Про здійснення контролю за дотриманням законодавства щодо державних закупівель

Відповідно до підпунктів 8 та 17 пункту 10 Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 N 921 (із змінами),

1. Затвердити Порядок здійснення контролю за дотриманням законодавства щодо державних закупівель, що додається.

2. Департаменту державних закупівель забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Скасувати наказ Міністерства економіки України від 05.11.2008 N 635 "Про здійснення контролю за дотриманням законодавства щодо державних закупівель".

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Мінекономіки контролю за дотриманням замовниками вимог законодавства щодо державних закупівель (далі - контроль).

Метою здійснення контролю є встановлення відповідності проведених процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти вимогам законодавства у сфері державних закупівель, забезпечення усунення виявлених порушень та запобігання їх вчиненню в подальшому.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

акт перевірки - документ, який складається посадовою особою (особами), що проводила перевірку, за її результатами;

звернення учасника - заява учасника щодо порушення законодавства про закупівлі, наслідком якого стало порушення його законних прав та інтересів;

перевірка - здійснення Мінекономіки контрольних заходів з метою перевірки дотримання замовником законодавства в сфері державних закупівель;

планова перевірка - перевірка, яка передбачена річним планом перевірок державних закупівель та проводиться за місцезнаходженням замовника;

позапланова перевірка - перевірка, яка не передбачена річним планом перевірок і проводиться у спосіб та за наявності відповідних підстав;

системний характер надходження скарг - надходження до Мінекономіки не менше трьох скарг від різних учасників на дії або бездіяльність конкретного замовника у сфері державних закупівель.

Інші терміни, зазначені у цьому Порядку, вживаються у значеннях, визначених Положенням про закупівлю товарів, робіт і послуг, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 N 921 (із змінами) (далі - Положення).

1. Контроль здійснюється шляхом проведення планових перевірок відповідно до затвердженого річного плану їх проведення або позапланових перевірок за наявності підстав, зазначених у пункті 5 цієї глави, а також у випадках та у порядку, встановленому пунктом 17 цієї глави шляхом витребування документів та/або інформації від замовника.

2. Планові перевірки замовника проводяться не частіше одного разу на рік згідно з річним планом перевірок.

Річний план перевірок оприлюднюється на веб-сайті Мінекономіки.

3. Позапланові перевірки можуть проводитись за місцезнаходженням замовника або у формі невиїзної перевірки шляхом запиту та отримання від замовника необхідних документів, їх розгляду й аналізу.

4. Проведення планової або позапланової перевірки за місцезнаходженням замовника здійснюється відповідно до наказу Мінекономіки, у якому зазначаються тип перевірки, прізвище, ім'я, по батькові посадової особи (осіб), яку (яких) направлено на перевірку, та строк проведення перевірки, визначений з урахуванням обсягу питань, що перевіряються.

Строк проведення планової перевірки не може перевищувати 30 робочих днів, а для позапланової перевірки - 20 робочих днів.

5. Проведення позапланових перевірок здійснюється за наявності однієї з таких підстав:

рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України щодо проведення перевірки, що не можуть бути виконані в плановому порядку;

за рішенням Мінекономіки, що викликане скаргами учасників на дії або бездіяльність замовників у сфері державних закупівель, які носять системний характер.

6. Мінекономіки в процесі перевірки може робити запити замовнику на отримання документів та відповідної інформації, встановлювати строки надання документів та/або інформації.

У разі ненадання замовником документів у встановлений у запиті строк Мінекономіки має право прийняти рішення про визнання результатів процедури закупівлі недійсними відповідно до пункту 11 Положення за наявності таких результатів.

З метою з'ясування питань, які виникають при проведенні перевірки, Мінекономіки має право отримувати від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Національного банку України та його установ, фінансових установ інформацію, що стосується питань відповідної перевірки.

7. Про проведення планової перевірки замовник письмово повідомляється не пізніше ніж за десять днів до початку її проведення.

