Інструкція про порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

1.1. Ця Інструкція визначає порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку та звітності щодо витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - бланк).

1.2. Бланки є невід’ємною складовою документарного забезпечення процесу державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

1.3. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Державній реєстраційній службі України.

2.1. Організація виготовлення бланків здійснюється Державним підприємством "Інформаційно-ресурсний центр" (далі - ДП "ІРЦ") у централізованому порядку шляхом замовлення їх у спеціалізованого підприємства (далі - поліграфічне підприємство).

2.2. Приймання тиражу виготовлених поліграфічним підприємством бланків здійснюється комісією, яка створюється відповідно до наказу ДП "ІРЦ".

2.3. До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб. До роботи комісії може залучатися представник поліграфічного підприємства, яке виготовило бланки.

2.4. Під час приймання бланків комісія зобов'язана перевірити їх кількість та відповідність серій і номерів, зазначених на пачках, тим, що зазначені у видатковій накладній. Про приймання бланків від поліграфічного підприємства складається акт про прийняття від поліграфічного підприємства бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 1).

2.5. Про прийняття ДП "ІРЦ" на облік бланків до Реєстру спеціальних бланків виписок, витягів, довідок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - Реєстр) вноситься така інформація:

кількість прийнятих бланків;

серія, номер першого бланка;

серія, номер останнього бланка;

дата прийняття на облік бланків;

номер видаткової накладної поліграфічного підприємства;

вартість одного примірника бланка;

місце зберігання бланків;

дата внесення до Реєстру відомостей про бланки.

3.1. Замовником бланків є головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні управління юстиції (далі - замовник).

3.2. Замовлення бланків здійснюється шляхом подання до ДП "ІРЦ" заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 2).

Якщо замовник бажає отримати бланки поштовим зв’язком спеціального призначення, до заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців додається довіреність на одержання цінностей.

3.3. Постачання бланків замовнику здійснюється на підставі заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців на території ДП "ІРЦ" або поштовим зв’язком спеціального призначення.

3.4. Передача та прийом бланків здійснюються з дотриманням норм законодавства з питань бухгалтерського обліку.

3.5. Передача бланків замовнику на території ДП "ІРЦ" здійснюється за видатковою накладною за наявності у представника замовника довіреності на одержання цінностей та паспорта.

3.6. Під час отримання бланків представник замовника зобов'язаний особисто перевірити їх кількість та відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у видатковій накладній.

Якщо бланки передаються у пачках, представник замовника перевіряє їх кількість, а також відповідність серій і номерів, зазначених на пачках, тим, що зазначені у видатковій накладній.

3.7. Про передачу бланків складається акт приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 3) у двох примірниках, один з яких залишається у ДП "ІРЦ", а другий передається замовнику, що отримав бланки.

3.8. У разі передачі бланків замовнику поштовим зв’язком спеціального призначення разом з бланками надсилається акт приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та видаткова накладна у двох примірниках. Один примірник акта приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та видаткової накладної залишається у замовника, а другий повертається до ДП "ІРЦ" протягом п’яти робочих днів з дати його підписання.

3.9. Прийом бланків, які отримані поштовим зв’язком спеціального призначення, здійснюється замовником у порядку, визначеному пунктом 3.6 цього розділу.

3.10. Про постачання бланків ДП "ІРЦ" не пізніше наступного робочого дня з дня їх постачання вносить до Реєстру таку інформацію:

дата передачі бланків;

номер видаткової накладної;

найменування та ідентифікаційний код замовника за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

кількість переданих бланків;

серія та номер першого переданого бланка;

серія та номер останнього переданого бланка;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка передала бланки;

посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, що отримала бланки;

номер та дата видачі довіреності, за якою прийняті бланки.

4.1. Облік бланків ведеться:

ДП "ІРЦ" - облік отримання бланків від поліграфічного підприємства, постачання бланків замовникам, облік недійсних бланків у Реєстрі;

замовниками - облік надходження бланків та їх передача посадовим особам структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби України, - у журналі обліку оприбуткування бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 4);

державними реєстраторами юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - державні реєстратори) - облік отримання та витрачання бланків - у журналі обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (відповідно до пункту 4.3 цього розділу);

посадовими особами з питань реєстрації громадських об'єднань - облік отримання та витрачання бланків - у журналі обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 5).

4.2. Журнал обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців містить відомості про:

4.2.1. Постачання бланків замовнику:

найменування замовника;

дата постачання бланків замовнику;

дата та номер акта приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

бланки, які передані замовнику (серія та номери бланків, кількість бланків, загальна вартість бланків).

4.2.2. Отримання бланків державним реєстратором:

дата отримання бланків державним реєстратором;

бланки, що отримані державним реєстратором (серія та номери бланків, кількість бланків, загальна вартість бланків);

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора, який (яка) отримав(ла) бланки.

4.2.3. Витрачання бланків:

серія та номер бланка, який витрачено;

дата витрачання бланка;

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора, який (яка) витратив(ла) бланк;

відомості про те, на що був використаний бланк;

кількість бланків, що залишилися на обліку у державного реєстратора;

кількість бланків, що залишилися на обліку у замовника.

4.2.4. Відомості про недійсні бланки.

4.3. Журнал обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців ведеться державним реєстратором в електронній формі у складі Реєстру.

4.4. Звітування про бланки здійснюється державним реєстратором за допомогою Реєстру.

