Про затвердження Інструкції щодо правил та порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України

Відповідно до Постанови Верховної Ради України від 26 червня 1992 року "Про затвердження положень про паспорт громадянина України та свідоцтво про народження" (Відомості Верховної Ради України, 1992 р., N 37, ст.345; 1993 р., N 40, ст. 385) та постанови Кабінету Міністрів України від 31 грудня 1993 р. N 1086 "Про першочергові заходи щодо забезпечення видачі паспортів громадянина України",

1. Затвердити Інструкцію щодо правил та порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України, що додається.

2. Заступнику Міністра - начальнику ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь МВС України в місті Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях і місті Севастополі організувати вивчення Інструкції щодо правил та порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України працівниками паспортної служби, дільничними інспекторами міліції, працівниками інших служб міліції, слідчих ізоляторів, установ виконання покарань, а також особами, відповідальними за додержання паспортних правил, та особами, уповноваженими на ведення паспортної роботи, в частині, що стосується підготовки і подання органа внутрішніх справ документів на одержання й обмін паспортів, і встановити контроль за її виконанням.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Управління паспортної, реєстраційної та міграційної роботи МВС України.

4. Визнати такими, що втратили чинність, розділи II-VI, XI Тимчасової інструкції про порядок документування і прописки (реєстрації) громадян України, затвердженої наказом МВС України від 3 лютого 1992 р. N 66-дск.

1. Відповідно до Постанови Верховної Ради України від 26 червня 1992 р. "Про затвердження положень про паспорт громадянина України та свідоцтво про народження" (Відомості Верховної Ради України, 1992 р., N 37, ст. 345; 1993 р., N 40, ст. 385) та постанови Кабінету Міністрів України від 31 грудня 1993 р. N 1086 "Про першочергові заходи щодо забезпечення видачі паспортів громадянина України" Інструкція визначає основні положення практичної діяльності паспортної служби органів внутрішніх справ щодо правил та порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України.

2. Організація і керівництво паспортною службою в Україні здійснюються Міністерством внутрішніх справ України через управління паспортної, реєстраційної та міграційної роботи, в Автономній Республіці Крим, місті Києві та Київській області - головними управліннями, в інших областях і місті Севастополі - управліннями через підрозділи паспортної служби, а в містах і районах - міськрайвідділами (управліннями) через відповідні підрозділи паспортної служби.

3. Паспортна служба розміщується у зручних для праці й обслуговування населення приміщеннях органів внутрішніх справ з окремим входом для громадян. Такі приміщення обладнуються засобами охоронної сигналізації, що підключається до чергової частини органу внутрішніх справ або пульта централізованого нагляду міліції.

4. Робота паспортної служби міськрайорганів внутрішніх справ (міліції) організується таким чином, щоб громадяни мали можливість вирішувати питання у вільний від роботи час. З цією метою прийом громадян слід проводити не тільки у денний, але й у вечірній час, а також в один із загальновстановлених вихідних днів. Щотижневий режим роботи безпосередньо з громадянами має бути не менше 30 годин. Прийом громадян проводиться в робочих кімнатах в умовах, що забезпечують можливість вільної бесіди.

5. Начальники паспортної служби організують роботу цих підрозділів, готують пропозиції щодо функціональних обов'язків працівників, які затверджуються керівниками органів внутрішніх справ, здійснюють взаємодію з іншими службами і відомствами, несуть відповідальність за виховання і навчання підлеглих.

6. Видача громадянам паспортів проводиться на підставі свідоцтва про народження.

У випадках відсутності в громадян свідоцтва про народження їм рекомендується звернутися до органів реєстрації актів громадянського стану за місцем реєстрації народження для одержання повторних свідоцтв про народження. Якщо в органах реєстрації актів громадянського стану відсутні актові записи про реєстрацію народження, слід звернутися до органів реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання для їх відновлення.

У тому разі, якщо громадянин народився за межами України, за видачею повторного свідоцтва про народження він має звернутися з письмовою заявою до Консульського управління Міністерства закордонних справ України.

При відсутності в органах реєстрації актів громадського стану актових записів про реєстрацію народження паспорти громадянам віком понад 16 років можуть бути видані на підставі одного з таких документів, що підтверджують час і місце народження:

- засвідченої в установленому порядку і скріпленої гербовою печаткою виписки з погосподарської книги сільської, селищної Ради народних депутатів про те, що дана особа народилася і постійно проживає в указаному адміністративному районі;

- військового квитка - для військовослужбовців, звільнених з лав Збройних Сил України;

- документа, виданого громадянину України у зв'язку з прибуттям в України в порядку угоди з іншими державами чи в порядку репатріації (рееміграції) і переселення;

- довідки про прийняття до громадянства України;

- довідки, виданої працівниками ВІР, про здачу загальногромадянського закордонного паспорта, паспорта громадянина України для виїзду за кордон - для громадян України, які постійно проживають за кордоном, при поверненні їх в Україну на постійне проживання;

- довідки про звільнення - для осіб, звільнених з місць позбавлення волі, якщо вони до засудження не мали паспортів чи останні в них не вилучалися і до особових справ приєднані не були.

