозобов’язаних та резервістів з можливістю формування необхідних відомостей.

12. Отримання призовником, військовозобов’язаним та резервістом інформації про своє включення (не включення) до Реєстру та відомості про себе, внесені до Реєстру, здійснюється після особистого звернення та письмового запиту (в якому вказується прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу, яка подає запит) до органу ведення Реєстру або в електронному вигляді через Єдиний державний веб-портал електронних послуг, що забезпечує формування та реалізацію державної політики у сфері цифровізації.

Письмовий запит задовольняється протягом десяти календарних днів з дня його надходження.

1. Створення облікового запису в Реєстрі здійснюється призначеними відповідальними особами за ведення Реєстру органів ведення Реєстру шляхом заповнення електронних форм облікових карток призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

2. Актуалізація (внесення змін) відомостей Реєстру здійснюється:

в електронному режимі - шляхом інформаційної взаємодії між Реєстром та інформаційно-телекомунікаційними системами, реєстрами, базами (банками) даних, держателями (розпорядниками, адміністраторами) яких є державні органи;

у ручному режимі - шляхом внесення призначеною відповідальною особою за ведення Реєстру відомостей до електронних форм облікових карток призовників, військовозобов’язаних та резервістів, відповідно до нормативно-правових актів з питань ведення військового обліку.

3. Верифікація персональних та службових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що вони надають особисто, з базою даних Реєстру здійснюється призначеними відповідальними особами за ведення Реєстру відповідно до покладених на них обов’язків.

1. Органи адміністрування Реєстру усіх рівнів забезпечують в органах ведення Реєстру контроль за своєчасним, повним та достовірним внесенням інформації до Реєстру шляхом проведення систематичних перевірок об’єктивного внесення призначеною відповідальною особою за ведення Реєстру відомостей про призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

2. Інформація про дії призначеної відповідальної особи за ведення Реєстру фіксується автоматично на центральному сервері та доступна для контролю адміністратору розпорядника Реєстру.

3. У разі встановлення фактів внесення до Реєстру недостовірної або неповної інформації, вживаються заходи:

встановлення посадової особи, дії чи бездіяльність якої призвели до внесення недостовірної або неповної інформації;

виправлення внесеної недостовірної або неповної інформації;

проведення службового розслідування за фактом внесення недостовірної або неповної інформації до Реєстру згідно з вимогами законодавства.

4. Контроль за станом захисту інформації в Реєстрі здійснюється відповідним органом адміністрування володільця та розпорядників Реєстру не рідше ніж один раз на рік. Результати зазначеного контролю надсилаються до Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.

1. Організація та проведення робіт із захисту інформації в Реєстрі здійснюються органами адміністрування володільця та розпорядників Реєстру.

Захист інформації в Реєстрі, у тому числі персональних та службових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів, забезпечується впровадженням комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю та дотриманням вимог її експлуатації.

Володілець та розпорядники Реєстру організовують забезпечення засобами захисту Реєстр, а також контроль за виконанням вимог законодавства.

Володілець та розпорядники Реєстру ведуть облік операцій, пов’язаних з обробкою персональних та службових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів та доступом до них.

2. Використання персональних даних Реєстру, пов’язаних з персональними даними призовників, військовозобов’язаних та резервістів, повинно здійснюватися лише відповідно до службових обов’язків призначених відповідальних осіб за ведення Реєстру та користувачів (посадових осіб), які відповідно до своїх службових повноважень мають доступ до Реєстру.

Призначені відповідальні особи за ведення Реєстру та користувачі (посадові особи), які відповідно до своїх службових повноважень мають доступ до Реєстру, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які стали відомі їм у зв’язку з виконанням службових обов’язків, крім випадків, передбачених законом.