Про затвердження Порядку оформлення і видачі дипломатичними представництвами та консульськими установами України паспорта громадянина України для виїзду за кордон

З метою забезпечення виконання Закону України "Про порядок виїзду з України і в'їзду в Україну громадян України" та постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 1995 року N 231 "Про затвердження Правил оформлення і видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон і проїзного документа дитини, їх тимчасового затримання та вилучення", із змінами

1. Затвердити Порядок оформлення і видачі дипломатичними представництвами та консульськими установами України паспорта громадянина України для виїзду за кордон, що додається.

2. Директору Департаменту консульської служби України, послам та генеральним консулам України організувати вивчення Порядку працівниками Департаменту консульської служби, дипломатичних представництв і консульських установ та забезпечити неухильне дотримання їхніх вимог.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 01.07.97 N 93-сд "Про затвердження Правил оформлення та видачі консульськими установами України паспортів громадян України для виїзду за кордон, посвідчень на повернення в Україну громадян України та проїзних документів дитини", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15.09.97 за N 406/2210.

4. Наказ подати в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ Наливайченка В.О.

1.1. Цей порядок розроблений відповідно до пункту 13 Правил оформлення і видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон і проїзного документа дитини, їх тимчасового затримання та вилучення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 31 березня 1995 року N 231, із змінами (далі - Правила).

Порядок визначає процедуру приймання та розгляду заяв про оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон (далі- паспорт), прийняття щодо них рішень, а також процедуру отримання, зберігання та знищення бланків паспорта дипломатичними представництвами та консульськими установами України.

1.2. Клопотання щодо оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон подається згідно з розподілом консульських округів до відповідної консульської установи України за місцем постійного або тимчасового проживання громадянина України за кордоном.

1.3. У Порядку наведені нижче терміни мають такі значення:

консульські установи - Департамент консульської служби МЗС України, консульські підрозділи дипломатичних представництв України, генеральні консульства, консульства, віце-консульства та консульські агентства;

постійне проживання за кордоном - наявність у громадянина України, який проживає за кордоном, дозволу компетентних органів України щодо виїзду на постійне проживання за кордон або залишення на постійне проживання за кордоном;

законний представник - батьки, опікуни, усиновлювачі, піклувальники чи інші особи, визначені законодавством України.

2.1. Консульські установи України мають право:

2.1.1. Оформлювати та видавати паспорти громадян України для виїзду за кордон.

2.1.2. Уносити зміни до паспортів:

а) продовжувати строк дії паспортів;

б) уносити до паспортів відомості про дітей, які постійно проживають чи тимчасово перебувають разом з батьками за кордоном;

в) робити необхідні відмітки в паспортах відповідно до законодавства України.

2.2. У разі здійснення регулярних поїздок за кордон та необхідності при цьому завчасного оформлення віз для в'їзду до іноземних держав за обґрунтованою заявою громадянину може бути оформлено другий паспорт.

Інформація про наявність у громадянина двох паспортів уноситься до машинозчитувальної зони другого з них (40 і 41 позиція знаків нижнього машинозчитуваного рядка) та на четверту чи п'яту сторінку першого паспорта. У разі одночасного оформлення двох паспортів інформація про це вноситься до машинозчитувальної зони кожного з них.

2.3. Консульськими установами України за кордоном паспорти видаються:

а) громадянам України, які постійно проживають за кордоном у межах консульського округу такої установи;

б) громадянам України, які постійно проживають за кордоном, але, тимчасово перебуваючи поза межами консульського округу країни проживання, утратили свій паспорт;

в) громадянам України, які тимчасово проживають за кордоном на території консульського округу такої установи.

2.4. Паспорти видаються консульськими установами за кордоном у таких випадках:

а) досягнення громадянином України 16-річного віку (у разі потреби самостійного виїзду за кордон паспорт може бути оформлений особам, які не досягли 16 років);

б) набуття особою громадянства України;

в) задоволення клопотання про залишення на постійне проживання за кордоном;

г) переміни громадянином України імені;

ґ) якщо в паспорті немає вільних сторінок для віз та інших позначок;

д) непридатності паспорта для подальшого використання;

е) утрати паспорта;

є) встановлення неточностей у внесеній до паспорта інформації;

2.5. Громадянам України, які постійно проживають за кордоном, під час їхнього перебування на території України паспорт може бути оформлено Департаментом консульської служби МЗС України за обґрунтованим клопотанням у разі:

а) утрати паспорта під час перебування в Україні;

б) установлення неточностей у внесеній до паспорта інформації;

в) досягнення особою 16-річного віку;

г) закінчення строку дії паспорта та неможливості його продовження;

ґ) непридатності паспорта для подальшого використання;

д) відсутності в паспорті вільних сторінок для проставлення віз та інших відміток.