Якщо громадяни не мають змоги подати перелічені документи, їм слід рекомендувати звернутися до органів реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання для поновлення актового запису про реєстрацію народження й одержання свідоцтва про народження.

7. При обміні паспортів громадянами подаються паспорти, що підлягають обміну, а при обміні паспортів у випадках зміни прізвища, імені та по батькові або встановлення розбіжностей у запису (невідповідність занесених у паспорт відомостей і відміток) - також свідоцтва органів реєстрації актів громадянського стану чи інші документи, що підтверджують ці обставини.

Якщо обмін провадиться у зв'язку із встановленням розбіжностей у записах чи непридатності паспорта для користування (пошкодження з різних причин, загублення фотографічної картки тощо), органами внутрішніх справ здійснюється необхідна перевірка особи заявника і факту видачі їй пред'явленого паспорта, що підлягає обміну.

8. Громадянами для одержання й обміну паспортів, крім документів, передбачених пунктами 6 та 7 цієї Інструкції, подаються також - заява форми N 1 (додаток N 1) і дві фотокартки розміром 35 х 45 мм.

Заяви заповнюються, як правило, особисто громадянами, розбірливим почерком, синім, фіолетовим чи чорним чорнилом (пастою) з повними відповідями на всі запитання. Підписи громадян у заявах засвідчуються службовими особами, відповідальними за додержання паспортних правил, чи особами, уповноваженими на ведення паспортної роботи. Якщо громадяни проживають у містах, районних центрах і селищах міського типу, у квартирах та будинках, що належать їм на правах особистої власності, підписи в заявах засвідчуються працівниками паспортної служби.

Фотокартки для паспортів повинні бути однаковими (виготовленими з одного негатива), із зображенням обличчя виключно анфас, без головного вбрання, виготовленими на тонкому білому глянцевому або кольоровому фотопапері.

Для громадян, які постійно носять окуляри, обов'язкове фотографування в окулярах.

При прийнятті фотокарток на їх зворотному боці олівцем вказуються прізвище й ініціали власника.

Обрізка фотокарток до розміру 35 х 45 мм здійснюється в паспортній службі спеціальним пристроєм.

9. Приймання документів для одержання й обміну паспортів від громадян, що проживають у будинках місцевих Рад народних депутатів, державних, кооперативних і громадських організацій, житлово-будівельних кооперативів і в гуртожитках, проводиться особами, відповідальними за додержання паспортних правил, або особами, уповноваженими на ведення паспортної роботи, які у триденний строк подають документи і фотокартки до органів внутрішніх справ і повідомляють громадянам час одержання паспортів.

Громадяни, які проживають у будинках, квартирах, що належать їм на правах особистої власності, документи для одержання й обміну паспортів подають до органів внутрішніх справ.

Документи для одержання паспортів громадянами, які внаслідок душевної хвороби або недоумства визнані недієздатними, здаються їх родичами або опікунами. Якщо такі особи знаходяться на лікуванні у психоневрологічних установах і паспортів не мають, останні видаються після виписки їх із цих лікувальних установ.

10. Документ, що надійшли до органів внутрішніх справ, розглядають начальники паспортної служби, а у випадках відсутності останніх - особи, які виконують їх обов'язки і приймають рішення про видачу чи обмін паспортів, про що робиться запис у заяві форми N 1. Видача та обмін паспорта провадиться у місячний термін за місцем постійного проживання громадянина.

11. Паспорти заповнюються на друкарських машинках, у виключних випадках - від руки чорнилом, акуратно, без скорочення записів, без виправлень і помарок. При їх допущенні бланки паспортів підлягають знищенню в порядку, передбаченому пунктом 37 цієї Інструкції.

Заповнення паспортів здійснюється в такому порядку.

Відомості про громадян заносяться в паспорт відповідно до поданих документів.

При цьому:

- у рядку "Число, місяць, рік народження" назва місяця пишеться прописом;

- у рядку "Місце народження" записи робляться відповідно до існуючого адміністративно-територіального поділу. При цьому щодо народжених зазначаються:

у республіканському та обласному центрі - тільки назва міста;

в інших містах - назва міста й області, до складу яких вони входять;

у решті населених пунктів - назва населеного пункту, району, області;

за кордоном - назва населеного пункту та країни.

- у рядку "Ким виданий паспорт" записи здійснюються без скорочень (крім МВС), наприклад: "Шевченківським районним відділом Львівського міського управління , Управлінням МВС України в Львівській області", "Бориспільським міськрайонним відділом Головного управління МВС України в Київській області", Луцьким міським управлінням Управління МВС України у Волинській області".

