Про затвердження Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери його управління

17. Звернення, подані під час особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, невідкладно передаються Управлінню забезпечення та документообігу для реєстрації.

18. На першому аркуші звернення, поданого на особистому прийомі громадян, та на першому аркуші копії цього звернення проставляється вхідний штамп Міністерства юстиції України.

19. Облік прийому громадян керівництвом Міністерства юстиції України та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюються Управлінням забезпечення та документообігу.

20. Облік громадян, особистий прийом яких здійснюють посадові особи структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, органу, установи юстиції, та контроль за дотриманням строків розгляду таких звернень здійснюються працівником, на якого покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян у відповідному структурному підрозділі апарату Міністерства юстиції України, органу, установи юстиції.

1. Керівники структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, органу, установи юстиції або за їх дорученням інші посадові особи з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи органів юстиції зобов’язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати результати їх розгляду, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження.

2. Інформація за результатами аналізу звернень громадян подається щокварталу до 05 числа місяця, що настає за звітним періодом, з порівняннням з аналогічним періодом минулого року до Управління забезпечення та документообігу за формою, визначеною Управлінням забезпечення та документообігу.

Узагальнення інформації здійснюється Управлінням забезпечення та документообігу щокварталу до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом.

3. Організація роботи зі зверненнями громадян та організація роботи з проведення особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, органах і установах юстиції перевіряються під час комплексних та цільових перевірок.

Під час перевірок всебічно вивчаються організація роботи з питань розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян, надається практична допомога у разі необхідності. Результати перевірок відображаються в актах або довідках.

1. Оригінали звернень та матеріали про їх виконання зберігаються у структурному підрозділі, відповідальному за виконання звернень.

2. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. Документи становлять у справі самостійну групу і поміщаються у м’яку обкладинку для пропозиції, заяви та скарги (додаток 8). У разі одержання повторного звернення або наявності додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким рішення не прийняте, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

3. Схоронність справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян покладаються на керівників структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, керівників органів і установ юстиції.

4. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

Дані заявника:

прізвище, ім’я, по батькові

соціальний стан

категорія

місце проживання / місце реєстрації

Зміст звернення:

Відповідальний підрозділ:

Термін виконання:

Дані заявника:

прізвище, ім’я, по батькові

соціальний стан

категорія

місце проживання / місце реєстрації

Зміст звернення:

Відповідальний підрозділ:

Термін виконання:

__________