8. Мінекономіки повідомляє замовника про дату початку планової перевірки одним із таких способів:

особисто під розписку керівнику або голові тендерного комітету замовника;

через підрозділ замовника, відповідальний за отримання кореспонденції (канцелярію, діловодну службу, загальний відділ тощо), з позначенням на копії повідомлення дати прийняття та підписом працівника підрозділу, який прийняв повідомлення;

рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. При цьому на копії повідомлення, що залишається в Мінекономіки, зазначаються реквізити поштового повідомлення, яке долучається до матеріалів перевірки державних закупівель.

9. Про проведення позапланової перевірки повідомлення замовнику не направляється.

Під час проведення позапланової перевірки з'ясовуються питання, необхідність перевірки яких стала підставою для здійснення цього заходу.

10. Копія рішення Мінекономіки щодо проведення перевірки надається замовнику.

11. До участі в перевірці за письмовим зверненням Мінекономіки можуть залучатися за згодою спеціалісти міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, експерти.

12. Посадові особи Мінекономіки у разі проведення перевірки за місцезнаходженням замовника зобов'язані розписатися в журналі реєстрації перевірок замовника (за його наявності) із зазначенням періоду, в який здійснюється перевірка. Ненадання замовником журналу фіксується в акті перевірки або акті перевірки з окремих питань.

13. Замовник, щодо якого проводиться перевірка, забезпечує посадових осіб Мінекономіки та залучених спеціалістів місцем для роботи, створює умови для зберігання документів та можливість безкоштовно у службових цілях користуватися зв'язком, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою.

14. Під час проведення перевірки за місцезнаходженням замовника обов'язково проводиться документальний аналіз питань, що перевіряються.

При проведенні документального аналізу перевіряється відповідність документів замовника вимогам законодавства. У разі ведення документообігу з використанням електронних засобів зберігання й обробки інформації на вимогу посадової особи Мінекономіки керівництво замовника забезпечує безперешкодний доступ до баз даних в електронному вигляді та оформляє відповідні документи на паперовому носії.

Надання копій документів посадовим особам Мінекономіки для підтвердження фактів, викладених в акті перевірки або акті перевірки з окремих питань, забезпечується головою тендерного комітету, іншою уповноваженою ним особою або керівником чи заступником керівника замовника.

Орієнтовні переліки питань, що підлягають з'ясуванню під час проведення перевірок дотримання вимог законодавства у сфері державних закупівель, а також документів і матеріалів, які перевіряються на відповідність законодавству щодо державних закупівель, наведені в додатках 1 і 2 до цього Порядку.

15. Відомості про хід перевірки не підлягають розголошенню до їх повного документування в акті перевірки або акті перевірки з окремих питань, крім випадків, передбачених законодавством.

16. У разі недопущення посадових осіб Мінекономіки до перевірки, ненадання необхідних документів, наявності інших обставин, що унеможливлюють проведення перевірки, посадовою особою Мінекономіки складається відповідний акт, який підписується та вручається замовнику в тому самому порядку, що й акт перевірки.

За таких обставин перевірка не вважається проведеною.

Про факти, що перешкоджають проведенню перевірки, Мінекономіки інформує правоохоронні органи для вжиття заходів, передбачених законодавством.

17. У випадку ненадання замовником документів та/або інформації на запит Мінекономіки під час розгляду скарг, поданих учасниками до моменту укладання договору про закупівлю, Мінекономіки в порядку контролю робить запит замовнику з вимогою про отримання документів та/або інформації, а також встановлює строки надання відповідних документів та/або інформації. У разі ненадання замовником документів та/або інформації у встановлений у запиті строк Мінекономіки має право прийняти рішення щодо визнання результатів процедури закупівлі недійсними відповідно до пункту 11 Положення за наявності таких результатів.

