Про затвердження Положення про умови зберігання архівних документів

Відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і підпункту 4 пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. N 486/2000,

1. Затвердити Положення про умови зберігання архівних документів (додається).

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України (Рижкова Г.П.) забезпечити реєстрацію цього наказу в Міністерстві юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України (Рижкова Г.П.)

1.1. Це Положення розроблено відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

1.2. Положення встановлює основні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належну збереженість.

Оптимальні умови зберігання архівних документів створюються:

- будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель та приміщень архіву (архівних підрозділів);

- обладнанням будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів;

- застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).

1.3. Вимоги цього Положення є обов'язковими для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду.

Для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають архівні документи, що не входять до складу Національного архівного фонду і не підлягають державній реєстрації, вимоги цього Положення - рекомендовані.

2.1. Архіви, архівні підрозділи (далі - архіви) розміщуються в спеціально збудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях будівель.

Будівництво й реконструкція будівель архіву проводяться відповідно до спеціальної нормативної та проектної документації.

2.2. Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебувають поза зонами затоплення або дії ґрунтових вод, а також віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій, автостоянок тощо), від об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами та пилом (підприємств із шкідливими технологіями, ТЕЦ тощо), торгівельних та інших об'єктів, що можуть створити кризову ситуацію в архіві і навколо нього.

У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у атмосферному повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/куб. м): сірководню - 0,008 (максимальний разовий); хлору - 0,03; сірчистого ангідриду - 0,05; окислів азоту - 0,06; пилу неорганічного, що містить двоокис кремнію - 0,05.

Придатність території для розташування архіву визначається з урахуванням висновку місцевої санітарно-епідеміологічної станції щодо ступеня забрудненості повітря.

2.3. Будівлі архіву мають відповідати будівельним нормативам щодо довговічності основних конструкцій будівлі та їх вогнестійкості, а також мати технічне укріплення відповідно до вимог охоронного режиму.

2.4. Багатоповерхові архівні будівлі оснащуються вантажопідйомними та пасажирськими ліфтами.

2.5. Розміщення документів у пристосованих будівлях і приміщеннях проводиться в установленому порядку після проведення їх експертизи. Експертиза повинна встановити ступінь вогнестійкості будівлі, довговічність її основних конструкцій і міцність міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, стану приміщень будівлі (поверхових, підвальних, горищ), наявність і стан опалювальних і вентиляційних систем. До проведення експертизи залучаються представники архівних, пожежних, охоронних, будівельних, санітарно-епідеміологічних та інших профільних установ і організацій. За підсумками експертизи складається акт.

2.6. Будівлі, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам, приймаються до експлуатації тільки після проведення ремонтно-профілактичних робіт і дезінфекції приміщень.

2.7. Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших. Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будівель, зайнятих службами громадського харчування, харчовими й шкіряними складами, а також організаціями, що застосовують пожежонебезпечні технології.

2.8. У пристосованих для розміщення архівів приміщеннях рекомендується мати систему водяного, парового або повітряного опалення із захисними решітками на батареях і надійною гідроізоляцією стояків і трубопроводів. Не допускається обігрів архівів електричними, газовими та іншими приладами.

2.9. Забороняється розміщення архівів у старих дерев'яних будівлях і будівлях із пічним опаленням, вологими основними та допоміжними приміщеннями, а також у будівлях, що не мають природної вентиляції повітря.

2.10. Комплекс приміщень архіву має складатися з основних і допоміжних приміщень для виконання функціональних завдань архіву щодо зберігання, оброблення, використання документної інформації, а також допоміжних функцій адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру.

2.11. Приміщення основного призначення, їх розташування та обладнання мають забезпечувати раціональний взаємозв'язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання вимог охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки і виробничої санітарії.