Внесення додаткової інформації до паспорта може здійснюватися також на вклеюваних аркушах установленої форми.

12. Фотокартки вклеюються клеєм на передбачених для цієї мети першій, третій і п'ятій сторінках паспорта і після нанесення на ці сторінки відповідних записів заклеюються плівкою при одержанні паспорта. На першу сторінку паспорта вклеюється фотокартка громадянина незалежно від його віку, а саме, від 16 до 45 років. Додаткова фотокартка громадянина при досягненні 25 чи 45-річного віку вклеюється на третій чи п'ятій сторінці паспорта, в залежності від віку громадянина, в порядку, передбаченому пунктами 31-32 цієї Інструкції.

Перед вклеюванням фотокартки в нижній частині рамки, призначеної для цієї мети, кульковою ручкою з фіолетовою чи синьою пастою вказуються прізвище та ініціали власника паспорта.

13. Одночасно із заповненням паспорта працівник паспортної служби повинен:

- зазначити на зворотному боці однієї з фотокарток прізвище та ініціали власника, наклеїти її на заяву форми N 1 у відповідному місці в залежності від віку одержувача і поставити свій підпис, що засвідчує оформлення паспорта;

- зробити в паспорті, що видається в порядку обміну чи замість втраченого, відмітки про реєстрацію шлюбу, а також на cпрохання громадян, запис про дітей та інші записи, передбачені діючими законодавчими актами України;

- вказати в розділі "Службові відмітки" заяви форми N 1 колишнє прізвище, ім'я та по батькові, якщо обмін паспорта проводиться у зв'язку зі зміною прізвища імені та по батькові;

- списати паспорт на витрату за книгою форми N 2 (додаток N 2);

- проставити на документах, що стали підставою для видачі паспорта, і в розділі "Особливі відмітки" військових квитків штамп форми N 3 про видачу паспорта (додаток N 3);

- оформити прописку з проставленням у паспорті відповідного штампа, за винятком випадків, коли прописка здійснюється виконкомами сільських, селищних Рад народних депутатів або коли оформити її водночас із одержанням паспорта немає можливості.

14. Відмітки в паспортах громадян про реєстрацію та розірвання шлюбу здійснюються органами реєстрації актів громадського стану на сторінці "Сімейний стан" шляхом проставлення відповідних штампів.

Відмітки в паспортах громадян про реєстрацію шлюбу проставляються також органами внутрішніх справ на підставі відповідних свідоцтв органів реєстрації актів громадянського стану чи відміток про це, що є в паспорті, який підлягає обміну, шляхом проставлення штампів форми N 4 із записом передбачених у них відомостей (додаток N 3).

У паспортах, що видаються в порядку обміну громадянам, які не перебувають у шлюбі (шлюб припинений внаслідок смерті одного з подружжя чи розірвання в установленому порядку), відмітки про реєстрацію чи розірвання шлюбу не проставляються.

15. Видомості про дітей (прізвище, ім'я та по батькові, число, місяць і рік народження) на прохання громадянина вносяться в паспорти обох батьків органами реєстрації актів громадянського стану під час реєстрації народження дітей.

Записи про дітей віком до 16 років у паспортах батьків на прохання громадянина здійснюються також органами внутрішніх справ при видачі громадянам паспортів у порядку обміну чи замість втрачених.

16. Відмітки про групу крові і резус фактор на прохання громадянина проставляються установами (закладами) охорони здоров'я на 7-9 сторінках паспорта.

17. Після заповнення і внесення відповідних записів, відміток, проставлення на фотографічних картках рельєфних відбитків печаток начальник паспортної служби перевіряє правильність оформлення паспортів, заяв форми N 1 і разом з документами, на підставі яких виписано паспорт, подає начальнику органу внутрішніх справ або його заступнику на підпис, який скріплюється гербовою печаткою.

Гербові печатки мають спеціальну нумерацію: перші дві цифри означають індекси, які закріплені за Автономною Республікою Крим, областями, містами Києвом і Севастополем, дві наступні цифри - індекси, які закріплюються головними управліннями МВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області, управліннями МВС України в областях і м. Севастополі за міськими (районними) відділами (управліннями). Відбитки гербової та рельєфної печатки повинні бути чіткими і розбірливими для читання.

В органах внутрішніх справ, де є паспортні відділення (відділи), право підпису паспортів надається начальникам паспортних відділень (відділів).

18. Вручення паспортів громадянам здійснюється начальниками органів внутрішніх справ, їх заступниками, начальниками паспортної служби, які повинні:

а) переконатися, що одержувач є тією особою, на чиє ім'я виписаний паспорт, для чого запитати в нього прізвище, ім'я та по батькові, інші дані, звіривши іх із записами в паспорті, а також порівняти зображення обличчя на фотографічній картці із зовнішністю одержувача паспорта;

б) запропонувати одержувачу перевірити правильність занесених до паспорта відомостей і відміток.

