Про затвердження Інструкції про розгляд звернень громадян та організацію особистого прийому громадян у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

Згідно із Законом України "Про звернення громадян" , Указом Президента України від 07.02.2008 № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" , постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації"

1. Затвердити Інструкцію про розгляд звернень громадян та організацію особистого прийому громадян у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства:

2.1. Спільно з Департаментом управління персоналом та документального забезпечення організувати опрацювання Інструкції працівниками структурних підрозділів.

2.2. Запровадити ведення діловодства, порядок розгляду звернень громадян та організацію особистого прийому громадян у суворій відповідності до Інструкції, затвердженої цим наказом, а також організацію зберігання справ після опрацювання та передачу їх до архіву.

2.3. Здійснювати персональний контроль за виконанням документів з питань розгляду звернень громадян та організацію особистого прийому громадян.

3. Департаменту управління персоналом та документального забезпечення (Прокопенко І.О.) забезпечити подання наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В.О.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07.02.2008 № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" , постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" .

1.2. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і особистий прийом громадян є важливою ділянкою роботи Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство).

1.3. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян необхідно забезпечувати поважне ставлення до людей, уважний підхід до їхніх потреб та запитів.

1.4. Усі звернення громадян, які надходять до Міністерства, підлягають обов’язковій класифікації згідно зі статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" : пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги. Подальший їх розгляд та вирішення здійснюються з урахуванням особливостей їх розгляду, встановлених статтями 14, 15 та 16 зазначеного Закону.

2.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються та вирішуються уповноваженими посадовими особами Міністерства, за потреби - із залученням фахівців підприємств, що належать до сфери управління Міністерства.

2.2. Діловодство, пов’язане з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями), скаргами громадян, ведеться окремим індексом (99) в електронній базі обліку документів і покладається на відділ з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення Міністерства (у частині попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян, їх формування та зберігання).

У зверненні зазначаються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки, підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання вимог згідно зі статтею 5 Закону України "Про звернення громадян" , повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян". Копія такого звернення залишається у провадженні того органу чи установи, до якого(ої) звернувся заявник.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" , та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

2.3. На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампа Міністерства, на якому вказуються дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами звернення.

2.4. Усі пропозиції, заяви, скарги, що надійшли, приймаються та централізовано реєструються в день їх надходження у реєстраційно-контрольній картці електронної бази обліку документів, в тому числі документи, подані на особистому прийомі.

2.5. Повторними вважаються звернення, в яких:

2.5.1 оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до Міністерства;

2.5.2 повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась;

2.5.3 не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;

2.5.4 звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні попереднього звернення.

2.6. Повторні звернення реєструються так само, як і попередні. При цьому у контрольно-обліковій картці робиться позначення "Повторно" з усіма попередніми даними про листування.

2.7. Уповноважена посадова особа зобов’язана ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які припустилися порушення прав громадянина, вживаються відповідні заходи реагування.

2.8. Усе листування щодо звернень громадян ведеться за номерами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на службових бланках Міністерства.

2.9. Документи у справах розміщуються у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу.

Схоронність документів і листування за зверненнями громадян до центрального апарату Міністерства забезпечується у відділі з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

2.10. Строки зберігання документів (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг) визначаються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016 (із змінами).

3.1. Посадові особи Міністерства при розгляді звернень громадян зобов’язані уважно розібратися по суті порушених у зверненні питань, у разі потреби вимагати у співвиконавців матеріали їх перевірки, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення порушених автором звернення питань, з’ясування й усунення причин та умов, які спонукають заявників скаржитись.

3.2. Рішення, які приймаються за зверненнями, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.

3.3. Заявник має право ознайомлюватися з матеріалами перевірок та брати в них участь.

3.4. Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян" .

Звернення розглядаються й вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівництво Міністерства установлює термін, потрібний для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

3.5. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення та вжито відповідних заходів щодо його виконання, заявника повідомлено про результати перевірки звернення і прийняте рішення.

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення, вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги або надання повної відповіді.

3.6. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку дається тим органом, який його отримав і до компетенції якого належить розв’язання порушених у зверненні питань, за підписом керівників або осіб, яким надано право підпису.

Пропозиції, заяви та скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються керівниками Міністерства особисто.

Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому зазначаються заходи, які вживались Міністерством для перевірки цього звернення.

3.7. Міністерство розглядає звернення громадян без стягнення за це плати.

4.1. Особистий прийом громадян у Міністерстві згідно з графіком проводять Міністр, заступники Міністра, керівники та посадові особи, які мають право приймати рішення з питань, що належать до їх компетенції.

4.2. Графік особистого прийому громадян керівниками Міністерства розміщено в адміністративних будівлях Міністерства та оприлюднено на веб-сайті.

4.3. Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються в загальному порядку. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі немає можливості, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину на його бажання повідомляється письмово або усно.

4.4. Для особистого прийому громадян у Міністерстві створено Громадську приймальню.

4.5. Попередній запис на особистий прийом до уповноважених посадових осіб Міністерства здійснюється посадовими особами відділу з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення Міністерства.

4.6. В особистому прийомі громадян можуть брати участь їхні представники, повноваження яких оформлено в установленому законом порядку.

4.7. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом громадян, для забезпечення кваліфікованого розв’язання порушених відвідувачем питань може залучити до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів Міністерства або одержати від них потрібну інформацію.

4.8. Особи, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на особистий прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

4.9. Особистий прийом громадян проводиться від імені Міністерства і починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з даного питання громадянин уже звертався до Міністерства, то перед початком бесіди вивчаються наявні матеріали.

4.10. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості розв’язуються під час особистого прийому. Особа, яка веде прийом, керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

4.10.1 задовольнити прохання чи вимогу й повідомити громадянина про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

4.10.2 відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;

4.10.3 прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв’язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і строк розгляду його звернення;

4.10.4 якщо розв’язання питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції Міністерства, посадова особа, яка веде особистий прийом, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи слід звернутися для його вирішення, та по можливості надає в цьому допомогу (повідомляє адресу, номер телефону тощо).

5.1. Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов’язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.

5.2. Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об’єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших протиправних дій, тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.

6.1. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, системно аналізуються з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи Міністерства.

6.2. За результатами аналізу складається довідка з конкретними пропозиціями керівництву Міністерства про подальше вдосконалення організації роботи зі зверненнями та особистим прийомом громадян.

6.3. Керівництво Міністерства здійснює безпосередній контроль за роботою з питань звернень та особистого прийому громадян.

6.4. Керівники структурних підрозділів Міністерства здійснюють безпосередній контроль за додержанням законодавства щодо розгляду звернень громадян.

6.5. При здійсненні контролю звертається увага на терміни й повноту розгляду порушених питань, об’єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і надання відповідей заявникам.

6.6. Якщо взяте на контроль звернення не може бути розглянуто в установлений термін, виконавець заздалегідь, але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення цього терміну, доповідає про це особі, яка здійснює контроль, і порушує питання про продовження терміну в межах, установлених законодавством про звернення громадян. Про продовження зазначених термінів своєчасно інформуються органи чи посадові особи, яких слід про це сповіщати, а у випадку, коли одночасно продовжується термін розгляду самого звернення, то й автори звернень.

6.7. У повідомленнях про наслідки розгляду контрольних звернень, які надходять від підприємств, що належать до сфери управління Міністерства, має бути відображено, що конкретно виявлено під час перевірки викладених у зверненні обставин (відомостей); чим підтверджуються або спростовуються докази заявника; якщо виявлено порушення, недоліки або зловживання, яких заходів вжито щодо їх усунення; коли заявникові надана відповідь.

6.8. Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які відповідають за їх своєчасний і правильний розгляд. Попередні відповіді на звернення, взяті під контроль, не є підставою для зняття їх з контролю.

6.9. Стан роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому, а також окремі заяви і скарги, при розгляді яких допущено формалізм, байдужість і тяганину, у разі потреби розглядаються на засіданні колегії, апаратних нарадах Міністерства із заслуховуванням керівників структурних підрозділів, установ, організацій, підприємств, що належать до сфери його управління.

Керівництвом Міністерства в подальшому здійснюється суворий контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень, що надходять, та результатами вирішення порушених у них питань; посилюватиметься вимогливість до керівників підрозділів щодо їх персональної відповідальності за належну організацію роботи зі зверненнями громадян.