2.12. До приміщень архіву основного призначення входять:

- сховища;

- робочі приміщення працівників архіву;

- приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів;

- приміщення для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів;

- приміщення для реставраційно-палітурних робіт;

- приміщення для приготування клеїв і розчинів;

- приміщення для копіювання документів, оброблення плівки;

- приміщення для зберігання облікових документів;

- комплекс читального залу (читальний зал, дільниця видавання документів, дільниця інформаційно-пошукових систем, тимчасове сховище, зал для читання мікрокопій, зал для перегляду кіновідеодокументів). У архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 справ), допускається вивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву;

- науково-довідкова бібліотека;

- методичний кабінет;

- виставковий зал.

2.13. До допоміжних приміщень входять приміщення для приймання їжі, гардероб, вбиральні тощо.

2.14. Кількість приміщень архівного підрозділу з невеликим обсягом документів визначається з урахуванням його функціональних завдань та наявної площі.

2.15. Допускається, як виняток, зберігання архівних документів фізичних осіб у приміщеннях іншого призначення за умови забезпечення їх захисту від несанкціонованого доступу.

3.1. Сховища повинні бути максимально віддаленими від лабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та не мати з ними спільних вентиляційних каналів. Необхідно відділяти сховища від сусідніх приміщень архіву протипожежними перегородками 1-го типу та перекриттям 3-го типу або розміщувати їх в окремих будівлях не нижче 2-го ступеня вогнестійкості. Об'єднання сховищ із робочими приміщеннями будь-якого призначення забороняється.

3.2. Сховища дозволяється розміщувати у приміщеннях з вікнами або без них. У першому випадку слід віддавати перевагу приміщенням з північною орієнтацією вікон. Розміщення сховищ у приміщеннях без вікон дозволяється за умови забезпечення в них штучної чи природної вентиляції повітря з кратністю обміну 2-3, а також встановлення спеціальних систем димовидалення.

3.3. Висота сховищ залежить від технічного устаткування для зберігання документів, але не може бути меншою за 2,25 м до нижньої частини конструкції, що виступає.

3.4. Площа відсіку сховища між протипожежними перегородками не може перевищувати 600 кв. м. З кожного відсіку влаштовують не менше двох виходів. Якщо площа відсіку менша 70 кв. м, дозволяється мати один евакуаційний вихід. У сховищах і приміщеннях для зберігання облікових документів і інформаційно-пошукових систем необхідно встановити протипожежні двері 2-го типу.

3.5. Матеріали, з яких виготовлені покриття стін, підлога та стеля сховища, його обладнання й засоби зберігання документів, не повинні збирати пил, бути його джерелом або виділяти агресивні хімічні речовини.

3.6. У сховищах фоновідеодокументів на магнітній плівці напруженість магнітних полів не повинна перевищувати 400 А/м.

3.7. Сховища мають бути обладнані контрольно-вимірювальними приладами для контролю за температурою і вологістю повітря, охоронною та пожежною сигналізаціями, засобами автоматичного пожежогасіння, вогнегасниками.

3.8. Сховища слід оснащувати системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2-3, очищення від агресивних домішок і пилу та підтримання оптимального температурно-вологісного режиму, а також автоматично відключаються в разі виникнення пожежі.

3.9. У сховищах забороняється прокладати труби водопостачання та каналізації, технологічні або побутові відведення води.

3.10. Сховища повинні мати зручні для евакуації виходи до ліфтів і сходових кліток.

4.1. Сховища мають бути обладнані стаціонарними металевими стелажами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним розчином. Сховища фоновідеодокументів обладнуються стелажами, зробленими з неферомагнітного матеріалу.

У сховищах з оптимальним температурно-вологісним режимом і відповідним перекриттям допускається застосування пересувних металевих стелажів. Як допоміжне або спеціальне обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками й полицями.

У приміщеннях із нерегульованим кліматом і поганою вентиляцією не рекомендується використовувати обладнання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні закриті стелажі та ін.).

4.2. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно до стін з вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюються з урахуванням особливостей приміщення і конструкції обладнання.

Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та систем опалення.

