МІНІСТЕРСТВО ЗАХИСТУ ДОВКІЛЛЯ ТА ПРИРОДНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 26.12.2024 № 1754 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
21 січня 2025 року
за № 101/43507
Про затвердження Порядку роботи зі зверненнями громадян та організації їх особистого прийому в Державній службі геології та надр України
( Заголовок із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
Відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа", від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян", від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади" з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державної служби геології та надр України, удосконалення організації розгляду питань, порушених у таких зверненнях, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок роботи зі зверненнями громадян та організації їх особистого прийому в Державній службі геології та надр України, що додається.
2. Департаменту європейської інтеграції, міжнародного співробітництва та кругової економіки (Ольга ЮШКЕВИЧ) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра захисту довкілля та природних ресурсів України Олену КРАМАРЕНКО.
| Міністр | Світлана ГРИНЧУК |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства захисту
довкілля та природних
ресурсів України
26 грудня 2024 року № 1754
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
21 січня 2025 року
за № 101/43507
( Гриф затвердження із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
Порядок
роботи зі зверненнями громадян та організації їх особистого прийому в Державній службі геології та надр України
І. Загальні положення
1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян та організації особистого прийому в Держгеонадрах, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду та ведення діловодства за зверненнями громадян у Держгеонадрах.
( Пункт 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
2. Розгляд звернень громадян в Держгеонадрах є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі, оскарження дій посадових осіб та органів державної влади.
( Пункт 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
3. До рішень, дій (бездіяльності), які можуть бути оскаржені, належать такі у сфері управлінської діяльності Держгеонадрах, внаслідок яких:
( Абзац перший пункту 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);
( Абзац другий пункту 3 розділу I в редакції Наказу Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
створено перешкоди для здійснення громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;
( Абзац пункту 3 розділу I в редакції Наказу Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
незаконно покладено на громадянина які-небудь обов’язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.
4. Реалізація визначених законодавством повноважень Держгеонадр передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання у подальшому таким порушенням.
5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.
6. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані у встановленому Законом України "Про звернення громадян" (далі - Закон) порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.
7. Організація діловодства за зверненнями (пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами) громадян в Держгеонадрах ведеться окремо від інших видів діловодства у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (далі - Інструкція) і покладається на підрозділ (посадових осіб), до функціональних обов’язків якого (яких) віднесено ведення діловодства зі зверненнями громадян (далі - підрозділ із роботи зі зверненнями громадян).
( Пункт 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
8. Ведення діловодства зі зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
9. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду звернень громадян у порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, кримінальним процесуальним, цивільним процесуальним , трудовим законодавством , законодавством про захист економічної конкуренції, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції", "Про виконавче провадження".
( Пункт 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
II. Організація роботи з питань приймання, попереднього опрацювання та реєстрації звернень громадян
( Заголовок розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
1. Звернення громадян, що надходять до Держгеонадр приймаються та реєструються окремо від загального діловодства Держгеонадр в "Системі електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів "Megapolis.DocNet"" (далі - СЕД) в розділі "Письмове звернення громадян", підрозділом із роботи зі зверненнями громадян, яким також здійснюється їх попередній розгляд, та ставляться на контроль в СЕД.
Конверти, у яких надійшли звернення громадян, завантажуються разом зі зверненнями громадян в СЕД.
Реєстрація звернень громадян та встановлення параметрів контролю (за винятком звернень, що не підлягають розгляду) здійснюються у день надходження.
2. Усі звернення громадян, що надходять до Держгеонадр, підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону видами.
3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.
Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Держгеонадр.
Повторні - звернення, у яких:
викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;
оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);
повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надано;
звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);
викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.
Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держгеонадр.
Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держгеонадр з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.
Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.
4. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).
Звернення може бути усним (викладеним громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через телефонну "гарячу лінію" і визначені контактні центри та записане (зареєстроване) посадовою особою) чи письмовим, надісланим засобами поштового зв’язку або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства (у тому числі під час особистого прийому). Письмове звернення також може бути надіслане в електронній формі засобами інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних систем (електронне звернення).
5. У зверненні зазначаються прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, контактні дані та викладаються суть порушеного питання, пропозиції (зауваження), заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути написано розбірливо і підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
Інформація про електронні поштові адреси, на які громадяни можуть направити свої звернення, розміщується на офіційному вебсайті Держгеонадр.
Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу.
Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочі день та час, вихідні і святкові дні, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.
6. Усні звернення громадян, подані за допомогою телефонного зв’язку, підлягають оформленню як такі, що надійшли на телефонну "гарячу лінію" та фіксуються посадовою особою.
У разі якщо громадянин застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.
7. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.
8. Звернення про надання безоплатної правничої допомоги розглядаються в порядку, встановленому Законом України "Про безоплатну правничу допомогу".
Звернення, які надійшли до Держгеонадр з метою отримання первинної правничої допомоги та визначені такими, що не стосуються надання первинної правничої допомоги, розглядаються в порядку, встановленому законодавством.
9. Попереднє опрацювання звернень громадян проводиться підрозділом із роботи зі зверненнями громадян з метою визначення:
належності документа до звернень громадян;
відповідності звернень громадян встановленим статтею 5 Закону вимогам;
ознаки надходження та виду звернень громадян;
суті і короткого змісту звернень громадян;
належності порушених питань до повноважень Держгеонадр;
звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню; відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності дати та підпису заявника; строків виконання звернень.
10. За результатами реєстрації кожному зверненню громадянина присвоюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації.
Реєстраційний індекс звернень громадян формується відповідно до Інструкції.
( Абзац другий пункту 10 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
11. Документи, у яких посилаються на Закон, але за результатами попереднього опрацювання не визначені як звернення громадян, отримують реєстраційний індекс відповідно до законодавства з питань документування управлінської діяльності.
12. Реєстраційний індекс та дата реєстрації звернень проставляються шляхом нанесення штрих-коду, який містить найменування органу, що здійснив реєстрацію, у нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.
13. На вимогу особи, яка подала письмове звернення до Держгеонадр, на першому аркуші копії (другого примірника) звернення наноситься штрих-код. Така копія повертається громадянинові.
14. Під час реєстрації звернень громадян засобами СЕД створюється реєстраційно-контрольна (моніторингова) картка, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення.
15. Розгляд повідомлень про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України "Про запобігання корупції" здійснюється відповідно до цього Закону.
16. Повторні звернення від одного й того самого громадянина щодо одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, розгляду не підлягають.
Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається Головою Держгеонадр на підставі відповідної доповідної записки, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
ІІІ. Розгляд звернень громадян
1. Звернення громадян підлягають розгляду керівництвом Держгеонадр відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
2. Звернення, що надійшли від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" розглядаються Головою Держгеонадр особисто.
Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, внутрішньо переміщені особи, одинокі матері (батьки) та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.
3. Звернення громадян, які для розгляду чи вирішення порушених у них питань по суті надіслані народним депутатом України відповідно до абзацу третього пункту 13 частини першої статті 24 Закону України "Про статус народного депутата України" або направлені депутатом місцевої ради відповідно до частини другої статті 12 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад", розглядаються Держгеонадрами відповідно до Закону.
4. Опрацювання звернень громадян структурними підрозділами Держгеонадр відповідно до резолюції спрямовується на об’єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку та супроводження прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз’яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.
Своєчасність надання достовірної та повної інформації забезпечують керівник самостійного структурного підрозділу та головний виконавець, який готував відповідь.
5. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.
6. Якщо питання, порушені в зверненні, не входять до повноважень Держгеонадр, воно в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
7. Не допускається розголошення одержаних із звернень відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян.
Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.
Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до справи.
8. Відповідь за результатами розгляду звернень громадян в обов’язковому порядку надається заявнику тим органом, який його отримав для розгляду і до компетенції якого входить розв’язання порушених у зверненні питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов’язки.
9. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненнях громадян, доводиться до їх відома з посиланням на Закон і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
10. Відповіді на звернення громадян надаються державною мовою відповідно до вимог Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної".
IV. Строки розгляду звернень громадян
1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня надходження. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.
2. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.
3. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, за рішенням керівництва Держгеонадр встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
4. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.
5. На обґрунтовану письмову вимогу строк розгляду звернення може бути скорочено.
6. Про продовження строку виконання звернень громадян головний виконавець невідкладно інформує підрозділ із роботи зі зверненнями громадян, який на підставі відповідного рішення керівництва Держгеонадр вносить зміни до реєстраційно- контрольної (моніторингової) картки звернення та СЕД.
7. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження до Держгеонадр, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.
V. Організація особистого прийому громадян
1. Особистий прийом громадян здійснюють Голова Держгеонадр, заступники Голови Держгеонадр, а у разі відсутності - уповноважені ними посадові особи та керівники самостійних структурних підрозділів Держгеонадр за попереднім записом у дні та години визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим наказом Держгеонадр (далі - Графік).
2. Інформація про порядок особистого прийому громадян у Держгеонадрах і Графік розміщуються на офіційному вебсайті Держгеонадр та на спеціальних стендах у приміщенні Держгеонадр.
3. Особистий прийом громадян проводиться за адресою: вул. Антона Цедіка, 16, м. Київ, 03057.
Особистий прийом громадян проводиться у приміщенні та/або кабінетах, які та входи/проходи до яких повинні відповідати вимогам, встановленим ДБНВ.2.2-40:2018 "Будинки і споруди. Інклюзивність будівель і споруд. Основні положення".
( Пункт 3-5 розділу V замінено пунктом 3 згідно з Наказом Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів № 124 від 24.01.2025 )
4. Особистий прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", осіб з інвалідністю внаслідок війни, а також інших громадян, які мають встановлені законодавством пільги, здійснюється у першочерговому порядку.
5. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
6. Запис громадян на особистий прийом до Голови Держгеонадр відбувається за умови, якщо порушене громадянином питання не вирішено після особистого прийому заступниками Голови Держгеонадр, керівниками самостійних структурних підрозділів Держгеонадр.
7. Запис громадян на особистий прийом до заступників Голови Держгеонадр, проводиться у разі, коли порушене громадянином питання залишилось не вирішеними по суті після особистого прийому керівниками самостійних структурних підрозділів Держгеонадр відповідно до компетенції.
8. Попередній запис на особистий прийом до Голови Держгеонадр, заступників Голови Держгеонадр та до керівників структурних підрозділів здійснює структурний підрозділ з організації особистого прийому громадян не пізніше ніж за три доби до дня прийому. Попередній запис може здійснюватися засобами телефонного зв’язку.
9. Під час попереднього запису на особистий прийом, з’ясовуються прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, контактний телефон, адреса електронної пошти, чи має громадянин право на позачерговий прийом, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, порушеного заявником, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).
Адреса електронної пошти чи інший засіб зв’язку із заявником зазначається з метою оперативного інформування громадян про час та дату особистого прийому керівництвом Держгеонадр та керівниками самостійних структурних підрозділів.
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
Облік особистого прийому громадян посадовими особами Держгеонадр ведеться у журналі обліку особистого прийому громадян у Державній службі геології та надр України (додаток 1) або в системі електронного документообігу.
Громадянину може бути відмовлено в особистому прийомі у разі повторного його звернення з того самого питання, яке було вирішено по суті під час особистого прийому Головою.
Про відмову у записі та її причини громадянинові надаються відповідні роз’яснення працівником відповідального підрозділу, який проводить запис.
10. Для запису на особистий прийом осіб з порушенням слуху та мовлення на офіційному вебсайті Держгеонадр розміщується форма, до якої зазначені особи повинні внести інформацію про себе та питання, що ними порушуватимуться перед посадовою особою Держгеонадр, з урахуванням вимог, встановлених абзацом першим та другим пункту 9 цього Порядку, в тому числі шляхом прикріплення відеозвернення жестовою мовою, а також інформацію про необхідність наявності під час особистого прийому перекладача жестової мови.
При цьому, якщо особа з порушенням слуху та мовлення повідомить про необхідність присутності під час особистого прийому перекладача жестової мови, то обов’язок щодо залучення зазначеного перекладача покладається на відповідальний підрозділ Держгеонадр.
11. Структурний підрозділ з організації особистого прийому громадян готує список громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Держгеонадр, та подає до самостійних структурних підрозділів Держгеонадр матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення, опрацювання та надання інформації у межах повноважень.
12. За добу до проведення особистого прийому громадян службові записки за підписом відповідного керівника самостійного структурного підрозділу про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян передають посадовій особі, що проводить особистий прийом.
