Про затвердження Інструкції з організації обліку, руху та зберігання матеріалів досудового розслідування у кримінальному провадженні, яке здійснюється слідчими органів прокуратури

Відповідно до пункту 1 розділу XI "Перехідні положення" Кримінального процесуального кодексу України , Закону України "Про прокуратуру" , з метою приведення нормативно-правових актів органів прокуратури у відповідність до вимог законодавства, удосконалення обліку, руху, зберігання матеріалів досудових розслідувань, а також запобігання розголошенню відомостей досудового розслідування

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку, руху та зберігання матеріалів досудового розслідування у кримінальному провадженні, яке здійснюється слідчими органів прокуратури, що додається.

2. Управлінню спеціальних розслідувань Генеральної прокуратури України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України у встановленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника та заступників Генерального прокурора, заступника Генерального прокурора - Головного військового прокурора, керівників регіональних та військових прокуратур.

1. Ця Інструкція визначає порядок обліку, руху, зберігання, інвентаризації матеріалів досудового розслідування та інших матеріальних носіїв інформації (далі - матеріали досудових розслідувань) у кримінальному провадженні, яке здійснюється слідчими органів прокуратури.

Передача (транспортування), облік, користування, зберігання (схоронність), виготовлення (у тому числі копій та витягів) матеріалів досудового розслідування, які містять секретну інформацію, здійснюються відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці.

2. Організація обліку, руху та зберігання матеріалів досудового розслідування у слідчих підрозділах Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратурах покладається на начальників відповідних слідчих відділів та управлінь, у військових прокуратурах гарнізонів - на їх керівників.

3. Належне зберігання матеріалів досудового розслідування у кримінальному провадженні, що здійснюється, а також у кримінальному провадженні, що зупинене, забезпечує слідчий, що здійснює (здійснював) досудове розслідування у цих кримінальних провадженнях. Під час досудового розслідування у кримінальному провадженні групою слідчих - слідчий, якого визначено старшим слідчої групи.

4. Належне зберігання матеріалів досудового розслідування після передачі прокурору до надання їх суду чи повернення слідчому забезпечує прокурор, який здійснює нагляд за додержанням законів під час проведення досудового розслідування у формі процесуального керівництва досудовим розслідуванням (далі - прокурор).

1. Кожен слідчий (старший слідчий групи слідчих) веде в електронній формі книгу обліку матеріалів досудового розслідування та інших матеріальних носіїв інформації у кримінальному провадженні (далі - Книга обліку матеріалів) (додаток 1), до якої вносить відомості про:

номер кримінального провадження;

дату внесення відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань;

кваліфікацію правопорушення;

дату першого повідомлення про підозру;

прізвище, ім’я, по батькові підозрюваного;

наявні документи про особу підозрюваного;

дату виготовлення копій матеріалів досудового розслідування шляхом сканування з паперових носіїв (у разі здійснення зазначених дій);

граничні строки розслідування;

підстави і дату передачі (надання) матеріалів досудового розслідування іншій службовій особі чи учаснику кримінального провадження;

прізвище, ім’я, по батькові, посаду або процесуальний статус особи, якій передаються (надаються) матеріали досудового розслідування;

повернення матеріалів досудового розслідування (ким та коли повернуто, у повному обсязі чи частково).

2. У разі зміни слідчого (старшого слідчого групи слідчих) через задоволення заяви про відвід, звільнення з посади або з іншої причини, що унеможливлює подальше здійснення ним досудового розслідування, такий слідчий протягом доби з часу припинення повноважень складає акт приймання-передавання матеріалів досудового розслідування (додаток 2), який разом із матеріалами досудового розслідування передає керівнику органу досудового розслідування для його підписання та негайної організації подальшого здійснення досудового розслідування.

3. Керівник органу досудового розслідування (особа, яка виконує такі обов’язки) до підписання акта приймання-передавання матеріалів досудового розслідування перевіряє:

наявність підписаного слідчим опису, прошитих та пронумерованих матеріалів;

наявність і стан долучених матеріальних носіїв інформації (у тому числі додатків у вигляді фототаблиць, схем, електронних носіїв).

У разі встановлення недоліків упродовж трьох діб слідчий забезпечує їх усунення.

Результати перевірки засвідчуються підписами слідчого, який передає документи, та керівника органу досудового розслідування в акті приймання-передавання, один примірник якого долучається до номенклатурної справи, інший - залишається у слідчого, який передав документи.

4. Якщо слідчий з об’єктивних причин не може скласти такий акт, керівник органу досудового розслідування (особа, яка виконує його обов’язки) створює комісію (до складу якої, крім керівника, входять двоє працівників зазначеного структурного підрозділу), що здійснює вилучення зі службового кабінету слідчого матеріалів досудового розслідування зі складанням відповідного акта в одному примірнику, який долучається до номенклатурної справи. Вилучені матеріали досудового розслідування невідкладно передаються керівнику органу досудового розслідування для організації подальшого досудового розслідування.