4.3. Стаціонарні стелажі та шафи слід розміщувати за такими нормами:

- відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м;

- проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні, - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали, - не менше 1,1 м);

- відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;

- відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;

- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м.

Ширина проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання.

Конструкція та розміри стелажів і шаф для документів особливого формату (газети, карти, плани, коробки з мікрофільмами тощо) визначаються виходячи з розмірів цих документів. Креслення можуть зберігатися в шафах із висувними ящиками в розгорнутому вигляді або папках. Мікрофільми та кінодокументи - на стелажах Пшеничного або стелажах типу "ялинка". Для карт рекомендується підвісне зберігання на висувних штангах. Для зберігання особливих категорій документів використовуються стаціонарні відсіки-сейфи та спеціальні шафи-сейфи.

У сховищах, висота яких перевищує 4 м, стелажне обладнання розміщується в 2 яруси.

4.4. У пристосованих будівлях висота стелажів визначається з урахуванням висоти приміщення та потужності перекриттів. У сховищах із двох'ярусним розміщенням стелажного обладнання передбачаються між'ярусні перекриття.

4.5. Документи розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонних коробках або інших упаковках.

4.6. Кожна одиниця зберігання має бути спочатку вкладена в негерметичну індивідуальну первинну, а після цього - вторинну упаковку. Вільне переміщення документів усередині упаковки виключається.

4.7. Забороняється використовувати для виготовлення упаковки матеріали, що містять хлор, сірку. У конструкції пакетів і конвертів використовують клеї на основі желатину, полівінілацетату та ацетатцелюлози. Забороняється застосування силікатного, казеїнового й натурального гумового клеїв. Картонні коробки виготовляються з безкислотного картону.

4.8. Кінодокументи та мікрофільми забезпечуються захисними ракордами, намотуються на сердечники фотографічним шаром назовні й укладаються в металеві коробки. Намотка має бути щільною, з рівними краями.

Касети з відеодокументами зберігаються в заводській упаковці-футлярі (із пластмаси, картону тощо).

Фотодокументи на склі чи плівці упаковуються в конверти відповідного розміру з прозорого (калька) або чорного паперу, що не містить шкідливих для фотошару домішок.

Фотодокументи з паперовою основою (позитиви) зберігаються в папках, виготовлених із відповідних сортів паперу.

Позитиви в фотоальбомах необхідно додатково захистити тонкими прокладками з відповідних сортів паперу.

Документи на магнітній плівці забезпечуються ракордами, намотуються на сердечники котушки чи касети відповідного розміру, упаковуються в заводську коробку.

Оригінали магнітних фонограм кінодокументів укладаються в металеві коробки.

Грамофонні оригінали загортаються в конденсаторний папір і укладаються в картонні конверти з підкладкою з м'якого матеріалу (фланелі, байки) на одному з внутрішніх боків і вміщуються в коробку з цупкого картону.

Грамплатівки вміщуються в пакети з поліетиленової плівки та в паперові конверти. Партія грамплатівок згідно з їх архівними номерами вкладається в картонні або фанерні коробки.

Компакт-диски зберігаються в заводській упаковці, укладеними в коробки.

Воскові валики вкладаються в картонні циліндричні футляри з внутрішньою підкладкою з м'якого матеріалу.

4.9. У процесі зберігання кінофотофоновідеодокументів слід здійснювати регулярний контроль за станом їх упаковки. У разі виявлення пошкоджень, корозії, деформації упаковка підлягає негайній заміні.

5.1. Освітлення приміщень архівів здійснюється лампами розжарювання в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею. Дозволяється застосування люмінесцентних ламп з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектра.

5.2. У сховищах та інших приміщеннях, де проводиться робота з документами, природне освітлення допускається за умови обов'язкового захисту документів від прямого попадання сонячних променів. Захист документів від дії світла забезпечується шляхом зберігання документів у відповідній упаковці та встановлення на вікнах світлорозсіювачів, розсувних металевих віконниць, щільних штор тощо.