1. Результати проведеної Мінекономіки планової перевірки викладаються в акті перевірки (результати позапланової перевірки викладаються в акті перевірки з окремих питань) (далі - Акт), який складається на паперовому носії державною мовою і повинен мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому титульному аркуші Акта, який оформляється на бланку Мінекономіки, зазначаються назва документа (Акт), дата і номер, місце складення (назва міста, села чи селища) та номер примірника.

Акт містить:

вступну частину, в якій зазначаються тип перевірки, підстава для проведення перевірки, повне найменування замовника, його місцезнаходження, відомості про організаційно-правову форму та форму власності, дати початку і закінчення перевірки, період, який підлягав перевірці, відомості щодо прізвища, імені та по батькові, посади особи (осіб), яка (які) проводила (и) перевірку;

констатуючу частину, в якій наведено інформацію про результати перевірки з питань дотримання вимог законодавства у сфері державних закупівель із зазначенням, за який період та за якими документами перевірено ці питання;

висновок про наявність або відсутність порушень замовником законодавства у сфері державних закупівель.

Виявлені допущені замовником порушення законодавства, контроль за дотриманням якого віднесено до компетенції Мінекономіки, фіксуються в констатуючій частині Акта з обов'язковим посиланням на нормативно-правові акти, які порушено.

2. Акт підписується посадовою особою (особами), яка (які) здійснювала(и) перевірку, та головою тендерного комітету, керівником чи іншою уповноваженою особою замовника.

Акт складається у двох примірниках: перший примірник - для Мінекономіки, другий - для замовника.

Для унеможливлення підробки примірники Акта візуються посадовою особою Мінекономіки на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.

3. Перший примірник Акта надається для ознайомлення і підписання замовнику у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після закінчення перевірки в один із таких способів:

особисто під розписку керівнику або голові тендерного комітету замовника;

через підрозділ, відповідальний за отримання кореспонденції (канцелярію, діловодну службу, загальний відділ тощо), з відміткою на примірнику Акта Мінекономіки про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції замовника та підписом працівника підрозділу, який здійснив реєстрацію;

рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. При цьому на примірнику Акта, що залишається в Мінекономіки, зазначаються реквізити поштового повідомлення, яке долучається до матеріалів перевірки.

Голова тендерного комітету (особа, яка виконує його обов'язки) зобов'язаний ознайомитися з Актом та у разі погодження з викладеними у ньому фактами підписати отриманий примірник Акта. У разі наявності зауважень щодо змісту Акта голова тендерного комітету (особа, яка виконує його обов'язки) підписує його із зауваженнями.

Підписаний примірник Акта замовник зобов'язаний повернути Мінекономіки у строк не пізніше ніж 3 робочі дні після його отримання.

У разі ненадходження до Мінекономіки підписаного примірника Акта протягом зазначеного строку посадова особа (особи) Мінекономіки, яка (які) здійснювала (и) перевірку, засвідчує своїм підписом (підписами) на останній сторінці примірника Акта, що залишився у Мінекономіки.

Після надходження підписаного головою тендерного комітету замовника (особою, яка виконує його обов'язки) першого примірника Акта Мінекономіки не пізніше 3 робочих днів з моменту отримання видає замовнику другий примірник Акта.

У разі підписання Акта із зауваженнями замовник у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після повернення Мінекономіки Акта повинен подати йому письмові заперечення (зауваження). Якщо протягом цього строку зауваження щодо Акта не надійдуть, то Мінекономіки має право вжити передбачені законодавством заходи для реалізації результатів перевірки.

Зауваження (заперечення) до Акта, здані до установи зв'язку до закінчення останнього дня строку їх подання, вважаються такими, що здані своєчасно.

4. У разі виявлення під час здійснення контрольних заходів порушень законодавства, які вплинули на об'єктивність вибору переможця процедури закупівлі, Мінекономіки має право прийняти рішення щодо визнання результатів процедури закупівлі недійсними, а також має право вжити інших необхідних заходів у разі виявлення порушень законодавства у сфері державних закупівель.