2.6. Заяву про оформлення паспорта до консульських установ можуть подати особисто громадяни України, які досягли 16-річного віку, або їхні законні представники.

У разі потреби самостійного виїзду за кордон дитини, що не досягла 16-річного віку, оформлення паспорта здійснюється на підставі письмової нотаріально засвідченої заяви батьків (законних представників). За наявності заперечень одного з батьків, паспорт може бути оформлено на підставі рішення суду, а у разі, коли батьки не перебувають у шлюбі між собою, - того з них, котрому на виховання залишено дитину рішенням суду (копія додається до заяви-анкети).

2.7. Для оформлення паспорта до консульської установи подаються:

а) заява-анкета встановленого зразка (додаток 1);

б) документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України (копії додаються до заяви - анкети). Якщо в особи, яка не перебуває на консульському обліку у консульській установі України за кордоном, до якої звертається ця особа з метою оформлення паспорта, відсутні документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, консульською установою отримується підтвердження особи та належності до громадянства України заявника через територіальні підрозділи Державної міграційної служби України (далі - ДМС України) за останнім місцем проживання такого заявника в Україні (додається до заяви-анкети);

в) свідоцтво про народження (після прийняття документів повертається, до заяви-анкети додається його копія);

г) документ (відмітка в паспорті), що підтверджує постійне проживання за кордоном або право на тимчасове проживання чи факт такого проживання на території держави не менше шести місяців на момент подачі заяви-анкети на оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон;

ґ) копія виданої податковим органом довідки про присвоєння ідентифікаційного номера (у разі її наявності), крім осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомляють про це відповідні державні органи;

д) дві кольорові фотокартки розміром 3,5 х 4,5 сантиметра та 10х15 сантиметрів;

е) квитанція про сплату консульського збору (державного мита) або документ, що підтверджує право на звільнення повністю або частково від його сплати, відповідно до законодавства України;

є) у разі втрати за кордоном паспорта (проїзного документа) додатково подається довідка компетентного органу держави, в якій втрачено паспорт (проїзний документ), який підтверджує звернення заявника щодо втрати документа (додається до заяви-анкети);

ж) у разі переміни особою імені до заяви-анкети додається копія відповідного документу щодо підтвердження цієї зміни;

з) для оформлення паспорта дітям до 16 років до заяви-анкети додається нотаріально засвідчена заява батьків (законних представників) або рішення суду, у разі потреби самостійного виїзду таких осіб за кордон.

2.8. Документ про реєстрацію акта цивільного стану, виданий компетентним органом іноземної держави, подається легалізованим, якщо інше не передбачене чинними міжнародними договорами України.

2.9. Особи віком від 18 до 25 років, які підлягають призову на строкову військову службу та не оформили постійного проживання за кордоном згідно з чинним законодавством України, разом із заявою про оформлення паспорта подають довідку відповідного військового комісаріату щодо можливості виїзду з України.

У разі неможливості надання згаданої довідки консульська посадова особа звертається до відповідного військового комісаріату за місцем проживання заявника для перевірки інформації щодо наявності чи відсутності заперечень у комісаріату стосовно виїзду такої особи за кордон та її проживання за кордоном.

2.10. Документи щодо оформлення паспорта приймаються консульською посадовою особою, яка перевіряє наявність усіх документів, передбачених цим Порядком, правильність заповнення заяви-анкети, зазначає своє прізвище, посаду та дату прийняття документів на розгляд. У верхньому правому куті заяви-анкети консульська посадова особа зазначає суму консульського збору, категорію пільги.

2.11. У разі неподання заявником повного комплекту документів, передбачених цим Порядком, клопотання до розгляду не приймається. Консульська посадова особа надає відповідні роз'яснення заявнику (на його вимогу - у письмовій формі протягом 5 робочих днів).

2.12. Заяви-анкети реєструються у Книзі реєстрації консульських дій у день їх отримання від заявника.

На заяві-анкеті проставляється порядковий номер відповідно до запису в Книзі реєстрації консульських дій.

2.13. При прийнятті заяви-анкети консульська посадова особа зобов'язана перевірити наявність у наданих заявником матеріалах підстав для тимчасового обмеження у праві виїзду за кордон, передбачених Законом України "Про порядок виїзду з України і в'їзду в Україну громадян України".