У разі встановлення факту відсутності матеріалів досудових розслідувань, експертиз, матеріальних носіїв інформації керівник органу досудового розслідування негайно (не пізніше доби) письмово (рапортом) повідомляє про це керівника відповідного органу прокуратури, у складі якого функціонує орган досудового розслідування, для вирішення ним питання щодо ініціювання службового розслідування.

Керівник органу досудового розслідування після підписання акта приймання-передавання матеріалів досудового розслідування або отримання матеріалів досудового розслідування відповідно до абзацу першого цього пункту невідкладно організовує здійснення подальшого досудового розслідування.

5. Матеріали досудового розслідування за межі органу досудового розслідування надсилаються із супровідним листом, який підписується керівником органу досудового розслідування (його заступником згідно з розподілом обов’язків) та реєструється у службі діловодства відповідно до вимог законодавства з питань діловодства. Копії супровідних листів долучаються до відповідного наглядового провадження.

Матеріали досудового розслідування перед надсиланням мають бути належно оформлені (містити внутрішній опис документів з переліком матеріальних носіїв інформації, що зберігаються у них, пронумеровані аркуші мають бути прошиті та скріплені печаткою "Для пакетів"). На зворотному боці останнього аркуша кожного тому матеріалів досудового розслідування слідчий, який їх оформив, ставить свій підпис із зазначенням посади, дати, кількості підшитих у томі аркушів (цифрами та словами).

6. Передача матеріалів досудового розслідування слідчому, надсилання таких матеріалів за межі органу досудового розслідування здійснюються лише через службу діловодства або працівника, відповідального за ведення діловодства у структурному підрозділі, в порядку, визначеному чинним законодавством України.

7. Матеріали досудового розслідування, розголошення відомостей про які може вплинути на результати проведення окремих слідчих (розшукових) дій (документи з інформацією про адреси проведення обшуків, прізвища та адреси проживання осіб, з якими планується проведення слідчих дій, тощо), приймаються особисто слідчим із подальшою їх реєстрацією у службі діловодства без розголошення змісту документа іншим особам.

8. У разі потреби слідчий може здійснювати копіювання матеріалів досудового розслідування шляхом сканування з паперових носіїв, їх подальшої комп’ютерної обробки та переведення в електронну форму, про що робить відмітку в Книзі обліку матеріалів.

Відскановані копії на електронних носіях мають бути належно упаковані, засвідчені підписами слідчого, який їх виготовив, та зберігатися разом з матеріалами досудового розслідування у вигляді додатка до паперових матеріалів досудового розслідування згідно з вимогами кримінального процесуального законодавства України.

9. У випадку надання копій документів матеріалів досудового розслідування та матеріальних носіїв інформації учасникам кримінального провадження (захиснику, підозрюваному, обвинуваченому, експертам, спеціалістам та іншим особам відповідно до чинного законодавства України) слідчий вживає заходів до нерозголошення ними відомостей досудового розслідування.

1. Кримінальні провадження, у яких здійснюється досудове розслідування, а також кримінальні провадження, досудове розслідування у яких зупинене на підставі пунктів 1, 2, 2-1, 3 частини першої статті 280 Кримінального процесуального кодексу України , зберігаються слідчими у сейфах або металевих шафах, що замикаються та мають пристрої для опечатування. Ключі від сейфа (металевої шафи) знаходяться безпосередньо у слідчого, а їх дублікати - у керівника органу досудового розслідування (у сейфі).

Забезпечення службових кабінетів слідчих сейфами та металевими шафами покладається на керівника органу досудового розслідування.

2. Забороняється зберігати матеріали досудового розслідування поза службовими приміщеннями органів прокуратури.

3. Матеріали досудового розслідування у закінченому кримінальному провадженні слідчий передає прокурору разом з обвинувальним актом.

1. Матеріали досудового розслідування у кримінальному провадженні, у якому слідчим прийнято рішення про його закриття на підставі частини першої статті 284 Кримінального процесуального кодексу України , після перевірки законності прийнятого рішення прокурором, що здійснює процесуальне керівництво досудовим розслідуванням, у місячний строк передаються слідчим до архіву для подальшого зберігання.

У разі якщо рішення про закриття кримінального провадження прийнято прокурором, матеріали досудового розслідування після повернення їх слідчому передаються ним до архіву у місячний строк для подальшого зберігання.

Наглядове провадження у кримінальному провадженні, у якому прийнято рішення про його закриття, після перевірки прокурором законності прийнятого рішення та залишення його без змін передається ним у місячний строк до архіву згідно з вимогами, визначеними чинним законодавством України.

2. Матеріали досудового розслідування у кримінальному провадженні, у якому прийнято рішення про його закриття, до завершення процедури оскарження прийнятих рішень у судовому порядку можуть зберігатися у сейфах (металевих шафах), що перебувають у службових кабінетах органу досудового розслідування, з дотриманням відповідних умов зберігання та за наявності у керівника органу досудового розслідування дублікатів ключів від сейфів (металевих шаф).

