Про затвердження Інструкції про організацію розгляду звернень та проведення особистого прийому громадян у Міністерстві оборони України та Збройних Силах України

2. Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями, готують для керівника органу військового управління, командира військової частини матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок двічі на рік.

3. Керівники структурних підрозділів апарату Міністерства оборони України, Генерального штабу Збройних Сил України, інших органів військового управління, військових частин щокварталу, а також за півріччя та рік до 05 числа місяця, що настає за звітним періодом, подають узагальнену інформаційно-аналітичну довідку про стан роботи зі зверненнями громадян, особистого прийому та вирішення за ними питань у порівнянні з аналогічним періодом минулого року у письмовому та електронному вигляді за окремо визначеною формою до структурного підрозділу Міністерства оборони України, відповідального за організацію розгляду звернень громадян.

4. За результатами узагальнення, аналізу в кожному органі військового управління, військовій частині складається в довільній формі аналітичний звіт, який, крім інформації, зазначеної у довідці про стан роботи зі зверненнями громадян, особистого прийому та вирішення порушених у них питань, повинен містити такі дані:

ужиті заходи щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням;

дані про здійснений особистий прийом громадян керівниками та іншими посадовими особами щодо графіків особистого прийому громадян, у тому числі поза робочим часом і за місцем проживання громадян, та їх дотримання, наявності приміщень для прийому громадян та їх належного обладнання та утримання;

дані щодо звернень громадян, у яких ідеться про недоліки в роботі, оскарження рішень або дій посадових осіб. Кількість скарг на рішення або дії посадових осіб, які підтвердились. Що зроблено за такими зверненнями, які заходи вжито для припинення неправомірних дій та скасування незаконних рішень. Навести приклади:

відомостей про здійснення перевірки стану роботи із зверненнями громадян та з їх особистого прийому;

виявлених фактів порушень Закону України "Про звернення громадян", не вирішених порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до повторного звернення;

як аналізуються та узагальнюються звернення громадян для виявлення причин, що їх породжують;

пропозицій до вдосконалення.

5. Результати аналізу стану роботи із зверненнями громадян та з їх особистого прийому використовуються у ході перевірок роботи підпорядкованих органів військового управління, військових частин і є предметом розгляду на колегіях та оперативних нарадах.

6. Керівник органу військового управління, командир військової частини здійснює контроль за роботою з питань звернень та прийому громадян особисто, через своїх заступників, керівників структурних підрозділів, відділів тощо.

7. Виконавці на підставі контрольних карток, які вони мають, та листування контролюють процес розгляду звернень, направлених до підпорядкованих органів (підрозділів) або установ, і про результати доповідають відповідному керівникові.

8. Копії відповідей заявникам керівниками структурних підрозділів Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, інших органів військового управління, командирами військових частин надсилаються до структурного підрозділу Міністерства оборони України, відповідального за організацію розгляду звернень громадян, у разі, коли відповідь на звернення громадянина виконується за архівними документами, що знаходяться на зберіганні у Галузевому державному архіві Міністерства оборони України, та в результаті чого виконано архівну довідку, архівний витяг чи знято копію, Галузевий державний архів Міністерства оборони України тільки інформує, коли та за якими вихідними реквізитами їх було надіслано заявнику, без надання їх копій. В інших випадках архів направляє копію відповіді заявнику.

9. Якщо взяте на контроль звернення не може бути розглянуто в установлений термін, то виконавець заздалегідь, але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення цього терміну, доповідає про це особі, яка здійснює контроль, і порушує питання про продовження терміну в межах, установлених законодавством про звернення громадян. Про продовження вказаних термінів своєчасно інформуються органи чи посадові особи, яких слід про це сповіщати, а в тому разі, коли одночасно продовжується термін розгляду самого звернення, то й автори звернень.

10. У повідомленнях про наслідки розгляду контрольних звернень, які надходять від підпорядкованих органів військового управління, військових частин, має бути відображено, що конкретно виявлено під час перевірки викладених у зверненні обставин (відомостей); чим підтверджуються або спростовуються докази заявника. Яких ужито заходів щодо усунення порушень, недоліків або зловживань (якщо такі виявлені), коли надана відповідь заявникові.

11. Рішення про зняття звернень з контролю приймають керівники органів військового управління, військових частин, які відповідають за їх своєчасний і правильний розгляд. Попередні відповіді на звернення, узяті на контроль, не є підставою для зняття їх з контролю.

12. Стан роботи за зверненнями громадян (діловодства, особистого прийому) у структурних підрозділах Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, інших органах військового управління, військових частинах перевіряється згідно з Графіком перевірок, який складається на кожне півріччя, структурним підрозділом Міністерства оборони України, відповідальним за організацію розгляду звернень громадян, та затверджується заступником Міністра оборони України (згідно з розподілом обов'язків). Під час перевірки враховуються показники відповідно до Методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630 (із змінами).

У ході перевірок слід усебічно вивчати організацію роботи з питань розгляду усних і письмових звернень громадян та проведення їх особистого прийому, викривати недоліки й подавати практичну допомогу в їх усуненні.

За результатами перевірок складається акт, який підписується членами комісії, доводиться під підпис керівнику органу військового управління, командиру військової частини, що перевірявся, та надається письмова доповідь заступнику Міністра оборони України (згідно з розподілом обов'язків).

Рівень організації роботи із зверненнями громадян у Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України оцінюється за показниками відповідно до Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630 (із змінами).

За результатами проведеної перевірки та оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян складається відповідний звіт та у разі виявлення недоліків надаються рекомендації щодо їх усунення та удосконалення такої роботи.

13. Оцінка службової діяльності відповідних посадових осіб органів військового управління, військових частин дається з урахуванням стану їх роботи із зверненнями громадян та організації їх особистого прийому.

Перевірено на місці __ __________ 20___ р. працівником _____________________________

Дата, реєстраційний індекс документа про виконання ________________________________

Кому надіслано ________________________________________________________________

Результати розгляду звернення

З контролю зняв _______________________________________________________________

Справа _____________________________ Том ___________ Аркушів __________________

У разі використання персонального комп’ютера в діловодстві за зверненнями громадян допускається застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку особистого прийому громадян, що містять усі зазначені та інші необхідні елементи, у послідовності, зручній для застосування на персональному комп’ютері.