5.3. Освітлення на вертикальній поверхні стелажів і шаф на висоті 1 м від підлоги не повинно перевищувати 20-50 лк, проходів - 50 лк, робочих столів - 100 лк.

5.4. Захист документів від руйнівної дії світла повинен забезпечуватися в усіх приміщеннях архіву незалежно від виду робіт з документами.

6.1. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних устаткуванням для кондиціювання повітря, мають відповідати нормам, зазначеним у таблиці.

6.2. У разі вимушеного зберігання різних документів у одному сховищі слід дотримуватися найнижчих значень температури і відносної вологості.

6.3. У приміщеннях з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації температурно-вологісного режиму зберігання із застосуванням раціонального режиму опалювання і провітрювання приміщень, а також технічних засобів зволоження або осушення повітря.

6.4. При зберіганні документів необхідно уникати різких коливань (сезонних та впродовж однієї доби) температури (+-5 град. C) і відносної вологості повітря (+-10%).

При тривалому порушенні режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до 80-90%, вживаються заходи щодо його нормалізації (інтенсивне провітрювання, осушення сховища).

6.5. Під час технологічного оброблення документів дозволяється їх тимчасове зберігання (до 2 міс.) у приміщеннях із нерегульованим температурно-вологісним режимом при температурі 20 +-5 град. C та відносній вологості повітря 50 +-10%.

6.6. Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів кімнатного та зовнішнього повітря.

6.7. Показники контрольно-вимірювальних приладів фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах. У журналах фіксуються також результати перевіряння правильності показань приладів і заходи, вжиті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму в разі його порушення.

6.8. Контрольно-вимірювальні прилади слід монтувати на одному щиті та розміщувати їх на стелажі в головному проході подалі від опалювальних і вентиляційних систем (контрольна точка). Прилади встановлюються в кожному сховищі з розрахунку: за кімнатної системи - одна контрольна точка на кімнату, за багатоярусної - одна на ярус.

7.1. Приміщення сховищ мають утримуватися в зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

7.2. Повітря, що надходить до приміщень сховищ має бути очищеним від пилу. З метою запобігання попаданню пилу ззовні рекомендується підтримувати надлишковий тиск повітря (0,05-0,1 атм.).

У сховищах необхідно забезпечити вільну циркуляцію повітря, яка виключає можливість утворення непровітрюваних зон.

7.3. Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у плановому порядку, не рідше одного разу на місяць - санітарні дні, під час яких здійснювати вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок із документами.

7.4. У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, брудному взутті, зберігання будь-яких сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових продуктів, а також розведення квітів.

Роботу з кінофотофоновідеодокументами слід виконувати в чистих неворсистих рукавичках і білих халатах.

7.5. Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах.

7.6. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах необхідно двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) проводити вибіркове мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів та приміщень сховищ.

7.7. У разі виявлення у сховищі біологічних шкідників, слід вжити термінових заходів щодо оброблення документів, засобів зберігання та приміщень.

7.8. Уражені пліснявою та комахами документи мають бути ізольовані та піддані дезінфекції чи дезінсекції. Для ізоляції документи слід загорнути в папір або плівку та розмістити в окремому приміщенні (ізоляторі).

7.9. Стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені пліснявою документи, підлягають обробленню водними розчинами формаліну (3%) або катаміну АБ (5%) і просушуванню.

7.10. Для місцевої дезінфекції сховищ застосовуються антисептики згідно з Переліком пестицидів і агрохімікатів, дозволених до використання в Україні, та його щорічними доповненнями, узгодженими з Міністерством охорони здоров'я України. Підлога, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни обробляються інсектицидами на висоту не менш як 1,5 м. Документи не підлягають обробленню зазначеними препаратами.

7.11. У випадку масового ураження документів біологічними шкідниками проводиться загальна дезінфекція та дезінсекція сховищ і документів силами санітарно-епідеміологічних станцій або карантинних служб під контролем працівників архіву.