При виявленні в паспорті неправильних записів або відміток, допущених розбіжностей або помилок повинен бути заповнений інший паспорт.

в) запропонувати одержувачу вчинити свій підпис у паспорті (у рядку під фотографічною карткою) та в заяві форми N 1. У тих випадках, коли одержувач не може вчинити свій підпис у заяві форми N 1 вказується відповідне пояснення цього, а в паспорті робиться прочерк;

г) одержати квитанцію про сплату мита в розмірі, передбаченому законодавством, за винятком випадків, коли паспорт видається безкоштовно;

д) вручити паспорт і роз'яснити власнику необхідність подати його на прописку, якщо вона не оформлена водночас із заповненням паспорта;

е) повернути прийняті документи, за винятком виписок з погосподарської книги, довідки, виданої працівниками ВВІР про здачу загальногромадянського закордонного паспорта або паспорта громадянина України для виїзду за кордон громадян, які прибули в Україну на постійне проживання, а також документів про репатріацію (рееміграцію), переселення та довідки про прийняття до громадянства України.

19. Якщо громадянин після закінчення 15-денного строку, відраховуючи від дня, коли він повинен прибути за одержанням паспорта, не з'явився, йому надсилається письмове повідомлення або нагадується в інший спосіб про необхідність явки за одержанням паспорта.

20. Заяви форми N 1 на видані паспорти постійно зберігаються як виправдні документи в паспортній службі органів внутрішніх справ у спеціальних картотеках в алфавітному порядку за прізвищами, іменами та по батькові.

Тимчасове вилучення з карток заяв для виконання запитів, знімання копій та в інших необхідних випадках дозволяється тільки працівникам паспортної служби, передавати їх працівникам інших служб і органів або пересилати за запитами не дозволяється.

21. Іноземцям і особам без громадянства, які прийняті до громадянства України, паспорти видаються за місцем проживання на підставі довідок ВВІР Управлінь (відділів) паспортної, реєстраційної та міграційної роботи головних управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях і м.Севастополі.

У розділі "Службові відмітки" заяв форми N 1 вказується, коли, яким рішенням дані особи прийняті до громадянства України та з якого громадянства (підданства). Наприклад: "Прийнятий до громадянства України з громадянства Республіки Польща Указом Президента України від 15 грудня 1994 р., протокол N 17".

У заявах форми N 1 на паспорти, видані в порядку обміну, відомості про прийняття до громадянства України можна вказувати зі слів заявника.

22. Прибулим в Україну в порядку репатріації (рееміграції) і переселення громадянам України паспорти видаються за місцем проживання на підставі документів, за якими вони прибули в Україну.

У розділі "Службові відмітки" заяв форми N 1 зазначається, коли, з якої країни дані особи прибули для проживання в Україну.

У заявах форми N 1 на паспорти, видані в порядку обміну, відомості про репатріацію (рееміграцію) і переселення можна вказувати зі слів заявника.

23. Особам звільненим з місцем позбавлення волі, якщо вони до засудження не мали паспортів або останні не вилучались і до особових справ приєднані не були, паспорти видаються після прибуття їх до місця проживання, вказаного в довідках про звільнення, незалежно від вирішення питання про їх прописку в данній місцевості.

Якщо звільнені особи з будь-яких обставин прибули для проживання в місцевість, не вказану в довідці про звільнення, паспорти можуть бути видані за місцем їх фактичного прибуття.

Якщо звільнені до засудження в даній місцевості не проживали чи прописуються в будинках, квартирах, що належать громадянам на правах особистої власності, підписи в заявах форми N 1 засвідчуються начальниками паспортної служби.

У випадках, коли звільнені, які прибули до місця проживання, заявлять про загублення довідки про звільнення, органи внутрішніх справ повинні витребувати з установ виконання покарань дублікат довідки про звільнення. До запиту додаються дві фотокартки заявника. Якщо дублікат довідки про звільнення раніше надсилався до іншого органу внутрішніх справ, то адміністрація установи виконання покарань повідомляє про це ініціатора запиту для подальшого витребування дубліката з цього органу внутрішніх справ.

Якщо з дубліката довідки про звільнення, що надійшла, видно, що заявник прибув до місцевості, яка не вказана в довідці про звільнення, надсилається запит до органу внутрішніх справ за місцем, куди він повинен прибути для проживання, з метою перевірки, чи не видавався йому паспорт після звільнення. На період до отримання дубліката довідки про звільнення заявнику на його прохання може бути виданий документ, передбачений пунктом 27 цієї Інструкції.

24. Громадянам України, звільненим із приймальників - розподільників, органами внутрішніх справ, на території обслуговування яких ці приймальники - розподільники знаходяться, на підставі копій постанов про звільнення видається тимчасове посвідчення особи громадянина України встановленого зразка.

