Під час особистого прийому громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що посвідчують їхні особи та підтверджують повноваження.
Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.
12. Під час особистого прийому громадян відомості щодо кожного заявника вносяться до картки особистого прийому заявника та журналу обліку особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України за визначеною формою (додаток 7).
Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності). Інформація про прийняте під час особистого прийому рішення вноситься до журналу обліку особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України та картки особистого прийому заявника.
13. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення поставлених питань посадова особа, яка здійснює особистий прийом, може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, органів, установ юстиції або одержувати від них необхідну інформацію у порядку, визначеному законодавством.
14. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові за його бажанням надається усна або письмова відповідь.
15. У разі якщо заявник після проведення особистого прийому не вимагає письмової відповіді, вона не надається, про що робиться відмітка у журналі обліку особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України та картці особистого прийому заявника.
16. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому громадян Міністром юстиції України, першим заступником Міністра юстиції України, заступниками Міністра юстиції України, заступником Міністра юстиції України з питань європейської інтеграції, заступником Міністра юстиції України з питань виконавчої служби, заступником Міністра юстиції України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації, Державним секретарем Міністерства юстиції України, Уповноваженим у справах Європейського суду з прав людини, керівником органу, установи юстиції, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом, у разі її відсутності - посадової особи, яка виконує її обов’язки.
( Пункт розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3977/5 від 20.11.2023; в редакції Наказів Міністерства юстиції № 866/5 від 27.03.2025, № 2118/5 від 04.08.2025 )
17. Звернення, подані під час особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, невідкладно передаються Управлінню забезпечення документообігу та контролю для реєстрації.
18. На першому аркуші звернення, поданого на особистому прийомі громадян, та на першому аркуші копії цього звернення проставляється вхідний штамп Міністерства юстиції України.
19. Облік прийому громадян керівництвом Міністерства юстиції України та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюються Управлінням забезпечення документообігу та контролю.
20. Облік громадян, особистий прийом яких здійснюють посадові особи структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, органу, установи юстиції, та контроль за дотриманням строків розгляду таких звернень здійснюються працівником, на якого покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян у відповідному структурному підрозділі апарату Міністерства юстиції України, органу, установи юстиції.
VІІ. Аналіз та узагальнення інформації щодо стану роботи зі зверненнями громадян
1. Керівники структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, органу, установи юстиції або за їх дорученням інші посадові особи з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи органів юстиції зобов’язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати результати їх розгляду, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження.
2. Інформація за результатами аналізу звернень громадян подається щокварталу до 05 числа місяця, що настає за звітним періодом, з порівняннням з аналогічним періодом минулого року до Управління забезпечення документообігу та контролю за формою, визначеною Управлінням забезпечення документообігу та контролю.
Узагальнення інформації здійснюється Управлінням забезпечення документообігу та контролю щокварталу до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом.
3. Організація роботи зі зверненнями громадян та організація роботи з проведення особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, органах і установах юстиції перевіряються під час комплексних та цільових перевірок.
Під час перевірок всебічно вивчаються організація роботи з питань розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян, надається практична допомога у разі необхідності. Результати перевірок відображаються в актах або довідках.
VІІІ. Зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян
1. Оригінали звернень та матеріали про їх виконання зберігаються у структурному підрозділі, відповідальному за виконання звернень.
2. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. Документи становлять у справі самостійну групу і поміщаються у м’яку обкладинку для пропозиції, заяви та скарги (додаток 8). У разі одержання повторного звернення або наявності додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким рішення не прийняте, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.
3. Схоронність справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян покладаються на керівників структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, керівників органів і установ юстиції.
4. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.
( Порядок із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018 )
| Директор Департаменту комунікації, документообігу та контролю | Н.В. Бєлашова |
Додаток 1
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах та організаціях,
що належать до сфери його управління
(пункт 3 розділу II)
Картка
особистого прийому заявника
( Див. текст )( Додаток 1 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018, № 866/5 від 27.03.2025 )
Додаток 2
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах та організаціях,
що належать до сфери його управління
(пункт 3 розділу II)
Усне звернення,
що надійшло через засоби комунікації
( Див. текст )( Додаток 2 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018, № 866/5 від 27.03.2025 )
Додаток 3
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах та організаціях,
що належать до сфери його управління
(пункт 3 розділу II)
Картка
звернення громадянина на телефонну "гарячу лінію" у Міністерстві юстиції України
( Див. текст )( Додаток 3 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018, № 866/5 від 27.03.2025 )
Додаток 4
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах та організаціях,
що належать до сфери його управління
(пункт 11 розділу II)
Акт
про повернення документів
( Див. текст )( Додаток 4 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018, № 866/5 від 27.03.2025 )
Додаток 5
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах
та організаціях, що належать до сфери
його управління
(пункт 28 розділу ІІ)
РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ШТАМП
Міністерство юстиції
України
Вх. № ______________________________
"___" ____________________ 20___ р.
( Додаток 5 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018 )
Додаток 6
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах та організаціях,
що належать до сфери його управління
(пункт 5 розділу V)
Перелік
звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації від фізичних осіб або громадських об’єднань без статусу юридичної особи, щодо яких відсутня інформація про виконання (період)
( Див. текст )( Додаток 6 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018, № 866/5 від 27.03.2025 )
Додаток 7
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах та організаціях,
що належать до сфери його управління
(пункт 12 розділу VI)
Журнал
обліку особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України
( Див. текст )( Додаток 7 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018, № 866/5 від 27.03.2025 )
Додаток 8
до Порядку розгляду звернень
та організації особистого прийому
громадян у Міністерстві юстиції України,
його територіальних органах,
підприємствах, установах
та організаціях, що належать до сфери
його управління
(пункт 2 розділу VIІІ)
ОБКЛАДИНКА
для пропозиції, заяви та скарги
( Додаток 8 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3371/5 від 26.10.2018 )
