Про затвердження Порядку долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в цих документах

Відповідно до статті 20 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Закону України "Про інформацію" та Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899, для забезпечення здійснення права особи спростовувати недостовірну інформацію про себе і членів своєї сім'ї

1. Затвердити Порядок долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в цих документах, що додається.

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління формування, зберігання Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Кисельова Л.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Музичук О.В.

1. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 20 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Закону України "Про інформацію", Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899, для забезпечення здійснення права особи спростовувати недостовірну інформацію про себе і членів своєї сім'ї.

2. Дія цього Порядку поширюється на підприємства, установи, організації, які зберігають архівні документи, що належать державі або територіальним громадам (далі - архівна установа).

3. Особа, яка вимагає спростування недостовірних, на її думку, відомостей про неї і членів її сім'ї, що містяться в архівних документах (далі - заявник), подає до архівної установи заяву, в якій зазначає, які саме відомості і в яких документах, із зазначенням їх назв (заголовків) і пошукових даних (номери фонду, опису, справи, аркуша, номер одиниці зберігання (одиниці обліку) аудіовізуальних документів), є недостовірними. До заяви додаються оригінали або нотаріально засвідчені копії документів, що містять підстави для спростування зазначених у заяві відомостей чи доповнення недостовірних, на думку заявника, відомостей інформацією, що їх спростовує.

4. У разі якщо архівний документ, який містить відомості, що заявник вимагає спростувати, є документом Національного архівного фонду, архівна установа забезпечує розгляд заяви і доданих до неї документів на засіданні експертної (експертно-перевірної) комісії, про час і місце проведення якого завчасно повідомляє заявника. Заявник має право взяти участь у цьому засіданні.

5. Архівна установа за результатами розгляду заяви приймає одне з таких рішень:

про долучення поданих документів до відповідного архівного фонду;

про визнання вимоги щодо долучення поданих документів необґрунтованою.

6. У разі прийняття рішення про долучення поданих документів до відповідного архівного фонду архівна установа у місячний строк долучає надані заявником документи до архівного фонду, в якому зберігаються недостовірні відомості про особу.

7. Рішення про долучення поданих заявником документів, затверджене керівником архівної установи, і надані заявником документи підшиваються в окрему справу, що створюється архівною установою в архівному фонді, в якому зберігаються недостовірні відомості про особу. Створеній архівній справі надається заголовок "Документи про спростування недостовірних відомостей про (зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, щодо якої спростовано недостовірну інформацію) у справі N (зазначається номер справи)", вона заноситься до опису справ і отримує номер, наступний за номером останньої на час внесення змін справи цього фонду.

Зміна кількості справ у фонді відображається у відповідних облікових документах архівної установи.

8. На обкладинці справи, в якій містяться недостовірні відомості про особу, проставляється штамп встановленого зразка (додаток).

Цей штамп проставляється також в усіх примірниках опису справ у графі "Примітки" за номером справи, в якій містяться недостовірні відомості про особу.

9. У разі якщо на документи Національного архівного фонду, до яких долучається спростування недостовірних відомостей про особу, створено копії страхового фонду, то долучені документи також підлягають страховому копіюванню.

10. Позначки щодо долучення справи зі спростуванням до архівного фонду проставляються також у довідковому апараті до відповідних документів, копій їх страхового фонду та фонду користування.

11. Про долучення наданих заявником документів до відповідного архівного фонду його повідомляють письмово із зазначенням архівного шифру справи з долученими документами.

12. Підставами, через які вимоги заявника щодо долучення поданих ним документів можуть бути визнаними необґрунтованими, є:

вимога спростування відомостей, що містяться у вироках та інших судових рішеннях, а також постановах слідчих та інших відповідних органів, спростування яких не належить до повноважень архівних установ;

наявність спростування відомостей, які спростовуються заявником, в інших документах, які перебувають на зберіганні в цій або іншій архівній установі і доступ до яких не обмежено на законних підставах;

вимога спростування відомостей, що не є відомостями про особу або які містять не фактичні дані, а оціночні судження: критику, оцінку дій, вживання мовних засобів тощо;

подання заявником документів, які визнано експертизою фальшивими;

відмова заявника надати у разі необхідності оригінали документів або додаткові пояснення щодо наданих документів.

13. Про визнання вимоги долучення наданих заявником документів необґрунтованою його повідомляють письмово із зазначенням вичерпних підстав і поверненням оригіналів документів, наданих заявником як підстави для спростування недостовірних, на його думку, відомостей. Копії зазначених документів залишаються в архівній установі разом з копією повідомлення заявнику.

14. Визнання архівною установою вимоги долучення наданих заявником документів необґрунтованою може бути оскаржене в судовому порядку відповідно до чинного законодавства України.