До копії постанови додаються заява форми N 1 та дві фотокартки. Підписи громадян на заявах засвідчуються начальниками приймальників - розподільників.

25. Громадяни, які втратили паспорти, подають до паспортної служби органу внутрішніх справ за місцем проживання письмові заяви із зазначенням у них, де, коли і за яких обставин втрачено паспорт, а також заяви форми N 1 і три фотокартки.

Заяви про втрату паспортів реєструються в загальному порядку по органу внутрішніх справ.

На підставі заяв складаються довідки-висновки форми N 6 (додаток N 4) і заводяться справи про втрату паспортів, в яких у подальшому зосереджуються всі матеріали з цього питання. Справам привласнюються номери: чисельником - реєстраційні номери заяв, знаменником - порядкові номери справ у поточному році.

Провадження у справах про втрату паспортів повинно бути закінчено протягом одного місяця, а у випадках, коли необхідно проведення спеціальної перевірки, витребування додаткових матеріалів і прийняття інших заходів, цей строк начальниками органів внутрішніх справ може бути продовжений, але не більше ніж на один місяць.

26. Громадяни, які заявили про втрату паспорта, перевіряються за обласним адресним бюро, при необхідності особа перевіряється службою віз і реєстрації щодо належності до громадянства України.

Якщо втрачені паспорти були одержані в органах внутрішніх справ не за місцем проживання заявників, то водночас із перевіркою за адресним бюро надсилаються запити за формою N 7 (додаток N5) із доданням фотокарток заявників для підтвердження видачі паспортів таким особам і одержання відомостей про них.

Відомості, вказані в запитах, додані до них фотокартки порівнюються з даними і фотокартками заяв форми N 1, а також проводиться перевірка таких осіб за оперативними обліками органів внутрішніх справ. Про наслідки перевірки ініціаторам запитів надсилаються відповіді за формою N 8 (додаток N 6) із доданням копій заяв форми N 1.

Одночасно в розділі "Службові відмітки" оригіналів заяв зазначається, коли втрачено паспорт і яким органом внутрішніх справ оформляється видача паспорта замість втраченого, після чого такі заяви вміщуються до архівної картотеки.

Якщо особи, які перевіряються, знаходяться в розшуку, наслідки перевірки повідомляються негайно телеграфом з висиланням відповідних матеріалів поштою.

У випадках, коли при порівнянні фотокарток не буде встановлено тотожність зображених на них осіб або виявлено невідповідність відомостей про власників паспортів, зазначених у запитах, з даними заяв форми N 1, про це повідомляється ініціатор запиту для вжиття додаткових заходів до встановлення особи заявника і обставин існуючих розбіжностей.

Запити, пов'язані із втратою паспортів, надсилаються не пізніше наступного дня після надходження заяв, а відповіді висилаються не пізніше 48 годин після надходження запитів.

27. Громадянам, які прибули для проживання з інших місцевостей і втратили паспорти до оформлення прописки за новим місцем проживання, паспорти замість втрачених видаються органами внутрішніх справ за місцем прибуття для проживання, якщо є підстави для прописки цих громадян у даній місцевості.

Перевірка таких осіб провадиться в порядку, передбаченому пунктом 26 цієї Інструкції, за обласним адресним бюро за попереднім місцем проживання та за алфавітними оперативно-довідковими картотеками інформаційних бюро відповідних головних управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях і м.Севастополі. Після закінчення перевірки заявникам, якщо вони з попереднього місця проживання не виписані, пропонується написати заяву про виписку, яка надсилається до органів внутрішніх справ за місцем прописки.

Заявникам на їх прохання видається тимчасове посвідчення особи громадянина України за формою N 9 (додаток N 7) строком не більше ніж на 3 місяці, за яким вони тимчасово прописуються і працевлаштовуються.

28. При підтвердженні видачі втрачених паспортів заявникам і встановленні їх осіб складаються висновки про видачу паспортів замість втрачених, які затверджуються начальниками органів внутрішніх справ або їх заступниками.

У цих випадках у заявах форми N 1 у рядку "Паспорт виданий на підставі" вказуються "замість втраченого" і вносяться відомості про втрачений паспорт.

29. Якщо громадяни, що заявили про втрату паспортів, знайдуть їх, то на підставі письмових заяв власників провадження у справах припиняється, а підготовлені до видачі паспорти знищуються. У випадках, якщо втрачені паспорти будуть знайдені після видачі нових, знайдені паспорти громадяни зобов'язані негайно здати до органів внутрішніх справ.

Втрачені паспорти, що надійшли до паспортної служби або столів знахідок органів внутрішніх справ, надсилаються спецзв'язком до органів внутрішніх справ за місцем прописки для вручення власникам. Якщо цим громадянам були видані паспорти замість втрачений, паспорти, що надійшли, знищуються в порядку, передбаченому пунктом 37 цієї Інструкції.

