Про затвердження Типового положення про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004,

1. Затвердити Типове положення про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя (далі - Типове положення), що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 13 січня 2003 року N 3 "Про затвердження Типового положення про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міста Києва і Севастополя", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 23 січня 2003 року за N 50/7371.

3. Директорам Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя розробити положення про експертно-перевірну комісію відповідно до Типового положення.

4. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства управління формування та зберігання Національного архівного фонду (Кузнєцова М.І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області, міст Києва і Севастополя (далі - державний архів) утворює експертно-перевірну комісію (далі - ЕПК) для розгляду методичних та практичних питань, пов'язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього, здійснення організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертних комісій державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, фондово-закупівельних комісій музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності, експертно-оцінних комісій бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - комісії з проведення експертизи цінності документів).

2. ЕПК є постійно діючим дорадчим органом. Рішення ЕПК затверджуються директором державного архіву, після чого є обов'язковими для виконання всіма архівними установами, що перебувають у зоні комплектування державного архіву.

3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів) та положенням, затвердженим на підставі цього Типового положення.

4. До складу ЕПК, який затверджується керівником державного архіву, входять фахівці з архівної справи, представники наукових установ і творчої громадськості, інші фахівці відповідно до профілю державного архіву. Головою ЕПК призначається заступник керівника державного архіву, а секретарем - один із співробітників відділу формування НАФ та діловодства цього архіву.

Голова ЕПК організовує роботу комісії згідно з річним планом, затвердженим керівником державного архіву, і звітує про проведену роботу.

Секретар ЕПК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів державного архіву та архівних установ регіону рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

5. Основними завданнями ЕПК є:

науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної комісіями з проведення експертизи цінності документів.

6. ЕПК приймає рішення про:

схвалення і подання на затвердження керівника державного архіву списків джерел формування НАФ, які перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, складених державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об'єднаннями громадян, релігійними організаціями, музеями, бібліотеками (далі - юридичні особи), що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), та подання таких описів справ на затвердження керівника юридичної особи;

погодження:

описів справ з особового складу юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

номенклатур справ юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування державного архіву;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, а також юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад;

схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, погодження описів справ з особового складу, номенклатур справ, інструкцій з діловодства державного архіву та подання таких документів на затвердження керівника державного архіву;

схвалення і подання на погодження з Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву (далі - ЦЕПК):

актів про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в державному архіві (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються у державному архіві (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад);

схвалення проектів визначення рангу документів НАФ та подання на затвердження керівника державного архіву актів грошової оцінки документів, що зберігаються у державному архіві (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), у юридичних та фізичних осіб;

внесення до НАФ:

документів, що зберігаються у фізичних осіб;

документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.

7. ЕПК має право:

контролювати дотримання юридичними особами, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), установлених правил проведення експертизи цінності документів;

вимагати від юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), розшуку відсутніх документів НАФ, документів з особового складу та письмових пояснень у разі втрати цих документів;

одержувати від юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву (архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад), відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

під час розгляду описів справ постійного зберігання та з особового складу вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

інформувати керівників юридичних осіб з питань діяльності їх комісій з проведення експертизи цінності документів;

заслуховувати на засіданнях інформацію керівників юридичних осіб та їх комісій з проведення експертизи цінності документів про якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування, обліку та зберігання документів;

запрошувати на засідання консультантів і експертів фахівців юридичних осіб та членів їх комісій з проведення експертизи цінності документів; інформувати керівництво державного архіву з питань, що входять до компетенції ЕПК.

8. Засідання ЕПК проводяться не рідше ніж чотири рази на рік і вважаються правоможними, якщо присутність членів комісії становить дві третини складу.

Рішення ЕПК з проведення експертизи цінності документів приймаються більшістю голосів, оформляються протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК директором державного архіву.

У разі відмови керівника державного архіву затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК, рішення якої є остаточним.