Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення державними податковими інспекціями оперативно-бухгалтерського обліку податків і неподаткових платежів

При виявленні браку окремих квитанцій та їх копій браковані бланки перекреслюються і на них робиться надпис за підписом інспектора відділу обліку "Брак". Про це робиться помітка на обкладинці книжки з зазначенням номерів бракованих квитанцій. Браковані бланки квитанцій та їх копії залишаються у книжках, а решта (небраковані бланки) використовується для прийняття платежів до бюджету за загальним порядком.

49. Видача квитанційних книжок за ф.N 10 і ф.N 24 органу місцевого самоврядування проводиться інспектором відділу обліку за вимогою-дорученням. Дозвіл на видачу книжок видає начальник (заступник начальника) ДПІ, роблячи відповідний надпис на вимозі-дорученні. Квитанційні книжки за ф.N 10 і ф.N 24 одержує працівник органу місцевого самоврядування.

При видачі квитанційних книжок інспектор відділу обліку робить за своїм підписом на вимозі-дорученні органу місцевого самоврядування відмітку "Видано ______ квитанцій за NN ______ (число, місяць, рік)". Копії виданих платникам квитанцій за ф.N 24 і ф.N 10 здаються органом місцевого самоврядування за порядком, передбаченим пунктом 11 цієї Інструкції.

50. Облік прийнятих і виданих квитанційних книжок за ф.N 10 і ф.N 24 ведеться окремо у книзі обліку квитанцій, форма якої встановлюється Державною податковою адміністрацією України. У книзі реєструються квитанційні книжки, одержані від друкарні, а також - книжки і окремі невикористані квитанції, одержані від органу місцевого самоврядування при звільненні працівника, на якого було покладено приймання платежів, а також обліковується видача квитанційних книжок, їх втрата або викрадення окремих квитанцій. Усі записи у книзі провадяться інспектором відділу обліку, відповідальним за облік і збереження квитанцій. Записи повинні провадитись обов'язково в день одержання або видачі квитанцій.

Видача органу місцевого самоврядування квитанційних книжок за ф.N 24 і ф.N 10 оформляється у ДПІ записами у книзі обліку квитанцій і особовому рахунку органу місцевого самоврядування з обліку квитанцій та прийнятих за ними грошових сум. За одержані квитанційні книжки за ф.N 24 працівник, відповідальний за приймання платежів, розписується в книзі, а при видачі квитанційних книжок за ф.N 10 - на вимозі-дорученні.

Записи про одержання і видачу квитанційних книжок за ф.N 24 і ф.N 10 проводяться у книзі обліку квитанцій за порядковим значенням серій і номерів бланків квитанцій, причому для кожної серії відводиться окремий рядок. Після запису отриманих або використаних квитанцій у кінці дня обов'язково підраховується залишок наявних квитанцій.

Крім того, використані квитанції за ф.N 24 і ф.N 10 та усі зіпсовані квитанції списуються за особовим рахунком органу місцевого самоврядування на підставі акта ревізії, складеного інспектором ДПІ, причому щодо зіпсованих квитанцій у графі "Примітка" робиться відповідна відмітка.

При одержанні від працівника органу місцевого самоврядування, який приймає платежі, у зв'язку із його звільненням квитанційних книжок і окремих невикористаних квитанцій в особовому рахунку робиться відповідна відмітка.

Про нестачу квитанцій, виявлену контролюючими органами під час ревізій кас органів місцевого самоврядування, в особовому рахунку робиться відповідний запис із посиланням на акт ревізії.

Після кожного запису про видачу, одержання або втрату квитанцій в особовому рахунку показується окремим рядком кількість квитанцій, що залишилися в органі місцевого самоврядування.

В особовому рахунку органу місцевого самоврядування ведеться також облік грошових сум, прийнятих органами місцевого самоврядування від платників за квитанціями за ф.N 24 і ф.N 10 за платежами до бюджету і зданих до установ банку.

Вимоги-доручення про видачу квитанційних книжок за ф.N 10 і ф.N 24 зберігаються у справах ДПІ як звітні документи.

51. Органи державної податкової служби здійснюють контроль за роботою органів місцевого самоврядування щодо приймання платежів до бюджету і здавання прийнятих сум до установ банків шляхом:

а) перевірки правильності складання органами місцевого самоврядування платіжних документів і звітності (копії квитанцій за ф.N 24 і ф.N 10, описи до них);

б) контролю за своєчасністю і повнотою здавання органами місцевого самоврядування прийнятих сум платежів до установ банків;

в) періодичних ревізій кас органів місцевого самоврядування.

При визначенні проведення кожної чергової ревізії кас органів місцевого самоврядування особам, які проводять ревізію, інспектор відділу обліку видає потрібні документи.

В усіх випадках неправильного складання органами місцевого самоврядування платіжних документів інспектор відділу обліку вказує на помилки, що їх установлено перевіркою, і зазначає термін їх ліквідації.

При виявленні випадків несвоєчасного здавання органами місцевого самоврядування прийнятих сум установам банків або нестачі квитанцій інспектор відділу обліку складає акт, який підписує начальник відділу обліку, та подає начальнику ДПІ для вжиття належних заходів. Органи місцевого самоврядування за несвоєчасне внесення до установ банків сум платежів для зарахування до бюджету сплачують пеню за кожний день прострочення, включаючи день сплати, у розмірах, установлених законодавством за такими видами платежів.