13. Забороняється відмова громадянинові у записі на особистий прийом через його расу, колір шкіри, політичні, релігійні та інші переконання, стать, вік, інвалідність, етнічне то соціальне походження, громадянство, сімейний та майновий стан, місце проживання, мовні або інші ознаки, які були, є та можуть бути дійсними або припущеними.
Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на особистий прийом, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.
14. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та повноваження.
У прийомі громадян з порушенням слуху та мовлення також мають право брати участь перекладачі жестової мови, які прийшли із зазначеною особою, або за згодою особи з порушенням слуху та мовлення.
Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.
15. Під час особистого прийому громадян відомості щодо кожного заявника вносяться до картки обліку особистого прийому громадян у Держгеонадра (додаток 2) та журналу обліку особистого прийому громадян у Держгеонадра за визначеною формою.
16. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення поставлених питань посадова особа, яка здійснює особистий прийом, може залучати до їх розгляду працівників відповідних самостійних структурних підрозділів Держгеонадр, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Держгеонадр, одержувати від них необхідну інформацію у порядку, визначеному законодавством.
17. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові надається письмова відповідь.
Письмове звернення, подане громадянином на особистому прийомі, реєструється та розглядається відповідно до законодавства.
У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може здійснити письмовий виклад змісту питань, що порушуватимуться перед посадовою особою Держгеонадр, оформлення такого письмового викладу питань здійснює працівник відповідального підрозділу із обов’язковим зазначенням у зверненні відповідної інформації та своїх імені та прізвища, посади, контактного телефону та надання копії звернення особі, яка його подала.
18. У разі якщо заявник після проведення особистого прийому не вимагає письмової відповіді, вона не надається, про що робиться відмітка у журналі обліку особистого прийому громадян у Держгеонадрах та картці обліку особистого прийому громадян у Держгеонадрах.
19. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому громадян керівництвом Держгеонадр, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом, у разі її відсутності - посадової особи, яка виконує її обов’язки.
У разі проведення особистого прийому керівниками самостійних структурних підрозділів Держгеонадр відповідь на звернення надається за підписом керівництва Держгеонадр, яке згідно розподілу функціональних повноважень координує роботу самостійного структурного підрозділу.
20. Звернення, подані під час особистого прийому громадян, у Держгеонадрах, невідкладно передаються до уповноваженого структурного підрозділу відповідального за організацію особистого прийому громадян, для реєстрації.
21. Облік прийому громадян керівництвом Держгеонадр та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснює структурний підрозділ з організації особистого прийому.
VI. Формування справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян
1. Формування справ
1. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, тематичним або алфавітним принципом.
2. Контроль за правильністю оформлення, спрямуванням документів до справ, покладається на підрозділ із роботи зі зверненнями громадян.
3. Після закінчення календарного року підрозділ із роботи зі зверненнями громадян із самостійних груп матеріалів формує справи відповідно до законодавства з питань документування управлінської діяльності.
2. Зберігання звернень громадян та матеріалів щодо їх розгляду
1. Відділ відповідальний за зберігання матеріалів звернень громадян (далі - Відділ), забезпечує зберігання матеріалів та їх комплектність.
2. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.
3. Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду підлягають знищенню у встановленому законодавством порядку.
4. Для збереження справ та реєстраційно-контрольних (моніторингових) карток Відділ забезпечується приміщенням для зберігання документів.
5. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
VII. Аналіз та узагальнення інформації щодо стану роботи зі зверненнями громадян
1. Керівники структурних підрозділів апарату Держгеонадр або за їх дорученням інші посадові особи з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи органу, зобов’язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, з метою подальшого кваліфікованого, об’єктивного, всебічного та своєчасного розгляду звернень громадян для забезпечення задоволення їх законних вимог та запобігання випадкам повторних звернень.
2. Інформація за результатами аналізу звернень громадян готується підрозділом із роботи зі зверненнями громадян щороку до двадцятого числа місяця, наступного за звітним періодом.
Додаток 1
до Порядку роботи із зверненнями
громадян та організації їх особистого
прийому в Державній службі геології
та надр України
(пункт 9 розділу V)
Журнал
обліку особистого прийому громадян у Державній службі геології та надр України
( Див. текст )
Додаток 2
до Порядку роботи із зверненнями
громадян та організації їх особистого
прийому в Державній службі геології
та надр України
(пункт 15 розділу V)
Картка
обліку особистого прийому громадян у Державній службі геології та надр України
( Див. текст )