При наявності у знайдених паспортах штампів про виписку з попереднього місця проживання вони надсилаються для знищення до органів внутрішніх справ за місцем видачі.

30. У випадках викрадення паспортів заяви про це приймаються працівниками чергових частин органів внутрішніх справ за місцем здійснення злочину чи за місцем проживання громадян.

Про прийняття таких заяв громадянам видаються довідки, які є підставою для заведення справи про видачу паспортів замість викрадених. Ведення таких справ провадиться в порядку, передбаченому пунктами 25-28 цієї Інструкції.

31. Для вклеювання в паспорти фотографічних карток громадянами при досягненні 25 і 45-річного віку до органів внутрішніх справ подаються паспорти і дві фотографічні картки, які відповідають досягнутому віку.

Подані фотографічні картки порівнюються з фотографічними картками, що є в паспортах, і зовнішністю заявника, після чого одна з них в порядку, зазначеному в пункті 12 цієї Інструкції, вклеюється в паспорт.

Одночасно на зворотному боці листків паспортів зазначається, яким органом внутрішніх справ і коли здійснено вклеювання фотографічних карток, після чого начальниками паспортної служби вчиняються підписи і проставляються гербові та рельєфні печатки. Ці відомості заносяться також у заяви форми N 1, де водночас наклеюються другі примірники фотографічних карток із зазначенням на зворотному боці прізвища та ініціалів їх власників.

32. Таким чином здійснюється вклеювання фотографічних карток у паспорти, видані іншими органами внутрішніх справ. У цих випадках відомості про паспорти заносяться до книги форми N 10 (додаток N 8). Водночас до органів внутрішніх справ за місцем видачі цих паспортів надсилаються повідомлення форми N 11 (додаток N 9) із доданням других примірників фотографічних карток і зазначенням на зворотному боці прізвищ та ініціалів заявників.

Фотографічні картки не пізніше наступного дня після надходження порівнюються з фотографічними картками, що є на заявах форми N 1, і при встановленні тотожності зображених на них осіб наклеюються на заявах, де водночас вказується, яким органом внутрішніх справ і коли здійснено вклеювання їх у паспорти.

Якщо при порівнянні фотографічних карток зовнішнім оглядом або ходом експертизи не буде встановлено тотожність зображених на них осіб чи виявлено невідповідність відомостей про власників паспортів, зазначених у повідомленнях, з даними заяв форми N 1, фотокопії таких заяв і повідомлень з фотокартками, що надійшли разом з висновками експертизи (якщо вона проводилась), негайно надсилаються до органів внутрішніх справ, які здійснювали вклеювання фотографічних карток у паспорти, для прийняття необхідних заходів до встановлення особи заявника та причин існуючих розбіжностей.

Про наслідки перевірки і вжиті заходи повідомляються органи внутрішніх справ за місцем видачі паспортів, а про найбільш серйозні факти - також органи СБУ.

33. Паспорти осіб, обвинувачуваних і підозрюваних у вчиненні злочинів, вилучаються тільки у випадках взяття цих осіб під варту або якщо їх паспорти є речовими доказами.

В осіб, взятих під варту, а також засуджених до позбавлення волі, паспорти вилучаються органами дізнання чи попереднього слідства.

Вилучені паспорти заносяться до протоколів обшуку чи виїмки, де вказуються прізвища, ім'я та по батькові громадян, серії і номери паспортів, ким і коли видані.

Якщо в осіб при взятті під варту паспортів не виявилось, органами, які проводили затримання, через адресні бюро чи іншим шляхом з'ясовуються їх серії, номери, ким і коли видані, і вживаються заходи до їх вилучення.

Паспорти заарештованих надсилаються разом із кримінальними справами (в пакетах) за підсудністю (підслідністю) і повертаються власникам під розписку у разі їх звільнення з-під варти.

Паспорти осіб, засуджених до позбавлення волі, після вироку, який набрав законної сили, надсилаються судовими органами у слідчі ізолятори разом з повідомленням про вирок, який набрав законної сили, відносно цих осіб. Паспорти, що надійшли, надсилаються органами внутрішніх справ, на території обслуговування яких знаходяться слідчі ізолятори, для оформлення виписки їх власників, після чого додаються до особових справ засуджених.

Якщо паспорти вилучені не були, судовими органами на повідомленнях про вирок, який набрав законної сили, проставляються відповідні відмітки.

При відправці засуджених із слідчих ізоляторів для відбування покарання до установ виконання покарань, а також при переміщенні їх з одного місця позбавлення волі до іншого паспорти пересилаються разом з особовими справами, при цьому відомості про паспорт (серія, номер, ким, коли виданий) заносяться до опису документів, які зберігаються в конвертах на внутрішньому боці другої обкладинки особових справ засуджених.