За наявності зіпсованих квитанцій слід перевірити правильність їх погашення та з'ясувати причину псування.

52. З метою контролю за повнотою і своєчасністю внесення платежів до бюджету органи державної податкової служби нижчих рівнів складають і подають органам вищого рівня електронними засобами звітність про надходження, недоїмку та переплату платежів до бюджету.

Аспекти функціонування єдиної системи та порядок установлення термінів подання, затвердження та внесення змін до зведеної інформації та форм звітності, а також права і обов'язки органів державної податкової служби всіх рівнів, що пов'язані зі складанням, обробкою, переданням зведеної інформації та звітності та забезпеченням її достовірності, визначаються відповідними нормативними актами Державної податкової адміністрації України.

Форма звітності, порядок її складання із зазначенням звітного періоду (день, декада, місяць, квартал, півріччя, рік) та подання встановлюється Державною податковою адміністрацією України.

Щомісячний звіт за ф.N 1-П "Про суми фактичних надходжень, недоїмки та переплати податків і зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів та до державних цільових фондів" за станом на 1 число місяця, наступного за звітним, формується за даними з реєстрів надходжень та повернень. Формуванню зазначеного звіту передують звірення даних за доходами органів державної податкової служби у районі (місті) та області і містах Києві та Севастополі з відповідними даними територіальних органів державного казначейства та фінансових органів та підписання відповідальними особами довідки про звірення.

Органи державної податкової служби обласного рівня складають щомісячний звіт за ф.N 1-П в розрізі адміністративно-територіальних одиниць, що входять до їх складу, який подається:

- до фінансових та територіальних органів державного казначейства відповідно до ст.8 Закону України "Про державну податкову службу в Україні";

- до Державної податкової адміністрації України в установленому порядку після його узагальнення.

Обмін звітною інформацією між Головним управлінням Державного казначейства України, Міністерством фінансів України та Державною податковою адміністрацією України здійснюється у порядку, визначеному спільними наказами.

З метою забезпечення системного підходу до формування звітності, ефективного використання її показників та збереження інформації в органах державної податкової служби використовується сервер та електронний реєстр зведеної інформації і звітності. Електронний реєстр містить інформацію про терміни надання звітності, відповідальний за її складання підрозділ, схеми за термінами формування звітності на всіх рівнях, коротку інформацію про зміст звітних форм, порядок та можливість доступу до них, їх знаходження в електронній базі даних тощо.

З метою оперативного володіння інформацією про об'єкти оподаткування, прогнозування надходжень до бюджету, поглибленого аналізу фінансово-господарської діяльності платників, моніторингу сплати платежів до бюджету суб'єктами підприємницької діяльності використовуються бази Центрального банку даних, який створюється у Державній податковій адміністрації України в установленому порядку.

53. Загальні правила документування управлінської діяльності в органах державної податкової служби України визначаються Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України від 01.07.98 N 315, яка регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву та поширюється на всю службову документацію, в тому числі створену за допомогою персональних комп'ютерів.

Уся документація з обліку платежів до бюджету в органах державної податкової служби, в тому числі створена за допомогою персональних комп'ютерів (а саме: особові рахунки, книги, зведення про надходження, недоїмку та переплату, акти звірення з платниками, дискети та інші документи), повинна зберігатися у пристосованих для цього шафах, що надійно зачиняються.

В умовах використання автоматизованої системи для забезпечення надійності функціонування АРМ слід щоденно після введення або коригування інформації копіювати інформацію, використовуючи відповідний режим АРМ. При цьому копіюванні слід використовувати дискету, інформація на якій найбільш пізня (тобто копія за попередній сеанс). Це надасть змогу у разі збою ПЕОМ відновити базу попереднього періоду. Для відновлення використовується відповідний режим. Якщо у даному сеансі роботи з АРМ проводилися ввід або коригування інформації, то потрібно скопіювати інформацію (записати на дискету). Для копіювання інформації слід виконати відповідний режим. При копіюванні інформації йде перевірка інформації бази рахунків. Користувачу надається можливість указати для контролю тільки бази даних тих кварталів, за якими були зміни. При виникненні помилок формується протокол, подальше виконання завдання припиняється. Слід проаналізувати помилки, при потребі - їх відкоригувати та повторити виконання завдання. Якщо помилки відсутні, то видається запит на встановлення дискет. Після виконання вимог з установки дискет інформація записується на дискету у вигляді архівного файла.

Магнітні носії - дискети слід зберігати у темному, захищеному від впливу електромагнітного випромінювання місці. Дискета повинна мати етикетку з зазначенням інвентаризаційного номера та дати з копіювання інформації на дану дискету. Документи суворої звітності обов'язково повинні зберігатись у шафах, які надійно зачиняються на замок.

Відділом обліку, як структурним підрозділом органу державної податкової служби, на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності відділу складається систематизований перелік назв справ - номенклатура справ, яка затверджується керівником органу державної податкової служби. Відповідальність за складання номенклатури справ несе начальник відділу обліку. До номенклатури справ включаються всі документи, що відображають документовані ділянки роботи і окремі питання діяльності відділу обліку. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються назви (заголовки), що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, на предмет якого вона заводиться. Розміщення справ у номенклатурі відділу обліку повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Кожна справа, яка включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення у відповідності до вимог Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України.

Справи з документами за минулий рік залишаються у відділі обліку для поточної довідкової роботи. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання передаються до архіву органу державної податкової служби для наступного зберігання та використання у відповідності до порядку, визначеного Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України.