2.14. За результатами розгляду заяви-анкети громадянина та інших наданих заявником та отриманих консульською установою документів відповідно до пункту 2.8 Порядку, уповноважена посадова консульська особа приймає рішення, яке є підставою для оформлення паспорта чи тимчасової відмови в його видачі.

Про прийняття рішення у відповідній графі на заяві-анкеті робиться запис, що підтверджується підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

2.15. Рішення про тимчасову відмову у видачі паспорта приймається у разі наявності в установі інформації про наявність підстав, зазначених у статті 6 Закону України "Про порядок виїзду з України і в'їзду в Україну громадян України", які обмежують громадянина України у праві виїзду за кордон України.

Таке мотивоване рішення про відмову у видачі громадянинові України паспорта доводиться до відома заявника в письмовій формі протягом 10 календарних днів від дня подання заяви або отримання відповідного повідомлення компетентних органів України.

При винесенні рішення про відмову у видачі громадянинові України паспорта консульський збір, стягнутий за розгляд заяви з клопотанням про оформлення паспорта, поверненню заявникові не підлягає.

2.16. Паспорт оформлюється на період до 10 років з можливістю продовження на такий самий термін.

2.17. Особам, які не досягли 16-річного віку, паспорт оформлюється на строк до 5 років або до досягнення ними 16-річного віку.

2.18. Особам, які на момент прийняття рішення щодо продовження терміну дії паспорта не досягли 16-річного віку, термін дії паспорта може бути продовжено на період до трьох років або до досягнення особою 16-ти років.

2.19. Термін оформлення паспорта не може перевищувати одного місяця з дня подання заяви-анкети та сплати консульського збору (державного мита). Термінове - до 10 робочих днів - оформлення паспорта здійснюється за заявами громадян у разі наявності технічної можливості. В разі необхідності здійснення запитів до компетентних органів, термін оформлення паспорта подовжується на термін, необхідний для отримання відповіді компетентних органів України, але не може перевищувати три місяці. Термін оформлення паспорта у звичайному та терміновому порядку встановлюється розпорядчим документом по установі, яким запроваджуються в дію тарифи консульського збору.

2.20. Якщо поїздка пов'язана з терміновим лікуванням від'їжджаючого, від'їздом особи, яка супроводжує тяжкохворого, чи смертю родича, який проживав в Україні або в третій країні, паспорт оформляється протягом трьох робочих днів. Підстави для термінового розгляду заяви громадянина в таких випадках викладені в пункті 7 Правил.

2.21. За оформлення паспорта в терміновому порядку ставка консульського збору (державного мита) збільшується на 100 відсотків.

2.22. Заповнення паспорта здійснюється відповідно до чинного законодавства.

2.23. Паспорт видається особисто заявникові, а у виняткових випадках також його батькам (усиновлювачам), опікунам, піклувальникам у разі пред'явлення ними свого паспорта та відповідних підтверджуючих документів або іншій особі за дорученням заявника (додається до заяви-анкети).

2.24. Під час видачі паспорта громадянину роз'яснюється вимога статті 9 Закону України "Про порядок виїзду з України і в'їзду в Україну громадян України".

2.25. Особа, якій видається паспорт, ставить дату та власноручний підпис за отримання паспорта в спеціально відведеній для цього графі заяви-анкети та в Журналі обліку оформлених та виданих паспортів громадянина України для виїзду за кордон (додаток 2).

2.26. У разі оформлення паспорта особам, які тимчасово проживають за кордоном, про факт оформлення нового паспорта надсилається письмове повідомлення до підрозділу ДМС України за місцем постійного проживання заявника у 10-денний строк з моменту його оформлення.

2.27. У разі необхідності виїзду за кордон громадянам України, які постійно проживають за кордоном, під час їхнього перебування на території України зміни до паспорта можуть бути внесені в Департаменті консульської служби МЗС України на підставі заяви та інших документів, передбачених цим Порядком.