7.12. У разі пліснявіння стін (підлоги, стелі) потрібно зняти штукатурку та фарбу, обробити поверхню розчином формаліну з концентрацією від 3% до 5% та провести ремонт з додаванням у будівельні матеріали розчинів антисептиків.

7.13. Знищення гризунів слід проводити силами санепідемстанції.

8.1. Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням. Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здійснюється двома вводами. Пожежні крани встановлюються на всіх поверхах будівлі на сходових клітках. При кожному крані необхідно мати прогумований рукав довжиною до крайньої точки приміщень, розташованих на поверсі.

8.2. Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. При оснащенні сховищ автоматичними системами пожежогасіння та переносними вогнегасниками перевага надається таким, що не мають побічної руйнівної дії на документи. Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

8.3. Все електроустаткування в архіві забезпечується заземленням.

8.4. В основних приміщеннях архівів прокладається схована електропроводка. Освітлювальна арматура застосовується напівгерметична. Електричні апарати, обладнання, електропроводи та кабелі за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати класу зони, мати апаратуру захисту від струмів короткого замикання та інших аварійних режимів. Сховища слід обладнати загальними та поверховими електричними рубильниками. Рубильники, розподільчі електрощити та запобіжники необхідно розміщувати тільки поза сховищами.

Електрична проводка у приміщеннях сховищ має бути закрита металевими трубами, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) - герметичними або напівгерметичними. Шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію. У сховищах коробки з документами слід розміщувати на відстані не менш як 50 см від світильників.

Після закінчення роботи апаратура, лампи, електричні розетки у сховищі послідовно вимикаються.

8.5. У сховищах забороняється:

- паління;

- застосування нагрівальних електроприладів.

8.6. На випадок виникнення пожежі та інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ (одиниць зберігання), що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.

План погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником.

Вимоги до шляхів евакуації документів:

- забороняється захаращувати шляхи евакуації різними предметами та устаткуванням;

- усі двері евакуаційних виходів повинні вільно відчинятися у напрямі виходу з будинку;

- у коридорах на шляхах евакуації повинні бути встановлені символічні зображення знаків "вихід", "відчинені двері".

9.1. Охорона архіву забезпечується шляхом обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організації посту охорони, опечатування приміщень, дотримання вимог пропускного режиму й порядку доступу до сховищ.

9.2. Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з відповідними службами охорони інструкцією про охоронний режим архіву, що вводиться в дію наказом керівника архіву або установи.

Охорона архіву здійснюється на підставі спеціального договору, що укладається між архівом і відповідною службою охорони та містить взаємні зобов'язання сторін щодо організації охорони архіву, дотримання умов пропускного режиму. Допускається створення власної охорони.

9.3. У випадках аварій, виникнення пожежі або іншої надзвичайної ситуації, що загрожують цілісності та збереженості документів, охорона зобов'язана вжити невідкладних заходів щодо їх врятування (використання відповідних засобів, виклик пожежної команди, аварійної служби, керівника архіву або установи). У надзвичайних випадках охорона може відкрити сховище з наступним складанням акта про причини такої дії. Акт затверджує керівник архіву або установи.

9.4. Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (читальний зал, лабораторія) або матеріальні цінності; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони.

Опечатуванню підлягають також сейфи, де зберігаються видані зі сховищ документи, облікова документація.

9.5. З метою захисту документів від розкрадання на вікнах підвальних приміщень і цокольних поверхів архіву встановлюються відкидні металеві ґрати. Навколо території архівної установи має бути встановлена огорожа.

9.6. Сховища в робочий час закривають на ключ. Ключі від дверей в робочий час знаходяться у працівників, відповідальних за сховища. Інші особи допускаються у сховища тільки з дозволу керівника архіву або установи і в супроводі працівника, відповідального за сховище, або особи, що його заміщує.

9.7. Винесення (вивезення) з архіву документів, науково-довідкових видань, матеріальних цінностей здійснюється тільки за спеціальними перепустками.