1. Видача з архіву матеріалів досудового розслідування у кримінальному провадженні, у якому прийнято рішення про його закриття, здійснюється особою, відповідальною за їх зберігання (архіваріусом регіональної прокуратури, працівником або керівником підрозділу опрацювання та зберігання документів Генеральної прокуратури України), за письмовим замовленням прокурора або керівника органу досудового розслідування (особи, яка виконує його обов’язки) у таких випадках:

витребування прокурором;

витребування слідчим суддею, судом;

перевірка службової діяльності органу досудового розслідування уповноваженими на те особами;

розгляд звернень, скарг, встановлення місцезнаходження раніше вилучених документів, необхідність вивчення інших окремих питань (у тому числі з науковою метою);

проведення інвентаризації матеріалів досудового розслідування.

2. Матеріали досудового розслідування у кримінальному провадженні, у якому прийнято рішення про його закриття, з архіву прокуратури отримує працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, на підставі письмового замовлення, оформленого відповідно до вимог чинного законодавства України, та передає їх під підпис особі, яка їх замовила (керівнику органу досудового розслідування (його заступнику), прокурору, слідчому).

3. Матеріали досудових розслідувань у закритих кримінальних провадженнях видаються у тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця, передавання їх у постійне користування іншим установам забороняється.

4. В окремих випадках відповідно до судових ухвал, винесених у справах, що перебувають у провадженні слідчих органів прокуратури, архів за письмовою вказівкою керівника прокуратури здійснює вилучення оригіналів матеріалів досудових розслідувань (окремих документів) у кримінальних провадженнях, у яких прийнято рішення про їх закриття, в порядку, визначеному чинним законодавством України.

1. З метою недопущення незаконного знищення чи втрати матеріалів досудових розслідувань уповноважені працівники органу досудового розслідування проводять їх інвентаризацію, яка полягає у звіренні їх фактичної наявності з даними обліку та звітності.

2. Інвентаризація матеріалів досудового розслідування може бути черговою та позачерговою.

3. Чергова інвентаризація проводиться щороку до 15 лютого.

4. Позачергова інвентаризація призначається наказом керівника відповідного органу прокуратури, у складі якого функціонує орган досудового розслідування.

5. Позачергова інвентаризація призначається і проводиться в таких випадках:

зміна керівника органу досудового розслідування;

наявність достовірної інформації про втрату або викрадення матеріалів досудового розслідування;

знищення (пошкодження) матеріалів досудового розслідування унаслідок стихійного лиха чи іншої надзвичайної події;

перевірка порядку і повноти проведення чергової інвентаризації.

6. Для забезпечення проведення інвентаризації наказом керівника відповідного органу прокуратури, у складі якого функціонує орган досудового розслідування, створюється інвентаризаційна комісія, до складу якої входять визначені наказом службові особи органу досудового розслідування та представник служби діловодства прокуратури. У наказі також визначаються особа, яка є головою комісії, порядок і строки проведення інвентаризації, форма і дата доповіді про її результати.

7. Під час інвентаризації перевіряється наявність матеріалів досудового розслідування за Єдиним реєстром досудових розслідувань, звітами, Книгою обліку матеріалів, вивчаються попередні акти інвентаризацій, супровідні листи, що відображають рух кримінальних проваджень.

8. Результати інвентаризації зазначаються в акті інвентаризації матеріалів досудового розслідування (додаток 3), списку наявних матеріалів досудового розслідування (додаток 4), списку відсутніх матеріалів досудового розслідування (додаток 5), які складаються у двох примірниках і підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії.

9. Акт інвентаризації з відповідними додатками надається особі, зазначеній у пункті 4 цього розділу, для прийняття рішення про його затвердження.

Після складання такого акта його перший примірник передається керівнику органу досудового розслідування, у якому відбувалася інвентаризація, другий надсилається ініціатору проведення інвентаризації.

10. У разі виявлення фактів втрати або знищення матеріалів досудового розслідування керівник відповідного органу прокуратури, у складі якого функціонує орган досудового розслідування, призначає службове розслідування в порядку, визначеному законодавством України, під час якого вживаються заходи щодо пошуку втрачених матеріалів досудового розслідування. Про такі факти негайно (не пізніше доби) письмово повідомляється Генеральна інспекція Генеральної прокуратури України.

Для відновлення втрачених або знищених матеріалів досудового розслідування використовується інформація з Єдиного реєстру досудових розслідувань, журналів вхідної та вихідної кореспонденції підрозділів документального забезпечення, наглядових проваджень прокурорів.

Втрачені або знищені матеріали досудового розслідування у кримінальних провадженнях, розпочатих органами досудового розслідування, які перебували на тимчасово окупованих територіях Донецької та Луганської областей, Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, з метою забезпечення національних інтересів України, захисту прав і свобод громадян України за дорученням керівництва Генеральної прокуратури України, суду або заявою учасника кримінального провадження підлягають відновленню органами досудового розслідування, які на цей час здійснюють у них досудове розслідування, із залученням відповідних органів досудового розслідування прокуратур Донецької, Луганської областей та прокуратури Автономної Республіки Крим відповідно до вимог кримінального процесуального законодавства України.