2.28. Зміни до паспорта вносяться на підставі відповідної письмової заяви громадянина (законного представника) протягом трьох робочих днів, ураховуючи день подання документів. Письмова заява реєструється у Книзі реєстрації консульських дій у день її отримання від заявника. За клопотанням заявника та наявності технічної можливості зміни до паспорта можуть бути внесені у день звернення. При цьому ставка консульського збору (державного мита) збільшується на 100 відсотків. 1.2.3. Відомості про дітей, які їдуть за кордон разом з батьками (законними представниками), можуть бути внесені до паспортів батьків

2.29. Відомості про дітей вносяться до паспортів батьків на підставі заяви-анкети на внесення відомостей про дитину до паспорта громадянина України для виїзду за кордон, форма якої наведена у додатку 5 до цього Порядку, що подається тим з батьків, в чий паспорт вносяться такі відомості. На сторінках паспорта "Особливі відмітки" вносяться такі відомості щодо дитини: прізвище, ім'я, стать та дата народження дитини (українською мовою та латинськими літерами). Крім цього, друкується рамка для фотокартки.

2.30. Для дітей віком від 5 до 16 років до заяви додаються дві фотокартки, одна з яких уклеюється до паспорта та скріплюється малою печаткою консульської установи.

2.30.1. Для дітей віком до 5 років фотокартка не вклеюється, а в поле рамки для фотокартки проставляється мала консульська печатка. На клопотання батьків (законних представників) фотокартка дитини, яка виїжджає разом з ними, може бути вклеєна у їхні паспорти до досягнення дитиною 5-річного віку, якщо цього вимагає держава, у яку здійснюється поїздка.

2.31. За оформлення паспорта та внесення змін до паспорта консульськими установами України за кордоном справляється консульський збір (державне мито) згідно з чинним законодавством.

2.32. За оформлення паспорта особі, яка не досягла 16 років, консульський збір (державне мито) не справляється.

2.33. За внесення відомостей про дітей (у тому числі вклеювання фотокартки) до паспортного документа одного з батьків чи законного представника консульський збір справляється за кожну заяву-анкету незалежно від кількості дітей.

3.1. Бланки паспорта є документами суворої звітності та зберігаються в консульських установах у сейфах або металевих шафах, що опечатуються відповідальними співробітниками.

3.2. Заповнені бланки паспортів реєструються у Журналі обліку оформлених та виданих паспортів громадянина України для виїзду за кордон.

Сторінки Журналу обліку та руху бланків (додаток 3) і Журналу обліку оформлених та виданих паспортів громадянина України для виїзду за кордон мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені великою гербовою печаткою консульської установи та підписом керівника установи.

3.3. Оформлені консульською установою паспорти мають знищуватися цією самою установою.

Знищення виданих установою паспортів відбувається у таких випадках:

а) вилучення у громадянина паспорта замість оформленого нового;

б) припинення особою громадянства України;

в) смерті особи, на ім'я якої оформлено паспорт, або оголошення її померлою відповідно до законодавства України.

Знищення бланків паспортів здійснюється також у разі технічного псування.

3.4. Знищення та списання бланків паспорта здійснюється комісією у складі не менше ніж трьох осіб, яка складає акт списання та знищення паспорта (додаток 4) у трьох примірниках. Відокремлений номер паспорта наклеюється на перший примірник акта.

3.5. Акт про знищення та списання бланків паспорта складається раз на півріччя протягом перших десяти робочих днів наступного місяця.

3.6. Паспорти, вилучені консульськими установами, знищуються щокварталу згідно з актом про знищення паспортів громадянина України для виїзду за кордон, форма якого наведена у додатку 6 до цього Порядку, з дотриманням вимог пункту 3.4 цього Порядку. Про факт знищення паспорта консульська установа проставляє відповідну відмітку в базі даних засобами Державної інформаційної системи реєстраційного обліку фізичних осіб та їх документування (далі - ДІС), у разі введення такої в експлуатацію в консульській установі, та інформує про це територіальний орган або підрозділ, що видав паспорт.

3.7. Після оформлення громадянинові України паспорта в консульській установі його попередній паспортний документ підлягає вилученню, анулюванню діркопробивачем машинозчитувальної зони, списанню та знищенню.

За заявою власника старий анульований паспорт може не вилучатись, якщо в ньому проставлені одна чи декілька дійсних віз, із зобов'язанням здати його після використання.

4.1. У разі звернення до консульської установи за кордоном громадянина України із заявою про втрату паспорта (проїзного документа) така установа невідкладно надсилає до Адміністрації Державної прикордонної служби України та до органу, що видав документ, повідомлення про визнання такого паспорта (іншого проїзного документа) недійсним за формою, встановленою Правилами.

4.2. Паспорт може бути тимчасово затримано або вилучено консульською установою у випадках, передбачених статтею 6 Закону України "Про порядок виїзду з України і в'їзду в Україну громадян України", або в разі використання його для вчинення злочину чи виявлення в ньому підробки, а також у випадках припинення громадянства України.