При звільненні засуджених з місць позбавлення волі паспорти повертаються їм під розписку на внутрішньому боці другої обкладинки особових справ, про що робляться відмітки на зворотному боці копії довідок про звільнення. Одночасно на зворотному боці довідок про звільнення робляться записи про повернення громадянам паспортів із зазначенням серій і номерів.

34. Паспорти осіб, що знаходяться під вартою, після вироку, який набрав законної сили, надсилаються судовими органами у слідчі ізолятори разом з повідомленнями про вироки, що набрали законної сили, відносно цих осіб. Паспорти, що надійшли, надсилаються до органів внутрішніх справ, на території обслуговування яких знаходяться слідчі ізолятори, для оформлення виписки, після чого додаються до особових справ засуджених.

Якщо умовно засуджені до вироку, який набрав законної сили, знаходились на волі, паспорти разом з іншими документами надсилаються до органів внутрішніх справ за місцем їх проживання. При відсутності в них паспортів суди повідомляють про це органи внутрішніх справ.

35. Особами, які виїжджають на постійне проживання за кордон, а також особами, які вийшли з громадянства України, паспорти здаються до ВВІР чи паспортної служби одночасно з одержанням документів на виїзд за кордон або під час видачі посвідки на проживання.

Такі паспорти погашаються та знищуються в порядку, передбаченому пунктом 37 цієї Інструкції.

36. Здані до органів реєстрації актів громадського стану чи виконкомів сільських, селещних Рад народних депутатів паспорти померлих заносяться до описів форми N 13 (додаток N 10) і не рідше одного разу на місяць надсилаються до органів внутрішніх справ за місцем прописки цих громадян. Виконкоми сільських, селищних Рад народних депутатів до надсилання паспортів оформляють виписку померлих.

До опису заносяться також відомості про померлих, якщо їх паспорти здані не були. При одержанні опису органами внутрішніх справ з'ясовуються відомості про нездані паспорти (серія, номер, ким, коли видані) і вживаються заходи до їх виявлення та вилучення. Якщо паспорти виявити не було можливості, у заявах форми N 1 проставляються відмітки про смерть громадянина і про те, що паспорти вилучені не були, після чого такі заяви вміщуються до архівної картотеки. Якщо паспорти були видані іншими органами внутрішніх справ, до тих органів надсилаються повідомлення за формою N 14 (додаток N 11) з відмітками про смерть власників і про те, що паспорти здані не були.

Органи внутрішніх справ при одержанні з органів реєстрації актів громадянського стану паспортів померлих проводять виписку цих осіб, після чого такі паспорти, а також паспорти, що надійшли з виконкомів сільських, селищних Рад народних депутатів, знищуються в установленому порядку.

37. Гасяться і вважаються недійсними паспорти:

- які обмінюються у зв'язку із зміною прізвища, імені та по батькові або внаслідок інших обставин;

- осіб, які виїхали на постійне проживання за кордон або вибули з громадянства України;

- знайдені, замість яких видані нові;

- померлих громадян;

- зіпсовані під час заповнення.

До знищення паспортів у заявах форми N 1 вказуються дата (місяць, рік) та обставини знищення кожного з таких паспортів. Якщо знищені паспорти видавались іншими органами внутрішніх справ, то до цих органів надсилаються повідомлення форми N 14, на підставі яких у заявах форми N 1 вказується, коли, ким знищені паспорти та обставини знищення, після чого з діючої картотеки такі заяви вилучаються і вміщуються до архівної картотеки.

У випадках знищення паспортів, зіпсованих при заповненні, в книгах форми N 2 проставляється: у графі 3 - відмітка про те, що паспорт зіпсований, з наклеюванням у графі 1 вирізаних із цього паспорта серії й номера; у графі 4 - номер і дата акта про знищення паспорта.

Знищення недійсних паспортів здійснюється шляхом їх спалення не рідше одного разу на місяць за актом комісії, призначеної начальником органу внутрішніх справ. Комісія до знищення паспортів перевіряє внесення до заяв форми N 1 відміток про знищення кожного з них, а також надсилання повідомлень про це у випадках, коли такі паспорти видавались іншими органами внутрішніх справ.

В актах зазначаються серії та номери паспортів, прізвища та ініціали громадян, а також відомості про те, ким та коли були видані паспорти. Акти затверджуються начальником органу внутрішніх справ або його заступником.

38. Бланки паспортів є документами суворої звітності, облік і зберігання яких організуються таким чином, щоб запобігти їх втратам і крадіжкам.

В ГУ МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управліннях МВС України в областях і м.Севастополі такі бланки повинні зберігатися на спеціальних складах (у коморах), під які відводяться сухі ізольовані приміщення з надійними стінами, засувами й вікнами, захищеними гратами і заблокованими охоронною сигналізацією, підключеною до пульта централізованого нагляду міліції. На кожному складі необхідно мати протипожежні засоби.