4.5. Звітування про бланки здійснюється з використанням таких кодів витрачання бланків:

1 - використаний при виготовленні документа;

2 - зіпсований при виготовленні документа;

3 - пошкоджений при зберіганні;

4 - втрачений (викрадений);

5 - дефектний;

6 - відсутній.

4.6. Посадові особи з питань реєстрації громадських об'єднань відповідають за своєчасність унесення інформації до журналу обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та їх достовірність.

5.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені при зберіганні, дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки), викрадені (втрачені).

5.2. Про виявлення відсутніх, дефектних або пошкоджених при зберіганні бланків складається відповідний акт:

ДП "ІРЦ" - щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

замовником - щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

5.3. Списання та знищення недійсних бланків забезпечує:

керівник ДП "ІРЦ" - щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

керівник замовника - щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

5.4. Списання та знищення бланків здійснюються комісією у складі не менше ніж трьох осіб, про що складається акт про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні (додаток 6), який затверджується керівником ДП "ІРЦ"/замовника. Персональний склад комісії затверджується наказом ДП "ІРЦ"/замовника.

5.5. В акті про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні, проти кожного зіпсованого, пошкодженого або дефектного бланка наклеюються вирізані у відповідному бланку серія й номер.

5.6. Зіпсовані, пошкоджені та дефектні бланки знищуються замовником шляхом подрібнення або спалювання.

6.1. Інвентаризація бланків, які зберігаються у ДП "ІРЦ" та замовника, проводиться не рідше одного разу на рік.

6.2. Інвентаризація бланків також проводиться у разі:

зміни особи, відповідальної за зберігання бланків;

стихійного лиха, пожежі;

виявлення пошкодження, втрати облікової документації;

встановлення факту розкрадання бланків.

7.1. Для обліку та звітності витрачання бланків утворюється і ведеться Реєстр.

7.2. Держателем Реєстру є Державна реєстраційна служба України, яка забезпечує його функціонування.

7.3. Адміністратором Реєстру є ДП "ІРЦ", яке здійснює заходи із створення та супроводження програмного забезпечення Реєстру, надає доступ до Реєстру, забезпечує матеріально-технічне та технологічне забезпечення ведення Реєстру, збереження та захист даних, що містяться у Реєстрі.

7.4. Реєстр організовується таким чином, щоб була можливість отримати інформацію про статус кожного бланка (виданий; використаний при виготовленні документа; зіпсований при виготовленні документа; пошкоджений при зберіганні; втрачений (викрадений); дефектний; відсутній).

7.5. Унесення даних до Реєстру здійснюється:

ДП "ІРЦ" - даних про прийняття на облік бланків, їх постачання замовникам, недійсні бланки щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

державними реєстраторами - даних про використання бланків при виготовленні документа, недійсні бланки щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

7.6. Підставою для внесення відомостей до Реєстру є:

використання бланка для оформлення виписки, витягу або довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

видаткова накладна на приймання та видачу бланків;

акт про виявлення відсутніх, пошкоджених при зберіганні та дефектних бланків виписки, витягу та довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

акт про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання або дефектні;

акт про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців втраченими (викраденими);

акт про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

7.7. ДП "ІРЦ" відповідає за своєчасність унесення до Реєстру даних, передбачених абзацом другим пункту 7.5 цього розділу, та їх достовірність.

7.8. Державні реєстратори відповідають за своєчасність унесення до Реєстру даних, передбачених абзацом третім пункту 7.5 цього розділу, та їх достовірність.

8.1. Бланки повинні зберігатись у металевих шафах (сейфах) або спеціально обладнаних для зберігання бланків приміщеннях.

8.2. У неробочий час металеві шафи (сейфи), спеціально обладнані для зберігання бланків, приміщення повинні бути опечатані.

8.3. Доступ до бланків мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а у їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевірки їхньої діяльності.

8.4. Зберігання бланків відповідно до законодавство забезпечують:

ДП "ІРЦ" - щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

замовник - щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

8.5. У разі звільнення з посади державного реєстратора або посадової особи з питань реєстрації громадських об'єднань невикористані бланки після проведення інвентаризації передаються новопризначеному державному реєстратору або посадовій особі з питань реєстрації громадських об'єднань за актом приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців. У разі відсутності новопризначеного державного реєстратора бланки передаються комісії, яка створюється відповідно до наказу замовника.

До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб (державний реєстратор або посадова особа з питань реєстрації громадських об'єднань (у разі наявності) та працівники замовника).

8.6. У разі виявлення факту втрати (викрадення) бланків особа, що відповідає за зберігання бланків, зобов’язана у той самий день повідомити про це органи внутрішніх справ за місцем їх викрадення для вжиття заходів щодо їх розшуку та внести відповідні відомості до Реєстру.

8.7. За кожним фактом втрати (викрадення) бланків призначається службова перевірка.

8.8. Після завершення службової перевірки обставин втрати (викрадення) бланків складається акт про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців втраченими (викраденими).

9.1. Замовники можуть передавати бланки між собою, про що складається акт про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців у трьох примірниках, один з яких не пізніше наступного робочого дня після його підписання надсилається ДП "ІРЦ" для внесення відповідних змін до Реєстру.

Передача бланків від одного замовника іншому здійснюється за видатковою накладною за наявності у представника замовника, якому передаються бланки, довіреності на одержання цінностей та паспорта.

9.2. Акти про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, акти про виявлення відсутніх, пошкоджених при зберіганні та дефектних бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, акти про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні, акти про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців втраченими (викраденими) зберігаються протягом п’яти років, а після закінчення цього строку знищуються у встановленому порядку.