Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів

Відповідно до Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів, що додається.

2. Управлінню організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.) довести зміст Положення про державний нотаріальний архів до Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

3. Міністру юстиції Республіки Крим, начальникам управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій вжити заходів по організації і належному функціонуванню державних нотаріальних архівів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управління організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.).

1.1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" державні нотаріальні архіви (далі - архіви) засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання та використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

1.2. Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, які вчиняють натаріальні дії, та посадові особи, котрі посвідчують заповіти і доручення, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

1.3. Архіви у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, інструкціями, правилами і вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України та цим Положенням.

1.4. Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України.

1.5. Штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Республіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій в межах встановленої для них штатної чисельності і фонду заробітної плати.

1.6. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

2.1. Основними завданнями архіву є:

комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;

забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;

створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до документів;

підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.

2.2. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

на підставі графіків здійснює приймання документів, передбачених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

забезпечує збереження документів, регулярно проводить перевірки наявності і фізичного стану справ;

складає науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;

проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, що надає методичну допомогу експертним комісіям Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій у проведенні експертизи цінності документів;

здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, надає їм методичну і практичну допомогу по впорядкуванню документів та підготовці їх до здачі в архів;

передає у встановленому порядку на державне зберігання документи та науково-довідковий апарат до них;

веде статистичну звітність за встановленими формами;

видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог статті 8 Закону України "Про нотаріат";

веде облік документів, переданих на запити органів, передбачених згаданим Законом;

веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.

3.1. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси передають до архіву:

примірник номенклатури справ (нарядів);

всі документи, сформовані у наряді і закінчені діловодством, реєстри, спадкові справи, книги обліку тощо, ведення яких передбачено номенклатурою справ;

примірник опису справ постійного зберігання;

примірник акта про виділення до знищення документів і справ.

3.2. Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів передають до архіву:

реєстри для реєстрації нотаріальних дій та реєстри для реєстрації заборони відчуження майна, а також арештів, накладених на жилі будинки, квартири, дачі, садові будинки, гаражі, земельні ділянки та інше нерухоме майно судовими та слідчими органами;

сформовані у наряди примірники нотаріальних документів;

книги обліку.

3.3. До складу документів архіву також входять:

номенклатура справ (нарядів) архіву;

журнали, книги, реєстри, наряди документів, ведення яких передбачене номенклатурою справ (нарядів);

науково-довідковий та обліковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні.

4.1. Для виконання покладених на нього завдань архів має право:

вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, додержання правил роботи з архівними документами, здійснювати контроль за їх збереженням та використанням;

давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

перевіряти стан зберігання та впорядкування нотаріальних документів;

запитувати від нотаріусів та посадових осіб, які вчиняють нотаріальні дії та посвідчують заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчених, відомості, необхідні для роботи архіву;

залучати в необхідних випадках як експертів і консультантів працівників органів нотаріату;

інформувати Міністерство юстиції України, Міністерство юстиції Республіки Крим, управління юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій про стан архівної справи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.

5.1. Архіви очолюють завідуючі, які призначаються на посаду і звільняються з неї Міністерством юстиції Республіки Крим, управлінням юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

5.2. Завідуючим архівом може бути особа, яка відповідає вимогам статті 3 Закону України "Про нотаріат".

5.3. Завідуючий архівом:

організує діяльність архіву та несе персональну відповідальність за виконанням покладених на нього завдань і функцій;

розподіляє функціональні обов'язки між працівниками архіву;

видає в межах своєї компетенції накази;

представляє архів у всіх установах і організаціях;

організує і бере участь у проведенні нарад, семінарів та інших заходів по підвищенню кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції державного нотаріального архіву.