В органах внутрішніх справ бланки суворої звітності зберігаються в сейфах або вогнетривких шафах (ящиках), розташованих у приміщеннях чергових частин або паспортної служби і заблокованих пожежно-охоронною сигналізацією, підключеною до чергових частин або пульта централізованого нагляду міліції.

У неробочий час склади і сейфи (шафи, ящики) з бланками паспортів і перепусток опечатуються.

Доступ у склади або сховища мають тільки особи, що відають обліком і зберіганням бланків, а також їх прямі начальники і працівники, які перевіряють стан зберігання й обліку бланків, у присутності осіб, що відають зберіганням бланків.

Відповідальність за зберігання й облік бланків паспортів покладається на начальників паспортної служби, а також осіб, безпосередньо здійснюючих функцій зберігання й обліку цих документів.

39. При прийманні бланків паспортів перевіряються стан і цілісність упаковок і пломб Держзнака України, відповідність кількості отриманих бланків паспортів їх кількості, зазначеній у супровідних документах, відповідність зазначених на наклейках Держзнака України номерів і серій номерам і серіям, установленим для даного регіону.

Розпечатання пачок, перегляд і перевірка бланків паспортів провадиться комісіям, які призначаються начальниками органів внутрішніх справ.

Якщо при прийманні бланків виявляються порушення упаковок або пломб, проводяться розпечатання пачок і перевірка окремо кожного бланка паспорта.

У випадках нестачі бланків паспортів і виявлення дефектних бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, наявність дубльованих номерів, непрошиті, зі скошеним шифром у тексті, неправильно зброшуровані, за серіями і номерами не відповідні наклейкам Держзнака України на пачках, не належать даному регіону) складаються акти у 2-х примірниках. Перші примірники актів із доданням наклейок Держзнака України і дефектних бланків, а у випадках нестачі бланків - зовнішньої і внутрішньої упаковок та обов'язки з пломбою, надсилаються до управлінь (відділів) паспортної, реєстраційної та міграційної роботи ГУ МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях і м.Севастополі для подальшої пересилки постачальнику (фабриці Держзнака України). Другі примірники актів є підставою для списання бланків за книгами обліку.

40. Відпуск органам внутрішніх справ бланків паспортів зі складів ГУ МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях і м.Севастополі відбувається за скріпленими гербовою печаткою накладними форми N 34 (додаток N 12) після пред'явлення вимог і доручень , відповідно оформлених і засвідчених підписами начальників органів внутрішніх справ.

Пересилка бланків паспортів здійснюється через Головне управління державної фельд'єгерської служби України при Міністерстві зв'язку України в упаковках, що гарантують їх збереження.

В окремих випадках дозволяється перевезення бланків паспортів у супроводі озброєних працівників міліції.

Працівники, яким довірено перевезення бланків паспортів, попереджаються, що, одержавши бланки, вони зобов'язані негайно відбути до місця призначення. Їм забороняється передоручати бланки паспортів іншим особам і виконувати будь-які інші доручення, хоча б і службового характеру.

Перевезення бланків паспортів працівниками, не забезпеченими транспортом, забороняється.

41. Бланки паспортів оприбутковуються в ГУ МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управліннях МВС України в областях і м.Севастополі за книгами прибутків і видатків форми N 35 (додаток N 13) при надходженні, у паспортній службі органів внутрішніх справ - за книгами форми N 2 (додаток N 2) при розпечатуванні упаковок Держзнака України.

Витрачені бланки паспортів списуються у видаток за цими ж книгами. Підставою для списання є: в ГУ МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управліннях МВС України в областях і м.Севастополі - накладні, у паспортній службі органів внутрішніх справ - заяви форми N 1 на видані паспорти, копії листів на повернення дефектних і акти про знищення зіпсованих бланків.

Книга прибутків і видатків бланків паспортів повинні бути прошнуровані, пронумеровані та скріплені печаткою і підписом осіб, які видають обліком документів.

Записи в книгах здійснюються фіолетовим або чорним чорнилом (пастою) чітко і без помарок. Помилки виправляються шляхом закреслення неправильних записів і внесення нових, про що робляться застереження за підписом особи, яка веде книги. Підчистки в книгах не допускаються.

У випадках втрати чи крадіжки паспортів органами внутрішніх справ проводиться службове розслідування причин втрати чи крадіжки. Матеріали розслідування не пізніше 10-денного строку подаються до ГУ МВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях і м.Севастополі, які про вжиті заходи доповідають МВС України.

42. Спеціальні засоби (чорнило, клей, штемпельна фарба), рельєфні печатки і прилади для проставлення рельєфних відбитків печаток на фотографічних картках у паспортах ураховуються і зберігаються в порядку, встановленому для обліку і зберігання бланків паспортів.

Використання спеціальних засобів з іншою метою, крім передбачених цією Інструкцією цілей, забороняється.