Про деякі питання використання системи електронного документообігу територіальними органами Держземагентства України

Адміністратором автоматизованої системи електронного документообігу Держземагентства України (далі - Система) здійснюється не тільки підтримка працездатності Системи, а й моніторинг щодо виконання вимог нормативних документів з реєстрації документів у Системі, в тому числі наказів з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності.

За результатами здійсненого аналізу (за період з 10.04.2014 до 08.05.2014) встановлені численні порушення щодо виконання вимог наказу Держземагентства України від 10.04.2014 № 129 "Про деякі питання реєстрації документів в автоматизованій системі діловодства" територіальними органами.

Всі порушення поділяються на три категорії: відсутні скановані електронні примірники документів; відсутні штрих-коди, нанесені на паперові примірники документів; документи в Системі знаходяться не у встановленому форматі.

Наприклад, Житомирська область: зроблено записи в Системі про реєстрацію 230 наказів, з них 110 не містять електронних примірників; Київська область: зроблено записи в Системі про реєстрацію 1191 наказу, з них 1128 не містять електронних примірників; Полтавська область: зроблено записи в Системі про реєстрацію 706 наказів, всі електронні примірники наявні в Системі, проте вони не мають відповідних штрих-кодів та належного формату, тому такі документи вважаються недійсними.

Порушення вимог нормативних актів з питань діловодства є досить небезпечним фактором у сфері організації діяльності територіальних органів: по-перше, забезпечення безумовного виконання розпорядчих документів Держземагентства України є прямим обов'язком кожного керівника територіального органу; по-друге таке ставлення до організації видання наказів з розпорядження землями сільськогосподарського призначення державної власності може свідчити про спробу керівників територіальних органів будувати неправомірні схеми.

Отже, заслухавши інформацію начальника Управління справами Клебана А.В. про деякі питання використання системи електронного документообігу територіальними органами Держземагентства України, колегія

1. Інформацію взяти до відома.

2. Начальникам головних управлінь Держземагентства України в областях, м. Києві забезпечити безумовне виконання вимог наказу Держземагентства України від 10.04.2014 № 129 "Про деякі питання реєстрації документів в автоматизованій системі діловодства".

3. Попередити керівників територіальних органів Держземагентства України про персональну відповідальність щодо виконання вимог наказу Держземагентства України від 10.04.2014 № 129 "Про деякі питання реєстрації документів в автоматизованій системі діловодства".

4. Начальникам головних управлінь Держземагентства в Житомирській, Київській, Полтавській областях невідкладно надати керівництву Держземагентства України вичерпні пояснення щодо виявлених порушень у частині реєстрації наказів з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності.

5. Начальнику Управління справами (Клебан В.А.), директору Департаменту кадрової політики та персоналу (Пажитнова Т.П.) за результатами розгляду пояснень начальників головних управлінь Держземагентства в Житомирській, Київській, Полтавській областях щодо виявлених порушень у частині реєстрації наказів з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності подати пропозиції Голові Держземагентства України щодо вжиття відповідних заходів дисциплінарного впливу.

6. Контроль за виконанням цього рішення покласти на першого заступника Голови Держземагентства України Кадомського А.М.