5. Інформація про результати перевірки за необхідності може надаватись Кабінету Міністрів України, Міністерству фінансів України, Антимонопольному комітету України, Державному казначейству України, Головному контрольно-ревізійному управлінню України, правоохоронним органам, обслуговуючим банкам та відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування, особам, що здійснюють управління корпоративними правами замовника.

1. Відповідність використання коштів, спрямованих на закупівлю товарів, робіт і послуг, їх кошторисним призначенням.

2. Організаційні питання щодо здійснення процедур закупівлі:

відповідність рішень замовника законодавству України у сфері державних закупівель;

наявність рішення про утворення тендерного комітету;

наявність тендерної документації.

3. Відповідність тендерної документації (запиту цінових пропозицій (котирувань)) законодавству щодо державних закупівель.

4. Здійснення процедур закупівлі відповідно до чинного законодавства України:

наявність підстав вибору процедури закупівлі;

наявність оголошення про заплановану закупівлю, запрошення до участі у процедурі закупівлі, оголошення про проведення попередньої кваліфікації, відповідність їх змісту законодавству;

обґрунтування встановлення та додержання термінів подання тендерних пропозицій і доповнень до них;

відповідність тендерних (цінових) пропозицій учасників вимогам тендерної документації (запиту щодо цінових пропозицій (котирувань));

відомості про реєстрацію тендерних пропозицій та протокол їх розкриття;

відповідність учасників кваліфікаційним вимогам;

оцінка тендерних пропозицій відповідно до визначених критеріїв та методики їх оцінки;

наявність або відсутність доповнень та уточнень у тендерних пропозиціях під час їх оцінки;

підстави відхилення тендерних пропозицій;

відповідність укладеного договору основним (істотним) умовам, зазначеним в тендерній документації (запиті цінових пропозицій (котирувань));

відповідність цінових умов укладеного договору кон'юнктурі цін, діючих на відповідних ринках товарів, робіт і послуг, що є предметом закупівлі, - у разі застосування процедури закупівлі у одного учасника;

наявність оголошення про результати процедури закупівлі, повідомлення учасників процедур закупівлі про результати торгів, відповідність їх змісту законодавству;

підстави відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулися;

наявність передбачених законодавством звітів про результати здійснення процедури закупівлі.

5. Інші питання, що належать до сфери закупівель замовником товарів, робіт і послуг за державні кошти, з'ясування яких є доцільним при проведенні перевірки.

1. Розпорядчі документи замовника стосовно функціонування тендерного комітету та річного плану закупівель.

2. Звіти:

про результати проведення процедур відкритих і двоступеневих торгів;

про результати проведення процедури редукціону;

про результати проведення процедури торгів з обмеженою участю;

про результати проведення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань);

про результати процедури закупівлі в одного учасника.

3. Протоколи засідань тендерного комітету, в тому числі протоколи розкриття, оцінки, порівняння отриманих тендерних (цінових) пропозицій.

4. Тендерна документація та запит цінових пропозицій (котирувань).

5. Копії інформаційних матеріалів замовника та учасників (оголошення, запрошення, запити, роз'яснення, повідомлення тощо).

6. Копії документів, наданих учасниками на запит замовників.

7. Оригінали або копії листів-погодження застосування процедур закупівлі у випадках, передбачених законодавством України.

8. Копії документів, що підтверджують забезпечення тендерної пропозиції та забезпечення виконання договору про закупівлю.

9. Повідомлення про акцепт тендерної (цінової) пропозиції та повідомлення учасників про результати проведеної процедури торгів.

10. Оригінали всіх тендерних пропозицій, відомості про які зафіксовані в протоколі розкриття тендерних пропозицій.

11. Оригінали укладених договорів про закупівлю.

12. Інша документація, подання якої є доцільним для з'ясування питань щодо відповідності нормам законодавства проведених замовником закупівель.