4.3. Оголошений компетентними органами України недійсним паспорт у разі його надходження до консульської установи власнику не повертається, а надсилається до органу видачі для знищення.

5.1. Консульські установи України здійснюють централізоване оформлення та видачу паспорта засобами ДІС відповідно до додатка 2-1 до Правил оформлення і видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон і проїзного документа дитини, їх тимчасового затримання та вилучення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 31 березня 1995 року N 231 (далі - Правила).

5.2. З метою забезпечення централізованого оформлення і виготовлення паспорта засобами ДІС між МЗС України та ДМС України здійснюється обмін інформацією, яка містить графічні та текстові дані, і передається захищеними каналами зв'язку та/або з використанням оптичних носіїв інформації.

МЗС України та ДМС України забезпечують конфіденційність отриманої інформації та її використання виключно із службовою метою для оформлення та виготовлення паспорта. Така інформація не підлягає розповсюдженню та передачі третій стороні.

Суб'єктами інформаційного обміну є:

від МЗС України - Департамент консульської служби (далі - ДКС);

від ДМС України:

Головний обчислювальний центр ДІС (далі - ГОЦ ДІС);

державне підприємство "Державний центр персоналізації документів" ДМС України (далі - ДЦПД).

5.3. Складовою частиною ДІС є спеціалізований відомчий вузол регіонального рівня, який встановлено в ДКС (далі - Вузол).

5.4. Анкета отримувача паспорта громадянина України для виїзду за кордон (далі - Анкета), форма якої наведена у додатку 7 до цього Порядку, заповнюється безпосередньо уповноваженою консульською посадовою особою.

Персональні відомості, внесені до Анкети з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних", зберігаються в базі даних ДІС МЗС та передаються для перевірки та зберігання до центральної бази даних ГОЦ ДІС.

Суб'єкти інформаційного обміну забезпечують своєчасність та надання в повному обсязі достовірної інформації та повідомляють про обставини, які мають значення для виконання цього Порядку.

5.5. ГОЦ ДІС відповідно до цього Порядку:

отримує від ДКС та накопичує інформацію про фізичних осіб та видані їм документи;

перевіряє по базі даних ГОЦ отримані від ДКС персональні дані фізичних осіб - громадян України, які постійно або тимчасово проживають за кордоном, та відомості про їх документи;

формує та надає особі унікальний реєстраційний номер запису в ДІС;

передає до ДКС результати перевірки персональних даних;

опрацьовує запити від ДКС щодо перевірки та підтвердження особи заявника, його належності до громадянства України та виданих йому документів.

5.6. Консульська посадова особа вживає заходів щодо з'ясування наявності у заявника підстав чи відсутності обставин, що обмежують право виїзду за кордон відповідно до пункту 2.13 глави 2 цього Порядку.

5.7. За результатами перевірки персональних даних особи в ГОЦ та перевірок, передбачених у пункті 5.6 глави 5 цього Порядку, консульською посадовою особою приймається рішення щодо надання дозволу або тимчасової відмови у виготовленні паспорта.

Рішення про тимчасову відмову у видачі паспорта доводиться до відома заявника в письмовій формі протягом 10 робочих днів після його прийняття.

Відомості про надання дозволу або тимчасову відмову у виготовленні паспорта вносяться до бази даних ДІС МЗС та передаються до ГОЦ ДІС для подальшого виготовлення паспорта у ДЦПД.

5.8. ДЦПД здійснює отримання по захищених каналах зв'язку та/або з використанням оптичних носіїв персональних даних для виготовлення паспорта, перевіряє структуру і формати персональних даних, виконує персоналізацію бланків, контролює якість виготовлення та формує протоколи контролю якості.

5.9. Оформлені паспорти громадянина України для виїзду за кордон пересилаються до консульських установ командирською або дипломатичною поштою для їх подальшої видачі заявникам в порядку, визначеному пунктом 2.23 глави 2 цього Порядку.

5.10. За письмовою заявою громадянина, на ім'я якого оформляється паспорт, або його законного представника такий паспорт може бути доставлений до консульської установи України міжнародним експрес-відправленням.

Зазначена заява подається до відповідної консульської установи України згідно з абзацом двадцять третім пункту 10 цих Правил.

Доставка здійснюється за рахунок заявника або його законного представника.

5.11. Про надходження паспорта до консульської установи, його видачу, вилучення, знищення, втрату тощо у базі даних ДІС проставляється відповідна відмітка.